Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w sierpniu i wrześniu 2015 r. przeprowadził kontrolę w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BOP) oraz Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin  (zw. dalej WK), pl. Armii Krajowej 1 w zakresie prawidłowości przyznania, wykorzystania i rozliczenia dotacji udzielonych stowarzyszeniu w latach 2013-2014 przez Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokolekontroli podpisanym w dniu 9 września 2015 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29września2015 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

Kontrola pozytywnie oceniła przyznanie, wykorzystanie i rozliczenie dotacji udzielonych stowarzyszeniu w latach 2013-2014 (ocena pozytywna).

WKiAW pozytywnie ocenił:

1. Realizację procedury otwartego konkursu ofert oraz małej dotacji, w szczególności w zakresie:
   1. przygotowania oraz terminowości publikacji ogłoszenia,
   2. udokumentowania prac Komisji Konkursowej,
   3. weryfikacji ofert.
2. Przygotowanie treści umów.
3. Realizację procedury aneksowania umów.
4. Terminowość zawierania umów.
5. Kontrolę realizacji umów.
6. Uznanie kwalifikowalności wydatków.

Jako uchybienia wskazać należy:

1. Brak pisemnego wezwania przez WK do złożenia sprawozdania końcowego i poprzestanie jedynie na kontakcie telefonicznym, wbrew zapisom § 10 ust. 11 umowy nr WK/MD/12/2013.
2. Popełniony przez Dyrektora BOP błąd polegający na omyłkowym wskazaniu w treści oświadczenia złożonego w 2013 r. powiązań ze stowarzyszeniem pomimo faktu, iż ww. powiązania ustały w 2009 roku.

II.Oceny cząstkowe

1. Przygotowanie i przeprowadzenie Otwartego Konkursu Ofert w 2010 r.

W drodze otwartego konkursu ofert ogłoszonego w sierpniu 2010 r. wyłoniono organizacje pozarządowe, którym powierzono realizację zadania publicznego pn. „Prowadzenie Inkubatora dla Organizacji Pozarządowych i Centrum wspierania Aktywnych Obywateli”. Skutkiem powyższego było zawarcie we wrześniu 2010 r. umowy na realizację zadania publicznego, na okres od daty podpisania do dnia 31 grudnia 2014 r. Kwoty przewidziane na realizację zadania w latach 2011-2014 miały być przekazywane po podpisaniu aneksu do umowy na podstawie wniosku składanego przez Zleceniobiorców.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru. W pozostałym zakresie ustalono, że postępowanie w sprawie powierzenia  zadania publicznego zostało przeprowadzone zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zw. dalej u.d.p.p. oraz, że zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentów wynikające z ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

2. Dotacja w 2013 r. dla stowarzyszenia w drodze aneksowania umowy wieloletniej.

Dysponentem środków w przedmiotowej dotacji był BOP. W listopadzie 2012 r. organizacje pozarządowe, w tym m.in. stowarzyszenie, złożyły wniosek o aneksowanie umowy na rok 2013. Ww. stowarzyszenie ubiegało się o dotację w wysokości 6.500 zł na szkolenie pn.: „współpraca z przedsiębiorcami w ramach CSR”. W grudniu 2012 r. zawarto aneks nr 6, a w styczniu 2013 r. aneks nr 7 do umowy. Sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego zostało złożone w styczniu 2014 r. i zatwierdzone przez Dyrektora BOP w marcu 2014 r.

W wyniku kontroli stwierdzono uchybienie formalne popełnione przez Dyrektora BOP polegające na wskazaniu przez niego w treści oświadczenia istnienia powiązań ze stowarzyszeniem. Pomimo złożenia oświadczenia o ww. treści nie wyłączył się on z prac komisji. Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora BOP współpraca ze stowarzyszeniem ustała w 2009 roku, a wykazanie jej w treści oświadczenia złożonego w 2012 r. należało traktować jako oczywistą omyłkę.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

1. zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentówm.in. lista obecności, oświadczenie, protokół z prac Komisji,wynikające z Zasad oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wzoru,
2. poszczególne czynności aneksowania umowy dokonywane były w sposób terminowy wynikający z u.d.p.p., Zasad oraz umowy,
3. dysponent sprawował należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanej dotacji,
4. dotacja udzielona na 2013 r. została prawidłowo rozliczona, zgodnie z u.d.p.p. oraz Zasadami,
5. sprawozdanie końcowe zatwierdzono w terminie.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

