Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 13.10.2017 r. do 10.11.2017 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień w Szczecinie przy ul. J. H. Dąbrowskiego 22-23 (zw. dalej MIW), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia oraz sprawy kadrowe za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 21 listopada 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 grudnia 2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień w Szczecinie (zw. dalej MIW) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia oraz sprawy kadrowe za 2016 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• ewidencjonowaniu zdarzeń gospodarczych niezgodnie z opisem do kont, zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości),
• nieprzestrzeganiu zapisów obowiązującej w MIW „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych”, wprowadzonej zarządzeniem Nr 2/2007 ze zm. (zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli dokumentów),
• niezgodności kwot przekazywanych do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z deklaracjami i dokumentacją źródłową,
• niewłaściwym obciążaniu kontrahenta opłatami z tytułu korzystania z energii elektrycznej,
• nieprawidłowym naliczaniu wynagrodzeń w przypadku zwolnień lekarskich,
• nieskorygowaniu błędów systemowych w zakresie dodatków za pracę w godzinach nocnych.

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• sporządzania i przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki środków trwałych zakupionych lub przyjętych z inwestycji w 2016 r.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w MIW stosowano zapisy dotyczące wynagradzania pracowników zawarte w obowiązującym w jednostce „Regulaminie wynagradzania”, które były korzystniejsze w stosunku do uregulowań dotyczących pracowników samorządowych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontrolą objęto dochody zrealizowane przez MIW w 2016 r. na kwotę ogółem 14.482,64 zł, tj. 6 % ogólnych dochodów jednostki na łączną kwotę 241.630,67 zł.

Kontroli poddano naliczenie opłat za pobyt w MIW w październiku 2016 r. (477 osób w kwocie ogółem 143.090,46 zł), uregulowanie płatności za ww. pobyt do końca 2016 r. (33 osoby w kwocie ogółem 9.359,44 zł, tj. 4% wpłat ogółem za 2016 r. zaewidencjonowanych na § 0690 w kwocie 236.084,78 zł) oraz sposób prowadzenia teczek osób doprowadzonych do MIW w październiku 2016 r. (teczki 16. osób, tj. 3,4% ogółu doprowadzonych w październiku 2016 r. w ilości 477 osób).

Kontroli poddano dochody MIW wynikające z umowy użyczenia, zaewidencjonowane na podstawie 36. not księgowych na kwotę 5.517,97 zł i związanych z tym zapłat na kwotę ogółem 4.856,65 zł (87,6% dochodów zaewidencjonowanych na § 0970). Kontrolę przeprowadzono w zakresie zgodności obciążeń i dokonanych wpłat z zapisami umownymi.

W toku kontroli stwierdzono, że stawka za 1kWh, stanowiąca podstawę do obciążenia kontrahenta tytułem zużycia energii elektrycznej ustalana była przez MIW nieprawidłowo, w wyniku czego kontrahent obciążany był zawyżonymi kwotami.

Na podstawie umowy użyczenia zawartej w dniu 01.10.2005 r. (ze zm.) kontrahent obciążany był tytułem zużycia energii elektrycznej wg wskazań podliczników i na podstawie faktur otrzymanych przez MIW od dostawców energii. Cena 1 kWh w przypadku energii dostarczonej MIW ustalana była poprzez podzielenie kwoty brutto z faktury przez ogólne zużycie w kWh, przy czym na kwotę brutto faktury składały się m.in. opłaty za ponadumowny pobór energii. W ocenie kontrolującego, przy ustalaniu ceny za 1 kWh, kwota faktury powinna być pomniejszona o naliczone opłaty za ponadumowny pobór energii, ponieważ w umowie użyczenia nie zostały określone limity poboru energii i zasady rozliczania w przypadku zużycia energii ponad ww. limity. Proporcje zużytej przez kontrahenta energii oraz kwoty opłat dodatkowych w stosunku do wielkości zużycia energii ogółem wskazywały ponadto, że kontrahent nie miał wpływu na zużycie energii ponad ustalone limity. Wg wskazań podliczników i faktur wystawionych na rzecz MIW, udział kontrahenta w zużyciu kWh stanowił jedynie od 1,1 % do 2,7 % zużycia energii ogółem.

Odsetki ustawowe jakie MIW naliczył kontrahentowi nie zostały poprawnie udokumentowane. Przedstawione kontrolującym noty odsetkowe, stanowiły wydruki z kalkulatora odsetek z dopisaną nazwą kontrahenta oraz nr dowodu „nk”. Wymieniony na wydruku rodzaj dokumentu „nk” stanowił oznaczenie wewnętrzne dowodu MIW, a nie nazwę sporządzonego dokumentu, data zamieszczona na dokumencie przy podpisie głównego księgowego nie była oznaczona jako data jego sporządzenia, a na dowodzie nie było potwierdzenia przekazania not kontrahentowi. Wg art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor), noty odsetkowe stanowiące dowody źródłowe zewnętrzne własne, powinny zostać przekazane kontrahentowi w oryginale, a wg art. 21 ust. 1 tejże ustawy, wymieniony dowód powinien zawierać m.in. wskazanie rodzaju dowodu i datę jego sporządzenia.

