Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 27.04.2017 –24.05.2017 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 69 w Szczecinie przy ul. Zamoyskiego 2 (zw. dalej SP 69) w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2016 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 03.07.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2016 r. w SP 69 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• dokonywania odpisów na ZFŚS w sposób niezgodny z obowiązującym w jednostce Regulaminem Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
• zaciągania uzupełniających pożyczek mieszkaniowych ponad kwotę określoną w ww. regulaminie;
• nieprowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 851 - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;
• nieaktualizowania podstaw prawnych obowiązującego w jednostce Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
• braku weryfikacji wniosków pod kątem ich kompletności;
• niesłusznego pobrania 10% podatku dochodowego, w kwocie 3.250,00 zł od świadczeń przyznanych emerytom i rencistom.

    Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności gospodarowania funduszem socjalnym z przyjętym regulaminem (Regulamin Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnychobowiązujący od dnia  01.09.2007 r.);
• pobierania podatku od świadczeń wypłacanych pracownikom;
• terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2016 r. wyniósł 177.378,10 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 01.01.2016 r. – 2.317,13 zł;
• wpływy z tytułu spłaconych pożyczek mieszkaniowych – 32.423,78 zł;
• odpis na fundusz 2016 r. – 142.426,56 zł;
• odsetki bankowe – 210,63 zł.  

Wypłaty z funduszu w 2016 r. wyniosły łącznie 171.847,64 zł, na co złożyły się m.in.:

• pożyczki mieszkaniowe – 34.875,00 zł;
• świadczenia urlopowe nauczycieli – 36.092,64 zł;
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników oraz emerytów i rencistów – 23.400,00 zł;
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci organizowanego we własnym zakresie – 17.100,00 zł;
• zapomogi finansowe – 2.500,00 zł;
• zapomogi świąteczne – 57.880,00 zł.

  Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2016 r. wyniosło 5.577,33 zł.

Różnica pomiędzy stanem funduszu (177.378,10 zł) a dokonanymi z funduszu wypłatami i saldem rachunku ZFŚS wynosiła 46,87 zł (45,00 zł – potrącone z podatku dochodowego wynagrodzenie płatnika, 1,87 zł – omyłkowo naliczona składka zdrowotna od świadczenia urlopowego nauczyciela).

Kontroli poddano:

1. 46 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 10 dotyczyło pracowników oraz 36 emerytów i rencistów, byłych pracowników SP 69),
2. 18 wniosków na dofinansowanie wypoczynku dla dzieci pracowników zorganizowanego we własnym zakresie,
3. 1 wniosek o zapomogę finansową dla pracownika,
4. 131 wniosków o zapomogę świąteczną (92 wnioski pracowników i 39 wniosków emerytów i rencistów),
5. wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2016 r.,
6. 6 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej.

W 2016 r. przyznano i wypłacono 8 pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 34.875,00 zł.

Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor SP 69.

Stwierdzono, że pomimo posiadania na dzień 02.03.2016 r. zadłużenia w kwocie 4.977,23 zł, dyrektor SP 69 zaciągnął z ZFŚS dwie kolejne pożyczki uzupełniające na cele mieszkaniowe na łączną kwotę 3.139,00 zł (w tym oprocentowanie z tytułu zaciągniętych pożyczek 139,00 zł):

 - umowa pożyczki z dnia 02.03.2016 r. – na kwotę 2.092,50 zł;

 - umowa pożyczki z dnia 12.10.2016 r.  – na kwotę 1.046,50 zł.

W związku z powyższym w dniu 02.03.2016 r. zadłużenie dyrektora wobec ZFŚS wyniosło 6.977,23 zł, a na koniec roku 2016  - 6.121,95 zł, co było niezgodne z zapisami § 8 obowiązującego w SP 69 Regulaminu Gospodarowania Środkami ZFŚS, według którego pracownikowi, w okresie zatrudnienia w szkole może być udzielona pomoc na cele mieszkaniowe w formie pożyczki na remont i modernizację mieszkań w wysokości 6.000,00 zł.

W składanych w 2016 r. wnioskach stwierdzono braki formalne:

- na 13 ze 192. nie wskazano daty złożenia wniosku;

- w 60. oświadczeniach na 192 wnioskodawcy nie określili miesiąca, którego dotyczył wskazywany przez nich dochód brutto.

Powyższe świadczyć może o braku weryfikacji i niedostatecznej kontroli wniosków pod kątem kompletności danych.

   W przedłożonej dokumentacji ZFŚS (lista wypłat świadczeń nr 33/2016) stwierdzono ponadto błąd polegający na potrąceniu ze świadczenia socjalnego pracownika (świadczenie urlopowe nauczyciela), składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 1,87 zł.