3. Mała dotacja dla Stowarzyszenia CPT z 2013 r.

Dysponentem środków w przedmiotowej dotacji był WK. W lutym 2013 r. stowarzyszenie złożyło ofertę dotyczącą realizacji zadania publicznego w procedurze tzw. małej dotacji. Oferta dotyczyła dofinansowania w kwocie 10.000 zł. WK pozytywnie zaopiniował przedstawiony projekt ograniczając kwotę dotacji na realizację przedstawionego zadania do 7.000 zł. Skutkiem powyższego było zawarcie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, której termin realizacji strony ustaliły od dnia podpisania umowy do dnia 10 kwietnia 2013 r. W dniu 15 lipca 2013 r. Dyrektor WK zatwierdził sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego. W sprawozdaniu wskazano, że rozliczenie złożono zgodnie z umową, podczas gdy uchybiono terminowi do jego złożenia.W następstwie stwierdzonej nieprawidłowości WK złożył zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych przez stowarzyszenie. Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych odmówił wszczęcia postępowania wyjaśniającego w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych ze względu na znikomy stopień szkodliwości dla finansów publicznych.

Sprawozdanie końcowe z realizacji umowy WK/MD/12/2013 zawartej w  marcu 2013 r. ze stowarzyszeniem zostało złożone w dniu 14 maja 2013 r. podczas gdy zgodnie z § 10 ust. 2 umowy stosowny termin upływał dnia 10 maja 2013 r.  WK  na mocy § 10 ust. 11 umowy obowiązany był pisemnie wezwać stowarzyszenie do złożenia sprawozdania w przypadku niedochowania terminu. W przedmiotowej sprawie Zleceniodawca poprzestał jedynie na kontakcie telefonicznym ze Zleceniobiorcą. Omawiane sprawozdanie zostało złożone następnego dnia po dniu kontaktu telefonicznego. Wskazane naruszenie zapisów umowy stanowiło uchybienie formalne o niewielkiej wadze. Za taką oceną przemawia fakt, że Zleceniodawca  skontaktował się ze Zleceniobiorcą nie zachowując jednak wymaganej przez umowę formy oraz niewielkie opóźnienie w złożeniu sprawozdania.

Osobą odpowiedzialną za niezastosowanie się do ww. obowiązku była osoba zatrudniona na stanowisku głównego specjalisty w WK.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

1. oferta stowarzyszenia realizacji zadania publicznego została prawidłowo zakwalifikowana jako spełniająca wymogi określone w art. 19a ust. 1 i ust. 6 u.d.p.p.,
2. zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentów wynikające z Zasad oraz rozporządzenia w sprawie wzoru,
3. treść zawartej umowy odpowiadała przepisom prawa,
4. dysponent wnikliwie i prawidłowo udokumentował a także rozliczył przedmiotową dotację, zgodnie z u.d.p.p., Zasadami oraz umową nr WK/MD/12/2013.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna)

4. Dotacja dla stowarzyszenia w drodze aneksowania umowy wieloletniej na 2014 r.

Dysponentem środków w przedmiotowej dotacji był BOP. W listopadzie 2013 r.  organizacje pozarządowe,  w tym m.in. stowarzyszenie złożyły wniosek o aneksowanie umowy na rok 2014. Ww. stowarzyszenie ubiegało się o dotację w wysokości 4.500 zł na organizację i przeprowadzenie szkolenia z zakresu  współpracy  organizacji pozarządowych z biznesem w ramach CSR. W grudniu 2013 r. zawarto aneks nr 8 do umowy. Sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego zostało złożone w styczniu 2015 r. i zatwierdzone przez Dyrektor BOP w lutym 2015 r.

Kontrola nie wykazała nieprawidłowości ani uchybień w zakresie badanego obszaru.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

1. zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentów wynikające z Zasad oraz rozporządzenia w sprawie wzoru,
2. poszczególne czynności aneksowania umowy dokonywane były w sposób terminowy wynikający z u.d.p.p., Zasad oraz umowy,
3. dysponent sprawował należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanej dotacji,
4. dotacja udzielona na 2014 r. została prawidłowo rozliczona, zgodnie z u.d.p.p. oraz Zasadami,
5. sprawozdanie końcowe zatwierdzono w terminie.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecam:

1. Dyrektorowi BOP zapewnienie zgodności składanych oświadczeń ze stanem faktycznym.
2. Dyrektorowi WK realizowanie zapisów zawieranych umów poprzez każdorazowe pisemne wzywanie do złożenia sprawozdań w przypadku uchybienia terminu do ich złożenia.

IV.Informacje i pouczenia

Zgodnie z § 39 ust. 1 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego mają Państwo prawo zgłosić do Prezydenta Miasta Szczecin umotywowane zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.

W razie zgłoszenia zastrzeżeń termin nadesłania informacji, o której mowa wyżej liczy się od daty otrzymania ostatecznej uchwały.

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin stosownie do § 41 ust. 1 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, oczekuje od Państwa, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań.