Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie wrzesień - październik 2017 r. przeprowadził w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) oraz w Biurze ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BZP) kontrolę w zakresie budowy punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.11.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie budowy punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej ustalono, że Zamawiający pomimo przedłużenia terminu realizacji robót budowlanych nie wyegzekwował od ich Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy obejmującego okres przedłużenia. 

II. Oceny cząstkowe

1. Realizacja umów

1. 1.  Realizacja umowy o roboty budowlane

W dniu 22.04.2016 r. Gmina Miasto Szczecin zawarła z Wykonawcą umowę (zw. dalej umową  nr CRU/16/0001390), przedmiotem której było wykonanie robót budowlanych pn.: „Budowa punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej (róg ul. Harcerzy) w Szczecinie”. Wykonawca zobowiązany był do wykonania całości robót w terminie do dnia 30.06.2017 r. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe brutto w wysokości 4.358.833,96 zł – zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy. Przedmiotową umowę zmieniono pięciokrotnie.

Kontrola wykazała, że Zamawiający zawarł w dniu 14.06.2017 r. aneks nr 4 do umowy nr CRU/16/001390 pomimo nieprzedstawienia przez Wykonawcę dokumentów potwierdzających przedłużenie gwarancji należytego wykonania umowy. Przedstawiona przez Wykonawcę przy zawarciu umowy nr CRU/16/0001390 ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania umowy i właściwego usunięcia wad z dnia 18.04.2016 r. była ważna: w zakresie odpowiedzialności z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania robót od dnia 22.04.2016 r. do daty podpisania protokołu odbioru końcowego należycie wykonanych robót budowlanych, jednak nie dłużej niż do dnia 30.07.2017 r., w zakresie odpowiedzialności z tytułu nieusuniętych wad fizycznych, od dnia 31.07.2017 r. do dnia 15.02.2022 r. Termin wykonania przedmiotu umowy po zawarciu aneksu nr 4 upływał w dniu 16.08.2017 r. Według § 13 ust. 6 umowy w przypadku zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, okres ich obowiązywania nie mógł być krótszy niż terminy wskazane w § 13 ust. 5 umowy. W przypadku zamiaru przedłużenia terminu wykonania przedmiotu umowy, skutkującego tym, że okres obowiązywania gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej byłby krótszy, aniżeli terminy wynikające z § 13 ust. 5 umowy, Wykonawca, przed dokonaniem z Zamawiającym takiej zmiany umowy, zobowiązany był do przedłużenia okresu obowiązywania zabezpieczenia w taki sposób, by po zmianie umowy w zakresie terminu wykonania umowy, pokrywał się z terminem wynikającym z § 13 ust. 5 i przedłożenia Zamawiającemu dokumentu potwierdzającego takie przedłużenie.

Od dnia 31.07.2017 r. Gmina nie posiadała zabezpieczenia należytego wykonania ww. umowy o roboty budowlane. W związku z powyższym w sytuacji niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy przez wykonawcę Gmina nie miałaby możliwości skorzystania z sumy zabezpieczenia, które ustalono na poziomie 217.941,00 zł.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy umożliwia zamawiającemu zaspokojenie jego roszczeń wynikłych z niewłaściwego wywiązania się wykonawcy ze zobowiązania określonego treścią umowy w sprawie zamówienia publicznego, poprzez ich pokrycie z kwoty zabezpieczenia bez konieczności występowania na drogę sądową.

W dniu 02.02.2017 r. zawarto Aneks nr 1 dot. wprowadzenia robót dodatkowych polegających na wybudowaniu studni wodomierzowej oraz zamontowaniu do niej zasuwy na terenie zadania. Wykonanie robót dodatkowych objętych aneksem nr 1 stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, co potwierdzały okoliczności zawarte w protokole konieczności stanowiącym załącznik nr 1 do aneksu. Wykonawca za roboty budowlane objęte ww. aneksem nr 1 otrzymał wynagrodzenie w wysokości 6.492,91 zł brutto.

W dniu 31.03.2017 r. zawarto Aneks nr 2 dot. wykonania robót uzupełniających polegających na budowie chodnika, miejsc postojowych, przebudowie jezdni, oświetlenia, odwodnienia terenu wraz z nasadzeniami przy ul. Harcerzy w Szczecinie. Wykonawca za roboty budowlane objęte aneksem nr 2 otrzymał wynagrodzenie w wysokości 287.820,00 zł brutto. Wykonanie robót w ramach zamówienia uzupełniającego miało nastąpić do dnia 30.06.2017 r.

