Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

W odpowiedzi na Pana zapytanie, informuję, że w 2012 r. w ramach projektu unijnego przeprowadzono przetarg składający się z kilku części, m.in. dostawa dziennika elektronicznego dla 149 jednostek funkcjonujących w oparciu o szynę integracyjną. Ze względu na bardzo skomplikowaną strukturę, do przetargu w tej części postępowania przystąpiła tylko jedna firma Wolters Kluwer S.A. Cały projekt zakładał rozbudowany system zarządzania informacją o uczniu wraz z dedykowanym Portalem Edukacyjnym, warstwą społecznościową i komunikacyjną. Gmina Miasto Szczecin, jako pierwsza wprowadziła tak innowacyjne działanie, obejmując wszystkie jednostki oświatowe. Przez ponad 7 lat dziennik funkcjonował poprawnie i był ciągle dostosowywany do potrzeb nauczycieli, uczniów i rodziców. Zmiany przepisów prawa wymusiły przeprowadzenie szeregu prac programistycznych, które negatywnie wpłynęły na wydajność i dostępność systemu. Dodatkowo, w ciągu całego okresu użytkowania systemu, przyrastały bazy danych. Na bieżąco dokonywano archiwizacji baz dziennika elektronicznego, co również generowało znaczne obciążenie.
W wyniku epidemii COVID-19 oraz zaleceniem MEN dotyczącym prowadzenia lekcji on-line, zainteresowanie dziennikiem i komunikatorem bardzo wzrosło. Obciążenie systemu sięgało prawie 100%, co miało negatywny wpływ na ciągłość jego działania. Jak pokazały statystyki, w czasie tak dużego wykorzystania narzędzi informatycznych i zdalnego nauczania, wszystkie systemy edukacyjne nie tylko w Szczecinie, ale również w całym kraju miały problemy z przeciążeniem, o czym wielokrotnie wspominała prasa.
System dziennika elektronicznego obejmuje obecnie 73 jednostki oświatowe Gminy Miasto Szczecin, około 5.000 nauczycieli, około 44.100 uczniów oraz około 80.000 rodziców. Skala przedsięwzięcia wymaga bardzo dużego nakładu pracy zarówno ze strony producenta, jak i ze strony pracowników Urzędu Miasta Szczecin. Wydział Informatyki i Wydział Oświaty na bieżąco monitorowały pracę systemu i natychmiast reagowały na zgłoszone błędy. Prace były na tyle skomplikowane, że często powodowały wyłączenie całego systemu. W wyniku konsultacji przeprowadzonych pomiędzy projektantami systemu i administratorami dokonano wielu modyfikacji m.in. komunikatora, zakupiono dodatkowe procesory i pamięci RAM. Podjęte działania zmniejszyły obciążenie i już pod koniec kwietnia dziennik działał prawidłowo. Szkoły ponadgimnazjalne wystawiły stopnie, wygenerowały świadectwa i arkusze ocen.
Statystyki przedstawiające liczbę odwiedzin użytkowników oraz odsłon serwisu Portal Edukacyjny udostępniającego system iDziennik w okresie od początku epidemii 20.03.2020r do 10.05.2020r. wyglądają następująco:
- użytkownicy – 226 959,
- nowi użytkownicy - 154 996,
- odsłony – 9 789 690,
Wynagrodzenie w 2020r. z tytułu umowy serwisowej wynosi 124 968,00 zł brutto.
Wychodząc naprzeciw potrzebom i mając na uwadze odbiorców systemu, w celu zapewnienia najlepszych e-usług, dokonano analizy rynku i podjęto decyzję o wymianie dotychczasowego systemu na nowy. Po prezentacjach, konsultacjach i ocenie produktów, przeprowadzono postępowanie w trybie zamówienia publicznego, mające na celu wybór dziennika elektronicznego spełniającego najwyższe standardy. Migracja danych, wdrożenie nowego systemu oraz szkolenia nauczycieli planowane są w bieżącym roku w okresie wakacyjnym. Przewidywane udostępnienie nowego produktu ma nastąpić 1 września 2020r.