Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie w okresie od dnia 19. listopada do 20 grudnia 2004 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 18 w Szczecinie (zw. dalej Szkołą) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2003 r. i I-sze półrocze 2004 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 10. stycznia 2005 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 stycznia 2005 r.
        Podczas kontroli stwierdzono, że jednostka nie posiadała aktualnej dokumentacji dotyczącej przyjętych w Szkole zasad prowadzenia rachunkowości. Przygotowane zarządzenie dyrektora Szkoły w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, które według zawartych w nim zapisów miało wejść w życie z dniem 1 stycznia 2002 r., nie zostało podpisane przez dyrektora. Obowiązek opracowania dokumentacji o przyjętych zasadach rachunkowości w formie pisemnej i jej aktualizowanie spoczywa według art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości na kierowniku jednostki (Dz.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 ze zm.). 
        W Szkole prowadzony był magazyn artykułów spożywczych, lecz nie było instrukcji magazynowej, w której określone byłyby zasady prowadzenia magazynu, prowadzonej w nim dokumentacji, ustalenie dokumentów stanowiących podstawę ewidencji przychodów i rozchodów oraz odpowiedzialności osób prowadzących i kontroli prowadzonej ewidencji. 
        W wyniku kontroli wydatków w zakresie wynagrodzeń stwierdzono, że w Szkole nie opracowano zasad i kryteriów przyznawania dodatku motywacyjnego dla pracowników pedagogicznych. Obowiązek opracowania tych zasad wynikał z Regulaminu stanowiącego załącznik do uchwały nr XXVII/691/2000 Rady Miasta Szczecina, określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz niektórych innych składników wynagrodzenia. Według § 25 ust. 2 ww. regulaminu “w ramach środków finansowych przeznaczonych na wypłatę dodatku motywacyjnego, dodatek przyznaje dyrektor Szkoły w oparciu o opracowane zasady i kryteria, uzgodnione ze związkami zawodowymi działającymi na terenie szkoły, z uwzględnieniem stopnia awansu zawodowego”. Stwierdzono, przypadki naliczania wynagrodzenia dla nauczycieli na podstawie przepisów wynikających z rozporządzeń Min. Edukacji Narodowej i Sportu dotyczących stawek wynagrodzenia zasadniczego a nie na podstawie decyzji dyrektora o ustaleniu wymiaru wynagrodzenia. Przykładem takiego postępowania była sytuacja nauczyciela, który stopień nauczyciela kontraktowego otrzymał 23. czerwca 2003 r., w związku z tym nową stawkę winien otrzymać od miesiąca lipca 2003 r. Mimo braku pisma dyrektora ustalającego nową stawkę zaszeregowania nauczyciela kontraktowego w miesiącu sierpniu wypłacono wynagrodzenie według nowej stawki z wyrównaniem od lipca. Nowa stawka ustalona została dopiero w umowie o pracę od 01.09.03 r. Ponadto pismem z dnia 01.09.2004 r. ustalono nowe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 1.316 zł, zgodne z kwalifikacjami i tabelą zaszeregowania stanowiącą załącznik do rozporządzenia Min. Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14. kwietnia 2004 r. Mimo wymienionego wyżej pisma według nowej stawki wypłacano wynagrodzenie już od stycznia 2004 r. 
        Stwierdzono ponadto wypłacanie premii dla pracowników nie będących nauczycielami, mimo braku regulaminu premiowania tych pracowników, a według art. 8 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dotyczącego zasad wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, “w każdej szkole – w ramach środków na wynagrodzenia – tworzy się fundusz premiowy w wysokości 20% wynagrodzeń zasadniczych pracowników objętych układem z przeznaczeniem na premie dla pracowników tej grupy. Zasady podziału funduszu premiowego i przyznawania premii określa zakładowy regulamin premiowania, ustalony przez dyrektora szkoły w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi”. Ponadto stwierdzono, że przy przeszeregowaniach pracowników administracyjnych i obsługi, we wszystkich 7. kontrolowanych przypadkach, nie przestrzegano zasady kwalifikowania pracowników do przysługujących kategorii zaszeregowania, wynikających z tabeli stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników, stanowiącą zał. do wyżej cyt. PUZP. 
        Kontrola wydatków rzeczowych związanych między innymi: z zakupami materiałów do remontów bieżących wg faktur VAT nr 2003/5 z 28.01.03 r. na 4.280 zł, nr FAS/515/2003 z 01.10.03 r. na 6.169,44 zł; zakupami środków czystości wg faktur VAT nr 00398/03 z 06.02.03 r. na 795,20 zł, nr Fv/163/03 z 30.05.03 r. na 1.012,37 zł; zakupu i montażu okien według faktury VAT nr 219/03 z 14.07.03 r. na 8.800 zł; zakupu sprzętu: zmywarki do kuchni wg f-ry VAT 1056/2003 z 01.10.03 r. na 6.270,80 zł, centrali alarmowej wg f-ry VAT nr 4/2003 z 08.01.03 r. na 5.612 zł wykazała, że w żadnym z kontrolowanych przypadków nie sporządzano notatek z rozeznania rynku, których wykonania wymagało Zarządzenie nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z 31.03.2003r. Na podstawie § 14 pkt. 8 cyt. zarządzenia przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty 3.000 EURO, a od 4.11.03 r. 6.000 EURO, “przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego dostawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego”. Każdorazowo należy sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt “rozeznania rynku”. Notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu EURO z dnia szacowania.
