Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15.05.2020 r. do 05.06.2020 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Geodety Miasta Urzędu Miasta Szczecin w zakresie wydawania decyzji o zatwierdzeniu podziału nieruchomości.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 08.06.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15.07.2020 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Biurze Geodety Miasta Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BGM lub jednostką) w zakresie wydawania decyzji o zatwierdzeniu podziału nieruchomości stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na: 

1. nieprawidłowym podzieleniu jednolitego postępowania administracyjnego w przedmiocie podziału nieruchomości (o którym mowa w art. 93 - 94 ustawy o gospodarce nieruchomościami), na dwa odrębne postępowania (sprawy administracyjne), co konsekwencji spowodowało m.in. zdublowanie rozpoznawanych spraw czy stosowanie niewłaściwych terminów rozpoznawania sprawy,
2. nieterminowym rozpoznaniu 7 z 20 spraw poddanych kontroli,
3. potwierdzaniu za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przez pracowników nie posiadających stosownych upoważnień,
4. przyjęciu w procedurach prowadzenia spraw niewłaściwych terminów ich załatwienia,
5. niesporządzeniu i niezałączeniu do przyjętych procedur przykładowego wzoru oświadczenia zainteresowanego przedstawiającego aktualny stan wpisów w księdze wieczystej,
6. prowadzeniu postępowań administracyjnego w sprawie bez uwzględnienia ogólnej zasady pisemności,
7. rejestrowaniu spraw na niewłaściwą procedurę.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień, w szczególności:

• wzywano wnioskodawców do uzupełniania złożonych wniosków, w przypadku ich niekompletności,
• decyzje były wydawane po spełnieniu ustawowych przesłanek,
• decyzje zawierały wymagane załączniki,
• decyzje były każdorazowo doręczane stronom bądź ustanowionym pełnomocnikom,  
• decyzje wydawane były przez upoważnione osoby,
• sprawy prowadzili pracownicy, do których zakresów czynności należało wydawanie decyzji o podziale nieruchomości.
• w poszczególnych aktach spraw prowadzona była metryka sprawy.

Według § 19 ust. 1 pkt 1 Załącznika do Zarządzenia nr 145/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 9 kwietnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin do zadań BGM należało prowadzenie spraw administracyjnych dotyczących podziałów nieruchomości.

BGM realizował zadania związane z podziałem nieruchomości w oparciu o niżej wskazane procedury, które zostały udostępnione na stronie internetowej www. eurzad.szczecin.pl, tj.:

• procedurę BGM-XII „decyzje o zatwierdzeniu podziału nieruchomości (na podstawie pozytywnej opinii w formie postanowienia WUiAB UM Szczecin, co do zgodności z ustaleniami planu miejscowego lub z decyzją o warunkach zabudowy lub co do braku sprzeczności z przepisami odrębnymi)”,
• procedurę BGM-XIII „decyzje o zatwierdzeniu podziału nieruchomości w trybie art. 95 ustawy o gospodarce nieruchomościami”.

Ponadto w jednostce wprowadzono do stosowania procedurę BGM-XI „Opiniowanie wstępnego projektu podziału nieruchomości”, której przedmiotem było uzyskanie przez wnioskodawcę opinii w formie postanowienia Prezydenta Miasta Szczecin, wydawanej przez Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej Urzędu Miasta Szczecin, co do zgodności proponowanego podziału z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego (a w przypadku braku planu: co do braku sprzeczności z przepisami odrębnymi lub co do zgodności z decyzją o warunkach zabudowy). Uzyskanie przez wnioskodawcę ww. postanowienia było niezbędne do wydania decyzji o zatwierdzeniu podziału nieruchomości w ramach procedury BGM-XII.

W 2019 r. do BGM wpłynęło łącznie 171 spraw (wydruk zbiorczy spraw wygenerowany z programu „Rejestr BOI”) zarejestrowanych w podziale na:

• BGM–XII – 128 spraw,
• BGM–XIII – 43 sprawy.

Na podstawie losowej metody doboru próby kontrolą objęto 20 z 171 spraw (11,70% wszystkich spraw wszczętych w okresie od 01.01.2019 r. do 31.12.2019 r.), tj.:

• 13 spraw w zakresie zatwierdzenia podziału nieruchomości - (procedura BGM-XII),
• 7 spraw w zakresie zatwierdzenia podziału nieruchomości w trybie art. 95 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2020 r. poz. 65) zw. dalej ugn - (procedura BGM-XIII).