Rachunki wystawione za pobyt w MIW w październiku 2016 r. zawierały opłaty wynikające z Uchwały Nr XVIII/398/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2016 r. w sprawie wysokości opłaty związanej z pobytem w MIW, tj. 299,98 zł. Rachunki wystawione 16. osobom, które uregulowały opłaty za pobyt w październiku, tj. w miesiącu pobytu w MIW, we wszystkich przypadkach włączone zostały do dokumentacji pobytu. Rachunki wystawione zostały przez uprawnionych pracowników MIW i zawierały wszystkie elementy niezbędne do ich zaewidencjonowania w księgach rachunkowych jednostki, w tym także potwierdzenie odbioru rachunku przez adresata.

Dokumentacja dotycząca osób przebywających w MIW prowadzona w formie teczek, zawierała informacje pozwalające na identyfikację osób i wystawienie rachunków za każdy pobyt, m.in. poprzez nadawanie kolejnych, odrębnych numerów ewidencyjnych dla poszczególnych pobytów oraz dla wystawianych rachunków.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2016 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 6.955.674,13 zł, w tym należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 6.882.751,21 zł i pozostałe należności w kwocie 72.922,92 zł (68.065,35 zł - z tytułu dostaw towarów i usług, 4.857,57 zł - z innych tytułów).

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową.

Przyczyną utrzymywania się należności wykazanych w ww. sprawozdaniu było m.in. usunięcie MIW z katalogu wierzycieli z początkiem 2010 r. na podstawie zmiany ustawy o finansach publicznych, cofnięcie przez urzędy skarbowe tytułów wykonawczych od kwietnia 2010 r. oraz przejęcie windykacji przez Urząd Miasta Szczecin od listopada 2011 r. w oparciu o wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 12.01.2011 r., a także przewaga wśród pacjentów MIW osób bezdomnych i bezrobotnych i związana z tym ściągalność należności na poziomie 30%.

 2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Zaplanowane wydatki budżetowe MIW w wysokości 2.120.383 zł zrealizowane zostały w 99,61 %, tj. w kwocie 2.112.150,63 zł.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 245.672,06 zł, co stanowiło 11,63 % wydatków jednostki ogółem,
• 39 wyciągów bankowych i 1 raport kasowy,
• 13 dowodów „Polecenie księgowania” i 5 dowodów „OT”,
• 10 umów dotyczących wydatków, 2 zamówienia, 6 protokołów odbioru i 2 protokoły konieczności,
• 6 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

W toku kontroli stwierdzono następujące uchybienia dotyczące realizacji przez pracowników MIW zapisów procedur, ujętych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów:

1. Na wszystkich skontrolowanych fakturach i rachunkach (17 dowodów) nie zamieszczono zapisu o treści: „transakcji dokonano po najkorzystniejszych cenach po uprzednio dokonanej analizie rynku i wyborze oferty najkorzystniejszej” wbrew postanowieniom pkt 1 ppkt a części IV ww. instrukcji, wg którego jako element kontroli merytorycznej należało zamieszczać na dowodach powyższy zapis.
2. Na dowodach księgowych objętych kontrolą, dyrektor i specjalista ds. rozliczeń stosowali parafki niezgodne z wzorami podpisów złożonymi na wykazie osób uprawnionych do sporządzania i kontroli dokumentów księgowych, stanowiącym załącznik do ww. instrukcji; powyższe zostało zaktualizowane w trakcie kontroli.
3. Dokumentacja stanowiąca podstawę do zapłaty zobowiązań MIW, tj. deklaracja na podatek od nieruchomości i decyzja dotycząca ustanowienia trwałego zarządu, nie zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji do zapłaty, co było niezgodne z postanowieniami pkt 1 części IV ww. instrukcji, wg któregokażdy dokument stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji.
4. Wszystkie objęte kontrolą wyciągi bankowe, dowody „Polecenie księgowania” i „OT”, stanowiące dowody księgowe, nie zawierały potwierdzenia dokonania kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Było to niezgodne z zapisami części II pkt 2 ppkt f w związku z pkt 1 części IV ww.instrukcji, wg których dowody te powinny podlegać kontroli, w tym kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, na dowód czego zamieszcza się na dokumencie klauzule: „sprawdzono dnia…” wraz z podpisami upoważnionych osób. Na wymienionych dokumentach zamieszczany był jedynie podpis głównego księgowego (na dowodach „PK” w okresach zastępowania dyrektora przez głównego księgowego również podpis specjalisty ds. rozliczeń)bez stwierdzenia „sprawdzono”. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i podpis osoby odpowiedzialnej.
5. W 2. przypadkach (z 4. skontrolowanych) nie sporządzono zamówienia ani nie zawarto stosownej umowy (zakup urządzenia Canon i tonera oraz wykonanie i opracowanie pomiarów instalacji wentylacyjnej), co nie wypełniało zapisów procedury, zawartej w rozdziale III ww. instrukcji, wg której w przypadku zakupu towarów lub usług zawierana jest umowa lub składane jest zamówienie.
6. W 1. przypadku zamówienie (zakup laptopa i projektora) nie zawierało: nazwy i adresu dostawcy lub jednostki właściwej do przyjmowania zamówień, numeru zamówienia, miejsca wykonania świadczenia, warunków płatności oraz podpisów osób zamawiających, mimo że zgodnie z zapisami pkt 4 części III ww. instrukcji zamówienie powinno zawierać ww. elementy.
7. W dokumentacji dotyczącej zakupu środków trwałych, we wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach do faktury nie dołączono dokumentów przychodowych (alkometr, urządzenie Canon oraz laptop i projektor), dodatkowo w 2. przypadkach na fakturze nie wskazano miejsca lokalizacji (alkometr, laptop i projektor), a w 2. przypadkach również informacji o ich zaewidencjonowaniu (urządzenie Canon oraz laptop i projektor). Było to niezgodne z zapisami pkt 1 ppkt a części IV ww. instrukcji, wg którego w przypadku zakupu środków trwałych lub innych przedmiotów i materiałów należy dołączyć do faktury dokumenty przychodowe i umieścić informację o ich zaewidencjonowaniu z określeniem miejsca lokalizacji. W trakcie kontroli dołączono do faktur dokumenty przychodowe i uzupełniono wskazanie miejsca lokalizacji.
8. W 5. przypadkach nie zamieszczono na fakturze potwierdzenia wykonania i przyjęcia robót, towarów i usług, co nie wypełniało zapisów pkt 1 ppkt a części IV ww. instrukcji, wg którego na dowodach stanowiących podstawę dokonania wydatku należało zamieścić takie potwierdzenie. Umowa nr 63/MIW/2016 zawarta w dniu 25.05.2016 r. nie zawierała podpisu specjalisty ds. rozliczeń, mimo że zgodnie z zapisami pkt 1 części III ww. instrukcji umowy na wykonanie remontów bieżących pomieszczeń MIW winny zawierać taki podpis.

