Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 10 września 2019 r. do 18 października 2019 r. przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych w Szczecinie przy ul. Ku Słońcu 125a (zw. dalej ZUK)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 30 października 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 listopada 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ZUK w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2018 r., w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych, stwierdzono nieprawidłowości polegające, m.in. na:

• niezgodności sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową,
• niedostosowaniu ewidencji analitycznej kont rozrachunkowych dla potrzeb jednoznacznego wskazania zobowiązań ujmowanych w sprawozdaniu Rb-28S,
• niewłaściwym podejściu do stosowania kont technicznych z zerową analityką i paragrafami, w wyniku czego obroty na kontach zostały zawyżone,
• zawarciu w regulaminach wynagradzania sprzecznych zapisów w zakresie naliczania dodatku za wieloletnią pracę oraz dodatków do godzin nadliczbowych,
• niepomniejszaniu ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych o dni nieobecności z tytułu delegacji służbowej,
• nieskorzystaniu z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na kwotę ogółem 3.050,46 zł,
• bezpodstawnym stosowaniu systemu zaokrąglania wynagrodzeń,
• prowadzeniu dokumentacji pracowniczej niezgodnie z przepisami,
• dokumentowaniu czynności inwentaryzacyjnych niezgodnie z procedurami wewnętrznymi,
• nieprzekazaniu do WKiAW informacji o wynikach 8. kontroli przeprowadzonych w 2018 r. przez organy kontroli zewnętrznej,
• braku opracowanych wewnętrznych zasad windykacji należności oraz bieżącej aktualizacji procedur obowiązujących w jednostce.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• kontroli dowodów księgowych,
• terminowości sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-27S, Rb-28S, Rb-N i Rb-Z,

sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wg sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane ZUK w 2018 r. wyniosły ogółem 13.232.566,73 zł.

W ramach dochodów za 2018 r., kontroli poddano 9 umów obowiązujących w 2018 r. i 24 aneksy do tych umów oraz rozrachunki wynikające z ich realizacji.

W toku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W umowie (bez numeru) zawartej w dniu 21.02.2011 r. ze zm. z kontrahentem nr 1588 na odbiór makulatury, nazwa kontrahenta wskazana została niezgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem wynikającym z wpisu w KRS o zmianie z dnia 14 lipca 2010 r.
2. ZUK wystawiał faktury niezgodnie z zapisami umownymi w zakresie terminu zapłaty, formułując zapisy umowne dotyczące terminów płatności nie uwzględnił możliwości stosowanego systemu finansowo – księgowego, co w konsekwencji spowodowało, iż termin wskazywany na fakturze różnił się z terminem płatności wynikającym z umowy, np wg § 9 umowy nr 1/ZSEiE ze zm. zawartej z kontrahentem nr 820, faktury wystawione przez ZUK winny być płatne w terminie 7 dni od daty ich otrzymania, a wg wystawionych faktur - w terminie 7 dni od daty ich wystawienia.
3. Odsetki naliczone na dzień 31.12.2018 r. kontrahentowi nr 1588, naliczone zostały przy zastosowaniu nieprawidłowego terminu zapłaty. Powyższe wynikało z faktu, że z ww. wymienionym kontrahentem zawarte zostały dwie umowy, w których wskazane zostały dwa różne terminy zapłaty a obciążenie z tytułu tych umów wykazywane było w jednej fakturze, z jednym 14 – dniowym terminem płatności.

Wg § 8 umowy (bez numeru) zawartej w dniu 21.02.2011 r. ze zm. na odbiór makulatury, termin płatności za faktury wystawione przez ZUK określony został na 14 dni od daty wystawienia faktury, a wg § 6 ust. 4 umowy nr WGOiOŚ/2/2014 zawartej w dniu 19.05.2014 r., termin ten określony został na 30 dni od daty wystawienia faktury. Faktury wystawiane przez ZUK, ze wskazaniem terminu zapłaty liczonym jako 14 dni od daty wystawienia faktury, były zatem niezgodne z zapisami umowy nr WGOiOŚ/2/2014, co w konsekwencji spowodowało nieprawidłowe naliczenie odsetek na dzień 31.12.2018 r. W świetle zapisów § 9 ust. 1 ww. umowy, wg których wszelkie zmiany i uzupełnienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, nie można uznać, że uzgodnienia ustne – mimo, że były korzystniejsze dla ZUK, bowiem wprowadzały jeden, 14 – dniowy termin zapłaty - wypełniały powyższy zapis umowny. Wymogu tego nie wypełniała także kserokopia oferty z adnotacją o 14 – dniowym terminie zapłaty, naniesioną odręcznie na dokumencie, bez podpisu osoby wprowadzającej zmiany.

1. Płatność za fakturę nr ZUK/18/F/OS/000047 wystawioną dla kontrahenta nr 1588 uregulowana została 10 dni po terminie płatności wskazanym w fakturze, tj. po 25.05.2018 r., a na koniec II kwartału 2018 r. nie zostały naliczone odsetki za ww. opóźnienie, co było niezgodne z § 11 rozporządzeniaMinistra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem ws. rachunkowości, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
2. Kontrahentowi nr 820 również nie zostały naliczone odsetki za opóźnienie w płatnościach za 2018 r. Jako przyczynę powyższego, główny księgowy podał brak możliwości automatycznej kontroli przez system skumulowanych odsetek od faktur, zapłaconych po terminie, co z kolei nie pozwalało na bezpośredni nadzór, czy kwota przekraczała pułap kosztów upomnienia. W świetle zapisu obowiązujących w ZUK „Zasad (polityki) rachunkowości dla ZUK w Szczecinie” (załącznik do Zarządzenia Nr 28/2018 dyrektora z dnia 22.06.2018 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego tekstu zasad (polityki) rachunkowości), zw. dalej zasadami rachunkowości, wg których odsetki z tytułu nieterminowego regulowania płatności naliczane były, gdy kwota tych odsetek przewyższała koszty upomnienia nie miało znaczenia, czy kontrola kumulujących się odsetek przeprowadzana była przez system, czy przez pracowników.

