Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2020 r. przeprowadził w Stowarzyszeniu Brzeg Kultury z siedzibą Prawy przy ul. Młodzieży Polskiej 28, 70-774 Szczecin (zw. dalej Stowarzyszeniem), kontrolę realizacji zadania publicznego pod tytułem: „organizacja działań profilaktycznych z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom dla mieszkańców Szczecina, w szczególności dzieci i młodzieży, jako forma zagospodarowania czasu wolnego oraz alternatywa dla stosowania substancji psychoaktywnych” w zakresie objętym umową CRU/18/0001190 zawartą w dniu 15.03.2018 r. (zw. dalej umową nr CRU/18/0001190), realizowaną w okresie od dnia 15.03.2018 r. do dnia 31.12.2018 r. Na realizację ww. zadania publicznego Gmina Miasto Szczecin przekazała środki finansowe w wysokości 38.000,00 zł

Kontrolujący dokonał następujących czynności kontrolnych:

1. analiza dokumentacji potwierdzającej realizację zadania pod kątem zgodności wydatków z ofertą, harmonogramem i umową,
2. porównanie dokumentacji ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania,

            Łączne wydatki wynikające z przedstawionych dokumentów księgowych wyniosły 42.753,19 zł. Wydatki w kwocie 38.000,00 zł (88,88% całkowitego kosztu realizacji zadania) pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

            W dniu 15.03.2019 r. Stowarzyszenie złożyło w UM Szczecin skorygowane sprawozdanie z wykonania zadania publicznego. Pismem z dnia 22.03.2019 r. Dyrektor Wydziału Spraw Społecznych poinformował ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia, że sprawozdanie końcowe z wykonania przedmiotowego zadania zostało zatwierdzone w dniu 22.03.2019 r.

 W wyniku powyższych czynności kontrolujący dokonał następujących ustaleń:

            W celu udokumentowania wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania do kontroli przedstawiono 9 umów zlecenia (wraz z 9 rachunkami), 40 faktur VAT oraz 10 rachunków.

W toku kontroli ustalono, że:

1. według faktur VAT: nr AUC/110/2018/1974 z dnia 20.12.2018 r., nr 138345119181 z dnia 11.12.2018 r., nr 138312104251 z dnia 08.11.2018 r. Stowarzyszenie zakupiło: papier do ksero za łączną kwotę 447,30 zł, kalendarz A4 39,24 zł, pisaki cukrowe 14,64 zł (łączna kwota wydatków: 501,18 zł).
2. Cztery z dziesięciu przedstawionych do kontroli rachunków zostało wystawionych przez Panią D.P. i były to:
   • rachunek z dnia 20.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 14.09.2018 r. na kwotę brutto 650,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 24.12.2018 r.,
   • rachunek z dnia 03.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 14.09.2018 r. na kwotę brutto 995,43 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 10.12.2018 r.,
   • rachunek z dnia 06.11.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 14.09.2018 r. na kwotę brutto 524,80 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 10.12.2018 r.,
   • rachunek z dnia 15.10.2018 r. dot. umowy zlecenia (brak wskazania informacji konkretyzujących jakiej umowy zlecenia dot. np. dnia zawarcia itp.) na kwotę brutto: 3.160,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano gotówką w kwocie 450,00 zł pozostałą część zapłacono przelewem w dniu 10.12.2018 r.

(łączna kwota wydatków wynikająca z ww. rachunków: 5.330,23 zł). Do dnia zakończenia kontroli Stowarzyszenie nie przedstawiło umów zleceń o których mowa w ww. rachunkach, żaden z nich nie zawierał ponadto wskazania co było przedmiotem usług za realizację których zostały one wystawione. 

3. Kolejne cztery z dziesięciu przedstawionych do kontroli rachunków zostało wystawionych przez Panią Z.K. i były to:

• rachunek z dnia 20.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r., na kwotę brutto 360,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 24.12.2018 r.,
• rachunek z dnia 03.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r. na kwotę brutto 120,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 10.12.2018 r.
• rachunek z dnia 06.11.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r., na kwotę brutto 720,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 17.11.2018 r.,
• rachunek z dnia 10.10.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r. na kwotę brutto: 180,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 18.10.2018 r.

(łączna kwota wydatków wynikająca z ww. rachunków: 1.380,00 zł). Do dnia zakończenia kontroli Stowarzyszenie nie przedstawiło umów zleceń o których mowa w ww. rachunkach, żaden z nich nie zawierał ponadto wskazania co było przedmiotem usług za realizację których zostały one wystawione. 

4. Ostatnie dwa z dziesięciu przestawionych do kontroli rachunków to:

• rachunek nr 12/11/2018 z dnia 23.11.2018 r. na kwotę brutto 200,00 zł za: zajęcia taneczne listopad 2018 (wydatek sfinansowany ze środków własnych Stowarzyszenia),
• rachunek nr 9/09/2018 z dnia 26.09.2018 r. na kwotę brutto 100,00 zł; za: zajęcia taneczne gimnastyka sportowa.

