Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w dniach 8 czerwca - 9 lipca 2004 r. przeprowadził w Miejskim Przedsiębiorstwie Oczyszczania Sp. z o.o. w Szczecinie (zw. dalej "MPO" lub "Spółką") kontrolę, dotyczącą wybranych zagadnień finansowo - księgowych za okres 2003 r. do dnia zakończenia kontroli. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 września 2004 r. przekazanym Prezesowi Zarządu MPO oraz Przewodniczącemu Rady Nadzorczej NPO, przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
W toku kontroli ustalono, że w dniu 31 grudnia 2003 r. MPO, reprezentowane przez Pana Prezesa Spółki zawarło z ASMABEL Sp. z o.o., reprezentowaną przez Prezesa Zarządu oraz Wiceprezesa Zarządu oraz ze SUEZ ENVIRONNEMENT Polska Sp. z o.o., reprezentowaną przez Wiceprezesa Zarządu oraz Prokurenta Umowę Współpracy i Świadczenia Usług (zw. dalej "umową z dnia 31 grudnia 2003 r."). Ww. umowa była kontynuacją Umowy o Współpracy i Świadczeniu Usług, zawartej w dniu 15 czerwca 2002 r. (zw. dalej "umową z dnia 15 czerwca 2002 r.") pomiędzy MPO, reprezentowaną przez Prezesa Spółki a SITA Polska Sp. z o.o., reprezentowaną przez Wiceprezesa Zarządu oraz Prokurenta.
Umowa z dnia 15 czerwca 2002 r. była z kolei podpisana na mocy Porozumienia o Współpracy z dnia 31 grudnia 2001 r. (zw. dalej "porozumieniem"), które w imieniu MPO zawarł Prezes Spólki z SITA Societé Anonyme z siedzibą we Francji, reprezentowaną przez Sekretarza Generalnego oraz z SITA Polska Sp. z o.o., reprezentowaną przez Wiceprezesa Zarządu oraz Prokurenta. Porozumieniem tym zobowiązano MPO do wdrażania wypracowanych rozwiązań w zakresie szeroko rozumianej organizacji i zarządzania działalnością gospodarczą oraz raportowania według zasad i wzorów obowiązujących w SITA (Inwestor Strategiczny) oraz do zawarcia umowy, na podstawie której na rzecz MPO miały być świadczone usługi doradztwa, koordynacji i zarządzania działalnością gospodarczą w zakresie gospodarki odpadami. Należy zaznaczyć, że na ww. porozumieniu nie było podpisu Sekretarza Generalnego SITA.
Kontrola wykazała, że ww. porozumienie oraz umowy MPO zawarło ze spółkami z Grupy Inwestora Strategicznego MPO, który przystąpił do grona wspólników MPO (obecnie SITA Polska Sp. z o.o.) i uregulował wzajemne zobowiązania z Gminą Miasto Szczecin, jako przyszłych wspólników, w umowie z dnia 2 sierpnia 2000 r. (zw. dalej "umową prywatyzacyjną"). Przedmiotem umowy z dnia 15 czerwca 2002 r. oraz umowy z dnia 31 grudnia 2003 r. było know - how
(z ang. "wiedzieć - jak" - umiejętność praktycznego wykorzystania wiedzy i rozwiązywania problemów - wg Słownika Ekonomicznego Przedsiębiorcy pod redakcją Zygmunta Dowgiałło; informacje związane z wiedzą m.in. w dziedzinie organizacyjnej - wg art. 16, ust. 1, pkt 64 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) w zakresie organizacji działalności gospodarczej w branży gospodarki odpadami.