Stosowany w jednostce mechanizm naliczania odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności na rzecz ZUK nie dawał gwarancji prawidłowego pozyskiwania dochodów z tego tytułu. Mechanizm ten nie miał w pełni charakteru systemowego, w związku z czym narażony był na wystąpienie błędu ludzkiego polegającego na nienaliczeniu odsetek. Wg wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, system finansowo – księgowy Unisoft nie posiadał bowiem funkcjonalności polegającej na doliczaniu odsetek w fakturach wystawianych kontrahentom oraz systemowej kontroli kompletności naliczonych odsetek. Zgodnie z zapisami zasad rachunkowości, obciążanie płatników odsetkami następowało ponadto dopiero w momencie, kiedy kwota odsetek przekraczała koszty opłaty pocztowej za stosowne upomnienie (aktualnie opłata za przesyłkę poleconą, ekonomiczną, z potwierdzeniem odbioru wynosi 8,50 zł), co narażało ZUK, a tym samym Gminę Miasto Szczecin, na utratę części dochodów z tego tytułu zwłaszcza w przypadkach, gdy odsetki nawet narastająco nie przekraczały w roku obrotowym ww. kwoty kosztów upomnienia (efekt skali).

Umowy poddane kontroli zawierały podpis radcy prawnego.

W pozostałym zakresie faktury wystawione zostały zgodnie z zawartymi umowami oraz przez osoby upoważnione zarządzeniem dyrektora.

 1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2018 r. zostały wykazane należności ogółem w łącznej kwocie 1.612.082,79 zł, w tym wymagalne w łącznej kwocie 1.597.775,32 zł.

Na podstawie zestawienia przekazanego w dniu 11.10.2019 r., przez głównego księgowego ZUK i wskazującego poziom uregulowania ww. należności stwierdzono, że w 2019 r. zapłacone zostały należności w łącznej kwocie 47.984,82 zł (w tym wymagalne w wys. 34.357,81 zł), do uregulowania natomiast pozostała kwota 1.564.097,97 zł (w tym wymagalne w wys. 1.563.417,41 zł).

Nieuregulowane zostały należności w paragrafach:

0970 - wpływy z różnych dochodów – 813.922,12 (wszystkie wymagalne),

0920 - wpływy z pozostałych odsetek – 425.788,67 zł (wszystkie wymagalne),

0750 - wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych – 262.541,75 zł (w tym wymagalne w wys. 261.861,29 zł),

0830 – wpływy z usług – 34.042,19 zł (wszystkie wymagalne),

0870 - wpływy ze sprzedaży składników majątkowych – 27.803,24 zł (wszystkie wymagalne).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2018 r. wykazano następujące należności: 1.171.840,42 zł - należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług oraz 14.307,47 zł - pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług (niewymagalne).

W ZUK nie został opracowany wewnętrzny dokument regulujący procedury stosowane w procesie windykacji należności, w którym wskazane zostałyby osoby odpowiedzialne za prowadzenie tego procesu, terminy oraz sposób dokumentowania przeprowadzonych czynności.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie były podejmowane czynności windykacyjne.

Należności na łączną kwotę 1.389.516,11 zł były przedmiotem wezwań do zapłaty, postępowań sądowych lub komorniczych. Należności w łącznej kwocie 173.901,30 zł zostały skierowane do umorzenia jako przedawnione.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe ZUK w wysokości 55.598.531,00zł zrealizowane zostały w 87,1 %, tj. w kwocie 48.446.493,07 zł.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 25 dowodów księgowych na łączną kwotę 5.233.790,66 zł, co stanowiło 10,8% wydatków budżetowych ogółem,
• 21 umów stanowiących podstawę do wystawienia ww. dowodów księgowych,
• 13 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontroli poddano także zapisy 33. umów i 31. aneksów zawartych z pracownikami na używanie w 2018 r. samochodów prywatnych do celów służbowych. Szczegółowej kontroli poddano rozliczenia z 5. pracownikami za cały 2018 r. w zakresie sposobu dokumentowania, stosowanych stawek, dokonywanych potrąceń oraz ewidencji.

W toku kontroli umów stanowiących podstawę wystawienia faktur finansowanych ze środków budżetowych stwierdzono, że:

1. W przypadku umowy nr CRU/WZ/54/2018, dokonano przeksięgowania kwoty 96.000 zł tytułem wadium wniesionego na kontozabezpieczenia należytego wykonania poprzez wyksięgowanie wadium z konta 240-09-90004-4300-107-00171 podczas, gdy operacja tapowinna nastąpić poprzez zaksięgowanie kwoty 96.000 zł na koncie 240-09 po stronie Wn bez zmniejszania obrotów na tym koncie.
2. Wnioski o udzielenie zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy pzp, których wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, nie posiadały daty ich sporządzenia. W ocenie kontroli, z każdego dokumentu, którego sporządzenie wynika z obowiązujących uregulowań (tu: „Instrukcja udzielania zamówień publicznych”, Zarządzenie Nr 89/2017 Dyrektora ZUK z dnia 30.11.2017 r.) powinno wynikać, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono, zwłaszcza, że przedmiotowe wnioski potwierdzają dokonanie analizy rynku na podstawie ofert złożonych przez potencjalnych kontrahentów, a taka analiza powinna zostać przeprowadzona przed wyborem wykonawcy i zawarciem z nim umowy.

Osobą odpowiedzialną w ZUK za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Umowy oraz aneksy do umów zawierał Dyrektor ZUK lub ówczesny z-ca Prezydenta Miasta M. Pawlicki. Wnioski o udzielenie zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy pzp akceptował główny księgowy i zatwierdzał Dyrektor ZUK.

W toku kontroli umów stanowiących podstawę wypłaty ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych stwierdzono, że do 2018 r. nie zostało zmienione zarządzenie nr 1/Og./2001 z dnia 02.01.2001 r., zgodnie z którym numeracja nadawana umowom zawieranym z pracownikami powinna być zgodna ze schematem numerowaniaw postaci AB/2/300/2001, w którym poszczególne segmenty oznaczały: AB – inicjały pracownika zawierającego umowę, 2 – który raz w danym roku zawierana jest z wnioskującym pracownikiem przywołana umowa, 300 – limit kilometrów przyznanych pracownikowi, 2001 – rok, w którym zawarto umowę. W ocenie kontroli, powyższy schemat, z wprowadzonym segmentem wskazującym przyznany limit kilometrów, nie znajdował merytorycznego uzasadnienia, ponieważ w przypadku zmiany limitu kilometrów (na podstawie aneksu do pierwotnej umowy) numeracja umowy (jej tytuł) wprowadzała w błąd, ponieważ nie odzwierciedlała rzeczywistej treści zmodyfikowanej umowy.

