Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 3 do 21 października 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin na prośbę Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska UM Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) oraz Biura Organizacji Pozarządowych UM Szczecin (zw. dalej BOP) przeprowadził kontrolę w WGKiOŚ oraz BOP w zakresie wydatkowania środków publicznych powierzonych przez Gminę Miasto Szczecin Towarzystwu Ekologiczno-Społecznemu „Wolę Być” ( zw. dalej Towarzystwem) na realizację zadania pn. „Kampania edukacji ekologicznej w szkołach w 2003/2004 r.”

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym przez Dyrektora WGKiOŚ w dniu 25 listopada 2005 r. i Kierownika BOP w dniu 30 listopada 2005 r.

        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 grudnia 2005 r. skierowanym do Dyrektora WGKiOŚ i Kierownika BOP.

        W dniu 27 sierpnia 2003 r. Gmina Miasto Szczecin zawarła z Towarzystwem kontrakt nr 109/D/2003 (zw. dalej kontraktem) na realizację zadania pn. „Kampania edukacji ekologicznej w szkołach w roku 2003/2004 ” na łączną kwotę 80.000 zł przekazaną przez Miasto w trzech transzach, w tym jedna w wys. 30.000 zł w 2003 r. i dwie w wys. 25.000 zł w 2004 r.

        Kontrola wykazała nieprawidłowości przy rozliczeniu ww. trzech transzy kontraktu. Ujawniono bowiem, że do rozliczenia I, II i III transzy kontraktu dołączono 39 spośród 63 ogólnej liczby umów o dzieło dofinansowanych przez Miasto  w wys. 45.600 zł , w których dzień zawarcia umowy o dzieło pomiędzy Towarzystwem a wykonawcą był tożsamy z dniem wypłaty wykonawcy wynagrodzenia za wykonane dzieło. Było to niezgodne z § 2 umów o dzieło, wg którego za wykonanie dzieła zamawiający miał zapłaci wykonawcy ustaloną kwotę w terminie 7 dni od daty odebrania dzieła i złożenia rachunku.  Dwie spośród 39 ww. umów o dzieło rozliczonych w I transzy  miały być z kolei wykonane do dnia 30 marca 2004 r. a jedna umowa do dnia 9 września 2004 r., mimo, że termin rozliczenia I transzy kontraktu wymieniony w § 2 ust. 3 pkt 2 lit. a kontraktu przypadał na dzień 10 stycznia 2004 r. W myśl art. 627 ustawy z dnia 23 kwietna 1964 r. kodeks cywilny (Dz.U z 1964 r., Nr 16, poz. 93 ze zm.) (zw. dalej kc) przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Przedmiotem takiej umowy jest więc nie sama praca, lecz określony jej rezultat, który wykonawca na zamówienie powierzającego ma wykonać. Dzieło w chwili zawierania umowy jeszcze nie istnieje, jest natomiast uzgodnione w umowie.

        W wyniku kontroli ustalono, że do rozliczenia II transzy kontraktu dołączono pięć faktur VAT wystawionych przez Telekomunikację Polską S.A., dofinansowanych przez Miasto w wys. 1.000 zł, pomimo że mogły być one dofinansowane jedynie
do kwoty 745 zł. Podstawą rozliczenia tych faktur powinny być poniesione koszty związane wyłącznie z obsługą stałego łącza (Neostrada TP 512), podczas gdy Towarzystwo wliczyło w nie inne niż ww. koszty. Wg pkt 2 ppkt 11 Załącznika nr 1 do kontraktu,  Miasto częściowo pokrywało jedynie koszty utrzymania stałego łącza.

      Stwierdzono ponadto, że Towarzystwo zakupiło od Stowarzyszenia Ekologicznego na Rzecz Praw Zwierząt ( zw. dalej Stowarzyszeniem) 120 szt. publikacji pn. „Segregator o odpadach” na kwotę 12.000 zł (rachunek nr 03/2004) z dnia 28 czerwca 2004 r., który Miasto dofinansowało w wys. 7.000 zł. Było to niezgodne z pkt V.3.1. całkowitego budżetu projektu pn. „Kampania edukacji ekologicznej w szkołach w roku 2003/2004”, wg którego wydane miało być 200 sztuk ww. segregatora na ogólną kwotę 10.000 zł. Wg pisma Sekretarza Zarządu Głównego Towarzystwa, planowana ilość 200 egz. „Segregatora o odpadach” uległa zmianie i wyniosła 125 egz. – rachunek nr 3/2004 wykazał 120 szt. – ponieważ miał on składać się z 2 części ( merytorycznej oraz warsztatowej) wydanych osobno a zmniejszona liczba egzemplarzy wynikła z połączenia dwóch części publikacji. W tym przypadku Miasto zamiast dofinansować jedną szt. ww. segregatora kwotą w wys. 35 zł, jak planowano w budżecie ww. kampanii, dofinansowało przy mniejszym nakładzie jedną szt. ww. publikacji kwotą w wys. 58,33 zł.