W toku kontroli ustalono, że w BGM nieprawidłowo dokonano rozdzielenia postępowania administracyjnego w przedmiocie podziału nieruchomości, o którym mowa w art. 93 - 94 ugn, na dwa odrębne postępowania (sprawy administracyjne). Pierwsze z wyodrębnionych postępowań, prowadzone w oparciu o procedurę BGM-XI, miało na celu wydanie postanowienia o zaopiniowaniu wstępnego projektu podziału nieruchomości, co do zgodności z ustaleniami planu miejscowego lub z decyzją o warunkach zabudowy lub co do braku sprzeczności z przepisami odrębnymi. Drugie postępowanie, prowadzone w oparciu o procedurę BGM-XII, miało na celu zatwierdzenie w formie decyzji administracyjnej podziału nieruchomości (po uzyskaniu ww. postanowienia). Rozdzielenie tego postępowania na dwie sprawy administracyjne nie znajduje uzasadnienia prawnego, ponieważ przepis ustawy o gospodarce nieruchomościami (w szczególności art. 95, 96 i 97) traktują opiniowanie wstępnego podziału jako obowiązkowy element procedury podziałowej (z wyjątkami przewidzianymi w ww. ustawie), czyli wydanie tego postanowienia jest powinnością organu i nie wymaga osobnego wniosku strony [np. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 12.11.2015 r. sygn. akt II SA/Wr 615/15]. Należy wskazać, że bez znaczenia dla jednolitości ww. postępowania są wewnętrzne rozwiązania organizacyjne w ramach danego organu, ponieważ zarówno ww. postanowienie (z procedury BGM-XI) jak i ww. decyzja (z procedury BGM-XII) zgodnie z art. 96 ust. 1 ugn oraz 93 ust. 4 ugn wydawane są przez ten sam organ, tj. w przedmiotowym przypadku prezydenta miasta. Ponadto według art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego [Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm], zw. dalej kpa organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Ukształtowanie w powyższy sposób postępowania w przedmiocie podziału nieruchomości, o którym mowa w art. 93 - 94 ugn, spowodowało m.in., iż:

• zainteresowany obowiązany był złożyć dwa wnioski wszczynające poszczególne postępowania (zarówno na potrzeby uzyskania postanowienia, a następnie również na potrzeby uzyskania decyzji administracyjnej), pomimo iż nawet w art. 97 ust. 1 ugn mowa jest o podziale nieruchomości na wniosek osoby, która ma w tym interes prawny, a nie na wnioski,
• nadawane były dwa znaki sprawy oraz dwa numery UNP (osobno na potrzeby wydania postanowienia oraz osobno na potrzeby wydania decyzji),
• przewidywany łączny termin dokonania podziału nieruchomości w trybie art. 93 - 94 ugn wynosić miał do 120 dni (do 60 dni na wydanie postanowienia oraz do 60 dni na wydanie decyzji).

Należy zauważyć, że procedury wewnętrzne funkcjonujące w ramach danego organu nie mogą pozostawać w sprzeczności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa bądź dokonywać modyfikacji tych przepisów w nieuzasadniony sposób. Postępowanie w sprawie podziału nieruchomości powinno być prowadzone w ramach jednego postępowania administracyjnego, w dwóch jego etapach [Dwuetapowość tego postępowania polega na tym, że najpierw zgodność proponowanego podziału z ustaleniami planu miejscowego opiniuje wójt, burmistrz lub prezydent miasta w formie postanowienia, na które służy zażalenie, a dopiero na podstawie tego postanowienia opiniującego dokonuje się podziału nieruchomości w formie decyzji (zob. wyrok WSA w Warszawie z dnia 05.02.2015 r. sygn. akt I SA/Wa 3099/14)]. Uznanie etapu wydania postanowienia za odrębne postępowanie skutkowało: 

• nieuzasadnionym dublowaniem ilości spraw rozpoznawanych w BGM (pomimo, iż rola jednostki przy wydawaniu ww. postanowienia sprowadzała się właściwie do zebrania wszystkich obligatoryjnych dokumentów/załączników i przekazania ich do Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej UM Szczecin, tj. wydziału faktycznie odpowiedzialnego za wydanie przedmiotowego postanowienia),
• zaburzeniem przejrzystości prowadzonych spraw podziałowych, chociażby ze względu na fakt nadawania dwóch znaków sprawy (co w przypadku jednej sprawy spowodowało zarejestrowanie wniosku pod inną datą wpływu niż rzeczywiście wpłynęła do UM) oraz prowadzenia dwóch metryk sprawy dla tej samej sprawy administracyjnej.