Kontrola zawartych umów oraz naliczonych w 2018 r. ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych wykazała ponadto następujące nieprawidłowości:

• pracownikowi nr 408 omyłkowo (za innego pracownika) pomniejszono w marcu kwotę ryczałtu o 1/22 z tytułu 1. dnia nieobecności (niedopłata/nadpłata 19 zł),
• pracownikowi nr 390 nie pomniejszono w maju kwoty ryczałtu o 2/22 z tytułu nieobecności usprawiedliwionej (podróż służbowa); pracownik nie wykazał w złożonym oświadczeniu powyższych dni nieobecności, a w toku kontroli oświadczenia przeprowadzonej przez pracownika Zespołu Kadrowo – Płacowego nie zakwestionowano danych wykazanych w tym oświadczeniu, w wyniku czego ryczałt nadpłacony został w kwocie 38 zł,
• w 2. umowach nie wskazano rodzaju własności pojazdu, zgodnie z treścią § 2 umów, a 4 umowy nie zawierały daty podpisania.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i naliczanie wynagrodzeń byli pracownicy Zespołu Kadrowo – Płacowego pod kierownictwem Kierownika Zespołu (zw. dalej Kierownikiem Zespołu).

Dowody księgowe dokumentujące wydatki zostały poprawnie wystawione, zakwalifikowane, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach. Były one ponadto sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym oraz zawierały podpisy kierownika jednostki i osób odpowiedzialnych.

W 9. przypadkach wybór Wykonawcy nastąpił z zastosowaniem trybu przetargu nieograniczonego, w 1. przypadku zastosowano tryb z wolnej ręki. Dokumentacja dotycząca obu trybów postępowania nie była przedmiotem kontroli.

 2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2018 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 1.655.465,94 zł, uregulowane w 2019 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2018 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

W toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-28S na dzień 31.12.2018 r. błędnie została wykazana wielkość zobowiązań w rozdziale 02001 § 4040 oraz § 4110. Wykazano zobowiązania odpowiednio w kwocie 132.491,72 zł i 37.370,17 zł, podczas gdy prawidłowa kwota zobowiązań wynosiła 66.245,86 zł (równo połowę) i 25.659,47 zł i w tych wysokościach zostały one uregulowane w 2019 r.

Błąd wynikał z faktu, że w programie za pomocą którego prowadzone były księgi rachunkowe ZUK, ewidencja odbywała się na kontach nieposiadających analityki dostosowanej do sporządzania sprawozdań Rb-28S. W związku z powyższym dane do sprawozdań przygotowywane były w programie Excel.

Kontrola stanu zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S oraz sald kont rozrachunkowych na dzień 31.12.2018 r. (201, 231, 225, 229 i 240-PFRON) wykazała brak zgodności. Wg zestawienia stanów i obrotów na poszczególnych kontach rozrachunkowych suma sald wyniosła łącznie 1.593.256,19 zł (w tym saldo z tytułu podatku dochodowego od świadczeń socjalnych w kwocie 16.725,12 zł), w sprawozdaniu natomiast wykazano zobowiązania w łącznej wysokości 1.655.465,94 zł. Wydruki kont rozrachunkowych zawierały wprawdzie analitykę według podziałek klasyfikacji budżetowej, jednak salda dla poszczególnych rozdziałów i paragrafów nie były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu. Na potrzeby kontroli salda ww. kont zostały podzielone ręcznie na poszczególne rodzaje zobowiązań, w których oprócz zidentyfikowanych tytułów zobowiązań wykazane zostały także kwoty do wyjaśnienia, czyli takie które nie zostały uzgodnione na dzień 31.12.2018 r., w tym: na koncie 201 – 616,40 zł (per saldo), na koncie 225 – 490,14 zł, na koncie 229 – 598,49 zł i na koncie 231 – 6.700,74 zł. Ww. kwoty nie zostały także ujęte w kwotach zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S. Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9.01.2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz.. 1393), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Na niezgodność stanów zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S oraz na kontach rozrachunkowych na dzień 31.12.2018 r. miała również wpływ stosowana w jednostce praktyka ewidencjonowania na zerowych kontach analitycznych (tzw. technicznych). Stwierdzono, że na dzień 31.12.2018 r. niżej wymienione konta z zerową analityką wykazywały następujące salda:

229-00000-000 – 648.550,38 zł,

231-01-00000-000 – 21.179,69 zł,

231-02-00000-000 – 972,64 zł.

W świetle powyższego wyjaśnienia głównego księgowego, że konta techniczne nie wykazywały sald na koniec roku, nie były zgodne ze stanem faktycznym.

Brak rozksięgowania sald z kont zerowych i przyporządkowania ich do właściwych kont odpowiadających podziałkom klasyfikacji budżetowej uniemożliwiło wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków oraz wykazanie prawidłowego stanu zobowiązań.

Wg opisu do zespołu 2 – Rozrachunki i rozliczenia, zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia ws. rachunkowości, ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej i umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów.

