Wyjaśnienia treści SIWZ

Szczecin, 27.10.2017 r.

Wykonawcy
biorący udział w postępowaniu

Nr sprawy: MJOG-ZP.171.14.2017.MG
Nr pisma: MJOG-ZP.171.14.3. 2017.MG

Dotyczy: Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Utrzymanie czystości w budynku Urzędu Miasta Szczecin, jego agendach oraz terenach posesji w okresie od podpisania umowy do 31.12.2018 r.”

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579), zw. dalej „ustawą”, Zamawiający przekazuje wykonawcom treść pytań wraz z odpowiedziami:

Pytanie nr 1
Zamawiający w projekcie umowy tj. załącznik nr 2 do SIWZ określił wysokości poszczególnych kar jakie przewidział w przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania postanowień umownych. Wysokość oraz ilość kar zwraca uwagę, iż Zamawiający próbuje wykorzystać swoją uprzywilejowana pozycję względem Wykonawcy wyłonionego w toku niniejszego postępowania. To Zamawiający bowiem narzuca warunki dotyczące realizacji zamówienia, jednak powinien on tak ukształtować treść umowy aby realizacja zamówienia w ogóle była możliwa. Zatem zastrzeganie kar umownych nie powinno być celem samym w sobie, ale środkiem dyscyplinującym wykonawcę. Wielokrotnie wskazywała na to Krajowa Izba Odwoławcza, m.in. w wyroku z dnia 5 marca 2014 r., sygn. akt KIO 283/14. Wykonawca rozumie intencje Zamawiającego w określeniu kar umownych i jako takie nie neguje zasadności ich stosowania, jednakże wysokość kar wyszczególnionych w przytoczonych załącznikach do SIWZ, powoduje iż tracą one przymiot surogatu odszkodowania wynikającego z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy a stają się źródłem nienależnego wzbogacania Zamawiającego. Podstawą przyjęcia w umowie wysokości kar winna być w każdym przypadku pewna kalkulacja przyszłej, hipotetycznej szkody jaką poniesie Zamawiający w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usługi. W związku z powyższym wnosimy o zmniejszenie wszystkich kar umownych określonych w § 11 załącznika nr 2 jako oczywiście rażąco wygórowanych o co najmniej 50% każda. Zaproponowane przez wykonawcę zmiany poprzez obniżenie wysokości kar umownych mają z jednej strony zapewnić, iż w dalszym ciągu kary umowne będą spełniały funkcję represyjną, z drugiej zaś, że zaczną spełniać funkcję odszkodowawczą, a nie „zarobkową”

Odpowiedź
Dotychczasowe zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie pozostają bez zmian.

Pytanie nr 2
Proszę podać miesięczną kwotę netto i brutto z ostatnich (sierpień, wrzesień 2017 r.) dwóch faktur za usługę utrzymania czystości powierzchni wewnętrznych.

Odpowiedź
Utrzymanie czystości budynków - faktura VAT sierpień 2017 r. – 95 970,37zł netto/118 043,55zł brutto
Utrzymanie czystości budynków – faktura VAT wrzesień 2017 r. – 95 970,37zł netto/118 043,55zł brutto

Pytanie nr 3
Proszę podać ilość pracowników oraz średniomiesięczną ilość interesantów w poszczególnych lokalizacjach.

Odpowiedź
Przybliżona (średnia) ilość pracowników w budynku Urzędu Miasta – 1100 osób.
Przybliżona (średnia) ilość pracowników w budynku filii Urzędu Miasta – 25 osób.
Zamawiający nie jest w stanie wskazać średniomiesięcznej ilości interesantów przebywających w poszczególnych lokalizacjach, ponieważ Zamawiający nie prowadzi statystyk obejmujących przedmiotowe dane.

Pytanie nr 4
Ilu obecnie pracowników sprzątających świadczy usługi na rzecz Zamawiającego odpowiednio dla części I i II?

Odpowiedź
Obecnie usługę realizuje w części I - 41 osób oraz w części II - 4 osoby.

Pytanie nr 5
Zamawiający określił w SIWZ, iż wymaga aby w godzinach jego pracy w części I zamówienia obsługę serwisową – doraźną wykonywały jednocześnie 3 osoby. Prosimy
o doprecyzowanie godzin pracy w/w osób.