Podkreślić należy, że w obowiązującej procedurze administracyjnej funkcjonują narzędzia prawne (np. art. 64 § 2 kpa w zw. z art. 97 ust. 1 i 1a – wezwanie wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni [Zob. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 5.06.2018 r., sygn. akt. II SAB/Go 16/18]  czy art. 98 ust. 1 kpa – zawieszenie postępowania na wniosek strony), które umożliwiają sprawne (a zarazem i bardziej czytelne) prowadzenie podziałów nieruchomości w ramach jednego postępowania administracyjnego (mając zarazem na uwadze to, iż strona po otrzymaniu postanowienia o zaopiniowaniu wstępnego projektu podziału, w celu dalszego prowadzenia postępowania, zobowiązana jest do uzupełnienia pierwotnie złożonego wniosku poprzez dostarczenie innych obligatoryjnych dokumentów geodezyjnych, których sporządzenie bywa czasochłonne). Podkreślenia wymaga, że według art. 97 ust. 1b ugn w przypadkach gdy wymagane jest wyrażenie opinii o zgodności proponowanego podziału z ustaleniami planu miejscowego, pozostałe dokumenty wymienione w ust. 1a pkt 5-8 ugn  dołącza się do wniosku o podział nieruchomości dopiero po uzyskaniu pozytywnej opinii. W ocenie kontroli powyższe potwierdza, iż sprawa dotycząca podziału nieruchomości powinna toczyć się w ramach jednego postępowania administracyjnego, a co za tym idzie, w ramach jednej ustalonej procedury, nawet gdyby procedura ta miała być kilkuetapowa.

Kontrola wykazała również, że w procedurach BGM-XII, BGM-XIII (a także BGM-XI) nieprawidłowo wskazano, iż termin załatwienia poszczególnej sprawy z założenia mógł wynosić do 60 dni (a więc w przypadku podziału nieruchomości na podstawie art. 93 – 94 ugn rozpoznawanej w oparciu o procedurę BGM-XII w zw. z BGM-XI łączny termin rozpoznania sprawy w przedmiocie podziału nieruchomości wynieść mógł odpowiednio do 120 dni). Tym samym w BGM przyjęto, że każda sprawa w przedmiocie podziału nieruchomości jest z samej zasady sprawą szczególnie skomplikowaną (w tym także podział nieruchomości na podstawie art. 95 ugn nie wymagający uzyskania zaopiniowania projektu wstępnego podziału). Należy zauważyć, że organy administracji publicznej zobowiązane są do przestrzegania zasad ogólnych postępowania administracyjnego, a w szczególności powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia (art. 12 § 1 kpa). Realizacji tej zasady służy m.in. przepis art. 35 § 1 i 2 kpa, które wskazują, iż organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy, wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (art. 35 § 3 kpa). Nie można zgodzić się było z wyjaśnieniami Geodety Miasta, iż każda sprawa załatwiana według procedur BGM-XI, BGM-XII, BGM-XIII była z samego założenia sprawą szczególnie skomplikowaną, m.in. dlatego, że wymagała szczegółowego sprawdzenia wpisów w księdze wieczystej, zweryfikowania zapisów w ewidencji gruntów i budynków czy prawidłowego ustalenia stron postępowania za pomocą systemu PESEL. Należy wyraźnie podkreślić, że w każdej sprawie administracyjnej organ musi właściwe ustalić strony postępowania, nadto w każdej sprawie administracyjnej, w której przedmiot postępowania obejmuje nieruchomość organ musi dokładnie i wyczerpująco zweryfikować jej stan prawny (przede wszystkim poprzez analizę zapisów zawartych w księdze wieczystej czy ewidencji gruntów i budynków), tak więc są to normalne (standardowe) czynności toku postępowania podejmowane przez organ, a więc ze swojej natury nie mogą co do zasady przemawiać za generalnym uznaniem, iż sprawa jest szczególnie skomplikowana, ponieważ wymaga podjęcia tych czynności. O szczególnym skomplikowaniu sprawy mogłoby świadczyć odpowiednie natężenie tych przesłanek, np. wyjątkowo złożony stan prawny nieruchomości, jednakże taka ocena nie jest możliwa bez analizy stanu faktycznego konkretnej sprawy. Należy przy tym zauważyć, że w przepisie art. 35 § 3 kpa mowa jest o kwalifikowanym stopniu skomplikowania sprawy – tak więc sprawa musi być nie tylko skomplikowana, ale skomplikowana w stopniu szczególnym. W przeważającej większości spraw poddanych kontroli, nie sposób jest uznać, iż były one skomplikowane w stopniu szczególnym. W związku z powyższym nie można a priori założyć, że każda sprawa w przedmiocie podziału nieruchomości jest sprawą szczególnie skomplikowaną. Przeciwna bowiem ocena przeczyłaby założeniu racjonalności ustawodawcy, który przewidział, iż do terminów załatwienia sprawy w przedmiocie podziału nieruchomości należy stosować ogólne terminy administracyjne załatwienia spraw (w tym ten podstawowy miesięczny dla spraw wymagających postępowania wyjaśniającego), a nie ewentualne terminy szczególne określone w przepisach odrębnych (umożliwiające dłuższe załatwianie takich spraw).