W ocenie kontroli m.in.: z uwagi na wielkość budżetu jakim dysponuje ZUK oraz przyjętą szczegółowość księgowań zarówno dochodów, jak i wydatków, pożądanym byłoby wprowadzenie do stosowania powyższego sposobu prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta zespołu 2 (zgodnie z opisem wskazanym w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia), w celu prawidłowej identyfikacji wszystkich zobowiązań jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W pozostałym zakresie zobowiązania zostały prawidłowo zidentyfikowane i uregulowane w terminach ich wymagalności.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 10. pracowników zatrudnionych w 2018 r. (10 etatów, tj. 5,7 % z ogólnej liczby etatów 175,38), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 746.873,97 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 695.773,21 zł (7,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 9.787.494,05 zł zaewidencjonowanej na § 4010 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 51.100,76 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2017 r., do wypłaty w 2018 r. (7,3 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 698.178,81 zł zaewidencjonowanej na § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zw. dalej rozporządzeniem ws. akt osobowych. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• w aktach osobowych 10. pracowników poddanych kontroli stwierdzono, że w wyniku przeoczenia, do dokumentacji pracowniczej nie załączono informacji o przyznaniu w grudniu 2018 r. łącznie 11. nagród, które zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia ws. akt osobowych, powinny znajdować się w części B akt osobowych pracownika,
• w części A akt osobowych pracownika nr 448, numeracja nadana dokumentom powielona została trzykrotnie, a w części B – jako pierwszy dokument nienumerowany – znajdowało się świadectwo pracy za okres 15.03.2013 r. – 31.08.2013 r., tj. dokument, który powinien znajdować się w części C akt osobowych, zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 3 lit. b rozporządzenia ws. akt osobowych,
• w części B akt osobowych pracownika nr 303 znajdowało się świadectwo pracy za okres 01.12.1989 r. – 31.07.1999 r., doniesione w trakcie zatrudnienia z datą wystawienia 04.06.2001 r., które zgodnie z § 6 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia ws. akt osobowych, powinno znajdować się w części A akt osobowych pracownika, bez względu na moment jego otrzymania przez pracodawcę,
• w części A akt osobowych pracownika nr 183 znajdował się oryginał jednego z egz. dyplomu uczelni, a wg § 1 ust. 3 rozporządzenia ws. akt osobowych, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów; pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii,
• w aktach osobowych pracownika nr 481 nie było dokumentu potwierdzającego wstrzymanie od 01.01.2018 r. wypłaty dodatku specjalnego w kwocie 300 zł, a którego przyznanie (kontynuacja) wynikało z dokumentu „Zmiana angażu” z dnia 08.02.2017 r. dotyczącego umowy zawartej na czas nieokreślony.

Regulaminy wynagradzania ZUK obowiązujące w 2018 r. (Regulamin wynagradzania pracowników Zakładu Usług Komunalnych w Szczecinie” wprowadzony załącznikiem do Zarządzenia Nr 45/2010 ówczesnego dyrektora z dnia 09.09.2010 r. oraz „Regulamin wynagradzania pracowników Zakładu Usług Komunalnych w Szczecinie”, wprowadzony załącznikiem do Zarządzenia Nr 22/2018 dyrektora z dnia 18.07.2018 r.), (zw. dalej regulaminami), zawierały sprzeczne zapisy dotyczące zmniejszania dodatku za wieloletnią pracę z tytułu nieobecności spowodowanych chorobą. Wg § 9 ust. 1 regulaminów, dodatek za wieloletnią pracę przyznawany był na zasadach określonych w ustawie o pracownikach samorządowych i rozporządzeniu w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Przez ww. rozporządzenie należało rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych(Dz.U. z 2018 r. poz. 936 ze zm.). Wg § 7 ust. 2 tego rozporządzenia, dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Tym samym, dodatek powinien być wypłacany za czas niezdolności do pracy w pełnej wysokości i powinien być wyłączony z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Z kolei § 16 regulaminów stanowił, że dodatkowe składniki wynagrodzenia, w tym dodatek za wieloletnią pracę, wypłacane są w pełnej wysokości za okresy nieobecności w pracy spowodowane urlopem wypoczynkowym, okolicznościowym, zwolnieniami od pracy, których pracodawca ma obowiązek udzielić na podstawie Kodeksu Pracy i jego przepisów wykonawczych oraz za nieobecność z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14., a za nieobecności spowodowane chorobą bądź koniecznością sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, dodatki są proporcjonalnie zmniejszane o liczbę dni tej nieobecności.

 W praktyce, wynagrodzenie z tytułu wieloletniej pracy pracowników ZUK podlegało w 2018 r. proporcjonalnemu pomniejszeniu z tytułu wynagrodzenia chorobowego, podlegając jednocześnie włączeniu do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, tj. niezgodnie z ww. rozporządzeniem i zapisami § 9 ust. 1 regulaminów, a zgodnie z zapisami § 16 tych regulaminów.

Regulaminy wynagradzania zawierały także sprzeczne wewnętrznie zapisy dotyczące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wg § 10 ust. 2 regulaminów, wysokość i zasady wypłacania wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych regulują przepisy ustawy i Kodeksu pracy, a przez ww. ustawę - wg regulaminu - należało rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 902, z 2017 r. poz. 60, 1930). Wg art. 42 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2019 r. poz.1282), zw. dalej ustawą o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje, wg jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Wymieniony przepis ustawy o pracownikach samorządowych stanowi lex specialis w stosunku do przepisów kodeksu pracyi nie przewiduje dodatków 100 % i/lub 50 % za godziny nadliczbowe. Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć pod pojęciem „wynagrodzenia”, stąd w tym zakresie należy opierać się na poglądach wypracowanych w doktrynie i orzecznictwie, zgodnie z którymi jest to normalne wynagrodzenie przysługujące pracownikowi, obejmujące wynagrodzenie zasadnicze oraz inne, stałe elementy wynagrodzenia. Wg art. 43ust. 1 ww. ustawy, tylko w kwestiach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy. Ww. pogląd zaprezentował także Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 25.06.2009 r. (pismo znak: GPP-433-4560-42/09/PE/RP).

Wg informacji Kierownika Zespołu Kadrowo – Płacowego, w 2018 r. naliczone zostały dodatki do nadgodzin w kwocie ogółem 1.371,70 zł, tj. zastosowano uregulowania korzystniejsze dla pracowników, jednakże niezgodne z ustawą o pracownikach samorządowych. Należy także zwrócić uwagę, że dodatki do nadgodzin wchodziły również do podstawy m.in. naliczanego dodatkowego wynagrodzenia rocznego i wynagrodzenia chorobowego, odpowiednio je zawyżając.

Kontrolawykazała również, że oprogramowanie stosowane w ZUK do naliczania wynagrodzeń zaokrąglało wynagrodzenia pracowników do pierwszego miejsca po przecinku, tj. dziesiątek groszy, w tym wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy w przypadku pomniejszenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Zasady naliczania wynagrodzenia (ustalonego w stawce miesięcznej) za przepracowaną część miesiąca, gdy pracownik chorował określone zostały w § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy(Dz.U. z 2017 r. poz. 927), zw. dalej rozporządzeniem ws. ustalania wynagrodzenia. Aby obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca ustawodawca nakazał podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30 i pomnożyć uzyskaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, a następnie tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, ustawodawca nie przewidział rozdzielenia kolejnych działań matematycznych, a zastosowanie spójnika „i” jednoznacznie wskazywało na to, że działania matematyczne należało wykonywać łącznie.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i naliczanie wynagrodzeń byli pracownicy Zespołu Kadrowo – Płacowego pod kierownictwem Kierownika Zespołu.