Odpowiedź
Zamawiający określił godziny pracy w pkt 6 ppkt 3 załącznika nr 3 do SIWZ - „godziny pracy Zamawiającego” w następujący sposób:
a) od poniedziałku do piątku od godziny 7.30 do 15.30,
b) Biuro Obsługi Interesantów:
poniedziałek w godzinach 7.30 - 18.00,
od wtorku do piątku w godzinach 7.30 – 16.00”.

Pytanie nr 6
Proszę podać, po czyjej stronie leży przygotowanie pomieszczenia do konserwacji tj. wyniesienie oraz wstawienie mebli i sprzętów?

Odpowiedź
Wyniesienie oraz wstawienie mebli i sprzętów w celu przygotowania pomieszczenia do konserwacji leży po stronie Zamawiającego, natomiast ewentualne przesunięcie mebli 
w pomieszczeniu stanowiło będzie obowiązek leżący po stronie Wykonawcy.

Pytanie nr 7
Proszę podać czy u Zamawiającego występują okna na wysokościach wymagający użycia technik alpinistycznych lub specjalistycznego sprzętu (podnośniki). Jeśli tak, proszę podać ich metraż i krotność mycia/rok wraz z podziałem na lokalizacje.

Odpowiedź
Zamawiający informuje, że w budynkach objętych przedmiotem zamówienia nie znajdują się okna wymagające wykorzystania technik alpinistycznych lub specjalistycznego sprzętu.
Odległość od podłogi do górnej krawędzi okien wynosi średnio od 2,5 m do 3 m.
Odległość od podłogi do górnej krawędzi okna dla 8 szt. okien wynosi 5,6 m.

Pytanie nr 8
Zamawiający wymaga, aby środki czystości posiadały atesty. Pragniemy zaznaczyć, iż z dniem 01.01.2003r. ustała prawnie obowiązująca konieczność uzyskiwania atestów, w związku z czym większość producentów nie stara się o pozyskanie lub przedłużenie ważności atestu, gdyż nie ma takiego obowiązku prawnego. Podstawą prawną jest ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności z późniejszymi zmianami (tekst jednolity - Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 24 sierpnia 2004 r. Dz. U. nr 204, poz. 2087), znosząca rozporządzenie Prezydenta Rzeczpospolitej z dnia 22.03.1928, które było podstawą prawną procedury rejestracji przedmiotów użytku w PZH. Na dzień dzisiejszy dokumentem dopuszczającym środki czystości posiadające w swoim składzie substancje niebezpieczne jest jedynie karta charakterystyki substancji niebezpiecznej.
W związku z powyższym prosimy o zrezygnowanie z wymogu posiadania przez środki myjące i konserwujące atestów.

Odpowiedź
Zamawiający w SIWZ wskazał, że wymaga, aby Wykonawca przy realizacji prac objętych zamówieniem stosował środki „posiadające atesty Państwowego Zakładu Higieny lub równoważne”. Przez „równoważne” Zamawiający rozumie dokumenty, które nie są atestami PZH, ale także poświadczają lub zaświadczają, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
że dane środki spełniają aktualnie wymagane prawem wymogi. Mając na względzie powyższe, Zamawiający dopuszcza, jako potwierdzenie spełniania przez środki czyszczące lub pielęgnujące warunków określonych w SIWZ, posiadanie przez nie dokumentów innych niż atesty PZH, odpowiednich dla specyfiki tych środków, jeżeli dokumenty te potwierdzać będą dopuszczenie przedmiotowych środków do użytkowania i obrotu na rynku polskim, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Pytanie nr 9
Proszę podać ilość koszy na śmieci w poszczególnych lokalizacjach wraz z podziałem na ich pojemność.

Odpowiedź
W obiektach znajduje się następująca ilość koszy na śmieci:
- w budynku przy pl. Armii Krajowej 1 - ok. 1600 szt.,
- w budynku przy ul. Rydla 39/40 - ok. 60 szt.
- w budynku przy ul. Korsarzy 34 - ok. 6 szt.
- w budynku przy ul. Staromłyńskiej 21-26 - 1 szt.
Zamawiający nie posiada danych na temat pojemności koszy, ale z informacji otrzymanych od aktualnego Wykonawcy wynika, że miesięcznie zużywa on ok. 12500 worków 35L, 3500 worków 70L i 4000 worków 120L.