        Podczas kontroli dochodów w ramach środka specjalnego stwierdzono, że Szkoła uzyskała za 2003 r. wpływy z tytułu najmu i dzierżaw w łącznej kwocie 41.902,87zł. Wpływy te pochodziły głównie z zawartych umów na dzierżawy i najem terenu oraz pomieszczeń szkolnych. Kontrola czterech z 15. tego typu umów obowiązujących w 2003 r. wykazała, że w dwóch przypadkach stawki czynszu były zbyt niskie, ustalone bez rozeznania kształtowania się cen najmu w podobnych jednostkach, brak prawidłowo przeprowadzonej kalkulacji kosztów. Stwierdzono, że w umowach na umieszczenie tablic informacyjnych oraz zamieszczenie baneru reklamowego opłaty ustalono według nieobowiązujących stawek wynikających z uchwały nr 411/2000 Zarządu Miasta Szczecina z dnia z 11.07.2000 r. W okresie zawierania umowy z Agencją Reklamową obowiązywały stawki z uchwały nr 520/02 Zarządu Miasta Szczecina z 19.03.02 r. Stwierdzono również, że mimo nieterminowo dokonywanych opłat przez firmę “Duda”, Szkoła nie naliczała i nie ewidencjonowała odsetek od nieterminowej zapłaty. Obowiązek ten wynika z § 7 ust. 2 rozporządzenia Min. Finansów z dnia 18.12.01 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) Kwota nie naliczonych i nie zaewidencjonowanych odsetek od płatności w 2003 r. wynosiła 109,20 zł. Kontrola wykonania umowy na dzierżawę pomieszczeń na sklepik szkolny wykazała brak obciążenia za miesiąc grudzień 2003 r. w kwocie 305,00 zł. 
    W wyniku kontroli stwierdzono, że w ramach środka specjalnego Szkoła w 2003 r. uzyskała wpływy z usług (§ 083) na łączną kwotę 172.527,42 zł. Wpływy te pochodziły ze sprzedaży posiłków dla dzieci oraz wpłat Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie za bezpłatnie wydawane obiady dla dzieci z rodzin ubogich. Stwierdzono, że przy sprzedaży posiłków na kwitariuszach nie określano ilości sprzedanych posiłków, za które dokonywana była wpłata oraz dni na jakie zostały one wykupione, nie wpisywano również kwoty odliczeń z tytułu niewykorzystanych posiłków z poprzedniego miesiąca. Brak takich danych uniemożliwiał dokładne wyliczenie ilości do przygotowania posiłków w danym dniu. Ponadto stosowany sposób wydawania posiłków poprzez zakreślanie daty na kartach obiadowych nie stwarza możliwości skontrolowania ilości wydawanych posiłków w danych dniach, a w związku z tym właściwego rozliczenia zużytych artykułów wydanych do przygotowania obiadów. 
        Kontrola wydatków na żywienie wykazała, że w 2003 r. Szkoła wydatkowała łącznie kwotę 148.268,31 zł na zakup artykułów spożywczych niezbędnych do przygotowania posiłków w stołówce szkolnej. Wszystkie zakupy dokonywane były u dostawców wybieranych bez zastosowania procedur, określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 1994 r. nr 76, poz. 344 ze zm.). Zgodnie z art. 28 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. 98.155.1014 ze zm.). Według art. 138 ust. 1 pkt. 12 cyt. ustawy o finansach publicznych, naruszenie zasady, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego, ustalonych ustawą, o której mowa w art.. 28 ust. 4, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

1. Opracował zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości zasady prowadzenia rachunkowości w Szkole.
2. Ustalił szczegółowe zasady funkcjonowanie stołówki szkolnej ze szczególnym uwzględnieniem kontroli ilości przygotowywanych i wydawanych posiłków.
3. Opracował zasady i kryteria przyznawania dodatku motywacyjnego dla pracowników pedagogicznych oraz regulaminu premiowania pracowników nie będącymi nauczycielami. Dokonywał naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń na podstawie dokumentów stwierdzających ich przyznanie (angaży).
4. Przestrzegał przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych oraz Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.
5. Zweryfikował zawarte umowy dotyczące dzierżawy i najmu terenu oraz pomieszczeń szkolnych pod względem stosowanych stawek. Stosowane stawki winny wynikać z rozeznania rynku a także z prawidłowo przeprowadzonej kalkulacji. Opłaty za udostępnienie nieruchomości komunalnych w celu umieszczenia reklam stosował zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
6. Bieżąco egzekwował należności, a od przeterminowanych należności naliczał i ewidencjonował odsetki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Naliczył, zaewidencjonował i wyegzekwował odsetki od wszystkich nieterminowych płatności, w tym od Agencji Reklamowej firmy “Duda”. Wyjaśnił brak naliczenia opłaty za m-c grudzień 2003 r. za prowadzenie sklepiku szkolnego, w przypadku braku uzasadnionej przyczyny naliczyć opłatę.