        W ocenie kontroli zdublowana została czynność związana z przygotowanie publikacji pn. „Segregator o odpadach”, bowiem na podstawie umowy o dzieło nr 04/12/2003 z dnia 15 grudnia 2003 r. zawartej pomiędzy Towarzystwem w imieniu, którego działała Wiceprzewodnicząca Zarządu Głównego a Przewodniczącym Zarządu Głównego Towarzystwa zwanym wykonawcą, wykonawca zobowiązał się do przygotowania „Segregatora o odpadach” i wygłoszenia o nim wykładu dla nauczycieli, którą Miasto dofinansowało w wys. 2.000 zł. Wg rachunku nr 03/2004  z dnia 28 czerwca 2004 r. Stowarzyszenie przygotowało, wydrukowało i dostarczyło do szkół publikację pn. „Segregator o odpadach”.

        Kontrola wykazała również, że umowy o dzieło nr 4/05, 5/05, 6/05 z dnia 7 maja 2004 r. przedłożone do  rozliczenia II transzy kontraktu dnia 30 czerwca 2004 r., zostały wcześniej w dniu 25 czerwca 2004 r.  rozliczone w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (zw. dalej WFOŚiGW) przez co wysokość dofinansowania przez Miasto powinna opiewać na kwotę 1.800 zł, a nie na kwotę  2.000 zł. Ustalono także, że umowy o dzieło nr 3/09, 5/09 z dnia 25 września 2004 r. i  umowy o dzieło nr 4/12, 6/12 z dnia 14 grudnia 2004 r. przedłożone do rozliczenia III transzy kontraktu w dniu 10 stycznia 2005 r., wcześniej tj. w 28 grudnia 2004 r. rozliczone w WFOŚiGW, a w dniu 29 grudnia 2004 r. w Narodowym Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ( zw. dalej NFOŚiGW)  przez co wysokość dofinansowania powinna opiewać na kwotę 1.080 zł, a nie na kwotę 2.800 zł.

        Wątpliwości natury etycznej odnoszą się natomiast do faktu powierzenia przez Towarzystwo, Stowarzyszeniu przygotowania publikacji „ Segregator o odpadach”, materiałów dla uczestników szkoleń Młodych Liderów oraz zakupu nagród rzeczowych – w ilościach hurtowych – bowiem w skład organów wchodzą osoby powiązane z obiema organizacjami.

        Za nieprawidłowe należy również uznać, że nie otrzymano od Towarzystwa karty przekazania odpadu dotyczącą baterii, które były zbierane w szkołach w ramach konkursu pn. „Wszystkie śmieci nasze są – baterie”, mimo że wg art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r.  o odpadach (Dz.U., Nr 62, poz . 628 ze zm.), Towarzystwo powinno posiadać kartę przekazania odpadu.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WGKiOŚ, aby:

1.      Ponownie rozliczył kontrakt Nr 109/D/2003  z dnia 27 sierpnia 2003 r. zwracając szczególną uwagę na faktury VAT TP S.A. i umowy o dzieło wyszczególnione w tabelach nr 4, 5 i 7 protokołu kontroli.

2.      Jeżeli po ponownym rozliczeniu dofinansowania, pozostaną niewykorzystane środki zwrócił się do Towarzystwa o ich zwrot zgodnie z §6 ust.2 kontraktu.

3.      W odniesieniu do każdej dotacji, w celu uniknięcia ww. nieprawidłowościom,   przyjmował do wglądu (przy rozliczeniu) oryginały dokumentacji finansowej (np. faktury VAT, umowy o dzieło) i dokonywał ich oznakowania poprzez postawienie pieczątki  zawierającej np. numer kontraktu, wysokość dofinansowania ze środków UM. Wymagał na dokumencie finansowym opisu źródeł finansowania i  rozliczenia całej kwoty lub oświadczenia, że dokument nie był przedkładany do rozliczenia w innej instytucji. W aktach Wydziału powinny być przechowywane kserokopie dokumentacji oznaczonej w ww. sposób, oznaczone za zgodność z oryginałem i podpisane przez osobę odpowiedzialną za rozliczenie.

4.      Zwrócił się do Towarzystwa o przekazanie karty odpadu.

5.      Na podstawie §10 ust.8 Karty i §5 ust. 5 kontraktu  rozważył możliwość pozbawienia Towarzystwa otrzymania dotacji z budżetu Miasta przez okres najbliższych 3 lat w związku z podaniem nieprawdziwych danych.