Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od 20.10 do 17.11.06 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Klub Skolwin” w Szczecinie przy ul. Stołczyńskiej 163, zwanym dalej Klubem Skolwin w zakresie gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2005 r. oraz prawidłowości stosowanych procedur związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych w 2005 r.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia     grudnia 2006 r.  

            Dom Kultury „Klub Skolwin” powołany został z dniem 1 stycznia 2004 r. uchwałą nr XIII/264/03 Rady Miasta Szczecina z dnia 01 grudnia 2003 r. Według  nadanego statutu do zadań Klubu Skolwin należało między innymi: rozwijanie, upowszechnianie i zaspokajanie potrzeb kulturalnych, ze szczególnym uwzględnieniem mieszkańców północnych dzielnic Szczecina; prowadzenie edukacji kulturalnej i artystycznej wśród dzieci i młodzieży; wspieranie działalności lokalnych organizacji pozarządowych w zakresie upowszechniania kultury i sztuki, wspierania amatorskiej twórczości artystycznej, rekreacji i wypoczynku, promowania zdrowego stylu życia i szeroko rozumianej kultury zdrowotnej; prowadzenie we współpracy z Miejską Biblioteką Publiczną punktu bibliotecznego.      

            Klub Skolwin prowadził gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123 ze zm.), według której instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej był plan jej działalności, zatwierdzony przez dyrektora instytucji z zachowaniem wysokości dotacji organizatora.

            Źródłami przychodów Klubu Skolwin w 2005 r. były: przychody własne, dotacje z budżetu miasta oraz inne środki otrzymane z zewnątrz na prowadzenie działalności wskazanej przez zlecającego. W 2005 r. Klub Skolwin uzyskał przychody w wysokości 534.487 zł, (97,5% planu), w tym dotacja budżetowa stanowiła 425.000 zł (razem z dotacją na finansowanie inwestycji), a koszty  wyniosły 516.355 zł (wraz z nakładami inwestycyjnymi), tj. 94,4% w stosunku do planu.

            Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w zakresie: dokumentacji odnoszącej się do przyjętej polityki rachunkowości; prowadzenia ewidencji środków trwałych; ewidencji wpływów z działalności podstawowej; przyjętego regulaminu wynagrodzenia i premiowania; naliczania wynagrodzeń.

            Zawartość i stan dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości był niezgodny z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) według, którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in.: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a także opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania. Stwierdzono bowiem brak opisu zasad prowadzonej rachunkowości, w szczególności nie było określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz opisu metody ustalania wyniku finansowego. Ustalono ponadto, że w ewidencji księgowej stosowane były konta, których nie było w Zakładowym Planie Kont (zpk), np. ewidencję środków trwałych prowadzono na koncie 022, podczas gdy w zpk wskazane było konto 011, ewidencję pozostałych przychodów prowadzono na koncie 700/1, a w zpk do ewidencji wskazane było konto 700/2, na koncie 420/1 dotyczącym ewidencji kosztów amortyzacji księgowane były wydatki dotyczące miedzy innymi zakupu wyposażenia. W planie kont nie wskazano prowadzonych w ewidencji księgowej, kont analitycznych np. do kont kosztowych.

Wg art. 10 ust. 2 wyżej cyt. ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację dokumentacji, o której mowa powyżej.

            Podczas kontroli stwierdzono, że oprócz ewidencji środków trwałych na kontach syntetycznych, prowadzona była również ich ewidencja analityczna w księgach inwentarzowych. Jednakże kontrola ksiąg inwentarzowych wykazała, że nie wypełniano w nich rubryki dotyczącej miejsca ich użytkowania, ponadto  stwierdzono, że tylko na niektórych przedmiotach (sprzęt komputerowy, częściowo meble) znajdujących się w pomieszczeniach Klubu Skolwin, naniesione były numery inwentarzowe, co uniemożliwiało kontrolę stanu posiadania. Według planu kont ewidencja szczegółowa środków trwałych, która miała na celu między innymi: „ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe”,  winna być prowadzona księgach inwentarzowych.

