Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

Odpowiadając na Pana interpelację dotyczącą braku możliwości wglądu właścicieli nieruchomości do dokumentacji archiwalnej przedstawiam następujące wyjaśnienia.

Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej udostępnia akta na podstawie obowiązujących przepisów prawa tj. na podstawie art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2020 poz. 293 ze zm.) oraz przepisów ustawy z dnia 6 września 2010 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 130 ze zm.)

Zgodnie z art. 73 § 1 Kpa strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.
W trybie przepisów ustawy z dnia 6 września o dostępie do informacji publicznej każdemu a więc nie tylko stronom służy dostęp do informacji o sprawach publicznych, w tym wgląd do dokumentów urzędowych. Dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 6 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej jest decyzja o pozwoleniu na budowę oraz projekt budowlany jako element decyzji.

Z uwagi na powtarzające się rozbieżności w interpretacji stosowania art. 73 Kpa przez różne jednostki Urzędu Miasta Szczecin w przypadkach, gdy występuje spadkobierca lub nabywca nieruchomości (który nie był stroną w postępowaniu administracyjnym), WUiAB wystąpił do Biura Prawnego UM o opinię prawną w sprawie „stosowania przepisu art. 73 w związku z art. 30 § 4 Kpa w przypadku udostępniania akt archiwalnych, głównie projektu budowlanego, następcom prawnym (spadkobiercom lub nabywcom nieruchomości)”.

Radca prawny w opinii z dnia 1.05.2019 r. jednoznacznie stwierdził, że osoba która nie miała statusu strony postępowania do akt którego żąda wglądu, nie może realizować uprawnienia wynikającego z art. 73 Kpa. Uprawnienia dostępu do dokumentów znajdujących się w aktach sprawy może być zrealizowane w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej.

Sekretarz Miasta Szczecin, mając na uwadze konieczność zapewnienia właściwej organizacji pracy Urzędu Miasta oraz jego sprawnego funkcjonowania, w celu uregulowania postępowania w zakresie udostępniania akt spraw załatwianych w Urzędzie Miasta Szczecin, pismem z dnia 29.10.2019 r. zobowiązał pracowników Urzędu do przestrzegania procedur dotyczących realizacji wniosku o udostępnienie akt sprawy.

Zgodnie z procedurą wgląd w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii, wydanie kopii akt sprawy w tym również sprawy zakończonej przysługuje stronie postępowania, na podstawie art. 73 kpa. W przypadku, gdy wnioskodawca nie posiada przymiotu strony danego postępowania, udostępnianie informacji następuje w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2010 r. o dostępie do informacji publicznej.