W toku kontroli ustalono, że do procedury BGM-XII i BGM-XIII nie sporządzono i nie załączono przykładowego wzoru oświadczenia zainteresowanego przedstawiającego aktualny stan wpisów w księdze wieczystej założonej dla nieruchomości objętej wnioskiem o podział. Według art. 97 ust. 1a pkt 1 ugn do wniosku o podział nieruchomości należy dołączyć dokumenty stwierdzające tytuł prawny do nieruchomości w szczególności oświadczenie, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ugn. Pomimo, iż na organie nie ciąży obowiązek zamieszczenia takiego wzoru, to mając na uwadze zasadę pogłębiania zaufania obywateli do władzy publicznej, w tym poprzez ułatwianie stronom (w szczególności nieposiadającym fachowej wiedzy) składania kompletnych wniosków, a także dążenie do standaryzowania prowadzonych spraw zasadnym wydaje się sporządzenie i załączenie do ww. procedur takiego wzoru. Wymagającym podkreślenia jest okoliczność, iż czym innym jest możliwość zweryfikowania przez organ określonych informacji co do stanu prawnego nieruchomości (ze względu prowadzenie ksiąg wieczystych w formie elektronicznej) i ewentualną możliwość wzywania do uzupełnienia braków,a czym innym stanowczy obowiązek strony załączenia do wniosku dokumentu stwierdzającego tytuł prawny do nieruchomości w szczególności ww. oświadczenie (tym bardziej iż oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej). Należy zauważyć, ponadto że złożenie takiego oświadczenia przez stronę wymaga (nawet czysto teoretycznie) uprzedniego zweryfikowania stanu prawnego nieruchomości (w tym wpisów w księdze wieczystej), co może zapobiegać składaniu pochopnych i przedwczesnych wniosków, co do podziału nieruchomości o nieustalonym stanie prawnym, a tym samym zaoszczędzić konieczności prowadzenia dodatkowych czynności wyjaśniających przez organ, które przedłużają postępowanie - w szczególności, iż w wyjaśnieniach wyraźnie Geodeta Miasta wskazał, że „często wnioskodawca nie jest świadomy, że wpisy w księdze wieczystej nie są aktualne”. Ponadto wskazać należy, że to ustawa o gospodarce nieruchomościami wprost reguluje, że dokument stwierdzający tytuł prawny do nieruchomości w szczególności oświadczenie przedstawiające aktualny stan wpisów w księdze wieczystej jest elementem obligatoryjnym wniosku o podział nieruchomości. O ile faktycznie, możliwość zweryfikowania wpisów w księdze wieczystej jest możliwa w zasadzie od ręki poprzez przeglądarkę internetową na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, pamiętać należy, że prawo ujawnione w księdze wieczystej korzysta jedynie z domniemania, że jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece Dz.U. z 2019 r. poz. 2204). Wobec powyższego w pełni uzasadnionym, a wręcz koniecznym jest uzyskanie od wnioskodawcy oświadczenia, że wpisy w księdze wieczystej przedstawiają aktualny stan prawny. Jak bowiem wskazał Geodeta Miasta w złożonych wyjaśnieniach, zdarza się, że strona postępowania składa do sądu wieczystoksięgowego wnioski o założenie nowych ksiąg wieczystych jeszcze przed wszczęciem postępowania administracyjnego w sprawie podziału nieruchomości (sprawa: BGM-I.6831.96.2019.MM), o czym rzekomo strona miała poinformować telefoniczne. W takich sytuacjach złożenie odpowiedniego oświadczenia dotyczącego stanu prawnego nieruchomości przez stronę na etapie złożenia wniosku inicjującego postępowanie jest warunkiem koniecznym prawidłowego prowadzenia postępowania administracyjnego.

