Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie przy ul. Klonowica 5 (zw. dalej ZDiTM), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 02 stycznia 2006 r. przez Dyrektora i Główną Księgową ZDiTM.

Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 stycznia 2006 r. skierowanym do Dyrektora ZDiTM.

Podczas kontroli stwierdzono, że w ZDiTM zasady polityki rachunkowości opracowane zostały wg art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor. Wg oświadczenia głównej księgowej w ZDiTM planowana jest zmiana zasad polityki rachunkowości, bowiem w dniu 20 grudnia 2005 r. nastąpiło otwarcie ofert na zakup  zintegrowanego programu komputerowego. W odniesieniu natomiast do funkcjonujących w ZDiTM procedur kontroli finansowej stwierdzono jedynie drobne uchybienie formalne polegające na nieuwzględnieniu zagadnień dotyczących zwrotu środków publicznych. Było to niezgodne z przepisem art. 35 a ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.) (obecnie art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i ten element. Zakładowa instrukcja obiegu i kontroli oraz zabezpieczenia dowodów księgowych oraz innych dokumentów nie była dostosowana m.in. do zmienionego Zarządzenia nr 21/04 Dyrektora ZDiTM z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego a także ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U, Nr 19, poz.177 ze zm.).  Wg oświadczenia głównej księgowej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych zostały zaktualizowane, jednakże nie zostały zatwierdzone gdyż audytor wewnętrzny miał zastrzeżenia, odnośnie ich szczegółowości a po ostatecznym uzgodnieniu, ww. zasady zostaną wprowadzone.

Kontrola dokumentów dotyczących wydatków ZDiTM za 2004 r. w § 430 – 26 faktur VAT – na kwotę 9.909.744 zł, co stanowiło 5,15 % ogółu wydatków w wys. 192.258.075,60 zł wykazała, że żadna z badanych faktur nie miała podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. i ten element. W złożonych wyjaśnieniach główna księgowa wyjaśniła, że technika księgowania pozwala na identyfikację dowodu oraz sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych. Wszyscy pracownicy działu księgowości w zakresie swoich obowiązków mają przypisane konkretne rodzaje dowodów do zaewidencjonowania w księgach rachunkowych. Aktualnie w celu prowadzenia dodatkowej kontroli, dekretacje są podpisywane na dokumentach źródłowych przez osoby je dokonujące.

Główna księgowa ZDiTM spełniała wymogi określone w  art. 35 ust. 2 (obecnie art. 45 ust. 2) uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Zakład wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w  ZDiTM nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM:

1.      Ustalić pisemne procedury kontroli finansowej, dotyczące procesu  związanego ze zwrotem środków publicznych dla ZDiTM.

2.      Wprowadzić zaktualizowaną zakładową instrukcję obiegu i kontroli oraz zabezpieczenia dowodów księgowych oraz innych dokumentów.

3.      Po dokonanym zakupie programu księgowego dokonać aktualizacji zasad polityki rachunkowości.

Wg stanu na koniec miesiąca lutego br, zrealizowane zostały zalecenia nr 1 i 2. W trakcie realizacji pozostaje zalecenie nr 3, które wg informacji Dyrektora ZDiTM ostatecznie zostanie wykonane w terminie do końca kwietnia, kiedy to ostatecznie wdrożony zostanie nowy program finansowo – księgowy. Umowa na zakup programu została podpisana w styczniu br.