Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 12.07.2017 –14.07.2017 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym dla Dzieci Niesłyszących im. Hansa Christiana Andersena w Szczecinie przy ul. Szpitalnej 15, (zw. dalej SOSWdDN)w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/10/16 przeprowadzonej przez WKiAW w 2016 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 31.08.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/10/16 przeprowadzonej przez WKiAW w 2016 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej w 2015 roku, w tym sprawy kadrowe i wynagrodzenia ustalono, że tylko 9 z 12. zaleceń zostało w pełnym zakresie zrealizowanych.

 Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły sposobu realizacji trzech zaleceń w zakresie:

• zawierania umów i zaciągania zobowiązań na okres wykraczający poza rok budżetowy (w 1 przypadku na 8 zawartych w 2017 roku umów),
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych (w 1 przypadku na 4 kontrole zewnętrzne przeprowadzone w jednostce),
• przestrzegania zapisów obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie powołania do komisji inwentaryzacyjnej osoby pełniącej w zastępstwie funkcję głównego księgowego.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące każdorazowego  naliczania i obciążania w prawidłowej wysokości usługobiorców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności.

 Na podstawie dokumentacji księgowej za okres styczeń i marzec 2017 roku stwierdzono, że specjalista dokonywał naliczenia odsetek z tytuł nieterminowych wpłat za wyżywienie dotyczące wychowanków i pracowników na koniec każdego miesiąca, przy zastosowaniu stawki 7% w skali roku. W miesiącu styczniu tytułem odsetek naliczono kwotę 18,47 zł (18 osób), w lutym 15,37 zł (15 osób) i w marcu 18,88 zł (19 osób). Główny księgowy dokonywał zbiorczego księgowania odsetek dokumentem PK na koniec każdego miesiąca (konto 221-0002/750-0003). Naliczeniem objęto wszystkie wpłaty dokonane po wyznaczonym w pkt. 6 regulaminu (Regulamin korzystania z wyżywienia oraz regulowania opłat za posiłki w specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczy dla Dzieci Niesłyszących  wprowadzony załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 3/D/2016/2017) terminie, tj. po 7. dniu każdego miesiąca.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 2. Zalecenie dotyczące każdorazowego przekazywania umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzania kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.

 Na podstawie umów obowiązujących w 2017 roku stwierdzono, że wszystkie umowy zawierały kontrasygnatę osoby pełniącej w zastępstwie funkcję głównego księgowego, a 6. na 8 umów było zaopiniowanych przez radcę prawnego UM. Stwierdzono ponadto, że w przypadku dwóch umów na świadczenie usług telekomunikacyjnych radca prawny UM odmówił ich zaopiniowania pod względem formalno - prawnym  ze względu na niedopuszczalny zapis w § 2 ust. 4 umowy o treści: „Umowa na czas określony uważana będzie za przedłużoną na czas nieokreślony, o ile Abonent nie wyrazi innego oświadczenia woli co najmniej 30 dni przed końcem okresu, na który umowa została zawarta. W takim przypadku świadczenie usługi odbywa się na warunkach właściwych dla umowy zawartej na czas nieokreślony.” Dyrektor SOSWdDN pomimo zastrzeżeń radcy podpisała ww. umowy. W dniu 16.12.2016 r. sporządził notatkę, w której oświadczył: „Oświadczam, że zdaję sobie sprawę z brzmienia zapisu tego punktu oraz wynikających z niego konsekwencji i jednocześnie zobowiązuję się do dopilnowania tego, by powyższa umowa nie przeszła na warunki właściwe dla umowy zawartej na czas nieokreślony”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

3. Zalecenie dotyczące zawierania umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym.

 Na podstawie umów obowiązujących w 2017 roku stwierdzono, że 7 z 8. umów zostało podpisanych na czas określony, tj. do końca 2017 roku.

Stwierdzono, że umowa o świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej podpisana w dniu 01.01.2017 r. została zawarta na czas nieokreślony, czyli wykraczający poza rok budżetowy,a dyrektor SOSWdDN nie posiadała stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym.

Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 ze zm.) zwanejdalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy. Zawarcie przedmiotowej umowy spowodowane było sugestią ówczesnego dyrektora Miejskiej Jednostki Obsługi Gospodarczej w Szczecinie dotyczącą przedłużania umów na czas nieokreślony ze względu na niezmienność operatora systemu dystrybucyjnego energii elektrycznej zawartą w piśmie z dnia 14.01.2013 r. skierowanym m.in. do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin.

4. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania operacji gotówkowych zgodnie z  ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047ze zm.), zwanej dalejuor.

 Na podstawie dokumentacji księgowej (raportów kasowych za okres od 01.01.2017 r. do 31.03.2017 r.) stwierdzono, że operacje gotówkowe zawarte w ww. raportach zaewidencjonowane były pod rzeczywistą datą dokonania operacji gospodarczej, tj. zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wszystkie operacje gotówkowe księgowane były przez konto rozrachunkowe 201. Raporty kasowe – RK sporządzane były specjalistę, któremu powierzono również obowiązki kasjera. Poddane kontroli raporty kasowe podpisane były przez osobę sporządzającą, tj. kasjera oraz sprawdzone i zaksięgowane przez specjalistę ds. księgowości pełniącą funkcję głównego księgowego w zastępstwie. Raporty kasowe były prowadzone na bieżąco i chronologicznie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

5. Zalecenie dotyczące dokonywania poprawek na dokumentach księgowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor

Na podstawie dokumentacji księgowej za okres od 01.01.2017 r. do 31.03.2017 r. stwierdzono, że poprawek dokonano na pięciu dokumentach księgowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor, tj. poprzez skreślenie błędnej treści opatrzone datą dokonania poprawki oraz podpisem osoby dokonującej poprawki i wpisanie poprawnej treści w sposób czytelny.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

6. Zalecenie dotyczące każdorazowego wskazywania na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne.

 Na podstawie wyciągów bankowych za okres od 01.01.2017 do 31.03.2017 r., ustalono że wszystkie były sprawdzone pod względem merytorycznym przez dyrektora SOSWdDN oraz sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez specjalistę pełniącego w zastępstwie funkcję głównego księgowego. Na dowód sprawdzenia wyciągi bankowe opatrzne były pieczęcią o treści: „Sprawdzono pod względem merytorycznym, Szczecin data…., sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym Szczecin data…..”, na której wskazywano datę dokonania czynności kontrolnych oraz opatrzone parafami osób sprawdzających.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

7. Zalecenie dotyczące sporządzania dokumentacji w zakresie czynności inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie procedurami. 

W dniu 15.12.2016 r. dyrektor SOSWdDN wydał Zarządzenie nr 12/D/2016/2017, w którym zarządził przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji: magazynów gospodarczo – żywnościowych, kasy oraz w drodze uzgodnienia sald kont księgowych. Dokumentacja dotycząca inwentaryzacji zawierała m.in. oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie, które komisja inwentaryzacyjna pobrała przed rozpoczęciem spisu i na zakończenie spisu z natury magazynów żywnościowego i gospodarczego. Było to zgodne z zapisami § 14 i 18 obowiązującej w SOSWdDN Instrukcji inwentaryzacyjnej (wprowadzona Zarządzeniem nr 13/D/2009 Dyrektora SOSW dla Dzieci Niesłyszących z dnia 15.10.2009 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji: inwentaryzacyjnej, kasowej, obiegu i kontroli dokumentów).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

8. Zalecenie dotyczące powoływania komisji inwentaryzacyjnej w sposób zgodny z zapisami § 11 pkt 4 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.