W wyniku kontroli ustalono, że 7 na 20 spraw nie zostało załatwionych w terminach wynikających z art. 35 kpa, w tym:

• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.12.2019.EK termin załatwienia sprawy z uwzględnieniem art. 35 § 5 kpa wyniósł 79 dni (rzeczywisty termin załatwienia sprawy od dnia złożenia wniosku do dnia wydania decyzji wyniósł 151 dni). Należy zauważyć, że od dnia złożenia wniosku do dnia wezwania do jego uzupełnienia minęło już 27 dni (w tym 13 dni od dnia przygotowania pisma wyzywającego do jego podpisania), a od dnia złożenia wniosku o zawieszenie postępowania do dnia wydania postanowienia o zawieszeniu postępowania 33 dni,
• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.183.2019.AK termin załatwienia sprawy od dnia złożenia wniosku do dnia wydania decyzji wyniósł 53 dni. W aktach postępowania brak dowodów świadczących o szczególnym skomplikowaniu sprawy oraz o opóźnieniach spowodowanych z winy strony lub niezależnych od organu. Należy zwrócić uwagę m.in. na fakt, iż od dnia sporządzenia przez pracownika prowadzącego postępowanie pisma z art. 10 kpa do jego podpisania i nadania do strony upłynęło 20 dni,
• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.257.2019.MM termin załatwienia sprawy od dnia złożenia wniosku do dnia wydania decyzji wyniósł 47 dni. W aktach postępowania brak dowodów świadczących o szczególnym skomplikowaniu sprawy oraz o opóźnieniach spowodowanych z winy strony lub niezależnych od organu. Należy zwrócić uwagę m.in. na fakt, iż od dnia sporządzenia przez pracownika prowadzącego postępowanie pisma z art. 10 kpa do jego podpisania i nadania do strony upłynęło 20 dni,
• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.96.2019.MM łączny termin (tj. sumując czynności dokonywane w ramach procedury BGM-XI i BGM-XII) z uwzględnieniem art. 35 § 5 kpa wyniósł 114 dni, w tym w ramach procedury BGM-XI – 34 dni i w ramach procedury BGM-XII – 80 dni (rzeczywisty termin załatwienia sprawy od dnia złożenia wniosku BGM-11 do dnia wydania decyzji wyniósł 177 dni),
• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.205.2019.MM łączny termin załatwienia sprawy (uwzględniając czynności dokonane w ramach procedury BGM-XI i BGM-XII) wyniósł 90 dni, w tym w ramach procedury BGM-XII – 35 dni i w ramach procedury BGM-XII – 55 dni. W aktach postępowania brak dowodów świadczących o opóźnieniach spowodowanych z winy strony lub niezależnych od organu. Należy zwrócić uwagę m.in. na fakt, iż z metryki sprawy wynika, że od momentu przygotowania projektu pisma do WUiAB do czasu jego akceptacji i podpisania upłynęło już 17 dni,
• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.276.2019.EK łączny termin załatwienia sprawy (uwzględniając czynności dokonane w ramach procedury BGM-XI i BGM-XII) wyniósł 88 dni, w tym w ramach procedury BGM-XI – 56 dni i w ramach procedury BGM-XII – 32 dni. Nawet przy uwzględnieniu skomplikowanego charakteru sprawy, nie została ona załatwiona w terminie. W aktach postępowania brak dowodów świadczących o opóźnieniach spowodowanych z winy strony lub niezależnych od organu,
• w przypadku sprawy znak: BGM-I.6831.351.2019.EK termin załatwienia sprawy (uwzględniając czynności dokonane w ramach procedury BGM-XI i BGM-XII) wyniósł 92 dni, w tym w ramach procedury BGM-XI – 36 dni i w ramach procedury BGM-XII – 56 dni. Należy zauważyć, że od dnia złożenia wniosku BGM-11 do dnia podpisania pisma do WUiAB o wydanie postanowienia o zgodności proponowanego podziału nieruchomości z planem miejscowym upłynęło 28 dni.