W dniu 26.05.2017 r. zawarto Aneks nr 3 dot. zmiany sposobu spełnienia świadczenia polegającego na zmianie technologii, użytej do wykonania przedmiotu umowy, w ten sposób, że w miejsce pierwotnie zaplanowanej przepompowni wód deszczowych zamontowano przepompownię o większej wydajności i niezawodności w stosunku do pierwotnie ujętej w dokumentacji, posiadającą parametry pozwalające na większe wykorzystanie wydajności przyjętego w projekcie separatora substancji ropopochodnych na terenie zadania. Szczegółowe uzasadnienie potrzeby wykonania robót zamiennych oraz ich rodzaju, jak również rodzaj nowych rozwiązań technicznych i technologicznych został wskazany w protokole konieczności stanowiącym załącznik nr 1 do ww. aneksu nr 3. Wynagrodzenie za zamienne roboty budowlane objęte aneksem nr 3 ustalono w wysokości 17.766,71 zł brutto.

W dniu 14.06.2017 r. zawarto Aneks nr 4 dot. zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy z dnia 30.06.2017 r. na dzień 16.08.2017 r. Uzasadnieniem dla przedłużenia terminu umownego było wstrzymanie robót z uwagi na: niesprzyjające warunki atmosferyczne, wykrycie nieujawnionej czynnej podziemnej instalacji gazowej.

W dniu 28.06.2017 r. zawarto Aneks nr 5 dot. zmiany terminu wykonania robót w ramach zamówienia uzupełniającego. Pierwotnie ww. termin upływał w dniu 30.06.2017 r., natomiast po zawarciu Aneksu nr 5 w dniu 16.08.2017 r. Ww. aneks zawarto z uwagi na zmianę terminu realizacji inwestycji w związku z którą konieczna była zmiana terminu zakończenia prac wykonywanych w ramach zamówienia uzupełniającego.

W toku kontroli stwierdzono, że Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót oraz wywiązywał się z określonych umową obowiązków.

W dniu 04.09.2017 r. spisano protokół odbioru końcowego obiektu – Ekoportu. W ww. protokole wskazano m. in., że: zgłoszenie zakończenia robót nastąpiło z dniem 16.08.2017 r., rozpoczęcie czynności odbiorowych nastąpiło w dniu 23.08.2017 r., wartość wykonanych robót wyniosła  4.670.913,58 zł, w tym budowa chodnika o wartości 287.820,00 zł.

1. 2. Realizacja umowy o pełnienie nadzoru inwestorskiego

W dniu 05.05.2016 r. Zamawiający zawarł umowę nr CRU/16/0001574 (zw. dalej umową
nr CRU/16/000/1574), której przedmiotem było pełnienie funkcji inspektora nadzoru na zadaniu inwestycyjnym pn. „Budowa punktu Selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej (róg ul. Harcerzy) w Szczecinie”. Wartość umowy została ustalona na kwotę 44.812,50 zł brutto. Termin realizacji umowy określono jako okres od dnia zawarcia umowy do dnia 31.07.2017 r., Wykonawca był zobowiązany jednak, pełnić obowiązki Inżyniera Kontraktu w okresie gwarancji i rękojmi na roboty budowlane zrealizowane przez Wykonawcę robót budowlanych pod nadzorem wynikającym z przedmiotowej umowy (tj. przez 54 miesiące).

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W dniu 30.06.2017 r. zawarto aneks nr 1/2017 dot. zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy z dnia 31.07.2017 r. na dzień 15.09.2017 r. W związku z powyższą zmianą terminu ustalono, że za przedmiot umowy w czasie od 01.08.2017 r. do 15.09.2017 r. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 4.481,25 zł brutto.

Ww. aneks nr 1/2017 zawarto na podstawie § 6 ust. 3 umowy CRU16/0001574, zgodnie z którym strony dopuściły możliwość zmiany okresu obowiązywania umowy poprzez jego wydłużenie z uwagi na zmianę terminu zakończenia inwestycji przez Wykonawcę robót. W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy miało ulec odpowiedniemu podwyższeniu, zgodnie z § 7 ust. 2 umowy.

W toku kontroli ustalono, że Inżynier Kontraktu realizował obowiązki wynikające z umowy nr CRU/116/0001574, w tym przede wszystkim: sprawował nadzór inwestorski zgodnie z wymogami ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz.U. z 2017 r. poz. 1332 ze zm.) i warunkami pozwolenia na budowę, kontrolował w sposób ciągły jakość wykonywanych robót oraz wbudowywanych materiałów, archiwizował wszelkie atesty, deklaracje, certyfikaty jakości itp., monitorował postęp robót poprzez sprawdzanie rzeczywistego zaawansowania i zgodności realizacji z obowiązującym harmonogramem robót, dokonywał obmiaru wykonanych robót, dokonywał odbioru robót zanikających i ulegających zakryciu.

