Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 21.08.2017 –12.09.2017 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 59 w Szczecinie przy ul. Księżnej Zofii 3 (zw. dalej PP 59) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2016 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 07.11.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2016 r. w PP 59 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• niezgodności prowadzonych ksiąg rachunkowych ze sporządzaną sprawozdawczością,
• przeznaczanie dochodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych na realizowane przez jednostkę wydatki z tytułu dozoru budynku,
• nieterminowego regulowania zobowiązań,
• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu najmu mieszkań,
• regulowania zobowiązań z tytułu składek ZUS w zawyżonej wysokości i na podstawie niezatwierdzonych do wypłaty dokumentów,
• niewłaściwego ewidencjonowania operacji gotówkowych,
• naliczenia dodatku stażowego w zaniżonej wysokości,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• braku wykazu użytkowanych programów finansowo – księgowych.

     Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• prowadzenia akt osobowych,
• pobierania opłat z tytułu pobytu i żywienia dzieci w przedszkolu,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

    Wykonanie dochodów w PP 59 w 2016 r. wyniosło 107.775,66 zł, co stanowiło 138% zaplanowanej kwoty w wysokości 78.339,00 zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z tytułu grzywien, mandatów i innych kar pieniężnych od osób fizycznych (§0570 – 8.760,89 zł),wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolach)(§0660 – 98.800,00 zł), wpływy z pozostałych odsetek(§0920 – 22,77 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – 192,00 zł). Kontroli poddano odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - § 0660 we wrześniu 2016 r.

1.2 Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

    Wykonanie dochodów wrd w PP 59 w 2016 r. wyniosło 131.381,72 zł, co stanowiło 86 % planowanej kwoty w wysokości 153.635,00 zł. Na dochody wrd składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§0670 – 120.156,88 zł),dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze(§ 0750 – 10.278,28 zł), pozostałe odsetki (§ 0920 – 184,56 zł) i wpływy z tytułu różnych dochodów (§  0970 – 762,00 zł).

     Kontroli poddano rozrachunki za 2016 r. dotyczące wszystkich zawartych w PP 59 umów najmu lokali mieszkalnych pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Kontrolą objęto również odpłatności z tytułu wyżywienia dzieci w przedszkolu - § 0660 we wrześniu 2016 r.

      W toku kontroli należności z tytułu czynszu za najem mieszkań stwierdzono, że główny księgowy nie naliczył i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania ww. płatności. Na podstawie dokumentacji księgowej ustalono, że były one regulowane po terminie wskazanym w umowach (w 22 przypadkach z 24 poddanych badaniu, a opóźnienia wyniosły od 5 do 30 dni), Było to niezgodne z zapisami umów najmu (umowa najmu mieszkania zakładowego - lokal nr 1 z dnia 22.11.1995 r., umowa najmu lokalu mieszkalnego - lokal nr 2 z dnia 27.07.1989 r. ), według których „…Pracownik jest zobowiązany uiszczać czynsz miesięcznie z góry do dnia 10 każdego miesiąca (…)”.. Wysokość nienaliczonych odsetek z tego tytułu wyniosła łącznie 12,95 zł. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.), zwanej dalej ustawą o finansach, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

     Stwierdzono ponadto, że w lutym 2016 r. ówczesny główny księgowy nie wystawił noty księgowej z tytułu najmu lokalu numer 2, dokumentacja księgowa zawierała jedynie dokument o nazwie Polecenie Księgowania nr 114. Było to niezgodne z § 5 ust. 3 obowiązującej w PP 59 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych, według którego: „..noty wystawia się w przypadku obciążenia kontrahenta z tytułu naliczonego czynszu za mieszkanie służbowe (…). Noty wystawiane są przez głównego księgowego, w dwóch egzemplarzach, na stosowanych drukach – oryginał dla kontrahenta, kopia dla księgowości. (…)”

  Za wystawianie not i naliczanie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków odpowiedzialny był ówczesny główny księgowy PP 59.

