Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził w dniach od 06.04.2004 r. do 14.05.2004 r. kontrolę P /16/04 w Domu Dziecka Nr 1 w Szczecinie zw. w dalszej treści domem dziecka, w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2003 r. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lipca 2004 r. przedstawiono ocenę gospodarki finansowo-księgowej Domu Dziecka, wskazując na występowanie poniżej opisanych uchybień.

Wydatki domu dziecka zrealizowane w 2003 r. po uwzględnieniu zmian do planu wyniosły ogółem kwotę 1.456.919 zł, co stanowiło 113,5 % środków określonych pierwotnie w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 1.283.692 zł. Środki wydatkowano w całości na zadania działu z zakresu opieki społecznej (dział 853), w tym w większości na placówki opiekuńczo wychowawcze (rozdział 85301) kwotę 1.451.394 zł, na zadania działu 853 (rozdział 85395) w wysokości 3.588 zł, na zadania działu 853 (rozdział 85346) w wysokości 1.937 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że w domu dziecka wypłacano wynagrodzenie za pracę
w godzinach nadliczbowych dla trzech pracowników administracji z tyt. dozoru budynku administracji w godzinach nocnych, ustalone wg stawek wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z zawartych umów o pracę. Pracownikom wypłacano wynagrodzenie z tyt. pracy w godzinach nadliczbowych wg stawek wynikających z umów o pracę, tj. odpowiednio od IX kategorii zaszeregowania dla referenta do XVII kategorii zaszeregowania dla gł. księgowego. Sprzeczne to było z ustaleniami Załącznika nr 4 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2000 r. nr 61, poz. 708 ze zm.), wg których pracownikowi pracującemu w charakterze dozorcy przysługuje wynagrodzenie wg III – VII kategorii zaszeregowania.
W okresie od 01.04.2001 r. do 31.03.2004 r. dla ww. pracowników z tytułu godzin nadliczbowych wypłacono kwotę 23.400,07 zł brutto, podczas gdy przyjmując za prawidłową VII kategorię zaszeregowania, powinna to być kwota 14.502,96 zł brutto. Powyższe spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej 8.897,11 zł brutto.
W objętej badaniem dokumentacji wynagrodzeń 15. pracowników domu dziecka, na łączną kwotę 308.834 zł stanowiącą 43,2 % ogólnej kwoty wynagrodzeń w wysokości 715.110 zł, stwierdzono 7 przypadków nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń w tym 5 przypadków nadpłaty co spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej 7.510,33 zł brutto oraz 2 przypadki nie dopłaty na łączną kwotę 332,84 zł brutto.
Nadpłata wynikała z przyznania dodatków za wysługę lat, z tytułu zawieranych umów o pracę na okoliczność dodatkowego zatrudnienia. Dotyczyło to umów o pracę od dnia 17.09.2001 r. podpisywanych na czas określony (pierwsza umowa od 01.09.1989 r na czas nieokreślony) w charakterze palacza c.o. oraz umowy obowiązującej od 01.06.2002 r. do 30.09.2002 r. w charakterze konserwatora, zawieranych z kierowcą domu dziecka. Na nadpłatę złożyły się, bezzasadnie naliczony dodatek w okresach od 01.04.2001 r . do 31.12.2001 r. w kwocie 469,43 zł, od 01.01.2002 r. do 31.05.2002 r. w kwocie 258,60 zł, od 01.06.2002 r. do 30.09.2002 r. w kwocie 192,00 zł oraz od 01.01.2003 r. do 31.12.2003 w kwocie 392,80 zł brutto. Dotyczyło to również umowy o pracę zawartej od dnia 01.10.2002 r. w charakterze pomocy kuchennej z pracownikiem, którego podstawowym miejscem pracy było Pogotowie Opiekuńcze w Szczecinie.
W okresie od 01.10.2002 do 31.12.2003 r. bezzasadnie naliczony dodatek wypłacony został w kwocie 1.200 zł brutto.
Nadpłata dotyczyła ponadto umowy o pracę z dnia 04.11.2002 r. na czas określony do dnia 30.06.2002 r. w charakterze palacza c. o. zawartej z konserwatorem domu dziecka. Na tą nadpłatę złożył się bezzasadnie naliczony dodatek w okresie od 04.11.2002 r. do 30.06. 2002 r. w kwocie 339,70 zł brutto.
Nadpłata miała także miejsce przy umowie o pracę od dnia 01.09.2003 r. w charakterze pracownika socjalnego zawartej z nocnym wychowawcą domu dziecka. Na nadpłatę złożył się bezzasadnie naliczony dodatek w okresie od 01.09.2003 r. do 31.12.2003 r. w kwocie 485,60 zł brutto , w okresie od 01.01.2004 r. do 30.03.2004 r. w kwocie 364,20 zł brutto.
Powyższe sprzeczne było z ustaleniami ust. 2 § 8 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2000 r. nr 61, poz. 708 ze zm.), wg którego w przypadku gdy praca w jednostce stanowi dodatkowe zatrudnienia do okresu dodatkowego zatrudnienia nie podlegają zaliczeniu okresy zatrudnienia podstawowego. Sprzeczne to było ponadto z ustaleniami Zarządzenia dyrektora domu dziecka z dnia 25.05.1999 r. w sprawie Regulaminu wynagrodzeń pracowników nie będących nauczycielami, wg których w przypadku dodatkowego zatrudnienia pracownika, również w tej samej placówce prawo do dodatku za wysługę lat ustala się odrębnie dla każdego stosunku pracy. Do okresu zatrudnienia dodatkowego nie podlegają zaliczeniu okresy zatrudnienia podstawowego.