Za kontrolę merytoryczną dowodów źródłowych odpowiadał dyrektor i główny księgowy, aosobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych MIW był główny księgowy i osoba zastępująca.

W 6. przypadkach (na 19 objętych kontrolą) MIW przyjął dowody zakupu (faktury/rachunki), na których wskazane zostały błędne dane adresowe w zakresie numeru posesji MIW (wskazano nr 22/24 lub nie wskazano numeru). Ustalono, że nie sporządzono w tym zakresie stosownych not korygujących, co było niezgodne z zapisami art. 106k ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, wg którego nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące m.in. jego adresu, wystawia fakturę nazywaną notą korygującą.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 303/16 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych stwierdzono, że w 1. przypadku (na 7 skontrolowanych) nie sporządzono notatki służbowej potwierdzającej i uzasadniającej odstąpienie od analizy rynku (dotyczy zakupu dysków twardych, instalacji i konfiguracji systemu operacyjnego i oprogramowania po awarii serwera). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, z którego wynikał obowiązek sporządzenia takiej notatki.

W dniu 19.12.2016 r. główny księgowy wystawił na rzecz wykonawcy noty księgowe w łącznej wysokości 263,26 zł. Noty dotyczyły mediów (energia, woda i odprowadzenie ścieków) zużytych przez wykonawcę w toku realizacji inwestycji związanej z wymianą wentylacji mechanicznej z rekuperacją w budynku MIW. Zużycie mediów zostało skalkulowane wg norm budowlanych przez Inspektora nadzoru budowlanego i Wykonawcę, który z przyczyn technicznych nie zamontował podliczników na media niezbędne do prowadzenia prac. Było to niezgodne z zapisami § 3 ust. 12 umowy nr 72/MIW/2016 zawartej w dniu 04.10.2016 r. z ww. Wykonawcą, wg którego zobowiązany był on do założenia na swój koszt podliczników, stanowiących podstawę obciążenia go kosztami za zużyte media.

Faktura nr 1/RYD/12/2016 z 01.12.2016 r. dotycząca zakupu przez pracownika MIW okularów korygujących wzrok wystawiona została na MIW, gdy tymczasem powinna być wystawiona na pracownika, ponieważ to pracownik, a nie MIW dokonał transakcji zakupu. Wypłata za okulary ma charakter świadczenia na rzecz pracownika, a poniesione przez niego koszty powinny być mu jedynie w części refundowane, zgodnie z obowiązującymi w MIW procedurami. W zasadach refundacji ww. kosztów określonych w załączniku nr 3 do „Regulaminu pracy”, wprowadzonego zarządzeniem nr 8/2013 z 01.10.2013 r., nie wskazano, na kogo powinna zostać wystawiona faktura.

W toku kontroli wydatków z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na łączną kwotę 2.462,76 zł brutto (100% wydatków zrealizowanych z tego tytułu) stwierdzono nieprawidłowości związane ze sposobem ustalania kwoty ryczałtu.