Spółka MPO wypłaciła wynagrodzenie Inwestorowi Strategicznemu w wysokości 179.364,40 zł (brutto) z tytułu umowy z dnia 15 czerwca 2002 r. a z tytułu umowy z dnia 31 grudnia 2003 r. (do dnia zakończenia kontroli) w wysokości 58.560,00 zł (brutto), tj. łącznie 237.924,40 zł (brutto). Powyższe było niezgodne z
§ 4, ust. 1, pkt 2 ww. umowy prywatyzacyjnej, wg którego Inwestor Strategiczny zobowiązał się do nieodpłatnego udostępnienia m.in. know - how w zakresie działalności MPO. W złożonych wyjaśnieniach Prezes MPO stwierdził, że podpisanie ww. umów i porozumienia nie było sprzeczne z postanowieniami umowy prywatyzacyjnej a umowy te "mają na celu zwrot kosztów związanych z obsługą i nadzorem nad prawidłowym wykorzystaniem i funkcjonowaniem przekazanego nieodpłatnie know - how". O tym, że przedmiotem ww. umów było know - how w dziedzinie organizacji i zarządzania działalnością gospodarczą świadczą również zapisy zawarte we wstępie do umowy z dnia 15 czerwca 2002 r., gdzie pod lit. A zapisano m.in., że Inwestor Strategiczny wypracował know - how w zakresie organizacji działalności gospodarczej w branży gospodarki odpadami. Pod lit. C ustalono m.in., że MPO zamierza skorzystać z know - how wypracowanego w Grupie Inwestora Strategicznego w zakresie wewnętrznej organizacji swojej działalności, a pod lit. D, że Inwestor Strategiczny miał świadczyć specjalistyczne usługi niezbędne do prawidłowego zorganizowania i prowadzenia działalności gospodarczej MPO, które to usługi określone były w niniejszej umowie. Z treści porozumienia oraz umów wynika ponadto, że ich przedmiotem poza nadzorem i bieżącą obsługą były m.in. usługi w zakresie wdrażania nowych rozwiązań organizacyjnych w ramach szeroko rozumianego zarządzania. W umowach wymieniono m.in. takie jak: doradztwo w zakresie optymalizacji organizacji pracy, konsultacje i pomoc techniczna przy przygotowywaniu dokumentacji przetargowej, wdrażanie standardów i procedur przestrzegania zasad i standardów w rachunkowości, konsultacje i pomoc techniczna przy sporządzaniu oraz weryfikacja rocznych i wieloletnich budżetów wg zasad opracowanych przez Inwestora Strategicznego, bieżące konsultacje w zakresie sprawozdawczości wg obowiązujących przepisów prawa polskiego oraz wg standardów opracowanych przez Inwestora Strategicznego.
Kontrola wykazała ponadto, że umowa z dnia  15 czerwca 2002 r. została podpisana przez Prezesa MPO samodzielnie, mimo że zobowiązania z jej tytułu ukształtowały się na poziomie 2,30 % kapitału zakładowego Spółki, a wg § 29 Umowy Spółki oraz § 4 Regulaminu Zarządu MPO do składania oświadczeń i podpisywania w imieniu Spółki uprawnieni byli dwaj Członkowie Zarządu, Członek Zarządu i Prokurent lub dwóch Prokurentów łącznie, jeżeli wartość umów i zobowiązań przekraczała 1 % i nie była wyższa niż 5 % kapitału zakładowego. Przyczyną jednoosobowego podpisania ww. umowy było - wg wyjaśnień Prezesa Spółki - błędne założenie, że wartość podpisanej umowy nie przekroczy wysokości jego uprawnień. Biorąc pod uwagę, że MPO wypłacało wynagrodzenie z tytułu umowy z dnia 15 czerwca 2002 r. średnio na poziomie 7.000 - 9.000 zł (brutto) miesięcznie, Prezes MPO mógł i powinien uwzględnić to, że wartość zobowiązań z tytułu umowy zawartej na czas nieoznaczony mogła przekroczyć jego uprawnienia. Należy zaznaczyć, że Spółka posiadała w tym okresie reprezentację uprawnioną do podpisywania umów o ww. wartości - gdyż w Spółce był wówczas Prokurent - zgodnie z intencją i wolą Wspólników zawartą w Umowie Spółki, że reprezentacja przy zaciąganiu zobowiązań powyżej 1 % kapitału zakładowego Spółki powinna być dwuosobowa.