Pytanie nr 10
Zamawiający w SIWZ dopuszcza możliwość udziału w postepowaniu podmiotów działających w ramach konsorcjum. Zważywszy na fakt, iż:
• obserwowaną na rynku praktyką jest sytuacja, w której o udzielenie zamówienia ubiegają się podmioty będące spółkami kapitałowymi, działające w ramach konsorcjum, a następnie – już na etapie świadczenia usługi - faktury wystawiane są przez kilkanaście spółek cywilnych założonych przez konsorcjantów,
• powyższe może budzić wątpliwości co do zgodności takiej praktyki z przepisami ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (a zwłaszcza z art. 113 ust. 1 i 9 dotyczącym zwolnień podmiotowych, art. 106a – 106q dotyczącym zasad wystawiania faktur oraz art. 88 dotyczącym braku prawa do odliczenia VAT) co potwierdzają kontrole podatkowe prowadzone w firmach świadczących usługi outsourcingowe, zwracamy się z uprzejmą prośbą o udzielenie informacji, czy Zamawiający po udzieleniu zamówienia dopuszcza możliwość wystawiania faktur przez inny podmiot (de facto: przez innego podatnika VAT), niż ubiegający się o udzielenie zamówienia członkowie konsorcjum?

Odpowiedź
Płatności za realizację zamówienia realizowane będą na rzecz Wykonawców, z którymi zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie wystawianych przez te podmioty dokumentów księgowych.