Dzienna stawka ryczałtu w miesiącach maj, lipiec i październik ustalana była przez podzielenie kwoty ogółem ryczałtu przez liczbę dni roboczych w danym miesiącu, a w miesiącach maj i wrzesień, kwota ryczałtu nie została pomniejszona za dni nieobecności, tylko ustalona została za dni korzystania z samochodu. Powyższy sposób ustalania kwot ryczałtu za samochód był niezgodny z zapisami § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcyoraz zapisem umowy zawartej z pracownikiem (§ 4 ust. 6), wg których miesięczny ryczałt podlega zmniejszeniu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Oświadczenia miesięczne dotyczące ww. ryczałtów za samochód, składane przez pracowników MIW, stanowiące dowody wewnętrzne, nie zawierały podpisów osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową.Było to niezgodne z zapisami części II pkt 2 ppkt f w związku z pkt 1 części IV ww.instrukcjiobiegu i kontroli dokumentów, wg których dowody te powinny podlegać kontroli, w tym kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, na dowód czego zamieszcza się na dokumencie klauzule: „sprawdzono dnia…” wraz z podpisami upoważnionych osób. Osobą odpowiedzialną za weryfikację kwot ryczałtu był specjalista ds. płac, natomiast za ustalenie kwoty odpowiadał dyrektor.

W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia nr 303/16 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych stwierdzono, że w 6. przypadkach (na 7 objętych kontrolą) przeprowadzona została analiza rynku i sporządzone zostały stosowne notatki służbowe.

W trakcie trwania kontroli sporządzone zostało wyrównanie, zawierające korekty ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych za miesiące: maj, lipiec, wrzesień i październik 2016 r. na kwotę per saldo ogółem 10,38 zł brutto.

Wszystkie środki trwałe zakupione lub przyjęte z inwestycji w 2016 r. podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych, przed terminami wskazanymi w fakturach / rachunkach / umowach/ obowiązujących przepisach.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków, sporządzonym na dzień 31.12.2016 r., w łącznej kwocie 124.637,87 zł,uregulowane w 2017 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwotywchodziły zobowiązania m.in. z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 73.881,08 zł,
• wynagrodzeń osobowych na kwotę 11.763,60 zł,
• składek ZUS na kwotę 29.160,87 zł,
• zużycia energii elektrycznej i cieplnej oraz wody na kwotę 6.633,65 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2016 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniu Rb-28S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 25. pracowników zatrudnionych w 2016 r., tj. 20% ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 236.420,16 zł, tj. 23 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.022.209 zł, zaewidencjonowanych w 2016 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 18.680,80 zł, tj. 27 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 68.370 zł.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrola wykazała, że w toku naliczania wynagrodzenia chorobowego 2. z 5. pracowników, dodatek za wieloletnią pracę był pomniejszany proporcjonalnie za dni zwolnienia lekarskiego oraz był uwzględniany w podstawie naliczenia wynagrodzenia chorobowego, co stało w sprzeczności z zapisami § 5 ust. 2 obowiązującego w MIW „Regulaminu wynagradzania”, wg którego dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. W świetle powyższych zapisów regulaminowych, dodatek winien być naliczany pracownikowi w pełnej wysokości i powinien być wyłączony z podstawy naliczenia wynagrodzenia chorobowego.

W przypadku 1. z 5. pracowników wynagrodzenie z tytułu dodatku funkcyjnego zostało pomniejszone w związku ze zwolnieniem lekarskim o 6 dni zamiast o 4 dni zwolnienia lekarskiego w wyniku czego, pracownikowi naliczono dodatek w kwocie 1.464 zł zamiast w kwocie 1.586 zł (niedopłata w kwocie 122 zł).

W toku kontroli stwierdzono, że w systemie służącym w MIW do naliczania wynagrodzeń nie została wprowadzona stała dla poszczególnych miesięcy stawka dodatku za pracę w godzinie nocnej, a wynagrodzenie naliczane było przez system przy zastosowaniu zaokrągleń na poszczególnych etapach naliczenia. W wyniku powyższego, kwota wynagrodzenia ogółem z tytułu dodatku różniła się od kwoty, jaka winna być naliczona przy zastosowaniu stałej stawki dodatku. Zastosowany sposób naliczania był niezgodny z § 4b rozporządzenia Ministra Pracy, Płacy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dodatków nocnych) w związku z art. 151 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zw. dalej Kodeksem pracy), wg którego pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20 % stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

W 1. przypadku stwierdzono, że karta wynagrodzeń pracownika zawierała niewłaściwą prezentację danych dotyczących naliczonego wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych. Wynagrodzenie z tytułu naliczonych nadgodzin przedstawione zostało w karcie wynagrodzeń pracownika jako zwiększenie wynagrodzenia zasadniczego, dopłata do nadgodzin 100% oraz zwiększenie dodatku stażowego. Dane dotyczące ww. wynagrodzenia powinny zostać zaprezentowane w karcie wynagrodzeń zgodnie z ich treścią, tj. jako wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz dodatek do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Kontrola wykazała 1 przypadek nieprawidłowego naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. (wypłata w 2016 r.) w kwocie zawyżonej o 25,50 zł. Powyższe miało miejsce w wyniku ujęcia w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego jednorazowego dodatku specjalnego w kwocie 300 zł. Wg art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, z podstawy naliczania ww. wynagrodzenia wyłączone zostały m.in. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Dodatek specjalny przyznany pracownikowi miał charakter jednorazowy i dotyczył określonej czynności, w związku z czym powinien zostać wyłączony z podstawy naliczenia ww. wynagrodzenia.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był specjalista ds. płac.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono jedynie, że wykazy dokumentów znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych sporządzone były niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Spisy sporządzane były poprzez określenie rodzaju aktu (np. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych i inne) i odpowiednie przyporządkowanie do tego aktu numerów nadanych poszczególnym dokumentom. Zastosowany sposób sporządzania wykazu akt był niezgodny z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), wg którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych był specjalista ds. kadr.

