Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie marzec - kwiecień 2017 r. przeprowadził w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego, ul. S. Klonowica 5 w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM) w zakresie gospodarowania materiałami pochodzącymi z odzysku w magazynie depozytu miejskiego.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.05.2017 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w zakresie gospodarowania materiałami pochodzącymi z odzysku w magazynie depozytu miejskiego nie wykazała nieprawidłowości w ww. obszarze (w okresie objętym kontrolą tj. w 2016 r.).

W toku kontroli stwierdzono natomiast, że:

• zarządzenie ws. zasad gospodarowania materiałami drogowymi pochodzącymi z odzysku zawierało nieaktualne zapisy,
• zapytania ofertowe dot. usług związanych z działalnością depozytu miejskiego przesyłane były do ograniczonego grona powiązanych ze sobą podmiotów,

            II. Oceny cząstkowe

1.  Zarządzenie w sprawie ustalenia zasad gospodarowania materiałami pochodzącymi z odzysku.

Zarządzeniem nr 25/03 Dyrektora ZDiTM z dnia 29 lipca 2003 r. w sprawie ustalenia zasad gospodarowania materiałami drogowymi pochodzącymi z odzysku (zw. dalej zarządzeniem nr 25/03) ustalono zasady gospodarowania następującymi materiałami drogowymi pochodzącymi z odzysku, wykorzystywanymi do powtórnego użycia: materiały drogowe – kamienne (kostka kamienna, brukowiec, płyty kamienne, krawężniki), betonowe (płytki chodnikowe, obrzeża, krawężniki, płyty drogowe, trylinka, inne), gruz bitumiczny drobno pokruszony (tzw. frezy); urządzenia drogowe: maszty sygnalizacyjne, słupy, latarnie sygnałowe, kable, przewody elektryczne, oprawy oświetlenia ulicznego, znaki drogowe, inne; elementy obiektów inżynierskich: elementy konstrukcji kładek dla pieszych, elementy barier, bariery energochłonne, elementy mostów, inne.

W § 2 zarządzenia nr 25/03 zobowiązano pracowników Działu Utrzymania Pasa Drogowego odpowiedzialnych za utrzymanie dróg w wyznaczonym rejonie Miasta bądź odpowiedzialnych za utrzymanie ustalonego zakresu urządzeń drogowych oraz pracowników Działu Inżynieryjnego Zajęcia Pasa Drogowego odpowiedzialnych za zajęcie pasa drogowego w przydzielonym mu rejonie miasta do rozliczania materiałów pochodzących z odzysku.

Kontrola wykazała, że w okresie objętym kontrolą w ZDiTM nie istniał wskazany w zarządzeniu nr 25/03 Dział Inżynieryjnego Zajęcia Pasa Drogowego a za sprawy związane z gospodarowaniem materiałami pochodzącymi z odzysku odpowiedzialni byli jedynie pracownicy Działu Ewidencji Dróg, Inżynierii Ruchu i Oznakowania Sieci Drogowej.

2. Zamówienia publiczne

Kontrolą objęto 2 postępowania o udzielenia zamówienia publicznego tj. zamówienie dot. prowadzenia składowania i ewidencji materiałów z branż drogowych i mostowych pochodzących z odzysku na placu depozytowym przy ul. Narzędziowej 37 w Szczecinie oraz zamówienie dot. oczyszczenia i segregacji materiałów kamiennych znajdujących się na terenie placu depozytowego przy ulicy Narzędziowej 37 w Szczecinie (zamówienia poniżej kwoty 30.000 EUR).

Zapytanie ofertowe dot. zamówienia na prowadzenie składowania i ewidencji materiałów zostało przesłane do trzech potencjalnych wykonawców tj. do:

1. Wykonawcy nr 1, cena ofertowa brutto 62.730,00 zł.
2. Wykonawcy nr 2, cena ofertowa brutto 64.944,00 zł,
3. Wykonawcy nr 3, cena ofertowa brutto 72.324,00 zł.

