Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Na podstawie Zarządzenia Nr 399/2003 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę gospodarki finansowo księgowej za 2003 rok. Protokół kontroli podpisany został w dniu 25 marca 2004 roku. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 kwietnia 2004 r. przedstawiono ocenę kontrolowanej działalności, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
        Na realizację zadań w 2003 r. MOIK otrzymał i wydatkował kwotę w łącznej wysokości 1.205.440 zł, w tym na zadania dotyczące przeciwdziałania alkoholizmowi (rozdział 85154) kwotę 1.150.000 zł (95,4% ogółu) oraz na zadania dotyczące ośrodka interwencji kryzysowej (rozdział 85320) kwotę 55.440 zł (4,6% ogółu). 
        Działalność MIOK ujęta została w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na lata 2003-2005. Środki przekazane i wydatkowane przez MOIK w ramach rozdziału 85154 w wysokości 1.150.000 zł ujęte były w harmonogramie realizacji programu na 2003 r.
        Kontrola wykazała, że przyznane środki wykorzystane zostały na pokrywanie bieżących wydatków związanych z działalnością MOIK, w tym całość wydatków rzeczowych, w których stwierdzono przypadki występowania wydatków nie związanych z przeciwdziałaniem i rozwiązywaniem problemów alkoholowych np. zakupy wyposażenie MOIK, ryczałty i zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych.
        W przedstawionej dokumentacji dotyczącej zasad prowadzonej rachunkowości, brak było opisów, wprowadzonego programu komputerowego "MATRIX PL S.A. Symfonia -Finanse i księgowość"., zawierającego wykaz programów, procedur i funkcji, wynikających z art. 10, ust. 1 pkt. 3 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., wg którego dokumentacja systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera i jej zmiany, obejmująca poza opisem zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera, winna zawierać co najmniej: wykaz programów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę każdego nowego lub zmienionego programu do stosowania, opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych, zasady ochrony danych, sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów, zasady ewidencji przebiegu przetwarzanych danych. 
        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że brak w nim konta 853 - Środki pozabudżetowe, na którym prowadzona była ewidencja przychodów i rozchodów środków specjalnych, co było niezgodne z wyżej cyt. przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 1 pkt. 2, wg którego zakładowy plan kont ustala i aktualizuje kierownik jednostki z uwzględnieniem przepisów art. 83. 
        Przyjęta instrukcja obiegu dokumentów księgowych, zawarta w Zarządzeniu nr 131/2002 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 26.kwietnia 2002 r. nie uwzględniała wszystkich dokumentów księgowych stosowanych w MOIK, między innymi brak było informacji o stosowaniu i obiegu dokumentu księgowego "KW" - "Kasa Wypłaci". 
        Stwierdzono, że Dyrektor jednostki nie opracował pisemnych procedur kontroli wewnętrznej, dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, do czego zobowiązywały przepisy art. 35a ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. 
        W toku kontroli siedmiu faktur VAT dotyczących wydatków zrealizowanych przez MOIK z § 4210 na łączną kwotę 53.975,41 zł (tj. 74,62% ogółu wydatków w tym paragrafie), związanych z zakupem materiałów i wyposażenia stwierdzono, że nie sporządzano pisemnych umów dotyczących dokonanych zakupów, co było niezgodne z art. 75 § 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. 64.16.93 ze zm.), według którego "czynność prawna, z której wynika zobowiązanie do świadczenia wartości przenoszącej dwa tysiące złotych, powinna być stwierdzona pismem". 
        Ponadto kontrola wykazała, że zakupione 2 programy komputerowe (f-ra VAT nr 8/04/03 z 04.04.03 r. na kwotę 2.357,97 zł) nie wprowadzono do ewidencji na koncie 020 - Wartości niematerialne i prawne, a zakupionego zestawu komputerowego (f-ra VAT nr 73/FH/FV/2003 z 12.05.03 r. na kwotę 3.286,19 zł) nie wprowadzono do ewidencji na koncie 013 - Pozostałe środki trwałe, do czego zobowiązywało cyt. Zarządzenie Prezydenta nr 131/02 w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości.
        W toku kontroli wydatków zrealizowanych z § 4270 dotyczących zakupu usług remontowych przeanalizowano sześć faktur VAT na łączną kwotę 24.239,07 zł, stanowiących 85,3% całości wydatków w tym paragrafie, w trzech przypadkach nie dotyczyły one usług remontowych. W dwóch przypadkach dotyczyły zakupu usług informatycznych (rachunek nr 11/2003 z 27.10.2003 r. na kwotę 6.000 zł i faktura VAT nr 336/2003 z 24.11.2003 r. na kwotę 4.880 zł), a zgodnie z rozporządzeniem Min. Fin. z dnia 25.03.2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. 03.68.634-tekst pierwotny), usługi ośrodków mechanicznego i automatycznego przetwarzania danych ujmowane są w § 4300- Zakup usług pozostałych. W jednym przypadku zaś rachunek dotyczył szkoleń pracowników w zakresie obsługi komputerów, co według wskazanych przepisów również należało zaliczyć do § 4300. 