      W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2016 r. co miesiąc od prawidłowo wyliczonego czynszu, na podstawie właściwie ustalonej punktacji dla lokalu numer 1 dokonywała Pani potrąceń w wysokości 20% należności (z tytułu czynszu i ryczałtowych opłat za media), tytułem pełnienia przez najemcę mieszkania nr 1 dozoru nad budynkiem PP 59 i terenem do niego przylegającym. Było to niezgodne z ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 4 i 5 (przed wejściem w życie ww. uchwały nr XXII/502/16 powyższe było niezgodne z § 4 Załącznika do wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010 – 2015 wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010 – 2015 (z  uwzględnieniem zmian), Załącznika Nr 3 do Uchwały Nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 września 2016 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2016 – 2020, które określają zasady i tryb udzielania obniżek czynszu (od 2017 r. z uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwałą nr XXVI/662/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 stycznia 2017 r. zmieniającą uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2016 – 2020).

     Skutkowało to przeznaczeniem w 2016 r. uzyskiwanych dochodów w łącznej wysokości 856,76 zł na ponoszone w PP 59 wydatki. Nie zawarto ponadto stosownej umowy dotyczącej realizowanych prac, na podstawie której należałoby dokonać odpowiednich potrąceń od przychodu pracownika (podatek dochodowy i składki ZUS). Według Pani wyjaśnień dokonywała Pani odliczeń na podstawie niezaopiniowanego pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM aneksu do umowy najmu mieszkania, jaki w dniu 01.06.1996 r. podpisał ówczesny z-ca dyrektora PP 59. Dodatkowo w księgach rachunkowych nie były wykazywane koszty i wydatki dotyczące realizowanego dozoru, a jedynie przychody i dochody po uwzględnieniu potrącenia. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami oraz z zapisami art. 7 ust. 3 uor, według którego wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie; nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

  Od płatności z tytułu pobytu i żywienia dzieci w przedszkolu wniesionych po terminie główny księgowy naliczył ustawowe odsetki.

2.  Należności

     W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych,  które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2016 r., nie zostały wykazane należności.

  W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały należności w kwocie 5,64 zł.

     W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r. nie wykazano żadnych należności.

  Kwota należności (5,64 zł) ujęta w ww. sprawozdaniu Rb-34S nie wynikała z prowadzonej w PP 59 ewidencji księgowej. Natomiast w sprawozdaniu Rb-N nie wykazano nadpłat z tytułu składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (szczegółowy opis dokonanych nadpłat w części wystąpienia dotyczącej podatku dochodowego i składek ZUS). Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1015 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości, według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

3. Wydatki

3.1 Wykonanie wydatków

  Kontroli poddano 16. dowodów księgowych na kwotę 250.921,74 zł, co stanowiło 16,7 % wydatków jednostki na łączną kwotę 1.504.140,29 zł (środki budżetowe na kwotę 1.372.758,57 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 131.381,72 zł).

     W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie umowy związane z realizowanymi w 2016 roku wydatkami nie były zaparafowane przez głównego księgowego, było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach, według którego dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

     Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez PP 59 wydatki wykazała, że:

• spośród 16. dowodów księgowych 8 nie zawierało podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną, co było niezgodne z zapisami obowiązującej w PP 59 „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych”, według których zadaniem pracownika przygotowującego dokumenty do realizacji jest sprawdzenie ich pod względem merytorycznym, a według ww. instrukcji kontroli merytorycznej faktur dokonuje dyrektor.
• w 3 przypadkach z 16 dowody księgowe nie zawierały wskazań dekretacyjnych, a w pozostałych 13 przypadkach wskazania te były niepełne tj. nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz daty dokonania dekretacji. Powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

   Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy.

3.2 Płatności

   W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 16. dowodów księgowych na kwotę ogółem 250.921,74 zł, tj. 16,7 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.504.140,29 zł.

   Płatności na kwotę 3.858,95 zł uregulowane zostały po terminie zapłaty wskazanym w fakturach. Opóźnienia wyniosły od 1 do 35 dni. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

      Opóźnienie w płatności z tytułu zużycia wody oraz odprowadzenia ścieków na kwotę 3.058,95 zł spowodowane było nieotrzymaniem faktury przez jednostkę. Po monitach głównego księgowego kontrahent wystawił duplikat dokumentu, który został niezwłocznie zaksięgowany i zapłacony. W przedstawionej do kontroli dokumentacji brak informacji kontrahenta o przesunięciu terminu płatności lub odstąpieniu od naliczania odsetek  z tytułu nieterminowej płatności.