1. 3. Realizacja umowy o sprawowanie nadzoru autorskiego

W dniu 05.05.2016 r. Gmina zawarła z Projektantem umowę nr CRU/16/0001575, której przedmiotem było sprawowanie nadzoru autorskiego nad realizacją zadania inwestycyjnego pn. „Budowa punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej (róg ul. Harcerzy) w Szczecinie”. Wartość umowy została ustalona na kwotę 51.660,00 zł brutto. Nadzór autorski miał być sprawowany w okresie od dnia zawarcia przedmiotowej umowy do dnia 30.06.2017 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W dniu 30.06.2017 r. zawarto aneks nr 1/2017 dot. zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy z dnia 30.06.2017 r. na dzień 16.08.2017 r. W związku z powyższą zmianą terminu ustalono, że wynagrodzenie ryczałtowe w okresie przedłużenia wynosi 5.535,00 zł brutto.

Ww. aneks nr 1/2017 zawarto na podstawie § 6 ust. 2 umowy CRU16/0001575, zgodnie z którym w przypadku zmiany terminu realizacji inwestycji strony mogły zmienić ostateczny termin zakończenia prac objętych umową w drodze podpisanego przez strony aneksu. W takim przypadku wynagrodzenie projektanta ulec miało odpowiedniemu podwyższeniu, zgodnie z odrębnymi ustaleniami.

W toku kontroli ustalono, że Projektant realizował obowiązki wynikające z umowy nr CRU/116/0001575, w tym przede wszystkim:  stwierdzał w toku wykonywania robót budowlanych zgodność realizacji z dokumentacją projektową, wyjaśniał wątpliwości dotyczące projektów budowlano – wykonawczych, STWiOR, uzgadniał możliwość wprowadzenia rozwiązań zamiennych w stosunku do przewidzianych w dokumentacji projektowej w zakresie materiałów i konstrukcji oraz rozwiązań technicznych i technologicznych, brał udział w komisjach i naradach technicznych organizowanych przez Zamawiającego na każde wezwanie dokonane telefonicznie lub e-mail, uczestniczył w odbiorze końcowym budowy,

2. Zamówienia publiczne

Kontrolą objęto 3 postępowania o udzielenia zamówienia publicznego tj.:

1.  „Budowa punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej (róg ul. Harcerzy) w Szczecinie” o wartości szacunkowej 5.905.452,54 zł co stanowiło równowartość 1.414.513,53 euro - postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego.
2.  „Pełnienie funkcji Inżyniera nadzoru na zadaniu inwestycyjnym pn. „Budowa punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej (róg ul. Harcerzy) w Szczecinie” o wartości szacunkowej 65.000,00 zł brutto co stanowiło równowartość 15.569,24 euro - postępowanie przeprowadzone na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) (zw. dalej p.z.p.) oraz na podstawie § 11 ust. 4 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 45/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 08.02.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 45/16).
3. „Pełnienie funkcji Nadzoru autorskiego wielobranżowego nad realizacją zadania inwestycyjnego pn.: „Budowa punktu selektywnej zbiórki odpadów komunalnych – Ekoportu, przy ul. Arkońskiej (róg ul. Harcerzy) w Szczecinie” o wartości szacunkowej 60.000,00 zł brutto co stanowiło równowartość 14.371,60 euro - postępowanie przeprowadzone na podstawie art. 4 ust. 8 p.z.p. oraz na podstawie § 11 ust. 4 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 45/16.

Niestwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W przypadku zamówienia publicznego dot. wykonania robót budowlanych stwierdzono, że procedura przeprowadzona została zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisami wykonawczymi do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargów,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówień sporządzając protokoły
  z postępowań w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Zamawiający przed zawarciem umów na sprawowanie nadzoru inwestorskiego oraz sprawowanie nadzoru autorskiego przeprowadził analizy rynku polegające na przesłaniu zapytania ofertowego do czterech potencjalnych wykonawców. Zamawiający na dowód przeprowadzenia ww. analiz rynku sporządził notatki służbowe do których załączył ww. zapytania ofertowe oraz oferty złożone przez potencjalnych wykonawców.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzeniaw sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. nie zawierać aneksów dot. przedłużenia terminu realizacji inwestycji do umów w sytuacji braku dokumentów wymaganych zapisami umowy. 
2. Wzmożenie nadzoru nad weryfikacją przedstawianych przez wykonawców dokumentów niezbędnych do zawarcia aneksów dot. przedłużenia terminu realizacji inwestycji