   Główny księgowy tytułem odpisów dokonywał zasilenia rachunku ZFŚS w 12 transzach. Do końca maja 2016 r. wysokość odpisu jaką zasilono konto ZFŚS wyniosła 72.000,00 zł, co stanowiło 50,6% całorocznego odpisu. Było to niezgodne zapisami § 15 pkt 5 obowiązującego w SP 69 Regulaminu Gospodarowania Środkami ZFŚS, według którego wpływy środków finansowych na ZFŚS dokonywane są dwa razy w ciągu roku w wysokości 75% w okresie do końca maja i pozostała część środków do końca września każdego roku.

Według wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego odpisy dokonywane były w miarę posiadanych środków.

Główny księgowy nie prowadził ewidencji szczegółowej do konta 851 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Było to niezgodne z opisem ww. konta w obowiązujących w SP 69 Zasadach rachunkowości, wprowadzonych Zarządzeniem z dnia 07.01.2011 r., według którego ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń, a wysokość poniesionych kosztów i wysokość uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

W rozdziale I § 1 obowiązującego w SP 69 Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przywołano nieaktualne podstawy prawne.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwanej dalej uor, za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

Konto 135 na dzień 31.12.2016 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Wszystkie wyciągi bankowe był zadekretowane i poddane kontroli formalno – rachunkowej oraz merytorycznej.

W SP 69 obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych. Przyznanie świadczenia każdorazowo uwzględniało kryterium dochodowe.

    Wnioski o świadczenia z ZFŚS były każdorazowo podpisane przez członków komisji socjalnej i zatwierdzone przez dyrektora. Z posiedzeń komisji socjalnej były sporządzane protokoły, w których określano wysokość świadczeń przyznanych wnioskodawcom.

    W pozostałych sześciu przypadkach zadłużenie pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych nie przekroczyło kwoty 6.000 zł. Wszystkie pożyczki mieszkaniowe (w tym zaciągnięte przez dyrektora SP 69) były udzielone po uprzednim rozpatrzeniu i zaaprobowaniu wniosków przez komisję socjalną, w skład, której wchodzili m.in. przedstawiciele związków zawodowych. Zgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS pożyczki były oprocentowane w wysokości 3% zaciągniętej kwoty, a raty łącznie z oprocentowaniem potrącane z należności finansowych pracownika. We wszystkich przypadkach spłata pożyczek była poręczona przez dwóch pracowników szkoły.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2016 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 19.086,00 zł. Do urzędu skarbowego główny księgowy odprowadził kwotę 19.041,00 zł, od naliczonej kwoty potrącił 45,00 zł tytułem wynagrodzenia płatnika.

Kontroli poddano 12 list wypłat świadczeń z ZFŚS.

Listy wypłat świadczeń były poddane kontroli formalno – rachunkowej  i merytorycznej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora 69.

Na podstawie skontrolowanych 12. list wypłat świadczeń ustalono, że podatek dochodowy od świadczeń naliczał główny księgowy.

Stwierdzono, że w 2016 roku od wszystkich wypłaconych emerytom i rencistom (byłym pracownikom SP 69) świadczeń socjalnych został naliczony i odprowadzony 10% podatek dochodowy w łącznej kwocie 3.250,00 zł. Maksymalna wysokość przyznanych i wypłaconych świadczeń w 2016 roku nie przekroczyła kwoty 1.000,00 zł brutto na jednego emeryta. Było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), zwanej dalej updof, według którego wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami głównego księgowego przyczyną ww. nieprawidłowości było przeoczenie.

Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał główny księgowy SP 69.

Zapomoga finansowa w łącznej wysokości 2.500 zł została opodatkowana w kwocie 450 zł.

Świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł wypłacane osobom uprawnionym były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 851 - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
2. Naliczanie podatku dochodowego od świadczeń socjalnych zgodnie zupdof.
3. Skorygowanie i wyrównanie emerytom i rencistom wypłat przyznanych świadczeń o kwoty z tytułu niesłusznie pobranego podatku dochodowego.
4. Aktualizację Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pod kątem podstaw prawnych.
5. Szczegółową weryfikację wniosków i oświadczeń o dochodach wnioskodawców, pod kątem ich kompletności.
6. Udzielanie pożyczek na cele mieszkaniowe do wysokości wskazanej w obowiązującym w SP 69 Regulaminie Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
7. Dokonywanie odpisów na konto ZFŚS w wysokości i terminach wskazanych w Regulaminie Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.