        Stwierdzono również nieprawidłowe zakwalifikowanie wydatków związanych z zakupem sprzętu oświetleniowego do ukończenia remontu pomieszczeń MOIK (f-ra VAT nr V1447 z 12.08.2003 r. na kwotę 13.906,04 zł) do § 4300 - zakup pozostałych usług, co było niezgodne z wyżej cyt. rozporządzeniem Min. Fin. z dnia 25.03.2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, według którego tego typu wydatki zaliczane są do § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia.
        W wyniku kontroli wydatków związanych z ryczałtami i zwrotu kosztów za używanie własnych samochodów osobowych do celów służbowych stwierdzono, że zawartych było 7 umów z pracownikami. Kontrolujący dokonał kontroli złożonych oświadczeń pracownika pierwszego kontaktu, za czas trwania umowy, tj. od 01stycznia do 31 maja 2003 r. stwierdzając, że pracownik składał oświadczenia i pobierał ryczałt za okres od stycznia do maja zgodnie z zawartą umową. Złożył również oświadczenie w dniu 26.06.03 r. za używanie samochodu w miesiącu czerwcu, kiedy umowa została wypowiedziana ze skutkiem na 31 maja 2003 r. i mimo nie przyznania ryczałtu na m-c czerwiec wypłacono mu kwotę 307,68 zł. 
        Kontrola gospodarki kasowej wykazała nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przyjętej do realizacji instrukcji kasowej zawartej w cyt. zarządzeniu nr 131/02 Prezydenta Miasta w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości a także z braku dostatecznej kontroli ze strony osób odpowiedzialnych z tytułu nadzoru. W wyniku kontroli 12. raportów kasowych stanowiących 10% ogólnej liczby wystawionych raportów kasowych z działalności podstawowej, w pięciu stwierdzono dokumenty, stanowiące podstawę wydatków z kasy, bez podpisów osób sprawdzających i zatwierdzających kwoty do wypłaty. Ponadto stwierdzono, że dowody wypłaty wystawiane były przez kasjera, co było niezgodne z instrukcją kasową, według której "zastępcze dowody wypłat nie mogą być wystawiane przez kasjera lecz wyłącznie przez dysponenta budżetu" (rozdział VII - dokumentacja kasowa § 7 ust. 4). 
        Kontrolujący miał zastrzeżenia co do zasadności zawartych umów - zleceń z pracownikami, w tym również z dyrektorem MOIK, na pełnienie dyżurów oraz świadczenia usług "telefonu zaufania" w ramach programu "Przeciwdziałania przemocy w rodzinie i sytuacjom kryzysowym - zwiększenie dostępności i skuteczności zorganizowanej pomocy psychologicznej i społecznej dla ofiar przemocy poprzez rozszerzenie zakresu świadczeń telefonu zaufania w MOIK poza obręb miasta Szczecina na zachodnią część woj. Zachodniopomorskiego". Umowy zawarte zostały z czterema pracownikami na obsługę telefonu zaufania (poza godzinami ich pracy podstawowej) na ogólną kwotę 9.888 zł. Wydatki te pokryte zostały ze środków specjalnych uzyskanych z zawartej umowy nr 6/03 z dnia 12.05.03 r. z Zarządem Województwa Zachodniopomorskiego. 
        Według Zarządzenia nr 2/2003 dyrektora MOIK z dnia 05.05.2003 r. w sprawie systemu pracy MOIK w Szczecinie, w związku z koniecznością zapewnienia całodobowej pomocy dla osób i grup w sytuacjach kryzysowych, MOIK przyjmuje klientów przez 24 godziny na dobę. Pracownicy pierwszego kontaktu pracują w systemie dyżurów 8-godzinnych zgodnie z grafikiem dyżurów przygotowanym na cały miesiąc kalendarzowy przez koordynatora zespołu interwencji kryzysowej. Wobec powyższego zawieranie umowy z drugim pracownikiem (oprócz dyżurującego) na świadczenie usług "telefonu zaufania" należy uznać jako działanie odbiegające od zasady, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny.

W związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina zalecił dyrektorowi MOIK aby:

1. Opracować zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości zasady prowadzenia rachunkowości w MOIK, w tym: instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, instrukcję gospodarki kasowej, instrukcję inwentaryzacyjną, Zakładowy plan kont.
2. Ustalić pisemne procedury kontroli finansowej, dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zgodnie z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych.
3. Ewidencję majątku jednostki prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami, a stwierdzone nieprawidłowości w tym zakresie wyeliminować, wprowadzając na stan ewidencyjny zakupione a nie wprowadzone wyposażenie i programy komputerowe.
4. Wyegzekwować zwrot kwoty ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych wypłaconej pracownikowi pierwszego kontaktu za miesiąc czerwiec 2003 r. w kwocie 307,68 zł.
5. Bezwzględnie przestrzegać przepisów wynikających z rozporządzenia Min. Fin. z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. 03.68.634-tekst pierwotny).
6. Przestrzegać przepisów dotyczących gospodarki kasowej, w szczególności w zakresie kontroli wydatkowanych środków pieniężnych z kasy jednostki.
7. Bezwzględnie przestrzegać zasady gospodarki finansowej, ze szczególnym uwzględnieniem celów i wysokości ustalonych w planie finansowym jednostki, a także przestrzegania zasady, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. Zasadę tą stosować przy zlecaniu pracownikom dodatkowych obowiązków, poza podstawowymi wynikającymi z umowy o pracę.