Pytanie nr 11
Czy wraz z przejęciem usługi wykonawca przejmie pracowników w trybie art. 23’ KP? Jeżeli tak, to prosimy o odpowiedź na następujące pytania.
a) Na podstawie jakiego rodzaju umowy o pracę są zatrudnieni przejmowani pracownicy? Ile osób i do kiedy ma zawarte umowy o pracę na czas określony / na zastępstwo?
b) Ile osób przebywa na długich zwolnieniach lekarskich (powyżej 30 dni) i do kiedy?
c) Czy wśród osób przewidzianych do przejęcia są osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, świadczeniach rehabilitacyjnych? Jeśli tak to ile osób i do kiedy?
d) Prosimy o podanie terminów ważności badań lekarskich (dat do kiedy) poszczególnych pracowników przewidzianych do przejęcia.
e) Prosimy o jednoznaczne wskazanie czy w stosunku do przejmowanych pracowników zastosowanie ma Regulamin Wynagradzania czy Układ Zbiorowy pracy.
f) Prosimy o przesłanie kopii wszystkich aktualnych Regulaminów, Układu Pracy, postanowień (w tym Regulaminu Pracy, Wynagradzania, Układu Zbiorowego pracy, Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Regulaminu Funduszu mającego zastosowanie w stosunku do osób niepełnosprawnych) mających zastosowanie w stosunku do przejmowanych pracowników. Jedynie dogłębna analiza tych dokumentów pozwoli na prawidłowe skalkulowanie kosztów wynagrodzeń pracowników podlegających przejęciu.
g) W jakich systemach czasu pracy zatrudnieni są poszczególni pracownicy?
h) Prosimy o wskazanie ilu pracowników z przewidzianych do przekazania kolejnemu wykonawcy jest byłymi pracownikami Zamawiającego.
i) Czy Zamawiający zobowiązuje się do przejęcia pracowników w przypadku rozwiązania lub zakończenia kontraktu?
j) Czy przejmowanym pracownikom przysługuje uprawnienie do dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynikającego z ustawy z dnia 12.12.1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.)?
k) Czy z tytułu ewentualnych zaległości wynikających z ustawy z dnia 12.12.1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) Zamawiający bądź obecny wykonawca wypłacił wszystkie wymagane kwoty?
l) Czy przejmowanym pracownikom przysługuje uprawnienie do podwyżki wynagrodzenia na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)?
m) W jakiej wysokości przysługują poszczególnym pracownikom podwyżki na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)?
n) Czy pracownikom wypłacone zostały wszystkie wymagane kwoty z tytułu podwyżek na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)?
o) Czy pracownikom wypowiedziano warunki umów o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia? Jeśli tak, to które składniki wynagrodzeń zostały zmienione?
p) Czy w stosunku do Zamawiającego toczą się postępowania sądowe wszczęte przez pracowników przewidzianych do przejęcia? Jeśli tak, prosimy o podanie wykazu spraw ze wskazaniem wartości przedmiotu sporu, roszczenia pracowników i etapu, na którym znajduje się sprawa.
q) Czy istniej jakiekolwiek porozumienie, umowa, pakiet socjalny zawarty ze związkami zawodowymi, w którym pracodawca zobowiązał się do jakichkolwiek gwarancji w zakresie zatrudnienia pracowników lub wysokości ich wynagrodzeń, także w przypadku przejęcia tychże pracowników przez następnego pracodawcę? Czy pracownicy są objęci jakimikolwiek gwarancjami uniemożliwiającymi nowemu pracodawcy modyfikację treści ich stosunków pracy?
r) Czy na dzień przejęcia będą jakiekolwiek nieuregulowane zobowiązania w stosunku do przekazywanych pracowników? Jeśli tak, z jakiego tytułu i w jakiej kwocie?
s) Ilu pracowników nabędzie uprawnień do odpraw emerytalnych w trakcie trwania kontraktu? Prosimy o podanie ilości osób w rozbiciu na poszczególne lata oraz wysokości przysługujących odpraw.
t) Ilu pracowników nabędzie uprawnień do nagród jubileuszowych w trakcie trwania kontraktu? Prosimy o podanie ilości osób w rozbiciu na poszczególne lata oraz wysokości przysługujących nagród.
u) Ile osób ze wskazanych do przejęcia jest członami związków zawodowych (jakich)? Jakie funkcje te osoby pełnią w związkach?
v) Prosimy o przedstawienie wykazu wykorzystania urlopów za rok 2015 r. na poszczególnego pracownika z uwzględnieniem dodatkowych urlopów przysługujących pracownikom w związku z orzeczeniem o niepełnosprawności
w) Prosimy o podanie wysokości wynagrodzeń zasadniczych brutto poszczególnych pracowników przewidzianych do przejęcia, kosztów ZUS pracodawcy, premii, dodatków do wynagrodzeń.
x) Czy w związku z koniecznością przejęcia pracowników na podst. Art. 23’ KP nowy Wykonawca przez i po zakończeniu okresu gwarancyjnego będzie mógł zmienić warunki pracy oraz miejsce pracy pracownikowi?
y) Prosimy o wyszczególnienie osób, które obecnie znajdują się w wieku ochronnym /przedemerytalnym?
z) Prosimy o wyszczególnienie osób, które zatrudnione są z orzeczonym stopniem niepełnosprawności wraz z określeniem jego rodzaju?
aa) Prosimy o podanie zapisów znajdujących się w umowach o pracę pracowników dedykowanych do przejęcia, dotyczących dodatków do wynagrodzeń np. premia regulaminowa, dodatek stażowych, dodatek funkcyjny, dodatek negocjacyjny itp.?

Odpowiedź
Zamawiający nie jest pracodawcą dla osób, które obecnie świadczą usługi utrzymania czystości na jego rzecz. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający nie posiada wiedzy na temat relacji, które ewentualnie będą zachodziły pomiędzy Wykonawcą, z którym zostanie zawarta umowa, a Wykonawcą, który obecnie świadczy usługi utrzymania czystości w Urzędzie Miasta Szczecin i jego agendach.