   Pozostałe płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

3.3 Zobowiązania

   W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2016 r. w sprawozdaniach: Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 66.667,34 zł, na które składały się dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 53.015,17 zł, składki ZUS w kwocie 10.652,17 zł oraz w Rb-34S zobowiązania na kwotę 146,82 zł (z tytułu dostaw i usług).

Nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości w tym zakresie.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 Zobowiązania dotyczące dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-34S  w sposób poprawny.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

 Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 33 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (15% ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 183.283,46 zł, tj. 23,2% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 790.334,49 zł (zaewidencjonowanej w 2016 r. na § 4010 i § 4040).

  W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w kwietniu 2016 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomocy nauczyciela naliczono dodatek stażowy w wysokości zaniżonej o 1%, w związku z czym wynagrodzenie za ww. miesiąc było niższe o kwotę 18,35 zł. Przyczyną było błędne wprowadzenie danych dotyczących okresów zatrudnienia do systemu płacowego.

  Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy.

     Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

  Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy była prowadzona odrębnie.

  W pozostałych przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

  We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 64.089,00zł, według deklaracji PIT-4R za 2016 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 272.236,05 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2016 r.

    W wyniku kontroli ustalono, że zapłaty składek z tytułu ubezpieczenia społecznego za miesiąc październik 2016 r. dokonano w części po terminie. Kwotę 11.138,21 zł zapłacono w dniu 10.11.2016 r., tj. 3 dni po przypadającym na 7 listopada terminie płatności.

    Opóźnienia w zapłacie składek naruszały art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.), według którego jednostki budżetowe opłacają składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca.

     Stwierdzono również, że główny księgowy uregulował zobowiązania z tytułu składek odprowadzanych do ZUS za miesiące styczeń, luty i sierpień 2016 r. w kwotach niezgodnych z kwotami wykazanymi w deklaracjach ZUS P DRA za wskazane okresy. Powyższe skutkowało powstaniem nadpłat w łącznej wysokości 2.935,80 zł (w tym z tytułu składek: na ubezpieczenie społeczne w kwocie 2.825,92 zł, na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 81,06 zł oraz fundusz pracy w kwocie 28,82 zł). Było to niezgodne z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

      Podatek dochodowy od osób fizycznych za sierpień 2016 r. w kwocie 4.675,00 zł zapłacony został w dniu 12.12.2016 r. tj. 83 dni po przypadającym na 20.09.2016 r. terminie.Kwota 4.675,00 zł uregulowana została bez doliczonych odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności w kwocie 86,00 zł za 83 dni odsetkowe. Nieterminowe uregulowanie płatności naruszało art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

    Niezapłacenie odsetek wraz z należnością główną z tytułu podatku dochodowego lub składek ZUS od nieterminowego uregulowania zobowiązania naruszało art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.), według którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.

    Przedstawiona do kontroli dokumentacja księgowa z 2016 r., nie zawierała deklaracji  ZUS P DRA, a jedynie wersje robocze za poszczególne miesiące 2016 r., które nie były podpisane przez osobę sporządzającą, tj. głównego księgowego oraz zaakceptowane przez dyrektora jednostki. Stało to w sprzeczności  z obowiązującą w PP 59 „Instrukcją kontroli i obiegu dokumentów księgowych, według której główny księgowy przygotowuje (uprzednio sprawdzone) dowody do zatwierdzenia przez dyrektora.

 Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy.

 W pozostałych miesiącach podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2016 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

 W dniu 29.09.2017 r. ówczesny główny księgowy dokonał wpłaty odsetek z tytułu nieterminowej wpłaty w kwocie: 7,32 zł na konto ZUS oraz 85,00 zł na konto Pierwszego Urzędu Skarbowego.

 W dniu 28.09.2017 r. dyrektor PP 59 wystąpił do ZUS z wnioskiem RD-3 o przeliczenie konta.

6. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem  107.775,66 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem 1.372.758,57 zł, (zobowiązania niewymagalne – 66.667,34 zł),
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 131.381,72 zł,
• Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2016 r. – brak zobowiązań,
• Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2016 r. – brak należności.

  Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

  W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

  W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 20. zmian do planu wydatków  i dochodów na kwotę ogółem 398.568,00 zł.