W pozostałym zakresie kontrolowana dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem ws. akt osobowych.

Wszystkie listy płac zawierały podpisy potwierdzające wykonanie kontroli i akceptacji.

W trakcie kontroli, dokumentacja pracownicza została uzupełniona o informacje dotyczące nagród przyznanych w grudniu 2018 r.

 4. Podatek dochodowy, składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2018 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 935.824 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 3.938.909,10 zł.

W 2018 r. jednostka nie skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa(Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

Wg informacji Kierownika Zespołu, ZUK nie pobrał za 2018 r. wynagrodzenia płatnika podatku w kwocie 2.772,40 zł oraz wynagrodzenia płatnika składek w kwocie 278,06 zł, a tym samym nie pozyskał dochodów stanowiących dochody własne Gminy Miasto Szczecin.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wg dodatkowych wyjaśnień udzielonych do protokołu kontroli, po informacji uzyskanej od kontrolujących, ZUK rozpoczął pobierać wynagrodzenia płatnika.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

• z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2018 r. – dochody na kwotę 13.232.566,73 zł, należności na kwotę 1.612.082,79 zł, w tym wymagalne w łącznej kwocie 1.597.775,32 zł,
• z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2018 r. – wydatki na kwotę ogółem 48.446.493,07 zł, zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 1.655.465,94 zł

oraz kwartalne:

• kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2018 r. - (brak zobowiązań),
• kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2018 r. na kwoty: 1.171.840,42 zł - należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług oraz 14.307,47 zł - pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 12.319.547 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 55.598.531 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 7.197.952 zł.

Dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-27S były niezgodne z ewidencją dochodów na koncie 133 - Rachunek bankowy dochodów o kwotę 20.426,83 zł.

Stwierdzono różnice:

• w rozdziale 02001 § 0970 - w sprawozdaniu nie ujęto kwoty 11.226.61 zł,
• w rozdziale 71035:

- w § 0750 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 1.677 zł,

- w § 0830 - w sprawozdaniu ujęto kwotę wyższą o 51 zł,

• w rozdziale 90003 § 0830 – w sprawozdaniu ujęto kwotę wyższą o 348,14 zł,
• w rozdziale 90013:

- w § 0570 - w sprawozdaniu nie ujęto kwoty 250 zł,

- w § 0830 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 40 zł,

- w § 0960 - w sprawozdaniu ujęto kwotę wyższą o 290 zł,

• w rozdziale 90095:

- w § 0830 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 7.898,17 zł,

- w § 0970 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 24,19 zł.

Powyższe było niezgodne z § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wg którego w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty dochodów otrzymanych na rachunek bankowy jednostki w okresie sprawozdawczym, pomniejszone o dokonane zwroty.

Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S były niezgodne z ewidencją dochodów prowadzoną na koncie 130 - Rachunek bankowy wydatków o kwotę 542.932,85 zł.

Stwierdzono różnice:

• w rozdziale 02001:

- w § 4260 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 436,23 zł,

- w § 4300 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 246 zł,

- w § 4610 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 307,60 zł,

• w rozdziale 71035:

- w § 4010 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 313,20 zł,

- w § 4260 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 1.765,58 zł,

- w § 4610 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 615,20 zł,

• w rozdziale 90002:

- w § 4010 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 577,61 zł,

- w § 4260 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 220,79 zł,

- w § 4430 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 49,56 zł,

- w § 4520 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 7,70 zł,

- w § 4610 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 461,40 zł,

• w rozdziale 90003:

- w § 4260 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 618,34 zł,

- w § 4300 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 859,44 zł,

• w rozdziale 90004 § 4260 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 4.594,25 zł,
• w rozdziale 90013 § 4210 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 2,73 zł,
• w rozdziale 90095:

- w § 4010 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 278.679,43 zł,

- w § 4110 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 49.448,14 zł,

- w § 4210 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 1.260 zł,

- w § 4260 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 739,07 zł,

- w § 4300 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 38,78 zł,

- w § 4610 - w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 1.691,80 zł,

- w § 6050 – w sprawozdaniu ujęto kwotę niższą o 200.000 zł.

Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 36 do ww. rozporządzenia sprawie sprawozdawczości budżetowej, wg którego w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego; w sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki, w tym wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego.

W ZUK, na koncie 130, dokonywano zapisów księgowych na podstawie wyciągów bankowych oraz dowodów PK, zwielokrotniając obroty na tym koncie. W efekcie obroty Wn i Ma konta 130 na dzień 31.12.2018 r. wyniosły 98.590.209,12 zł mimo, że wydatki wg sprawozdania Rb-28S wyniosły 48.446.493,07 zł.W ocenie kontroli zapisów na koncie 130 dokonywać się powinno na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Nie zachowano ponadto zasady czystości obrotów, która oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny (po obu stronach konta).

Stosowany w ZUK sposób ewidencji na koncie 130 był więc niezgodny z opisem do konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia ws. rachunkowości, wg którego konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. W przypadku dochodów nieujętych w planie finansowym dochody takie ewidencjonuje się wg podziałek klasyfikacji budżetowej.

W toku kontroli stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-28S na dzień 31.12.2018 r. błędnie została wykazana wielkość zobowiązań w rozdziale 02001 § 4040 oraz § 4110. Ww. nieprawidłowość została opisana w punkcie 2.3. niniejszego wystąpienia.

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo.

Plany w zakresie dochodów i wydatków budżetowych oraz majątkowych każdorazowo były zatwierdzane przez pana Marcina Pawlickiego – ówczesnego Zastępcę Prezydenta Miasta.

W dniu 31.12.2018 r. ZUK zerując rachunek bankowy, zwrócił na konto Gminy Miasto Szczecin kwotę 1.148.537,58 zł. Na kwotę zwrotu złożyło się niewykonanie zadań bieżących i majątkowych odpowiednio na kwoty 722.690,87 zł i 425.846,71 zł.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w jednostce „Instrukcją przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji”, stanowiącą załącznik do Zarządzenia Nr 31/2006 ówczesnego dyrektora z dnia 27.04.2006 r. (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną).