 Zarządzeniem nr 12/D/2016/2017 dyrektora SOSWdDN w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji dyrektor powołał komisję w składzie:

• do inwentaryzacji kasy: kierownika gospodarczego, specjalistę ds. księgowości pełniącego funkcję głównego księgowego, wicedyrektora ośrodka;
• do inwentaryzacji magazynów: kierownika gospodarczego, specjalistę;
• do uzgodnienia sald kont księgowych 011, 020, 013, 014 – kierownika gospodarczego , wicedyrektora ośrodka;

Do inwentaryzacji kasy została powołana osobę, która pełniła w tym okresie w zastępstwie funkcję głównego księgowego, co było niezgodne z zapisami § 11 pkt 4 obowiązującej w SOSWdDN Instrukcji inwentaryzacyjne według której do komisji inwentaryzacyjnej nie może być powołany m.in. główny księgowy.

9. Zalecenie dotyczące uzupełnienia obowiązujących procedur o wykaz osób (stanowisk) odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności w ramach systemu rachunkowości, w tym kontroli funkcjonalnej.

 Zarządzeniem nr 3Z/K/2016 w sprawie wprowadzenia zmiany w załączniku nr 2 do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z dnia 01.06.2016 r. wprowadzono wzór pieczęci oraz wykaz stanowisk i osób upoważnionych do dokonywania poszczególnych rodzajów kontroli. Wg powyższego załącznika - kontroli merytorycznej dokonuje dyrektor jednostki, natomiast kontroli formalno – rachunkowej dokonuje główny księgowy, zatwierdzenia do zapłaty dokonuje dyrektor i główny księgowy. W dniu 02.01.2017 r. dyrektor SOSWdDN w  załączniku nr 3 do Zarządzenia nr 2Z/K/2017 wprowadził zapis dotyczący zastępstwa w razie nieobecności głównego księgowego, do dokonywania kontroli formalno – rachunkowej wskazał osobę pełniącą ww. funkcję w zastępstwie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

10. Zalecenie dotyczące uzupełnienia wykazu programów o wersje użytkowanego aktualnie  oprogramowania.

Dokumentacja finansowo – księgowa zawierała aktualny wykaz ksiąg rachunkowych w SOSWdDN oraz wykaz programów służących do przetwarzania danych (załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 11Z/K/2017 z dn. 06.07.2017 r.) podpisany przez dyrektora SOSWdDN. Powyższy wykaz programów zawierał: numery licencji, wersję oprogramowania oraz datę wprowadzenia do użytkowania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

11. Zalecenie dotyczące zaktualizowania obowiązujących w jednostce regulaminów i instrukcji pod kątem podstaw prawnych.

Zarządzeniem Nr 5Z/K/2016 z dnia 18 lipca 2016 r. w sprawie wprowadzenia zmian podstaw prawnych dyrektor SOSWdDN zaktualizował podstawy prawne obowiązujących w jednostce regulaminów i instrukcji. Zaktualizowano m.in.: Politykę rachunkowości, Instrukcję kasową, Instrukcję inwentaryzacyjną, Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, zarządzenie w sprawie wprowadzenia procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, Regulamin Kontroli Zarządczej, Regulamin udzielania zamówień na dostawy usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

12. Zalecenie dotyczące niezwłocznego przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli. 

W  okresie od kwietnia 2016 r. do czerwca 2017 r. w SOSWdDN przeprowadzono poniżej wymienione kontrole zewnętrzne:

- w dniu 29 kwietnia 2016 r. Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna przeprowadziła kompleksową kontrolę bloku żywienia,

-  w dniu 30 sierpnia 2016 r. Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna przeprowadziła kontrolę sprawdzającą wykonanie obowiązków wynikających z wydanej w 2015 r. decyzji,

-  w dniu 30 sierpnia 2016 r. Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna przeprowadziła kontrolę sprawdzającą wykonanie obowiązków wynikających z wydanej w 2016 r. decyzji,

- w dniu 25 kwietnia 2017 r. Kuratorium Oświaty w Szczecinie przeprowadziło kontrolę planową w zakresie realizacji kształcenia dualnego w ramach praktycznej nauki zawodu.

Stwierdzono, że w 1. przypadku dyrektor SOSWdDN nie przekazała informacji dotyczącej kontroli przeprowadzonej przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów§ 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym;
2. powoływanie komisji inwentaryzacyjnej w sposób zgodny z zapisami § 11 pkt 4 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej;
3. niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.