Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

    Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, działając w imieniu Gminy Miasto Szczecin,

w okresie 22.11.2004 r. – 17.12.2004 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Centrum Renowacyjnym Sp. z o.o.

(zw. dalej „SCR” lub „Spółką”), w temacie wybranych zagadnień gospodarki finansowo – księgowej oraz działalności Spółki w okresie 2004 r. do dnia zakończenia kontroli.

 

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym przez Prezesa Spółki w dniu 6 stycznia 2004 r.

 

Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 stycznia 2004 r.

             W badanym zakresie stwierdzono nieprawidłowości polegające głównie na występowaniu pojedynczych przypadków (dwóch spośród 27 objętych kontrolą) nieprzestrzegania niektórych postanowień uchwały Rady Nadzorczej SCR – przy sprzedaży nieruchomości, braku jednoznacznych procedur wyboru wykonawców budowlanych, braku dokumentacji z wyboru wykonawców budowlanych oraz realizacji umów (pięć przypadków na 10 umów objętych kontrolą), nieegzekwowaniu, niektórych postanowień umów o roboty budowlane (w trzech na 10 przypadków), nieuchwaleniu regulaminów działania organów Spółki oraz braku płynności finansowej.

            Wskazać  należy jednak, że SCR w okresie objętym kontrolą, realizował cel określony w Uchwale Nr XIV/455/99 Rady Miasta Szczecina z dnia 11 października 1999 r. w sprawie utworzenia Spółki, dotyczący kompleksowej renowacji istniejącej zabudowy w centrum Szczecina, zapewnienia niezbędnych mieszkań zamiennych oraz zarządzania i obrotu nieruchomościami.

            Ustalono, że dwie nieruchomości spośród czterech sprzedanych w badanym okresie za pośrednictwem biur obrotu nieruchomościami, Spółka zbyła w dniach 13 października (za kwotę brutto 217.557 zł) i 5 listopada 2004 r. (za kwotę brutto 759.084 zł) uzyskując ze sprzedaży kwotę niższą – odpowiednio o 294 zł i o 2.344 zł od wartości nieruchomości ustalonej w operatach szacunkowych. Było to niezgodne z § 3 Uchwały Nr 5/2002 Rady Nadzorczej SCR z dnia 21 marca 2002 r. w sprawie ustalenia procedur zbywania przez Spółkę nieruchomości, wg którego kwota ta po odliczeniu prowizji od czynności pośrednika nie mogła być niższa od określonej w wycenie. Należy zaznaczyć, że były Prezes SCR, zadeklarował chęć uregulowania ww. kwot wspólnie z firmą pośredniczącą.

            Kontrola wykazała ponadto, że w badanym okresie (do czasu zakończenia kontroli) Spółka nie była w stanie terminowo i na bieżąco regulować swoich zobowiązań krótkoterminowych, które wyniosły w łącznie 4.153.482,21 zł (wg stanu na dzień 31 października 2004 r.), w tym w szczególności wobec wykonawców inwestycji realizowanych przez SCR. Do czasu zakończenia kontroli Spółka posiadała bowiem nieuregulowane zobowiązania, wobec wszystkich wykonawców robót budowlanych objętych kontrolą. Jedynie dzięki „cierpliwości” wierzycieli Spółka nie poniosła konsekwencji finansowych z tego tytułu. Ograniczona płynność finansowa uniemożliwiała z kolei Spółce egzekwowanie od wykonawców postanowień zawartych umów o roboty budowlane. Pomimo powyższych problemów finansowych, cztery spośród ogółem 27 nieruchomości SCR zbył za pośrednictwem biur obrotu – w zasadzie bez podjęcia działań zmierzających do samodzielnej ich sprzedaży. Powyższe spowodowało, że Spółka poniosła dodatkowe koszty z tytułu prowizji za pośrednictwo w łącznej wysokości 48.695 zł netto (53.467,90 zł brutto). Ustalono ponadto, że trzy spośród ww. nieruchomości sprzedano w dniach 16 stycznia, 14 października oraz 5 listopada 2004 r. na podstawie umowy z dnia 2 stycznia 2003 r. (zawartej z panem A.C.), która – jak wynikało z zapisów w umowie – wcześniej, tj. w dniu 1 stycznia 2004 r. – wygasła. W złożonych wyjaśnieniach były Prezes SCR oświadczył, że w ww. umowie doszło do „oczywistej omyłki pisarskiej”.