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg inwentarzowych oraz wg dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Sprawdzono także zgodność stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

W toku kontroli stwierdzono, że inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych (zw. dalej WNiP) została przeprowadzona niezgodnie z harmonogramem inwentaryzacji w 2018 r., stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 91/18 dyrektora z dnia 19.12.2018 r. WNiP powinny zostać zinwentaryzowane w drodze weryfikacji wg stanu na dzień 31.12.2018 r., a zinwentaryzowane zostały na dzień 30.09.2018 r., wraz ze środkami trwałymi. W celu dopełnienia obowiązku inwentaryzacyjnego za okres pomiędzy 30.09.2018 r. a 31.12.2018 r. sporządzona została specyfikacja stanu zmian wartości niematerialnych i prawnych.

Inwentaryzacja w zakresie środków pieniężnych udokumentowana została niezgodnie z procedurami obowiązującymi w ZUK. Inwentaryzacja na dzień 31.12.2018 r. w zakresie środków pieniężnych kasy dewizowej, zakładowej i ZFŚS udokumentowana została arkuszami spisu z natury (arkusze nr: 12000005 - 12000007) zamiast protokołami, tj. zgodnie z zapisami § 10 ust. 4 instrukcji kasowej obowiązującej od 01.01.2017 r., wg którego z przeprowadzanej inwentaryzacji sporządzany jest protokół.

W toku kontroli ustalono, że:

• w Zarządzeniu Nr 91/2018 dyrektora z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w ZUK, nie wskazano na obowiązek udokumentowania inwentaryzacji kas arkuszami spisu z natury,
• wg pkt 16 w rozdziale IV instrukcji inwentaryzacyjnej, gotówka w kasie i inne walory (czeki, weksle, itp.) podlega ujęciu w protokole kontroli (inwentaryzacji) kasy, a ZUK dysponował innymi walorami,
• w protokole z inwentaryzacji kas powinny znaleźć się ostatnie numery dowodów kasowych oraz uwagi dotyczące zabezpieczenia kasy oraz pomieszczeń, w których znajduje się kasa, tj. elementy, które nie były przewidziane w arkuszu spisu z natury.

W świetle powyższego, wyjaśnienia głównego księgowego, że ww. inwentaryzacja w zakresie środków pieniężnych została udokumentowana arkuszami spisu z natury, zgodnie z ww. zarządzeniem dyrektora, nie miały wartości merytorycznej.

W toku kontroli dokonano porównania dokumentacji sporządzonej w ramach inwentaryzacji za 2018 r. z procedurami obowiązującymi w jednostce. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• zastosowane w toku inwentaryzacji 2018 r. druki arkuszy spisu z natury (uniwersalne) były niezgodne ze wzorem nr 4 do obowiązującej w ZUK instrukcji inwentaryzacyjnej,
• arkusz spisu z natury, stanowiący wzór nr 4 do instrukcji inwentaryzacyjnej nie zawierał pozycji dotyczącej rejonu spisowego, który został wskazany w pkt IV ppkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej, jako element wymagany,
• arkusze spisu z natury nie zawierały wskazań w zakresie dnia, na jaki zostały sporządzone, a w pkt IV ppkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej zawarty został wykaz danych i informacji, jakie powinien zawierać arkusz spisu z natury lub dokument z nim równorzędny (protokół), w tym m.in. dzień, na który dokonuje się inwentaryzacji,
• protokoły inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów nie zawierały wskazania w zakresie rodzaju inwentaryzacji (roczna) oraz podpisu głównego księgowego; wzór nr 10 do instrukcji inwentaryzacyjnej, wg którego protokoły powinny zostać sporządzone, stanowił jedynie przykład protokołu inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów, jednakże rodzaj inwentaryzacji (roczna) stanowił o kwalifikacji dokumentu do określonej grupy dokumentów inwentaryzacyjnych, a podpis głównego księgowego powinien potwierdzać stosowanie zasady dwustopniowości kontroli.

W dokumentacji sporządzonej w ramach inwentaryzacji 2018 r. stwierdzono ponadto następujące uchybienia:

1. brak na dokumentach oznaczeń w zakresie inwentaryzowanej jednostki (pieczęć ZUK), w tym na 13. protokołach weryfikacji kont, uzgodnieniu i weryfikacji sald oraz na 50. protokołach uzgodnienia środków trwałych,
2. brak na arkuszach spisu z natury: wskazania rodzaju inwentaryzacji (roczna) – 3 arkusze, wskazania pola spisowego – 3 arkusze, danych osoby odpowiedzialnej materialnie (której powierzono mienie) – 11 arkuszy, podpisu osoby sprawdzającej – 8 arkuszy, oznaczeń w zakresie inwentaryzowanej jednostki (pieczęć ZUK) – 15 arkuszy,
3. w 14. pozycjach z 32. wyszczególnionych w protokole weryfikacji zabezpieczeń należytego wykonania umowy nie wykazano danych dotyczących numerów zawartych umów i ich treści (przedmiotu umowy),
4. brak na protokołach uzgodnienia środków trwałych oraz na protokole weryfikacji gruntów podpisu drugiej osoby, zgodnie ze wskazaniami w harmonogramie inwentaryzacji, a także daty sporządzenia protokołu dotyczącego Wydziału Księgowości.

Wg zapisów pkt II ppkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej, czuwanie nad poprawnością wypełniania arkuszy spisowych, których poprawność powinna zostać sprawdzona przed przekazaniem do Wydziału Księgowości należało do zadań Zakładowej Komisji Inwentaryzacyjnej. Powyższe uchybienia powinny zostać usunięte przed przekazaniem dokumentacji do Wydziału Księgowości, która z kolei nie powinna przyjąć dokumentacji nie spełniającej wymogów proceduralnych.

Wg ksiąg rachunkowych stan środków trwałych wyniósł 91.879.969,78 zł, a wg ksiąg inwentarzowych 91.43.7407,88 zł (różnica 442.561,90 zł). Różnica w kwocie 442.561,90 zł dotyczyła czterech środków trwałych nie będących na stanie ZUK. W związku z inwestycjami majątkowymi przeprowadzonymi w 2017 i 2016 roku w module Majątek trwały podwyższeniu uległy środki znajdujące się w ewidencji pozabilansowej. W księgach rachunkowych zostały one ujęte bilansowo z uwagi na inwestycje przeprowadzone przez ZUK już jako jednostka budżetowa w ramach planu finansowego (wydatki majątkowe). W ramach ścisłej współpracy ZUK z komórką ds. środków trwałych UM Szczecin ustalono sukcesywne przekazywanie wszystkich środków trwałych administrowanych przez ZUK a znajdujących się w zasobach środków trwałych UM Szczecin.