W toku kontroli stwierdzono, że obowiązujący w jednostce regulamin wynagradzania zawierał następujące uregulowania korzystniejsze dla pracowników w stosunku do obowiązujących uregulowań prawnych:

1. Wynagrodzenie za pracę w porze nocnej.

Wg § 3 ust. 6 regulaminu wynagradzania, pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20 % godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego, nie niższej jednak niż 20 % godzinowej stawki wynikającej z normalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie odrębnych przepisów, natomiast wg zapisów § 4b rozporządzenia w sprawie dodatków nocnych w związku z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, dodatek ten nalicza się od minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

2. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Wg § 3 ust. 4 regulaminu wynagradzania, za wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych pracownik oprócz normalnego wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania określonego stawką miesięczną i przeliczanego na stawkę godzinową, otrzymywał dodatek w wysokości 100 % i/lub 50 %, a wg art. 42 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (zw. dalej ustawą o pracownikach samorządowych), pracownikowi samorządowemu za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje, wg jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Wymieniony przepis ustawy o pracownikach samorządowych stanowi lex specialis w stosunku do przepisów kodeksu pracyi nie przewiduje dodatków 100 % i/lub 50 % za godziny nadliczbowe. Wg art. 43ust. 1 ww. ustawy, tylko w kwestiach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy. Ww. pogląd zaprezentował także Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 25.06.2009 r. (pismo znak: GPP-433-4560-42/09/PE/RP).

3. Wynagrodzenie z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Wg § 3 ust. 5 regulaminu wynagradzania, dodatek 100 % przysługuje pracownikowi za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym miesięcznym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości 100 % i/lub 50 %.

Powyższe uregulowania jako korzystniejsze dla pracowników mogły być stosowane w MIW, ponieważ akt normatywny hierarchicznie niższy w postaci regulaminu wynagradzania, miał pierwszeństwo zastosowania przed aktem hierarchicznie wyższym w postaci ustawy o pracownikach samorządowych.

W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, a wynagrodzenia naliczane były zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania MIW.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2016 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 91.331 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2016 r. składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 381.013,46 zł.

W toku kontroli prawidłowości regulowania składek ZUS stwierdzono, że w dniu 02.09.2016 r. zostały przekazane za sierpień 2016 r. składki w kwocie 26.810,11 zł, co skutkowało powstaniem nadpłaty w wysokości 90 zł w stosunku do danych wykazanych w deklaracji ZUS P DRA. Przyczyną było błędne zakwalifikowanie listy płac nr 59 w deklaracji ZUS P DRA za sierpień (zamiast za wrzesień), co zostało skorygowane, a nadpłata pomniejszyła przelew zrealizowany do ZUS w miesiącu następnym.

Kontrola wykazała, że dopłata do zobowiązań budżetowych za maj 2016 r. w łącznej kwocie 109,51 zł, uregulowana została w dniu 30.06.2016 r. tj. 10 dni po terminie płatności w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych i 25 dni po terminie płatności w przypadku składek ZUS. Powyższe nie skutkowało obowiązkiem naliczenia i zapłaty odsetek, jednak naruszało zapisy art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zw. dalej ustawą o podatku dochodowym) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (zw. dalej ustawą ZUS). Przyczyną uregulowania ww. kwoty po terminie było błędne zakwalifikowanie korekty listy płac do rozliczenia za maj (zamiast za czerwiec).

W toku kontroli prawidłowości regulowania oraz wykazywania w deklaracji PIT-4R za 2016 r. naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych, stwierdzono, że:

1. Sporządzona w dniu 02.06.2016 r. korekta listy płac - nr 35 na „minus” została uwzględniona w kwocie podatku wykazanego w deklaracji PIT-4R za 2016 r. dwukrotnie tj. w maju i w lipcu, zamiast w czerwcu. Powyższe skutkowało nieuzasadnionym zmniejszeniem kwoty należnego podatku, wykazanej w deklaracji PIT-4R w porównaniu z kwotami wykazanymi na listach płac. Zobowiązania z ww. tytułu wobec Urzędu Skarbowego zostały jednak uregulowane w kwotach wynikających ze sporządzonych i zrealizowanych list płac;
2. Sporządzona wdniu 22.08.2016 r. lista płac nr 59, zrealizowana w dniu 20.09.2016 r. została uwzględniona w kwocie podatku wykazanego w deklaracji PIT-4R za sierpień 2016 r. (zamiast wrzesień). Było to spowodowane wskazaniem na liście błędnej daty wypłaty.

Osobą odpowiedzialną za rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym był specjalista ds. płac.