             W kontekście ustaleń o braku płynności finansowej Spółki, zastrzeżenia kontroli dotyczą także celowości zakupu w dniu 26 marca 2004 r. aparatu fotograficznego (wraz z lampą błyskową) na łączną kwotę 7.589,15 zł. Ww. zakupu dokonano pomimo, że Spółka posiadała już dwa aparaty zakupione – wraz z akcesoriami na łączną kwotę 9.146 zł – w niespełna 1,5 roku wcześniej. Stwierdzono też, że większość (tj. ośmiu) spośród zatrudnionych w SCR czternastu osób korzystała na koszt Spółki ze służbowych telefonów komórkowych bez ograniczeń limitami. W okresie 10 – ciu miesięcy opłaty za użytkowanie telefonów komórkowych Spółki wyniosły ogółem 24.327,57 zł.

            Uwagi kontroli dotyczą też sposobu prowadzenia (sprawności i skuteczności) działań windykacyjnych, gdyż kontrolujący uzyskał inne informacje na temat stanu 9. objętych badaniem przypadków należności Spółki – od jej pracowników, a inne od Kancelarii Radców Prawnych zobowiązanej w imieniu SCR do prowadzenia m.in. sądowych spraw o zapłatę. Działania te powinny być prowadzone w sposób umożliwiający jednoznaczne ustalenie ich stanu i ocenę. Stały monitoring sposobu prowadzenia ww. spraw przez Kancelarię jest ponadto konieczny, z uwagi na zobowiązania SCR wobec Kancelarii w wys. 42.848 zł (wg stanu na dzień zakończenia kontroli).

            Spółka nie posiadała jednoznacznych procedur wyboru wykonawców robót budowlanych. W praktyce kierowano do wykonawców zapytania ofertowe bądź negocjowano z różną ilością podmiotów gospodarczych (od jednego do sześciu – w przypadkach objętych kontrolą) albo też ogłaszano przetarg – wg własnego uznania. W przypadku przetargów, gdzie stosowano specyfikacje istotnych warunków zamówienia (SIWZ) nie przestrzegano niektórych postanowień SIWZ. Dotyczyło to dwóch spośród trzech objętych badaniem przetargów na wybór wykonawców. Przetarg dotyczący przebudowy i rozbudowy budynków przy ul. Jagiellońskiej 87 i 88 w Szczecinie wygrał bowiem wykonawca, który nie wpłacił wadium w ustalonym terminie ani nie złożył oświadczenia o „zapoznaniu się z warunkami przetargu określonymi w SIWZ i przyjęciu ich bez zastrzeżeń”, co było niezgodne z pkt. 7, rozdziału I SIWZ, wg którego Spółka miała odrzucić ofertę m.in. jeżeli oferent nie złoży wymaganych oświadczeń. Wg wyjaśnień ówczesnego Prezesa „zdaniem Spółki była to najlepsza oferta”. W przetargu dotyczącym rozbiórki oficyn kamienic przy ul. Jagiellońskiej 87 i 88 w Szczecinie, Spółka nie zwróciła z kolei w terminie 1,5 roku od dnia rozstrzygnięcia przetargu (do dnia zakończenia kontroli) wadium w wys. 10 tys. zł, pomimo że w pkt. 2.6.3 SIWZ postanowiono, że powinna je zwrócić po upływie dwóch dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu.  Stwierdzono ponadto, że w jednym spośród trzech skontrolowanych przetargów, w Spółce nie było ofert firm, które nie wygrały przetargu, co uniemożliwiło ocenę dokonanego wyboru. W dwóch przypadkach, nie sporządzono natomiast protokołów z wyboru wykonawców, a w dwóch innych – protokołów usunięcia usterek. Ustalono też, że do czasu zakończenia kontroli Spółka nie egzekwowała kar za nieterminowe wykonanie robót w odniesieniu do umowy nr 31/I/03 na kwotę 24.510 zł oraz umowy nr 46/I/03 na kwotę 4.725 zł, a w przypadku umowy nr 35/I/03 – nie egzekwowała kary za nieterminowe usunięcie usterek w kwocie 5.600 zł, podczas gdy na podstawie ww. umów powinna to zrobić. W trzech przypadkach (umowy nr 31/I/03, 35/I/03, 57/I/04) przyjęto ponadto faktury VAT z tytułu częściowego wykonania prac, w wysokości przekraczającej kwoty ustalone w umowach.