Wg dodatkowych wyjaśnień udzielonych do protokołu kontroli, majątek w kwocie 147.166,67 zł przeniesiony został z ewidencji pozabilansowej do ewidencji bilansowej, a pozostałe pozycje składające się na ww. różnice zostaną przeniesione do końca 2019 r.

W pozostałym zakresie wartości ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także dokumentacja inwentaryzacyjna, były zgodne z księgami rachunkowymi.

Wartość środków pieniężnych, wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r., była zgodna z księgami rachunkowymi.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały przepis art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z przepisami uor.

W toku kontroli stwierdzono, że zakres wykorzystywania w ZUK kont technicznych z zerową analityką i paragrafami nie był właściwy, bowiem stosowane księgowania zawyżały obroty m.in. na kontach zespołu 1 oraz nie wskazywały stanu zobowiązań w podziale na tytuły na kontach zespołu 2. W ZUK stosowana była technika tworzenia kont z zerową analityką i paragrafami oraz księgowania na tych kontach operacji gospodarczych. Konta takie uwidocznione zostały m.in. na zestawieniu obrotów i sald na dzień 31.12.2018 r. Wg głównego księgowego, konta z zerową analityką to konta techniczne, służące do tymczasowego zaksięgowania kwot wydatków w celu późniejszego przypisania prawidłowych kwot na odpowiednie konta, np. konto 130-00000-0000 służyło do rozksięgowywania zaliczek i wydatków z kasy w celu ujęcia w sprawozdaniu RB-28S. Konto wykazywało saldo jedynie w ciągu roku, które było uzgadniane z saldem kasy na koniec każdego miesiąca, a na koniec roku konto nie wykazywało salda.

W ocenie kontroli, przepisy prawa bilansowego nie wskazują na sytuacje, w których dokonuje się zapisów technicznych, co więcej nie posługują się tym pojęciem, jednak w praktyce stosuje się takie zapisy w celu zachowania tzw. „czystości obrotów” lub księgowania zbiorczo operacji gospodarczych przed ich rozksięgowaniem na właściwe paragrafy klasyfikacji budżetowej, co w przypadku zespołu 2 nie miało miejsca. W przypadku kont 229 i 231 bowiem, konta techniczne wykazywały salda, co uniemożliwiło właściwą identyfikację zobowiązań na koniec roku i powodowało błędy, które zostały opisane w pkt Zobowiązania. Zakres wykorzystywania przez ZUK kont technicznych z zerową analityką i paragrafami, nie był więc właściwy. W wyniku zastosowania na tych kontach księgowań w postaci storna czarnego (po przeciwnych stronach), doprowadzono do skorygowania salda na tych kontach, jednak obroty nie zostały skorygowane, ponieważ nie zostały wykonane korekty obrotów (storno czerwone). Zastosowanie pełnego zapisu technicznego ma na celu przywrócenie charakteru kont wynikowych, tj. sprawić, że wielkość narastających obrotów po str. Wn i Ma przedstawiałaby rzeczywiście poniesione koszty i przychody z działalności jednostki w danym roku obrotowym. Powyższe miało szczególne znaczenie w odniesieniu do kont zespołu 1 i 2, w tym konta 130, na którym zgodnie z przepisami powinna być zachowana ww. „czystość obrotów”, na co wskazano w pkt Sprawozdawczość.

W pozostałym zakresie księgi i dowody wypełniały zapisy uor.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w ZUK procedury wewnętrzne, w tym zasady rachunkowości oraz inne procedury w zakresie niezbędnym do kontroli, w tym w obszarze dotyczącym zatrudnienia i wynagrodzeń.

W toku kontroli zapisów zasad rachunkowości, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. W zasadach rachunkowości nie zostały opisane programy komputerowe wykorzystywane w ZUK do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Na stronie 19 zasad zamieszczony został zapis, wg którego dokładne informacje dotyczące programu komputerowego zostały przedstawione w załączniku. Wymieniony załącznik nie został przedstawiony kontrolującym wraz z dokumentacją zasad rachunkowości.
2. W zasadach rachunkowości nie został opisany zakres wykorzystywania w ZUK kont technicznych z zerową analityką i paragrafami. Konta te nie zostały także wymienione w części dotyczącej Zakładowego Planu Kont.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Kontrola wykazała, że zapisy obowiązującej w 2018 r. „Instrukcji Obiegu Dokumentów Finansowo – Księgowych oraz Zasad Funkcjonowania Wewnętrznej Kontroli Finansowej” (zw. dalej instrukcją) wprowadzonej załącznikiem do Zarządzenia Nr 49/2011 ówczesnego zastępcy dyrektora z dnia 05.08.2011 r., nie były w praktyce stosowane, były nieprecyzyjne lub nie zostały zaktualizowane. Stwierdzono, że:

1. Wg karty obiegu i kontroli dowodów sprzedaży, stanowiącej załącznik do instrukcji (karta nr 15), faktury sprzedaży powinny podlegać: kontroli merytorycznej i formalnej przez Kierownika Wydziału realizującego zlecenie, kontroli rachunkowej przez Wydział Księgowości, akceptacji i zatwierdzeniu przez głównego księgowego oraz dyrektora lub jego zastępcę. Faktury sprzedaży nie zawierały podpisów potwierdzających wykonanie ww. kontroli i akceptacji, a ponadto zapis z karty był niespójny z zapisem pkt 5 ww. instrukcji, w którym to zapisie nie przewidziano np. akceptacji i zatwierdzenia.
2. W instrukcji nie zostały uwzględnione czynności kontrolne wykonywane przez pracowników Zespołu ds. Ekonomicznych. Wg zapisów zasad rachunkowości potwierdzenie rejestracji i zgodności z planem finansowym i harmonogramem wydatków dokonuje pracownik Zespołu ds. Ekonomicznych, który jest odpowiedzialny za planowanie i sporządzanie harmonogramów wydatków budżetowych, składając podpis na dowodzie księgowym po sprawdzeniu klasyfikacji budżetowej. Powyższe czynności kontrolne nie zostały uwzględnione w karcie obiegu i kontroli dowodów zakupu (karta nr 12) oraz w zadaniach Zespołu ds. Ekonomicznych wymienionych w § 23 „Regulaminu Organizacyjnego” ZUK, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 70/2018 dyrektora z dnia 14.11.2018 r.
3. Instrukcja zawierała nieaktualny zapis dotyczący druków kasowych dostępnych w sprzedaży, ponieważ w praktyce druki te sporządzane były z systemu.
4. Instrukcja nie została zaktualizowana w zakresie zarządzenia dyrektora w sprawie upoważnienia pracowników ZUK do wystawiania i podpisywania dokumentów księgowych oraz pobierania opłat z tytułu prowadzonej sprzedaży: było Zarządzenie Nr 33 z dnia 25.05.2011 r. winno być Zarządzenie Nr 91/2017 z dnia 04.12.2017 r., a następnie Zarządzenie Nr 45/2018 z dnia 22.06.2018 r.