Negatywna ocena kontroli dotyczy też zawarcia umowy z dnia 15 czerwca
2002 r. oraz z dnia 31 grudnia 2003 r. bez zastosowania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t.j. Dz. U. z 2002 r., Nr 72, poz. 664, ze zm.) pomimo tego, że wg art. 4, ust. 1, pkt 6, lit. c ww. ustawy Spółka była do tego zobligowana. Przedmiotem jej działalności były bowiem usługi o charakterze użyteczności publicznej a ponadto była ona jednostką zależną od Gminy Miasto Szczecin, która miała bezpośredni wpływ na MPO wynikający z posiadania 51 % udziałów w Spółce.
Ustalono, że w przypadku umowy z dnia 15 czerwca 2002 r. - o wartości zamówienia 38.670,14 euro (netto) - nie sporządzono żadnej dokumentacji z przeprowadzonych postępowań o zamówienie publiczne, co było niezgodne z art. 22 ust. 4 oraz art. 25 ww. ustawy, wg których należało to zrobić. Nie uzyskano również zatwierdzenia przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zastosowania trybu zamówienia "z wolnej ręki" co było niezgodne z art. 71 ust. 1a ustawy o zamówieniach publicznych, wg którego należało je uzyskać w przypadku wartości zamówienia przekraczającego równowartość kwoty 20.000 euro. Nie sporządzono, też żadnej dokumentacji z postępowania, które powinno być przeprowadzone przed zawarciem umowy z dnia 31 grudnia 2003 r. - o wartości zamówienia 10.176,00 euro netto (do dnia zakończenia kontroli) - co było niezgodne z art. 26 cyt. ustawy.
Ww. umowy zostały zawarte na czas nieoznaczony, co naruszyło postanowienie
art. 73 ustawy o zamówieniach publicznych, wg którego nie można było tego zrobić. Wg wyjaśnień Prezesa MPO umowy te zostały zawarte w trybie zamówienia "z wolnej ręki". W żaden jednak sposób Prezes Spółki nie udokumentował swoich wyjaśnień twierdząc, że "umowy są jedynymi dokumentami tego zamówienia".
Krytycznie ocenia się fakt, że dopiero na wniosek kontrolującego o podanie przyczyn zawarcia ww. umów na czas nieokreślony, Prezes MPO okazał Aneks do umowy z dnia 31 grudnia 2003 r., wg którego został on podpisany w dniu 31 grudnia 2003 r. i zmienił czas trwania ww. umowy z nieokreślonego na określony do dnia 31 grudnia 2004 r. W Aneksie była wskazana inna reprezentacja ASMABEL Sp. z o.o. oraz SUEZ ENVIRONNEMENT Polska Sp. z o.o. niż w umowie z dnia 31 grudnia 2003 r., mimo tego, że jak wynikało z dokumentów, obydwa były podpisane tego samego dnia. Ww. Aneks ze strony MPO, został podpisany przez Prezesa Spółki, ASMABEL Sp. z o.o., reprezentowali dwaj Wiceprezesi Zarządu, a SUEZ ENVIRONNEMENT Polska Sp. z o.o., reprezentował Wiceprezes Zarządu oraz Prokurent. Na prośbę kontrolującego o podanie przyczyn różnej reprezentacji w ww. dokumentach oraz przyczyn okazania ww. Aneksu dopiero w dniu 7 lipca 2004 r., Prezes MPO wyjaśnił, że Aneks został sporządzony w dniu 6 lipca 2004 r. a przez omyłkę wpisano datę jego zawarcia 31 grudnia 2003 r.