            Kontrola ewidencji wpływów z działalności podstawowej, w ramach organizowanych przez Klub Skolwin kół zainteresowań wykazała, że wpłaty dokonywane były do kasy przez prowadzących zajęcia instruktorów. Na wszystkich wystawianych dowodach KP z dokonanych wpłat, znajdował się jedynie podpisy przyjmującego (kasjera), nie było podpisu osoby sprawdzającej, obowiązującego  przy stosowaniu tego dokumentu. Do dowodu KP nie dołączano żadnego dokumentu, z którego wynikałaby wpłacana kwota (np. lista wpłat przez uczestników poszczególnych kół zainteresowania). Ustalono również , że dyrektor nie opracował  zarządzenia regulującego kwestię opłat za uczestnictwo w poszczególnych kołach zainteresowania, tj. ich wysokości i trybu pobierania opłat. Nie ustalenie procedur pobierania opłat może mieć wpływ na wielkość uzyskiwanych z tego tytułu przychodów, a także stwarza wątpliwość co do właściwej kontroli pozyskiwanych środków finansowych.  

            Podczas kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że wprowadzony przez dyrektora  regulamin wynagradzania pracowników Domu Kultury „Klub Skolwin” opracowany został w oparciu o Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 r.
w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35 poz. 151 ze zm.). Wskazane Rozporządzenie stosuje się do pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących działalność kulturalną w formie teatru, opery, operetki, filharmonii, orkiestry oraz estrady i zespołu pieśni i tańca. Natomiast dla pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury między innymi w: domach kultury, ośrodkach i klubach kultury, świetlicach i ogniskach artystycznych - obowiązującym było Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. nr 45, poz. 446 ze zm.), (zw. dalej rozporządzeniem z dnia 23.04.1999 r.).  Stwierdzono ponadto, że według § 9 ust.1 i 2 opracowanego regulaminu wynagradzania „pracownikom przysługują nagrody jubileuszowe, wypłacane w okresach co 5 lat, poczynając od osiągnięcia 20 lat pracy, wysokość pierwszej nagrody wynosi 75%, drugiej 100% miesięcznego wynagrodzenia i zwiększa się po każdym następnym 5-letnim okresie pracy o 50%, do osiągnięcia 200%”, podczas gdy według § 11 ust. 1 obowiązującego rozporządzenia z dnia 23.04.1999 r. „pracownikom przysługują nagrody jubileuszowe w wysokości: 75% miesięcznego wynagrodzenia - po 20 latach pracy, 100% - po 25 latach, 150% po 30 latach, 200% po 35 latach i 300% po 40 latach”. W regulaminie brak także zapisu o tworzeniu, w ramach posiadanych środków, funduszu nagród w wysokości do 3% wynagrodzeń zasadniczych, co uwzględnia rozporządzenie z 23.04.1999 r. Do regulaminu wynagradzania wprowadzono (aneksem) od 01.01.2005 r. tabelę stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników zatrudnionych w DK „Klub Skolwin” oraz tabelę miesięcznych stawek wynagrodzeń zasadniczych i dodatku funkcyjnego opracowaną na podstawie niewłaściwego rozporządzenia z dnia 31 marca 1992 r. Natomiast od 01.01.2005 r. obowiązującą tabelą miesięcznych stawek, była tabela stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10.11.2004 r. (Dz. U. Nr 255 poz. 2561), zmieniające rozporządzenie z dnia 23 kwietnia 1999 r.

            Stwierdzono również, że według § 2 regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych w Klubie Skolwin, wprowadzonego zarządzeniem nr 1/2004 z dnia 15.02.04 r. „w ramach środków na wynagrodzenie osobowe umożliwia się tworzenie funduszu premiowego w wysokości nie mniejszej niż 10% sumy wynagrodzeń zasadniczych pracowników uprawnionych” – dyrektor nie określił górnej granicy, co jest niezbędne do ustalania łącznej kwoty tego składnika wynagrodzenia w planie finansowym. Według § 18 rozporządzenia z 23.04.1999 r. „w ramach środków na wynagrodzenie osobowe może być tworzony fundusz premiowy. Wysokość funduszu premiowego oraz zasady przyznawania i wypłacania premii ustala regulamin zakładowy.” 

            Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń wykazała, że w jednym przypadku (na 6 kontrolowanych osób), stwierdzono niewłaściwe naliczenie, przez główną księgową, dodatku funkcyjnego (gł. specjalista ds. sportowych i marketingu). Od sierpnia 2005 r. dodatek ten naliczano w wysokości 600 zł mimo, że w umowie o pracę wysokość tego dodatku określono w kwocie 580 zł. Stwierdzono ponadto, że dodatek ten został przyznany przez dyrektora na podstawie regulaminu wprowadzonego w Klubie Skolwin, natomiast według obowiązującego rozporządzenia z 23.04.1999 r. dodatek taki przysługiwał na stanowisku głównego specjalisty tylko w przypadku kierowania zespołem pracowników, co nie wynikało z zakresu obowiązków tego pracownika. We wszystkich kontrolowanych umowach o pracę dyrektor nie zamieścił informacji o przysługującej premii, zgodnie
z regulaminem premiowania, a w jednym przypadku brak informacji o wypłacanym dodatku stażowym (gł. spec. ds. sportu i marketingu). Było to niezgodne z art. 29 § 1 pkt. 3 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy, według którego umowa o pracę określa m.in. „wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia”  (t.j. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.).

            W wyniku analizy ewidencji funduszu wynagrodzeń (284.257 zł) stwierdzono, że 30% tych kosztów (85.374 zł) stanowiły wypłaty z funduszu bezosobowego. Wynagrodzenia bezosobowe dotyczyły umów zleceń i umów o dzieło zawartych z pracownikami prowadzącymi świetlicę środowiskową w ramach projektu „OSNOWA I OSNÓWKA” i „TARCZA” oraz kół zainteresowań. Kontrola realizacji zawartych umów – zleceń wykazała szereg nieprawidłowości, w szczególności dotyczących udokumentowania (potwierdzenia) wykonywanych umów. Kontroli poddano umowy zawarte w maju 2005 r. na prowadzenie zajęć w świetlicy środowiskowej (8 szt.) i umowy zawarte we wrześniu na realizację projektu „TARCZA” (9 szt.) stwierdzając, że mimo obowiązku (według wyjaśnień dyrektora) dokumentowania wykonania zajęć wynikających z umów – zleceń, w dziennikach zajęć, brak było wpisów dokonywanych przez bezpośrednio prowadzących zajęcia.  Były jedynie wpisy głównego wychowawcy świetlicy.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono Dyrektorowi:

 

1.      Opracowanie i wprowadzenie w życie zasad prowadzonej polityki rachunkowości w oparciu o przepisy w zakresie rachunkowości i finansów publicznych.

2.      Uzupełnienie ewidencji środków trwałych (pozostałych) w prowadzonych księgach inwentarzowych, ze szczególnym uwzględnieniem miejsca ich użytkowania, co umożliwi kontrolę stanu posiadania. Uzupełnienie numerów inwentarzowych na pozostałych przedmiotach znajdujących się w pomieszczeniach Klubu Skolwin. Rozważyć możliwość zastosowania tzw. „wywieszek”, tj. wykazów  sprzętu znajdującego się w danym  pomieszczeniu oraz osoby odpowiedzialnej.    

3.      Opracowanie nowego regulaminu wynagradzania i premiowania zgodnego z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Uzupełnienie zawartych umów o pracę o informacje dotyczące wszystkich składników wynagrodzenia. Wyegzekwowanie nadpłaconego dodatku funkcyjnego niezgodnego z zawartą umową o pracę.

4.      Ustalenie zasad wprowadzonych opłat, z uwzględnieniem ich wysokości za uczestnictwo w poszczególnych kołach zainteresowania oraz procedurę ich pobierania i dokumentowania.

5.      Ustalenie procedur i ich egzekwowanie w zakresie dokumentowania realizowanych zajęć wynikających z zawartych umów zleceń.