W toku kontroli zapisów zawartych w dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że w żadnej z procedur nie zostały ustalone precyzyjne zasady dekretowania dowodów księgowych, stosowane w praktyce. Dekretacja odbywała się w trzech formach: poprzez ręczne wypełnienie stosownej pieczęci bezpośrednio na dowodzie, za pomocą dowodu PK lub poprzez wydruk z systemu. Zapis dotyczący dekretacji zamieszczony na str. 26 instrukcji obiegu i kontroli, nie wskazywał przypadków, w jakich należało stosować poszczególne formy dekretacji. Wg wyjaśnień głównego księgowego, formy te stosowane były zamiennie, głownie w zależności od ilości zapisów na dekrecie.

„Instrukcja kasowa” obowiązująca w ZUK od 01.01.2017 r. nie została wprowadzona zarządzeniem dyrektora, tj. zgodnie z § 8 ówcześnie obowiązującego „Regulaminu organizacyjnego”, wg którego dyrektor kieruje i zarządza zakładem m.in. poprzez wydawanie zarządzeń wewnętrznych. Wymieniony zapis zachowany został także w kolejnych wersjach regulaminu.Ww. zapisy regulaminu nie przewidywały wyjątków w kwestii wydawania zarządzeń, a ponadto wydanie zarządzenia wprowadzającego określoną procedurę, która najczęściej stanowi w ZUK załącznik do tegoż zarządzenia, nie musi być jednoznaczne z przekazaniem treści tej procedury wszystkim pracownikom.

W ww. instrukcji kasowej nie została ponadto wskazana częstotliwość sporządzania raportów kasowych dla kas funkcjonujących w jednostce.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor ZUK, jako kierownik jednostki.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości jednostki wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

Zarządzeniem Nr 26/2018 z dnia 23.03.2018 r. dyrektor powołał Zespół ds. aktualizacji zarządzeń dyrektora ZUK, którego zadaniem była ocena zasadności obowiązywania uregulowań wprowadzonych zarządzeniami dyrektora ZUK, merytoryczne uczestnictwo przy pracach nad wskazanymi przez przewodniczącego zarządzeniami oraz przygotowanie projektów uchylających bądź zmieniających ww. akty prawne (kontrolujących ocenie kontroli winno być: uregulowania/procedury/zarządzenia). W skład zespołu wszedł m.in. główny księgowy ZUK.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor ZUK nie poinformował dyrektora WKiAW UM Szczecin o wynikach 8. kontroli przeprowadzonych w 2018 r. przez organy kontroli zewnętrznej, a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli), ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Za I i II półrocze 2018 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZUK:

1. Doprowadzić do zgodności z ewidencją księgową dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S i złożyć do Gminy stosowne korekty.
2. Prowadzić ewidencję kont 130 i 133 z zachowaniem zgodności zapisów między ZUK a bankiem oraz z zachowaniem zasady „czystości obrotów”.
3. Wprowadzić na kontach technicznych zapisy korygujące w celu urealnienia obrotów.
4. Podjąć działania w celu dostosowania programu finansowo – księgowego do generowania danych w układzie zgodnym z podziałkami klasyfikacji budżetowej, niezbędnym do sporządzania sprawozdań budżetowych.
5. Wyjaśnić i prawidłowo zaewidencjonować kwoty wskazane na kontach rozrachunkowych, jako kwoty do wyjaśnienia.
6. Zawierać aneksy do umów przed upływem terminu realizacji przedmiotu umowy.
7. Uzupełnić wzór wniosku o udzielenie zamówienia publicznego do kwoty 30.000 euro o datę jego sporządzenia.
8. Dokonywać przeksięgowań wadium na zabezpieczenie należytego wykonania umowy przez księgowane kwot na koncie 240-09 po stronie Wn.
9. Rozszerzyć zakres obowiązujących procedur o zapisy dotyczące przebiegu procesu windykacji należności, w szczególności poprzez wskazanie osób odpowiedzialnych, terminów i sposobu dokumentowania podejmowanych czynności.
10. Każdorazowo naliczać odsetki za opóźnienie w regulowaniu płatności na rzecz jednostki.
11. Wypłacić różnicę z tytułu niesłusznie pomniejszonego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych za 1 dzień nieobecności oraz podjąć działania w celu odzyskania nadpłaconych ryczałtów.
12. Uwzględniać przy naliczaniu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych nieobecności z tytułu podróży służbowych, w przypadku niekorzystania w tym czasie z samochodu prywatnego.
13. Odstąpić od systemowego zaokrąglania wynagrodzeń i dostosować naliczanie do zasad zawartych w rozporządzeniu ws. ustalania wynagrodzenia.
14. Uzgodnić wewnętrzne zapisy regulaminu wynagradzania i dostosować je do obowiązujących przepisów.
15. Wystawiać faktury zgodnie z treścią zawartych umów w zakresie sprzedaży terminu zapłaty.
16. Dokumentować czynności inwentaryzacyjne zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
17. Dokonać przeglądu akt osobowych m.in. pod kątem kompletności zgromadzonej dokumentacji oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
18. Wprowadzać wszelkie procedury obowiązujące w jednostce zarządzeniem wewnętrznym, zgodnie z zapisami regulaminu organizacyjnego ZUK.
19.  Niezwłoczne przekazywać do WKiAW UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w ZUK wraz z dokumentacją pokontrolną.
20. Dokonać przeglądu procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia oraz doprowadzenia do spójności.