Dokumenty, stanowiące podstawę przelewów realizowanych w MIW w 2016 r. do Urzędu Skarbowego i ZUS tj. miesięczne deklaracje ZUS P DRA i zestawienia zaliczek miesięcznych na podatek dochodowy, nie zawierały podpisów potwierdzających: dokonanie kontroli pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym i zatwierdzenie do wypłaty. Nie wypełniało to zapisów pkt 1 części IV obowiązującej w MIW instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wg którego każdy dokument stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji, na dowód czego zamieszcza się na dokumencie klauzule: „sprawdzono dnia…” i „zatwierdzono do wypłaty kwotę …..zł” wraz z podpisami upoważnionych osób. Deklaracje ZUS P DRA za 2016 r. były natomiast każdorazowo podpisane przez specjalistę ds. płac jedynie z adnotacją: „składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodne z listami płac” oraz głównego księgowego – bez stosownej klauzuli.

W pozostałym zakresie podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2016 r. regulowany był w terminach wynikających z ustawy o podatku dochodowym, natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2016 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów ustawy ZUS.

W 2016 r. MIW skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 3 ust. 2 ustawy ZUS. Wysokość ww. wynagrodzenia wynikała z zapisów:

• §1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, wg którego płatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa,
• §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wg którego wynagrodzenie przysługujące płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą wynosi 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W wyniku powyższego, MIW uzyskała dochody w kwocie ogółem 265,85 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 236.084,78 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 2.112.150,63 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2016 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 6.955.674,13 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 500.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 2.120.383 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r. o 183.786 zł (dokonano 8 zmian planu).

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Zmiany w planie jednostki wprowadzone zostały na podstawie zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin i uchwał Rady Miasta Szczecin..

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2016 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 9 arkuszy spisu z natury, 5 oświadczeń, 4 sprawozdania z inwentaryzacji, 2 potwierdzenia sald oraz 24 protokoły, w tym 3 protokoły z inwentaryzacji kasy i 1 protokół z inwentaryzacji sald (weryfikacja).

Księgi inwentarzowe prowadzone były od marca 2016 r. przez głównego księgowego.

Arkusze spisu z natury nr 1 – 9 sporządzone w trakcie inwentaryzacji nie zawierały informacji „spis zakończono na pozycji numer …./”. Na obowiązek zamieszczania na arkuszach spisu z natury ww. informacji wskazywał pkt 2 rozdz. III obowiązującej w MIW „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wg którego arkusze spisu z natury po ich zapełnieniu, powinny zawierać m.in. ww. informację. Na brak powyższych zapisów wskazano także w wystąpieniu pokontrolnym nr P/25/12, a ówczesny dyrektor w piśmie z dnia 14.12.2012 r. (pismo znak: MIW-JM-091-3-404/2012) zobowiązał się do przestrzegania ww. instrukcji.

Za prawidłową realizację inwentaryzacji w drodze spisu z natury odpowiedzialny był dyrektor jednostki.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2013 na podstawie Zarządzenia Dyrektora MIW nr 10/2013 z dnia 22.10.2013 r.” W celu wypełnienia zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie terminów i częstotliwości inwentaryzacji, kolejny taki spis powinien zostać przeprowadzony w 2017 r.

Dyrektor wydał Zarządzenie Nr 6/2016 z dnia 28.10.2016 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wg stanu na 31.12.2016 r., w ramach której wykonana została m.in. inwentaryzacja kont księgowych na dzień 31.12.2016 r.

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. W przypadku środków trwałych i pozostałych środków trwałych, wartość księgi inwentarzowej stanowiła sumę wynikającą z wartości środków wykazanej na kontach 011 i 013.

Salda kont bankowych wykazane w bankowym potwierdzeniu salda oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Wpłata dotycząca odpłatności za pobyt w MIW, przyjęta do kasy w dniach 30-31.12.2016 r. w łącznej wysokości 449,96 zł nie została zaewidencjonowana w 2016 r. na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na stronie Ma jako zrealizowana wpłata. Stało to w sprzeczności z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg których konto 221 służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych, a na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności. Ewidencji na ww. koncie dokonano dopiero z datą 31.01.2017 r.

Ustalono ponadto, że zobowiązanie dotyczące przekazania ww. dochodów budżetowych w kwocie 449,96 zł na konto Gminy Miasto Szczecin zostało ujęte w księgach rachunkowych MIW dwukrotnie tj. na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 245 – „Wpływy do wyjaśnienia”. Powyższe miało również swoje odzwierciedlenie w kwotach zobowiązań, wykazanych w bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2016 r. tj. w pasywach w pozycji C.II.5 Pozostałe zobowiązania i w pozycji C.II.7 Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych. Przyjęty sposób ujęcia ww. kwoty w ewidencji MIW nie wynikał z zasad rachunkowości, wprowadzonych Zarządzeniem Nr 1/2007 ze zm. w sprawie ustalenia przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości), a ponadto był niezgodny z postanowieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg których konto 245 służy do ewidencji wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych.