Nadpłata wynikała również z przyznania osobie zatrudnionej do dnia 31.10.2003 r. w charakterze specjalisty ds. żywienia, dodatku za sprzątanie magazynów. Na nadpłatę złożył się bezzasadnie przyznany dodatek w wysokości 112 zł miesięcznie (w tej kwocie przyznany został od dnia 01.01.2001 r.), w okresie od 01.01.2001 r. do 31.12.2001 r. wypłacony
w kwocie 1.344 zł, w okresie od 01.01.2002 r. do 31.12.2002 r. w kwocie 1.344 zł, w okresie od 01.01.2003 r. do 30.10.2003 r. w kwocie 1.120 zł brutto.
Było to niezgodne z cytowanym rozporządzeniem w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, które nie normowało przyznania ww. dodatku, jedynie w § 13 przewidywało przyznanie dodatku za powierzenie dodatkowych czynności dla kierowcy.
Również cytowane zarządzenie dyrektora w sprawie Wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, nie normowało przyznania dodatku za sprzątanie magazynów.

Nie dopłata wynikała z naliczenia zaniżonego dodatku funkcyjnego p. o. dyrektora domu dziecka. Była ona efektem nie uwzględnienia zmiany wysokości tego dodatku określonego w kwocie 754,60 zł miesięcznie wg wymiaru wynagrodzenia, tj. pisma nr WO. II. AC/1131-34/03 z dnia 23.06.2003 r. W okresie od 01.01.2003 r. do 31.12.2003 r. dodatek został zaniżony łącznie o kwotę 268,80 z brutto. Nie dopłata wynikała również z przyznania zaniżonego dodatku funkcyjnego opiekuna stażu dla wychowawcy. Była ona efektem przyznania ww. dodatku w kwocie 50 zł miesięcznie, podczas gdy przysługiwał w kwocie 53,90 zł. Niezgodne to było z § 28 Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków... stanowiącego załącznik do Uchwały nr XXVII/691/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 24.07.2000 r., wg którego nauczycielowi, któremu powierzono sprawowanie funkcji opiekuna stażu przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości od 5 % do 15 % najniższej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela stażysty magistra z przygotowaniem pedagogicznym. Niezgodne to było również z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 21.02.2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego (Dz. U. nr 34 z 2003 r. poz.286), wg którego dodatek winien wynosić 53,90 zł.