Zapytanie ofertowe dot. zamówienia na oczyszczenie i segregację materiałów kamiennych znajdujących się na terenie placu depozytowego zostało przesłane do czterech potencjalnych wykonawców tj. do:

1. Ww. Wykonawcy nr 3, cena ofertowa 155.349,00 zł brutto,
2. Ww. Wykonawcy nr 2, brak oferty,
3. Ww. Wykonawcy nr 1, cena ofertowa 153.750,00 zł brutto,
4. Wykonawcy nr 4, brak oferty.

W toku kontroli ustalono, że wszystkie ww. firmy były ze sobą powiązane tj.:

• Wykonawca nr 3 oraz Wykonawca nr 4 w okresie kontroli zarejestrowane były pod tym samym adresem.
• prezesem zarządu Wykonawcy nr 3 w okresie od 17.03.2016 r. do zakończenia kontroli był Pan Z. C.,
• prezesem zarządu Wykonawcy nr 4 w okresie od 08.08.2013 r. do dnia 20.01.2017 r. był Pan M. H., następnie stanowisko to objął Pan Z. C.,
• prezesem zarządu Wykonawcy nr 1 od dnia 17.05.2013 r. do dnia zakończenia kontroli był Pan M. H.,
• prokurentem Wykonawcy nr 4 od dnia 30.08.2013 r. do dnia zakończenia kontroli był Pan M. K. (właściciel Wykonawcy nr 2).

Przesyłanie zapytań ofertowych do powiązanych ze sobą firm, które nie konkurują ze sobą może – w opinii kontrolera – doprowadzić do ograniczenia zasady konkurencyjności. Przeprowadzana przez zamawiającego analiza rynku powinna mieć na celu wybór oferty dla niego najkorzystniejszej a konkurowanie pomiędzy niezależnymi wykonawcami sprzyja takiemu wyborowi.

ZDITM nie skorzystał ponadto z możliwości zamieszczenia ww. zapytań ofertowych na swoich stronach internetowych co uniemożliwiło złożenie ofert przez inne podmioty. Wskazać należy, że na lokalnym rynku istnieją inne podmioty wykonujące usługi dot. recyklingu gruzu (m.in. Wykonawca nr 6, Wykonawca nr 7, Wykonawca nr 8, Wykonawca nr 9) pomiędzy którymi nie istnieją powiązania jak we wcześniej opisanych przypadkach.

Zamawiający przed zawarciem umów na prowadzenie składowania i ewidencji materiałów z branż drogowych i mostowych pochodzących z odzysku na placu depozytowym przy ul. Narzędziowej 37 w Szczecinie oraz umowy na oczyszczenie i segregację materiałów kamiennych znajdujących się na terenie placu depozytowego przy ulicy Narzędziowej 37 w Szczecinie przeprowadził analizę rynku polegającą na przesłaniu zapytania ofertowego do potencjalnych wykonawców. ZDiTM na dowód przeprowadzenia ww. analiz rynku sporządził notatki służbowe, do których załączono zapytania ofertowe oraz oferty złożone przez potencjalnych wykonawców.

Zamawiający każdorazowo ustalał szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust 3. ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164  ze zm.).

2. Realizacja umów

2. 1. Realizacja umowy dot. prowadzenia składowania i ewidencji materiałów z branż drogowych i mostowych pochodzących z odzysku na placu depozytowym przy ul. Narzędziowej 37 w Szczecinie

W dniu 23.12.2015 r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin – ZDiTM a Wykonawcą nr 1 została zawarta umowa nr ZDiTM – 135/2015, której przedmiotem było prowadzenie, składowanie i ewidencja materiałów z branż: drogowych i mostowych pochodzących z odzysku na placu zlokalizowanym przy ul. Narzędziowej 37 w Szczecinie.

Niestwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że materiały gromadzone były na placu przy ul. Narzędziowej w Szczecinie o wielkości 12.900m², dzierżawionym od dnia 07.07.2008 r. od Wykonawcy nr 4 (na podstawie umowy dzierżawy nr ZDiTM – 65/2008 z dnia 07.07.2008 r.).