Pytanie nr 12
W związku z brakiem w treści SIWZ postanowień odpowiadających treści art. 142 ust. 5 ustawy prawo zamówień publicznych, wnioskujemy o wprowadzenie do treści SIWZ postanowień odpowiadających treści art. 142 ust. 5 ustawy prawo zamówień publicznych oraz postanowień odnoszących się do procedury wprowadzania przedmiotowych zmian w łączącej strony umowie tj. postanowień w brzmieniu:
1. „Niniejsza umowa ulegnie zmianie w zakresie należnego wykonawcy wynagrodzenia, w przypadku zmiany:
1) stawki podatku od towarów i usług,
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,.
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
2. Każda ze stron umowy, w przypadku zaistnienia zdarzeń o jakich mowa w art. 142 ust. 5 ustawy Pzp w terminie 3 miesięcy od dnia opublikowana przepisów będących podstawą zmiany, może zwrócić się do drugiej strony z pisemnym wnioskiem o przeprowadzenie negocjacji dotyczących zawarcia porozumienia w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia.
3. Przez odpowiednią zmianę wynagrodzenia, o której mowa w ust. 2, należy rozumieć:
a) zmianę stawki podatku od towarów i usług,
b) sumę wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego wynikających z podwyższenia dotychczasowej kwoty minimalnego wynagrodzenia, przysługującego odpowiednio osobom biorącym udział w realizacji części pozostałej do wykonania umowy w sprawie zamówienia,
c) sumę wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego wynikających z podwyższenia dotychczasowej kwoty minimalnej stawki godzinowej wynagrodzenia, przysługującego odpowiednio osobom biorącym udział w realizacji części pozostałej do wykonania umowy w sprawie zamówienia,
d) sumę wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego oraz drugiej strony umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej łączącej Wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z konieczności odprowadzenia dodatkowych składek od wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę lub na podstawie innej umowy cywilnoprawnej zawartej przez Wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniom zdrowotnym lub wysokości stawki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne przysługującego odpowiednio biorącym udział w realizacji części zamówienia pozostałej do wykonania, przy założeniu braku zmiany wynagrodzenia neto tych osób.
4. Zmiana wynagrodzenia wykonawcy o jakiej mowa w ustępie 1 -3 niniejszego paragrafu dokonuje się w zakresie wynagrodzenia należnego wykonawcy, poczynając od dnia wejścia w życie przepisów prawa będących podstawą zmiany:

a) wysokości podatku od towarów i usług,
b) wysokości kwoty minimalnego wynagrodzenia,
c) wysokości kwoty minimalnej stawki godzinowej wynagrodzenia,
d) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniom zdrowotnym,
e) wysokości stawki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ustępie 4 lit „a” niniejszego paragrafu, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a określona w umowie (aneksie) wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.
6. W przypadku zmiany, o której mowa w ustępie 4 lit „b-e” niniejszego paragrafu Wykonawca przedstawia:
a) zamawiającemu kalkulację wzrostu kosztów wyliczenia odpowiedniej zmiany wynagrodzenia,
b) na wniosek zamawiającego, na potwierdzenie kalkulacji o której mowa w niniejszym punkcie lit. „a”, aktualne umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne zawarte z osobami biorącymi udział w realizacji zamówienia,
c) na wniosek zamawiającego skierowany nie wcześniej niż w terminie 30 dni od daty wejścia w życie przepisów będących podstawą wprowadzenia zmiany o jakiej mowa w niniejszym punkcie lit. „a”, odpowiednio umowy o pracę/ aneksy do umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawne/ aneksy do umów cywilnoprawnych - potwierdzające odpowiednią zmianę wynagrodzenia.
7. Niezawarcie w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 2, porozumienia w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia, uprawnia każdą ze stron do rozwiązania umowy z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia.
8. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia należy złożyć w terminie nie później niż w ciągu 30 dni od dnia zakończenia negocjacji. Przez zakończenie negocjacji strony rozumieją nie osiągnięcie przez strony porozumienia w zakresie przedmiotu negocjacji w maksymalnym terminie 30 dni od daty wpłynięcia wniosku, o którym mowa w ustępie 2, do drugiej strony.
9. Zmiany o których mowa wymagają zawarcia aneksu/ porozumienia do umowy o zamówienie publiczne.”

Uzasadnienie: Przeniesienie do treści wzoru umowy treści art. 142 ust.5 pzp nie można uznać za wystarczające. Pozostawia bowiem szereg problemów praktycznych odnoszących się do rzeczywistej możliwości skorzystania przez Wykonawcę z przywołanego powyżej uregulowania. Na Zamawiającym ciąży obowiązek jasnego, precyzyjnego wyczerpującego określenia SIWZ, którego jednym z elementów jest wzór umowy. Mając powyższe na uwadze zasadnym jest uzupełnienie postanowień wzoru umowy o propozycje zgłoszone przez Wykonawcę a odnoszące się do trybu wprowadzenia zmiany wynagrodzenia w momencie jej zaistnienia.

Odpowiedź
Art. 142 ust. 5 ustawy dotyczy jedynie umów zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Umowa, która zostanie zawarta w wyniku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawarta zostanie na okres od 01.01.2018 r. do 31.12.2018 r., a zatem na okres krótszy niż 12 miesięcy.