Kontrola wykazała, że dowody księgowe domu dziecka nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, ponieważ listy płac od nr 46 do nr 50 (wyrównanie podwyżki dla prac. administracji i obsługi), listy płac za nadgodziny pracowników administracji nie miały adnotacji dotyczącej ich sprawdzenia pod względem merytorycznym. Sprzeczne to było z ustaleniami art. 22 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości zwanej dalej ustawą o Rach. (Dz. U. z 1994 r. nr 121, poz. 521 ze zm.), który mówi, że dowody księgowe m. innymi powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują.
Ponadto, sprzeczne to było z Zasadami wystawiania i kontroli dokumentów Instrukcji obiegu dokumentów, wg których dokumenty przed zaksięgowaniem powinny być poddane szczegółowej kontroli, w tym merytorycznej polegającej na ustaleniu czy operacja gospodarcza była faktycznie dokonana, czy poprzedzona była umową, zapotrzebowaniem, zleceniem oraz czy zastosowane zostały prawidłowe ceny, marże, rabaty. Fakt dokonania kontroli winien być uwidoczniony na dokumencie podpisem osoby sprawdzającej.

W wyniku kontroli ustalono, że zamawiający dokonywał wydatkowania środków finansowych w łącznej wysokości 37.568,12 zł. brutto, bez przeprowadzania analizy rynku do czego był zobowiązany Zarządzeniem Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych zmienionym Zarządzeniem nr 374/03 z dnia 26.06.2003 r. oraz Zarządzeniem nr 599/03 z dnia 04.11.2003 r. Wg § 14 ust. 8-11 ww. zarządzenia przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego dostawcy / wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia, przy zamawianiu usług zamawiający zawsze powinien posiadać kalkulacje nakładów sporządzone przez co najmniej trzech wykonawców. Przykładem takiego postępowania było, wymiana okien wg umowy nr 1/12 z 08.12.2003 r. - faktura nr 86/03 z dnia 23.12.2003 r. na kwotę 27.009,59 zł brutto wystawiona przez firmę System Ekolog, wymiana okien w lokalu mieszkalnym przy ul. Piastów 5/5 wg f-ry nr 107/03 z 21.11.2003 r. na kwotę 5.558,53 zł brutto wystawionej przez s. c. IREX oraz zawarcie umów zleceń z dnia 27.10.2003 r. i 10.12.2003 r. na wykonanie prac remontowych przez pracownika domu dziecka w łącznej kwocie 5.000 zł brutto.

Kontrola wykazała, że w domu dziecka nie podpisano z wykonawcą s. c. IREX umowy cywilno-prawnej na wykonanie stolarki okiennej w lokalu mieszkalnym przy ul. Piastów 5/5, co było niezgodne z przepisem art. 75 kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego w przypadkach gdy wartość wykonanych robót czy usług przewyższała dwa tysiące złotych powinna być stwierdzona pismem. Za wymianę stolarki okiennej wykonawca wystawił fakturę nr 107/03 z dnia 21.11.2003 r. na kwotę 5.558,53 zł. Dom dziecka zlecił wykonanie prac pismem z dnia 25.09.2003 r.

1. Wystąpił o zwrot nadpłaconych 3. pracownikom administracji wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych z tyt. dozoru budynku administracji w godz. nocnych w kwotach 3.390,33 zł (brutto), 768,99 zł (brutto) oraz 4.737,79 zł (brutto).
2. Wystąpił o zwrot nadpłaconych wynagrodzeń pracownikom, kierowcy w kwocie 1.312,83 zł, pomocy kuchennej w kwocie 1.200,00 zł, konserwatorowi w kwocie 339,70 zł, wychowawcy w kwocie 849,80 zł, spec. ds. żywienia w kwocie 3.808,00 zł (brutto). Dokonał korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.
3. Przestrzegał obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników.
4. Nie kompensował wpływów z wydatkami, rzetelnie i jasno przedstawiał w księgach rachunkowych sytuację majątkową i finansową wg art. 4, 6, 7 ustawy o Rach.
5. Przy udzielaniu zamówień publicznych stosował zasady określone przepisami Zarządzenia nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31.03.2003 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej.
6. Przestrzegał przepisów art. 21, 22 ustawy o Rach. wg których dowody księgowe
   m. innymi powinny być rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Dokonał uaktualnienia Instrukcji obiegu dokumentów, m. innymi o uregulowania kto jest odpowiedzialny i w jakim zakresie za sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym.
7. Dokonywał ewentualnych wydatków z tyt. zawieranych umów zleceń z § 4300 - Zakup usług pozostałych wg wymogów przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.07.2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków...(Dz. U z 2000 r. nr 59, poz. 688 ze zm.)