Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Biuro ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadziło kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego, dotyczącą prawidłowości udzielania zamówień publicznych w roku 2003. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 września 2004 r. przedstawiono ocenę kontrolowanej działalności, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
        W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na “Opracowanie projektu budowlanego realizacji sygnalizacji świetlnej z pełną akomodacją na skrzyżowaniu ulicy Kołłątaja – Orzeszkowej w Szczecinie” oraz na “Opracowanie projektu budowlanego realizacji sygnalizacji świetlnej z pełną akomodacją na skrzyżowaniu ulicy Krasińskiego – Chopina w Szczecinie”, zamawiający przyjął do oceny ofertę firmy pomimo faktu, iż w ofercie tej kopie wykazu prac podobnych i wykazu osób przewidzianych do wykonania zamówienia nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem. 
        Zgodnie z treścią § 3 ust 1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002r. w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne, dokumenty, o których mowa w § 1 i 2 (między innymi wykaz osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat dostaw lub usług) powinny być składane w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez dostawcę lub wykonawcę. W związku z powyższym, zamawiający powinien był na podstawie art. 22 ust 7a uozp wezwać oferenta do uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym przez siebie terminie. Oferta mogła zostać przyjęta do oceny dopiero po uzupełnieniu braków, polegających na nie potwierdzeniu kopii dokumentów za zgodność z oryginałem.
        W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na: “Opracowanie dokumentacji projektowej pn.: zmiana sygnalizacji świetlnej na skrzyżowaniu Al. Piastów – Al. Narutowicza – Ku Słońcu w Szczecinie”, “Przewozy więźniów w relacji Stargard Szczeciński – Szczecin – Stargard Szczeciński”, “Wymianę ślusarki okiennej i drzwiowej w punkcie dyspozytorsko – kasowym PODJUCHY” oraz na “Wymianę ślusarki okiennej i drzwiowej w punkcie dyspozytorsko – kasowym Basen Górniczy”, Dyrektor ZDiTM nie złożył oświadczenia z art. 20 ust. 1 uozp. 
        Zgodnie z treścią art. 20 ust. 2 uozp, osoby występujące w imieniu zamawiającego, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust.1 (dot. wyłączeń podmiotowych po stronie zmawiającego). Takie oświadczenie powinna złożyć każda osoba występująca w imieniu zamawiającego (również kierownik jednostki – w tym przypadku Dyrektor ZDiTM, bez względu na to, czy postępowanie zakończyło się podpisaniem umowy, czy też unieważnieniem).
        Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości przy zawieraniu aneksów do niżej wymienionych umów:
        Umowa Nr 29/PK/02 zawarta w dniu 28 lutego 2002 r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin – Zarządem Dróg i Transportu Miejskiego a firmą Usługi Informatyczne – D.O. (aneks nr 1 z dnia 06 lutego 2003r.)
        W dniu 06 lutego 2003r. do przedmiotowej umowy został zawarty aneks nr 1, w którym postanowiono, iż pierwotna umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony. Stanowiło to naruszenie art. 73 uozp. Zgodnie z jego treścią, umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogą być zawierane na czas nie oznaczony. Zawarcie umowy na czas dłuższy niż 3 lata wymaga wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
        Po upływie okresu na jaki zawarto pierwotną umowę zamawiający powinien był przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w jednym z trybów określonych przepisami uozp. Jeżeli zachodziły przesłanki określone w art. 71 ust 1 uozp zamawiający mógł rozważyć możliwość udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki. Zawarcie umowy na czas nieokreślony spowodowało, iż kwota jaką zamawiający wydatkował na jej realizacją przekroczyła 3 000 euro.

• 15/PK/02/II z dnia 14 lutego 2002r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin 2003r- Zarządem Dróg i Transportu Miejskiego a Szczecińsko – Polickim Przedsiębiorstwem Komunikacyjnym sp. z o.o. (aneks nr 4 z dnia 28 października.),
• 16/PK/02/II zawarta w dniu 04 marca 2002r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin - Zarządem Dróg i Transportu Miejskiego a Szczecińskim Przedsiębiorstwem Autobusowym “Klonowica” sp. z o.o. (aneks nr 3 z dnia 28 października 2003r.),
• 17/PK/02/II zawarta w dniu 04 marca 2002r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin - Zarządem Dróg i Transportu Miejskiego a Szczecińskim Przedsiębiorstwem Autobusowym “Dąbie” sp. z o.o. (aneks nr 3 z dnia 28 października 2003r.).

W dniu 28 października 2003r. do ww. umów zostały zawarte aneksy, w których ustalono, iż w dniach świąt Wszystkich Świętych zleceniobiorca wystawi rezerwy wraz z obsługą zgodnie z harmonogramem dostarczonym przez Zleceniodawcę.
Stawkę za godzinę oczekiwania rezerwy w postoju wraz z kierowcą ustalono w wysokości: 15,44 zł. brutto – w przypadku umowy Nr 15/PK/02/II, 15,36 zł. brutto – w przypadku umowy nr 16/PK/02/II, 14,00 zł. brutto – w przypadku umowy Nr 17/PK/02/II.
Zawarcie przez zamawiającego przedmiotowych aneksów do umów było rozszerzeniem przedmiotu zamówienia (wprowadzeniem nowych postanowień do treści umowy). Zamawiający zawierając pierwotne umowy na świadczenie usług przewozów pasażerskich powinien był przewidzieć konieczność zapewnienia przez przewoźników rezerwy postojowej wraz z kierowcą w dniu święta Wszystkich Świętych.
Art. 76 ust 1 uozp stanowi, że zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
Z treści cytowanego artykułu wynika zasada zakazująca wprowadzania zmian do zawartej umowy, przy czym za zmianę umowy uznawane jest zarówno dokonywanie zmian poszczególnych postanowień umowy jak i wprowadzanie nowych postanowień. Postanowienia zawartej umowy mogą ulec zmianie jedynie wtedy, gdy:

1. zawieranie aneksów do umów w sprawie zamówień publicznych odbywało się przy przestrzeganiu obowiązujących przepisów ustawy prawo zamówień publicznych,
2. wszyscy członkowie komisji przetargowych i osoby występujące w postępowaniu w imieniu zamawiającego zawsze składały pisemne oświadczenia z art. 17 ust 2 ustawy prawo zamówień publicznych,
3. powoływane w ZDiTM komisje przetargowe dokładały należytej staranności przy formalno-prawnej ocenie ofert.