Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 14.09.2020 r. do 24.09.2020 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Dialogu Obywatelskiego Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej BDO)w zakresie skargi dotyczącej nieprawidłowości związanych z wręczaniem upominków Członkom Zespołu Opiniującego SBO w styczniu 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 28 września 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 listopada 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Biurze Dialogu Obywatelskiego Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BDO lub Biuro) w zakresie skargi dotyczącej nieprawidłowości związanych z wręczaniem upominków Członkom Zespołu Opiniującego SBO w styczniu 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niesporządzaniu dokumentacji potwierdzającej dystrybucję upominków znajdujących się na stanie BDO,
• stosowaniu przez BDO zasad ewidencji upominków, nie pozwalających na ustalenie w dowolnym czasie stanu ilościowego i asortymentowego tych upominków.

II. Oceny cząstkowe

W dniu 10.02.2020 r. mieszkaniec Szczecina (zw. dalej Skarżącym)złożył drogą elektroniczną skargęw sprawie nieprawidłowości w dysponowaniu mieniem publicznym. Skarga dotyczyła nieprawidłowości, które według Skarżącego miały miejsce podczas spotkania przedstawicieli Urzędu Miasta Szczecin z Członkami Zespołu Opiniującego SBO 2018 w styczniu 2018 r.

Według Skarżącego, upominki wręczone zostały członkom ww. Zespołu bezpodstawnie i w sposób nietransparentny, a Urząd Miasta Szczecin nie przedstawił żadnej dokumentacji potwierdzającej: kto został obdarowany, jakiego rodzaju upominkiem, w jakiej ilości i wartości. Skarżący stwierdził ponadto, że osobiście był świadkiem wręczania na spotkaniu wartości rzeczowych, w tym bardzo drogich 3. złotych piór / długopisów oraz albumów o Szczecinie, załączając jednocześnie zdjęcie jednego z upominków.

W toku kontroli stwierdzono, że BDO nie dysponował dokumentami, z treści których wynikałoby, kto był obecny na spotkaniu w styczniu 2018 r., komu upominki w postaci albumów i zestawów piśmienniczych zostały wręczone na spotkaniu, a kto odebrał upominki w terminie późniejszym lub ich nie odebrał, w związku z czym pozostały na stanie BDO. Praktyka stosowana w BDO nie przewidywała sporządzania list obecności, a tym bardziej żądania od osób obdarowanych potwierdzenia podpisem odbioru tegoż upominku.

Powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące prezentów o małej wartości i związanego z tym obowiązku prowadzenia stosownej ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób, którym przekazano upominki, określone zostały w art. 7 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zw. dalej ustawą o VAT (Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.) i związane były z działalnością gospodarczą podatnika. W analizowanej sprawie Gmina, dokonując nieodpłatnego przekazania upominków, działała jako jednostka samorządu terytorialnego w sprawach należących do zakresu zadań własnych Gminy, które nie są związane z prowadzoną przez Gminę działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. W związku z tym nieodpłatne przekazanie upominków stanowiło czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, gdyż w zakresie tych czynności Gmina nie jest uznawana za podatnika stosownie do art. 15 ust. 6 ustawy o VAT. Tym samym Gminy nie dotyczyły także przepisy art. 7 ust. 4 ustawy o VAT  w zakresie prowadzenia stosownej ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób, którym przekazano upominki. 

W ocenie kontrolującego, powyższe nie oznaczało jednak, że gospodarowanie upominkami od momentu przyjęcia ich do BDO mogło być pozbawione stosownego nadzoru i kontroli. Wręcz przeciwnie, BDO w ramach wewnętrznych zasad organizacyjnych powinno ustalić takie formy dokumentowania ruchu na tym majątku, aby móc przejrzyście wykazać ilości i wartości tego mienia na każdym etapie gospodarowania nim, w tym przychody (upominki otrzymane do dyspozycji) i rozchody poszczególnych rodzajów upominków (na spotkaniach, imprezach, innych), np. w formie ewidencji ilościowo – asortymentowej. W zakresie dokumentowania rozchodu upominków i w związku z niepobieraniem od obdarowanych potwierdzeń odbioru upominków, dokumentacja potwierdzająca ich wydanie mogła być sporządzana np. w formie notatek służbowych potwierdzonych przez Dyrektora, oświadczeń lub innych.Dyrektor BDO powinien dołożyć wszelkich starań, aby podejmowane działania odznaczały się możliwie najwyższym stopniem transparentności, a pracownicy Biura postępowali m.in. zgodnie z zasadami wskazanymi w § 3 pkt 3 i 7 lit. d „Kodeksu Etyki” pracowników Urzędu Miasta Szczecin (Opublikowany w UMINECIE, intranetowym serwisie informacyjnym Urzędu Miasta Szczecin), w celu wzmocnienia autorytetu i wiarygodności Urzędu Miasta Szczecin.

Kontrola wykazała ponadto, że prowadzona obecnie w BDO ewidencja upominków w postaci spisu upominków będących aktualnie na stanie Biura nie stanowi pełnej informacji o gospodarowaniu tymi upominkami, ponieważ nie zawiera informacji o zmianach w stanie ilościowym i asortymentowym w ujęciu czasowym.

W toku kontroli stwierdzono, że jeden z albumów okazanych kontrolującemu w toku dokonanych oględzin nie był zgodny z żadną pozycją albumową, która w 2017 r. została pobrana przez BDO z magazynu MJOG. Według „Protokołu oględzin” z dnia 15.09.2020 r. na stanie BDO pozostało m.in. 7 szt. albumów „Historia pod Żaglami” (nr ISBN 978-83-7518-841-7), a według dokumentacji przedstawionej przez MJOG (Faktura nr 786/W/17 z dnia 05.04.2017 r.), przekazany do BDO album to „Żaglowce w Szczecinie” (nr ISBN 978-83-7518-803-5). Według kontrolującego, powyższy przypadek jedynie potwierdza ww. potrzebę wprowadzenia w BDO dodatkowych mechanizmów kontrolnych w zakresie przyjmowania i dystrybucji upominków, a w przypadku pozycji, które posiadają nadany identyfikator książki, tj. nr ISBN, wskazanym byłoby posługiwanie się tym numerem z uwagi na jego niepowtarzalność.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi BDO:

1. Ustalenie i stosowanie wewnętrznych zasad dokumentowania dystrybucji upominków.
2. Prowadzenie ewidencji upominków w sposób pozwalający na ustalenie ich stanu ilościowego i asortymentowego na każdym etapie procesu gospodarowania nimi.