Zapisy księgowe, dotyczące wszystkich objętych kontrolą faktur i rachunków (17 dowodów) nie zawierały wskazania rodzaju dowodu księgowego oraz opisu operacji (w ogóle lub ograniczony został do numeru z rejestru VAT). Stało to w sprzeczności z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji. Powyższy sposób prezentacji opisu operacji nie został ponadto opisany w procedurach MIW.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był główny księgowy.

W ocenie kontroli, funkcjonujące w MIW konto 141 – Środki pieniężne w drodze; wykorzystywane było niezgodnie z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości oraz opisem zawartym w zakładowym planie kont MIW. Wg analityki do konta 141 i stosowanej praktyki, konto to było wykorzystywane nie tylko do przepływów środków pieniężnych (bank – bank, kasa – kasa, kasa – bank, bank – kasa), ale także do ewidencji wpłat gotówkowych za pobyt oraz różnorodnych rozliczeń. Przyjęty sposób ewidencjonowania był niezgodny z opisem do ww. konta 141 zawartym w ww. rozporządzeniu, wg którego konto służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze i może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze. Konto 141 było wykorzystywane w stosowanej w MIW technice księgowania, jako konto techniczne, co także nie wynikało z ww. opisu do konta.

W toku kontroli stwierdzono, że wpłaty pracownika z tytułu spłaty pożyczki mieszkaniowej udzielonej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zw. dalej ZFŚS) przyjmowane były do kasy MIW – dochody, ponieważ jednostka nie prowadziła odrębnego raportu kasowego dla operacji kasowych ZFŚS. Wg kontrolującego, w celu przejrzystości operacji kasowych, jednostka powinna prowadzić odrębne raporty kasowe dla operacji realizowanych z różnych tytułów i różnych źródeł finansowania, w tym dla ZFŚS.

Księgi inwentarzowe środków trwałych (konto 011) i pozostałych środków trwałych (konto 013) prowadzone była w systemie komputerowym zbiorczo, tj. wbrew podziałowi obowiązującemu w ewidencji księgowej oraz wbrew zapisom rozdziału XIII pkt 10 obowiązującej w MIW „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych”, wg której księgi inwentarzowe prowadzi się osobno dla środków trwałych o wartości ewidencyjnej powyżej 3.500 zł (ewidencja ilościowo – wartościowa) i osobno dla środków trwałych o wartości poniżej 3.500 zł.

Wskazania dotyczące miejsca użytkowania środka trwałego znajdowały się na indywidualnej karcie środka trwałego, a nie w księgach inwentarzowych MIW, o czym stanowiły zapisy rozdziału XIII pkt 8 obowiązującej w MIW „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych”, wg których księga inwentarzowa prowadzona jest z podziałem na miejsce użytkowania.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Pozostałe wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady rachunkowości.
2. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych.
3. Instrukcja kasowa.
4. Instrukcja inwentaryzacyjna.
5. Procedury postępowania w sprawach udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14000 euro.
6. Instrukcja w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażona jest Miejska Izba Wytrzeźwień w Szczecinie
7. Regulamin wynagradzania pracowników.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji i pracy jednostki.

W toku kontroli stwierdzono, że obowiązujące w MIW zasady rachunkowości były nieprzejrzyste i nieczytelne. Zarządzeniem Nr 1/2007 z dnia (brak daty) w sprawie ustalenia przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości w MIW, ówczesny dyrektor ustalił i wprowadził do stosowania zasady rachunkowości, które w kolejnych latach były uzupełniane, poprawiane i aktualizowane. Ww. zarządzenie było 16 razy zmieniane aneksami lub zarządzeniami dyrektora, bez wprowadzenia stosownego tekstu jednolitego.

W zarządzeniach Nr 6/2011 i 8/2016 dyrektora dotyczących użytkowanych systemów informatycznych, jako podstawę wprowadzonych zmian wskazywano art. 4 ust. 5 uor, zamiast art. 10 ustawy, z którego wynikał obowiązek opisania systemu informatycznego w zasadach rachunkowości, w tym także określenia wersji oprogramowania.

Wersja oprogramowania nr v.2016, wskazana w pkt 1 załącznika do Zarządzenia Nr 1/2016 z dnia 27.01.2016 r., była niezgodna z wersją oprogramowania uwidocznioną na wydrukach dokumentów sporządzonych w 2016 r.: v.2016.1.1.659, v.2016.2.972, v.2016.7.1.2000.

Obowiązująca w MIW „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych” zawierała w pkt 2 części V – Ewidencja obrotu gotówkowego (str.11) niezrozumiały zapis o treści: „(…) i konto kwitariuszy.” oraz nieaktualne zapisy dotyczące stanowiska starszego referenta administracyjno – gospodarczego zawarte m.in. w pkt 10 ppkt 12 rozdziału XIII instrukcji.