Wszystkie ww. wydatki zostały wskazane w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego jako wydatki poniesione na jego realizację. W toku kontroli wykazano jednak, że żaden z ww. wydatków nie dotyczył realizacji umowy nr CRU/18/0001190 i nie powinien zostać uwzględniony w jej rozliczeniu (powyższe zostało potwierdzone w przekazanych przez Stowarzyszenie wyjaśnieniach z dnia 13.02.2020 r.). Łączna kwota ww. wydatków (pokrytych ze środków pochodzących z dotacji) wyniosła 7.311,41 zł. W związku z powyższym faktyczny koszt realizacji zadania publicznego wyniósł 35.441,78 zł. Procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania wyniósł 107,22%. Według zapisów § 4 ust. 2 umowy nr CRU/18/0001190 Stowarzyszenie zobowiązane było zachować procentowy udział dotacji na poziomie max 88,95%. Według § 4 ust. 3 umowy nr CRU/18/0001190 przekroczenie limitu, o którym mowa w ust. 2 (88,95%) uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. a według § 10 ust. 6 umowy kwota dotacji wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości – podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych.

Trzy z czterdziestu przedłożonych do kontroli faktur VAT tj.

• faktura VAT nr 4/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. na kwotę 1.500,00 zł, za: pamiątkowe koszulki – 60 szt. - 1.200,00 zł, pamiątkowe torby – 60 szt. - 300,00 zł (w całości sfinansowana ze środków pochodzących z dotacji) (przekazana do kontroli dokumentacja zawierała fotografie z imprezy mikołajkowej na których przedmiotowe torby były wręczane uczestnikom), 
• faktura VAT nr 3/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. na kwotę 2.000,00 zł za: „usługa nagłośnienia i muzyczna wydarzeń związanych z organizacją wydarzeń związanych z organizacją projektu Pracownia Poszukiwań Twórczych” (w całości sfinansowana ze środków pochodzących z dotacji),
• faktura VAT nr 2/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. na kwotę 2.400,00 zł za: „zajęcia edukacji muzycznej i plastycznej w ramach Pracowni Poszukiwań Twórczych wrzesień – grudzień 2018”(w kwocie 2096,88 zł sfinansowana z udzielonej dotacji).

zostały wystawione przez podmiot którego właścicielem był ówczesny prezes Stowarzyszenia.

            Stowarzyszenie nie przedstawiło żadnej dokumentacji potwierdzającej sposób wyboru dostawcy usług/towarów będących przedmiotem ww. faktur VAT 4/12/2018 z dnia 24.12.2018 r., nr 3/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. oraz nr 2/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. (tj. np. zapytanie ofertowe, dokumentacja potwierdzająca przeprowadzenie analizy rynku).  Ww. zakupów dokonano od ówczesnego prezesa Stowarzyszenia. W związku z powyższym – w opinii kontrolera – Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranność w celu wykazania, że przedmiotowe usługi/towary zostały zakupione na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej.

            Jedna z dziewięciu umów zleceń tj. umowa z dnia 04.04.2018 r. zawarta została przez ówczesnego Skarbnika Zarządu Stowarzyszenia z ówczesnym Prezesem Zarządu Stowarzyszenia (zw. dalej Zleceniobiorcą). Przedmiotem zlecenia było: „koordynacja zajęć Pracownia Poszukiwań Twórczych w okresie 4 kwietnia – 31 grudnia 2018”. Do obowiązków Zleceniobiorcy należeć miało m. in.: wsparcie instruktorów prowadzących, organizacja zaplecza zajęć, współpraca z rodzicami, zakupy, obsługa umów zleceń i płatności, catering owocowy itd.

            W toku kontroli ustalono, że ówczesny Skarbnik Zarządu Stowarzyszenia zawarła ww. umowę zlecenia z dnia 04.04.2018 r. pomimo braku stosownego pełnomocnictwa czym naruszono przepis art. 11. ust. 4 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U.2019.713), według którego w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). 

            Kontrola wykazała również, że Stowarzyszenie reprezentowane przez Skarbnika przyjęło rachunek i rozliczyło ww. umowę zlecenia z dnia 04.04.2018 r. już w dniu jej zawarcia tj. w dniu 04.04.2018 r. Wskazać należy, że zapłata wynagrodzenia powinna – co do zasady -  nastąpić, dopiero po wykonaniu zlecenia. Ww. umowa zlecenia nie zawierała wskazania innego terminu płatności (w pkt 5. umowy wskazano jedynie, że: „wynagrodzenie płatne będzie w formie całościowej, dopuszcza się formę zaliczkowej płatności”). Według art. 744 ustawy z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2019.1145) w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia chyba, że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych.

            Wskazać należy również, że w związku z zawarciem umowy z ówczesnym Prezesem Stowarzyszenia, Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranności w celu wykazania, że przedmiotowa usługa zostały zakupione na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia, według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej. Tymczasem Stowarzyszenie nie posiadało żadnej dokumentacji wskazującej na sposób wyboru ww. wykonawcy czy dokonanie rozeznania rynku poprzedzającego zlecenie wykonania usługi.

            Według pkt. 4 umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. Zleceniobiorcy za wykonanie przedmiotu umowy przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 1.500,00 zł brutto. W dniu 10.04.2018 r. z rachunku bankowego Stowarzyszenia dokonano zapłaty wynagrodzenia wynikającego z ww. umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. (pomniejszonego o potrącone zaliczki z tytułu podatku dochodowego i składki zdrowotnej od osób fizycznych) w kwocie 1.265,00 zł za ww. rachunek z dnia 04.04.2018 r. Wydatek w kwocie 1.052,00 zł pokryto ze środków pochodzących z dotacji.