     Kwoty wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za okres 2016 r. były niezgodne z prowadzoną ewidencją analityczną w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej (rozdział 80104):

  - § 4210 – w ewidencji w wyniku błędnych księgowań przekroczono o kwotę 1.642,71 zł  w stosunku do sprawozdania,

  - § 4410 w sprawozdaniu wykazano kwotę 45,00 zł pomimo, że w ewidencji nie było księgowań w tym paragrafie.

   Kwoty dochodów i wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb-34S za okres 2016 r. były niezgodne z prowadzoną ewidencją analityczną w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej rozdziału 80104:

  - § 0670 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę wyższą o 1.335,46 zł w stosunku do ewidencji,

  - § 0920 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę niższą o 10,83 zł w stosunku do ewidencji,

  - § 4210 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę wyższą o 178,13 zł w stosunku do ewidencji,

  - § 4220 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę  niższą o  4.648,59 zł w stosunku do ewidencji,

  - § 4300 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę  6,20 zł pomimo, że w ewidencji nie było księgowań w tym paragrafie.

Powyższe naruszało § 9 ust. 1 i 2 rozporządzeniaw sprawie sprawozdawczości, według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

  Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy  zatrudniony w PP 59 w okresie od 02.01.2017 r. do 23.06.2017 r.

  Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

7. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2016 r.

 Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

 Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.

 Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury dotyczące magazynu żywnościowego (7 szt.), protokół inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, a także potwierdzenia sald.

 Nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości w tym zakresie.

    Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem sald banku, w którym PP 59 posiadało rachunki bankowe.

  W 2016 r. na podstawie wydanego przez dyrektora PP 59 zarządzenia, została wykonana inwentaryzacja roczna,drogą weryfikacji sald  oraz spisu z natury (magazyn oraz środki pieniężne i druki ścisłego zarachowania w kasie). W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych.

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

 W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

    Ewidencja księgowa w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej za 2016 r. prowadzona do niżej wymienionych paragrafów wydatkowych i dochodowych konta budżetowego była niezgodna z zestawieniem obrotów i sald (obroty narastające na dzień 31.12.2016 r.) w następujących rozdziałach paragrafach klasyfikacji budżetowej:

    1. rozdział 80104

   - § 0660 - przekroczono w ww. ewidencji o 98.800,00 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

-  § 0920 - przekroczono w ww. ewidencji o 22,77 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald.

    -  § 0970 - przekroczono w ww. ewidencji o 17.859,02 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4210 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 2.160,45 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    -  § 4240 - przekroczono w ww. ewidencji o 575,09 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4260 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 6.045,28 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4300 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 1.868,10 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    -  § 6050 – przekroczono w ww. ewidencji o 2.214 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

     2. rozdział 80146

    -  § 4700 -  przekroczono w ww. ewidencji o 50,00 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

     3. rozdział 80148

    - § 4010 – przekroczono w ww. w ewidencji o 11.206,74 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4110 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 1.514,02 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4120 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 84,94 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4440 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 1.094,00 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

      4. rozdział 80195

    -  § 4010 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 796,18 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4110 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 10.434,00 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald.

Ewidencja księgowa w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej za 2016 r. prowadzona do niżej wymienionych paragrafów wydatkowych i dochodowych konta wydzielonego rachunku dochodów była niezgodna z zestawieniem obrotów i sald (obroty narastające na dzień (31.12.2016 r.) w następujących rozdziałach paragrafach klasyfikacji budżetowej rozdziału 80104:

    - § 0670 – przekroczono w ww. ewidencji o 148.224,57 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald,

    - § 4220 - w ww. ewidencji wykazano kwotę niższą o 18.772,33 zł w stosunku do zestawienia obrotów i sald.

Powyższe stało w sprzeczności z art. 24 ust. 1-4 uor, według których księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie, tzn. dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe winny być wprowadzone do nich kompletnie i poprawnie z zapewnieniem ciągłości zapisów oraz bezbłędności działania stosowanych procedur obliczeniowych, z możliwością stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych.

     Zgodnie z zapisami art. 4 ust. 5 uor to kierownik jednostki, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie.

 Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

 W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym m.in.: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

 W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 4/2011 Dyrektora PP 59 w Szczecinie z dnia 12.12.2011 r. wprowadzające Regulamin Wynagradzania w PP 59 obowiązujący od 01.01.2012 r. wraz zaneksem nr 1 wprowadzającym zmiany dotyczące zał. nr: 1 – Tabela miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, 2 – Tabela stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników, zmiany obowiązywały od dnia 01.01.2015 r.
2. Zarządzenia nr 6/08 w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości z dnia 18.03.2008 r. wprowadzające:

- Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w którym określono metody i terminy inwentaryzowania składników majątku.

- Zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania – zał. nr 2;

- Instrukcja kasowa – zał. nr 3;

- Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4;

- Instrukcja kontroli wewnętrznej oraz oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków  – zał. nr 5;

- Ustalenie wyniku finansowego – zał. do zasad rachunkowości;

- Plan kont dla PP 59 w Szczecinie;

- Zał. o Zakładowego Planu Kont – Klasyfikacja dochodów i wydatków;

- Zakładowy Plan Kont w PP 59 – wydruk z systemu FK z dn. 06.05.2011 r.;

- System ochrony i przechowywania danych w PP 59 w Szczecinie;

- Opis systemu przetwarzania danych;

1. Zarządzenie nr 6/08 z dnia 18.03.2008 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli finansowej w PP 59.
2. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych.
3. Zarządzenie Nr 2/2016 Dyrektora PP 59 w sprawie zasad wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulaminu pracy Komisji Przetargowej (obowiązujące od dn. 23.01.2016 r.):

- zał. nr 2 – Regulamin pracy Komisji Przetargowej;6.

- zał. nr 1 – Zasady wykonywania w PP 59 ustawy Prawo zamówień publicznych;

1. Regulamin Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń    Socjalnych  w PP 59 w Szczecinie wprowadzony od dn. 30.09.2013 r.

  Opis systemu przetwarzania danychzawierał nieaktualny wykaz programów finansowo – księgowych oraz płacowo – kadrowych, nie zawierał nazw, numerów licencji użytkowanych obecnie programów, daty wprowadzenia ich do użytkowania oraz wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

       Obowiązujące w PP 59:  Instrukcja kontroli wewnętrznej oraz oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków, Plan kont, Załącznik do Zakładowego Planu Kont – Klasyfikacja dochodów i wydatków oraz Zarządzenie w sprawie wprowadzenia procedury kontroli finansowej Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych przywoływały nieaktualne podstawy prawne.  

    Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

    W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 59 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

10. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2016 r.

     W dniu 07.09.2016 roku w PP 59 Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny  przeprowadził kontrolę dotyczącą warunków pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, przydziału odzieży i obuwia roboczego, orzeczeń lekarskich oraz czynników szkodliwych na stanowisku pracy.

   Nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości w tym zakresie.

   Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 05.07.2016 r. (nr: PP-59/0360/15/16), a za II półrocze 2016 r. – pismem z dnia 11.01.2017 r. (PP-59/0360/1/17).

      W dniu 15 września 2016 r. pismem nr PP-59/091/20/16 poinformowała Pani WKiAW o przeprowadzonej w jednostce kontroli zewnętrznej.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. terminowe regulowanie zobowiązań;
2. ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z  uor;
3. naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności;
4. pobierania czynszu we właściwie ustalonej wysokości;
5. zawarcie stosownej umowy dotyczącej dozoru nad budynkiem;
6. odrębne wykazywanie w księgach rachunkowych przychodów z tytułu wynajmu mieszkań i kosztów związanych z dozorem budynku;
7. każdorazowe wystawianie not księgowych z tytułu naliczonego czynszu;
8. dekretowanie dokumentów księgowych w sposób zgodny z uor;
9. każdorazowe poddawanie dowodów księgowych kontroli i ich zatwierdzanie do wypłaty;
10. prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny i sprawdzalny;
11. wykazywanie w sprawozdaniach kwot zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej;
12. każdorazowe przedkładanie umów dotyczących wydatków do kontrasygnaty głównego księgowego;
13. regulowanie zobowiązań z tytułu składek odprowadzanych do ZUS w kwotach zgodnych z kwotami wykazanymi w deklaracjach ZUS P DRA;
14. wypłacenie pracownikowi wyrównania dodatku stażowego za luty 2016 r.;
15. uzupełnienie wykazu programów o wersje użytkowanego aktualnie oprogramowania i daty ich wprowadzenia do użytkowania;
16. zaktualizowanie wskazanych w wystąpieniu procedur pod kątem podstaw prawnych.