Kontrola wykazała, że wykonawca realizował obowiązki wynikające z umowy nr ZDiTM – 135/2015, w tym przede wszystkim: przyjmował i wydawał na pisemny wniosek Zamawiającego materiały i urządzenia drogowe, elementy obiektów inżynierskich, utrzymywał porządek na placu składowym i zabezpieczał składowany (według rodzaju) materiał przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, prowadził księgowość materiałową, przekazywał sprawozdania o stanie materiałów. Wykonawca dostarczył zamawiającemu protokoły z przeprowadzonych inwentaryzacji materiałów znajdujących się na placu składowym. Powyższe było zgodne z ustaleniami zawartymi w § 1 ust. 2 umowy.

Przeprowadzone w toku kontroli oględziny placu przy ul. Narzędziowej potwierdziły, że materiały przechowywane były zgodnie z ustaleniami zawartymi w § 3 umowy, w tym przede wszystkim:

• przed wjazdem na plac depozytu znajdowała się waga samochodowa,
• drobne materiały betonowe (płytki chodnikowe, krawężniki, obrzeża betonowe, Polbruk) składowane były na paletach i obwiązane folią lub taśmą do palet,
• cegły złożone były na paletach i obwiązane folią,
• płyty drogowe typu JOMB złożone były w pionie jedna na drugiej,
• płyty oraz krawężniki kamienne ułożone były w stosy jedno na drugim,
• betonowe kosze na śmieci złożone były w stosy, poziomo jeden na drugim,
• kostka brukowa i destrukt asfaltowy (frezy) – złożone były w stosy,
• kruszywo mineralne złożone było w stos.

2. 2.  Realizacja umowy dot. oczyszczenia i segregacji materiałów kamiennych znajdujących się na terenie placu depozytowego przy ulicy Narzędziowej 37 w Szczecinie.

W dniu 25.11.2016 r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin – ZDiTM a Wykonawcą nr 1 (zw. dalej Wykonawcą) została zawarta umowa nr ZDiTM – 164/2016 której przedmiotem było oczyszczenie i segregacja materiałów kamiennych, przekruszenie złomu kamiennego celem pozyskania materiału (atestowanego kruszywa mineralnego - granitowego) służącego jako podbudowa w trakcie realizowania inwestycji drogowych, utylizacja materiałów kamiennych nie nadających się do ponownego wykorzystania w ilości około 2100 ton, znajdujących się na terenie placu depozytowego przy ulicy Narzędziowej 37 w Szczecinie.

Niestwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że w ramach umowy: przesiano kamień brukowy w ilości 518,44t., przesegregowano krawężniki kamienne w ilości 1541,65t. Przesegregowano ponadto następujący materiał betonowy: polbruk szary w ilości 1442,94 mkw., polbruk czerwony w ilości 441,59 mkw., płytki chodnikowe 50x50 w ilości 5605 szt., płytki chodnikowe 35x35 w ilości 2991 szt., płytki chodnikowe 40x40 białe w ilości 6425 szt., płytki chodnikowe 50x50 białe w ilości 465 szt., ażury w ilości 15 szt., cegła 20x10 w ilości 1910 szt.

Otrzymane w wyniku segregacji i przesiania, gruz betonowy oraz ziemia z kamienia brukowego oraz złomu kamiennego, zostały przekazane do utylizacji.  Złom kamienny z krawężnika kamiennego został poddany procesowi kruszenia. Otrzymano w ten sposób 652,98t. mineralnego kruszywa granitowego. Kruszywo zostało złożone na terenie depozytu miejskiego przy ul. Narzędziowej 39 w Szczecinie. Różnica pomiędzy przekazanym do pokruszenia złomem kamiennym (679,32t.) a otrzymanym kruszywem (652,98t.) wynosząca 26,34t. wynikła ze specyfiki procesu kruszenia podczas którego powstaje tzw. odsiew (został on przekazany do utylizacji).

Stan magazynowy depozytu miejskiego został skorygowany o pozycje otrzymane w wyniku segregacji i przesiania materiałów.

            III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dokonanie aktualizacji zarządzenia w sprawie ustalenia zasad gospodarowania materiałami pochodzącymi z odzysku.
2. Rozszerzenie kręgu wykonawców informowanych o planowanych zamówieniach.