            Od chwili zawiązania Spółki do dnia zakończenia kontroli Rada Nadzorcza ani Zarząd SCR nie uchwaliły regulaminów ich działania, podczas gdy wg § 16 ust. 2 oraz § 18 ust. 4 Aktu Założycielskiego Spółki należało to zrobić.

Ustalono ponadto, że w Uchwałach Rady Nadzorczej SCR Nr 4 i 5 z dnia 9 marca 2004 r., podjętych na wniosek Zarządu, umożliwiających sprzedaż czterech nieruchomości „w innym trybie” niż ustalony w ww. Uchwale Nr 5/2002 Rady Nadzorczej SCR, określono z kolei jedyny warunek sprzedaży „za cenę niższą niż” bez określenia czasu ich obowiązywania. Powyższe mogłoby spowodować sprzedaż nieruchomości po cenie określonej w ww. uchwałach nawet w przypadku dużego wzrostu cen nieruchomości ze szkodą dla Spółki. Nie ustalono przyczyn zastosowania „innego trybu” przy sprzedaży ww. nieruchomości ze względu na niewyczerpujące wyjaśnienia byłego Prezesa SCR oraz niezłożenie wyjaśnień – do czasu zakończenia kontroli – przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej SCR.

            W okresie swojego funkcjonowania SCR nie stosował przepisów dotyczących zamówień publicznych, gdyż wg opinii prawnej Radcy Prawnego UM z dnia 3 października 2002 r. nie musiał ich stosować. W nowym stanie prawnym (zmiana ww. przepisów) wg opinii Biura ds. Zamówień Publicznych UM, ze względu na „wątpliwości interpretacyjne” nie można jednoznacznie stwierdzić czy SCR jest podmiotem zobowiązanym do stosowania ww. przepisów. 

 

Prezydent Miasta Szczecina zalecił:

1.     Podjąć działania zmierzające do ustabilizowania i poprawy płynności finansowej Spółki.

2.     Opracować oraz wdrożyć procedury dotyczące zasad i trybu wyboru kontrahentów Spółki.

3.     Bezwzględnie sporządzać oraz przechowywać dokumentację dotyczącą wyboru kontrahentów.

4.     Podejmować w pierwszej kolejności z należytą starannością, działania w celu samodzielnej sprzedaży   nieruchomości.

5.     Podjąć czynności w stosunku do byłego Prezesa Spółki zmierzające do polubownego uregulowania różnic z tytułu zbycia nieruchomości, omawianych w wystąpieniu pokontrolnym.

6.     Jednoznacznie wyjaśnić i rozliczyć umowę o pośrednictwo sprzedaży nieruchomości omawianą w wystąpieniu pokontrolnym.

7.     Opracować i wdrożyć Regulamin Pracy Zarządu.

8.     Jednoznacznie wyjaśnić i rozliczyć usługi wykonywane przez Kancelarię Radców Prawnych.

9.     Przeanalizować celowość korzystania przez pracowników ze służbowych telefonów komórkowych w obecnej ilości oraz wprowadzić zasady korzystania z nich.

10.  Wystąpić do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o opinię w sprawie obowiązku stosowania przez SCR ustawy Prawo zamówień publicznych w celu jednoznacznego wyjaśnienia sprawy.