Do czasu zakończenia kontroli Prezes MPO nie wskazał również, mimo trzykrotnych próśb kontrolującego, wymiernych efektów sporządzanych i przesyłanych przez pracowników MPO do SITA Polska Sp. z o.o. miesięcznych raportów, sprawozdań z działalności Spółki wg wzorów, określonych przez SITA Polska Sp. z o.o., w ramach ww. umów. Prezes MPO wyjaśnił, że wymiernym efektem ww. sprawozdań są oszczędności w zatrudnieniu pracowników administracji, a tym samym w funduszu płac oraz, że Zarząd Spółki otrzymuje na podstawie analizy i weryfikacji zestawień przez pracowników SITA Polska Sp. z o.o. informacje niezbędne do podejmowania decyzji, jednakże nie wskazał żadnych udokumentowanych faktów. Dołączone i wskazane przez Prezesa Spółki do wyjaśnień przykładowe materiały będące efektem pracy pracowników Inwestora Strategicznego tj. m.in.: interpretacje przepisów podatkowych i księgowych, materiały pomocnicze w sporządzaniu sprawozdań finansowych czy polityka rachunkowości oraz zakładowy plan kont dostosowane do potrzeb raportowania o sytuacji ekonomiczno - finansowej MPO dla właścicieli Spółki, nie wskazują na to, że przedmiotem umów z dnia 15 czerwca 2002 r. oraz z dnia 31 grudnia 2003 r. była tylko bieżąca obsługa i nadzór a typowa wiedza z zakresu rozwiązywania problemów w dziedzinie organizacji i zarządzania, a więc know - how.
Wątpliwości kontroli co do jakości świadczonych usług przez Inwestora Strategicznego - jako "doradcy" - w ramach ww. umów potwierdza także sposób ich zawarcia, tj. z całkowitym pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
Zdaniem kontrolującego świadczenie usług w ramach ww. umów przez Inwestora Strategicznego powinno być nieodpłatne nie tylko ze względu na postanowienia umowy prywatyzacyjnej, ale i na ich charakter. Inwestor Strategiczny będąc współwłaścicielem MPO m.in. poprzez świadczenie takich usług powinien dążyć do rozwoju Spółki, podnoszenia jakości świadczonych usług w celu wypracowania jak najwyższego zysku i otrzymania dywidendy (właściwego wynagrodzenia) na równych zasadach, proporcjonalnie do wielkości posiadanych udziałów i w porozumieniu z większościowym udziałowcem MPO - Gminą Miasto Szczecin. Należy jednocześnie zaznaczyć, że kontrola nie kwestionuje istotności i potrzeby wprowadzania procedur i rozwiązań organizacyjnych, dostosowanych w dużej mierze do potrzeb sprawozdawczych Inwestora Strategicznego, wdrażanych we wszystkich spółkach Grupy Inwestora Strategicznego, w tym w MPO, tym bardziej jeśli mają one przyczynić się do rozwoju Spółki.
W toku kontroli stwierdzono również, że w okresie od dnia 1 stycznia 2003 r. do dnia 31 maja 2004 r. Prezes MPO dysponował służbową kartą bankową, a od maja 2003 r. dwiema kartami służbowymi z limitem 50.000 zł każda. W ww. okresie dokonano tymi kartami transakcji na łączną kwotę 60.792,75 zł. Najwięcej, bo 21.693,67 zł Prezes MPO wydał na paliwo do samochodu należącego do Spółki, używanego przez niego na koszt MPO do celów służbowych i prywatnych. Jak wynika z obliczeń Prezes MPO przejechał średnio w ww. okresie 126,5 km dziennie. Należy zaznaczyć, że powyższe było zgodne z postanowieniem § 7 pkt 1, 2 Kontraktu Menedżerskiego, zawartego w dniu 3 lipca 2002 r. z Prezesem Spółki przez MPO, reprezentowanym przez Pełnomocników Zgromadzenia Wspólników, tj. przedstawiciela "ASMABEL - SITA" oraz Członka Zarządu Miasta Szczecina (zw. dalej "Kontraktem").