„Instrukcja inwentaryzacyjna” MIW wprowadzona z dniem 01.01.2007 r. (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną) nie stanowiła załącznika do Zarządzenia nr 1/2007 r. ówczesnego dyrektora w sprawie ustalenia przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości, jednakże na wymienione zarządzenie powołano się przy wprowadzaniu zmian do instrukcji Zarządzeniem nr 14/2013 z dnia 18.12.2013 r. Instrukcja inwentaryzacyjna nie zawierała ponadto wzorów dokumentów wymienionych w rozdziale IV procedury i stosowanych przez jednostkę w procesie inwentaryzacji oraz nie zawierała w rozdziale XIII pkt 10 zapisów dotyczących prowadzenia księgi inwentarzowej WNiP. Na brak wzorów dokumentów stosowanych w procesie inwentaryzacji, zwrócono uwagę w toku kontroli nr P/25/12 przeprowadzonej w MIW w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2011 r.

Inwentaryzacja (proces inwentaryzacji) opisana została także w części XVI ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, co wg kontrolujących stanowiło o nieprzejrzystości procedur obowiązujących w jednostce.

„Procedury postępowania w sprawach udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14000 euro” wprowadzone Załącznikiem do Zarządzenia Nr 10/2007 z dnia 03.12.2007 r. ówczesnego dyrektora nie zostały zaktualizowane w zakresie zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin i kwoty zamówień w wysokości 30.000 euro. Nieaktualna kwota zamówień publicznych (14000 euro) wskazana była także w §2 ust. 4 pkt 2 „Regulaminu kontroli zarządczej w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień w Szczecinie” wprowadzonego Załącznikiem do Zarządzenia Nr 09/2010 ówczesnego dyrektora z dnia 28.09.2010 r. Mimo niewprowadzenia do procedur ww. zmian, notatki sporządzane w 2016 r. zawierały prawidłowe zapisy.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor jednostki, na co wskazano m.in. w §2 ust. 3 ww. regulaminu kontroli zarządczej, wg którego dyrektor MIW zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania procedur finansowych oraz procedur okołofinansowych.

Zasady rachunkowości MIW wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W procedurach obowiązujących w MIW nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2016 r.

Kontroli poddano także praktykę stosowaną w MIW w zakresie informowania pracowników o wprowadzanych procedurach oraz ewidencjonowania zarządzeń wydawanych przez dyrektora.

W toku kontroli stwierdzono, że w MIW nie prowadzono rejestru zarządzeń dyrektora. Powyższe nie sprzyjało przejrzystości działań podejmowanych przez dyrektora oraz utrudniało ustalenie kompletności zarządzeń przedstawionych do celów kontrolnych.

Wg oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 20.10.2017 r., w 2016 r. przeprowadzona została w jednostce 1. kontrola zewnętrzna. Informacja o ww. kontroli przekazana została do WKiAW w dniu 19.10.2017 r. (pismo znak: MIW.D.070.5.2017.AB z dnia 19.10.2017 r.), a zgodnie z §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.

Za I i II półrocze 2016 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi MIW:

 1. Ewidencjonowanie wpłat należności, środków w drodze i zobowiązań zgodnie z opisem do kont zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.

2. Dokonywanie zapisów księgowych dotyczących faktur i rachunków zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem rodzaju dowodu księgowego i opisu operacji.

3. Regulowanie płatności MIW w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz na podstawie poddanych kontroli i zaakceptowanych dowodów źródłowych.

4. Prowadzenie ewidencji na koncie 141 zgodnie z opisem zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, obrotu gotówkowego ZFŚS przy wykorzystaniu raportu kasowego ZFŚS, a ksiąg inwentarzowych środków trwałych odrębnie dla konta 011 i 013.

5. Sporządzenie nowych, ujednoliconych i spójnych procedur finansowo – księgowych obowiązujących w MIW po reorganizacji, m.in zasad rachunkowości, procedur dotyczących: obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, przebiegu i dokumentowania procesu inwentaryzacji, zamówień publicznych i refundacji kosztów za okulary korygujące wzrok, a także przestrzeganie zawartych w nich zapisów.

6. Podjęcie działań w kierunku zmiany zapisów regulaminu wynagradzania i dostosowania ich do przepisów dotyczących pracowników samorządowych.

7. Skorygowanie wynagrodzeń w miesiącach występowania zwolnień lekarskich i bieżące naliczanie, zgodnie z obowiązującym w MIW regulaminem wynagradzania.

8. Wypłatę pracownikowi niesłusznie pomniejszonego dodatku funkcyjnego w kwocie 122 zł.

9. Wprowadzenie zmian do użytkowanego systemu w zakresie stawki dodatku za pracę w godzinach nocnych.

10. Prezentowanie danych na kartach wynagrodzeń pracowników zgodnie z ich treścią.

11. Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

12. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.

13. Sporządzanie not odsetkowych zgodnie z uor.

14. Naliczanie obciążenia za użytkowanie pomieszczeń zgodnie z zawartą umową.

15. Prowadzenie rejestru zarządzeń dyrektora MIW.

16. Przestrzeganie zapisów proceduralnych w zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury.

17. Każdorazowe sporządzanie notatek służbowych potwierdzających i uzasadniających odstąpienie od analizy rynku.

18. Przestrzeganie zapisów zawieranych umów w zakresie zasad obciążania wykonawców kosztami za media zużyte w trakcie realizowanych prac.

19. Przyjmowanie dowodów zakupu z prawidłowo wskazanymi danymi adresowymi MIW.