Dużą grupę wydatków w ww. okresie stanowiło ponadto 26 spotkań w lokalach gastronomicznych na terenie Szczecina na łączną kwotę 6.841,50 zł, które miały - wg wyjaśnień Prezesa MPO - charakter spotkań handlowych z klientami lub potencjalnymi klientami Spółki oraz zakup 88 butelek napojów alkoholowych na łączną kwotę 4.432,73 zł  - wg wyjaśnień Prezesa MPO - głównie na prezenty dla stałych klientów Spółki z okazji różnych uroczystości. Należy podkreślić, że dokonując ww. zakupów Prezes MPO nie naruszył żadnych przepisów i ustaleń, ponieważ ani w ww. Kontrakcie ani też w żaden inny sposób nie miał ustalonego limitu pokrycia służbowych wydatków reprezentacyjnych. Zdaniem kontroli, z uwagi na to, że większościowym udziałowcem Spółki jest Gmina Miasto Szczecin oraz zasadę gospodarności w dysponowaniu środkami i nadzór nad ich wydatkowaniem, w MPO powinny być ustalone zasady korzystania i limit wydatków reprezentacyjnych, ustalone przez organy Spółki.    
Ponadto stwierdzono, że do dnia rozpoczęcia kontroli Prezes MPO nie rozliczył pobranej gotówki z kont bankowych Spółki na łączną kwotę 8.683,45 zł z czego nie rozliczone zaległości w wysokości 783,44 zł sięgały 2003 r. Dopiero w trakcie trwania kontroli, tj. w dniu 8 czerwca 2004 r. Prezes MPO wpłacił do kasy MPO kwotę 5.000 zł pobraną w dniu 5 marca 2004 r. Wg wyjaśnień Prezesa Spółki środki te, jak i pobrane wcześniej w dniu 26 lipca 2003 r. w wysokości 2.000 zł, przekazane były na potrzeby płatnicze przedstawiciela udziałowca MPO, ze strony Inwestora Strategicznego, a przyczyną ich późnego rozliczenia był zwrot gotówki w późniejszym terminie. Do dnia zakończenia kontroli, mimo próśb kontrolującego, Prezes MPO nie dostarczył potwierdzenia powyższych wyjaśnień przez przedstawiciela Inwestora Strategicznego ze względu, jak wyjaśnił, na jego nieobecność w kraju. Ponadto do dnia zakończenia kontroli Prezes MPO nie rozliczył pobranej gotówki w wysokości 3.683,45 zł, przy czym ostatniej wypłaty w wysokości 1.000 zł dokonano w dniu 8 marca 2004 r.
Wg wyciągu bankowego w dniu 14 listopada 2003 r. dokonano transakcji na kwotę 1.309,94 zł w PLL LOT S.A. Wg wyjaśnień Prezesa Spółki, pracowników MPO jak i zdaniem kontrolującego mogła to być pomyłka banku, jednak do dnia zakończenia kontroli sprawa nie została jednoznacznie wyjaśniona.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zaproponował Radzie Nadzorczej MPO rozważyć podjęcie następujących działań:
1. Podjęcie czynności zmierzających do zrealizowania ustaleń określonych w § 5 ust. 2, 3 umowy prywatyzacyjnej z dnia 2 sierpnia 2000 r. w stosunku do Inwestora Strategicznego, w związku ze stwierdzeniem niezgodności umowy z dnia 15 czerwca 2002 r. oraz umowy z dnia 31 grudnia 2003 r. z postanowieniami ww. umowy prywatyzacyjnej.
2. Ustalenie zasad korzystania i limitu służbowych wydatków reprezentacyjnych dla pracowników MPO, w tym dla Zarządu Spółki.
3. Zobowiązanie Prezesa MPO do rozliczenia i dalszego bieżącego rozliczania pobieranej gotówki z kont bankowych Spółki.
4. Zobowiązanie Prezesa Spółki do ostatecznego wyjaśnienia transakcji z dnia 14 listopada 2003 r. na kwotę 1.309,94 zł.