W myśl art. 12 § 1 kpa organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Według art. 35 § 1, 3 i 5 kpa Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.

W żadnym z powyżej wskazanych przypadków strona nie została zawiadomiona, w trybie art. 36 § 1 kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie, przyczynach zwłoki, nowym terminie załatwienia sprawy oraz pouczeniu o prawie do wniesienia ponaglenia. Zgodnie z art. 36 § 2 kpa ww. obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Ponadto zgodnie z wyjaśnieniami Geodety Miasta, w przypadku 8 spraw następował kontakt w formie telefonicznej pracownika prowadząc postępowanie oraz strony postępowania (bądź jej pełnomocnika)np. w celu wezwania strony do usunięcia braków wniosku. Przy czym jedynie w 2 ww. przypadkach informacja o kontakcie telefonicznym zamieszczona została w aktach postępowania i to wyłącznie w metryce sprawy. Z informacji zamieszczanych w ww. metrykach nie wynikały jednakże istotne dla danej czynności okoliczności np. w jakim terminie miał zostać uzupełniony wniosek czy jakich dodatkowych dokumentów żądał organ. W metryce sprawy zawierano przeważnie lakoniczną informację, iż „powiadomiono wnioskodawcę o brakach” bądź „wezwano stronę do uzupełnienia”. W orzecznictwie podkreśla się, że wezwanie do uzupełnienia braków wystosowane przez organ nie może być jedynie formalnym zabiegiem technicznym, musi wskazywać na rodzaj braku i dawać stronie możliwość jego usunięcia. Surowy rygor pozostawienia sprawy bez rozpoznania powinien być dodatkową okolicznością, która nakłada na organ konieczność szczegółowego i wyczerpującego formułowania wezwania do usunięcia braków, bowiem tylko prawidłowe wezwanie wystosowane przez organ administracyjny może wywoływać skutki określone w art. 64 § 2 kpa [np. Wyrok NSA z dnia 25.03.2014 r., sygn. akt II GSK 1976/12]. Powyższe koresponduje z zasadą pisemności, czyli m.in. wymogiem załatwiania sprawy w formie pisemnej. W doktrynie przyjmuje się, że obowiązek załatwiania sprawy w formie pisemnej nie odnosi się tylko do czynności kończącej postępowanie, tj. do wydania decyzji, ale również do wszystkich istotnych czynności w toku załatwienia sprawy, jak komunikowania się organu ze stronami i stron z organem, przyjmowania oświadczeń i wyjaśnień stron, przesłuchiwania świadków i oględzin (protokoły) itp. Wszystkie czynności, nawet dokonane tylko ustnie (wyjaśnienia stron, zeznania świadków, ustalenia istotnych dla rozstrzygnięcia okoliczności faktycznych itd.), muszą być utrwalone w protokole, a zatem w postaci pisemnej [M. Bursztynowicz, M. Sługocka, Postępowanie administracyjne dla jednostek samorządu terytorialnego. Komentarz, WKP 2020.]. Zaznaczyć należy, iż nawet jeżeli dopuszczalnym w wyjątkowych okolicznościach byłoby dokonywanie określonych czynności przez organ w formie ustnej/telefonicznej, to czynność taka musi zostać utrwalona w aktach (np. w formie protokołu czy w formie adnotacji podpisanej przez pracownika), a nie w jedynie w postaci wzmianki w treści metryki sprawy.

Kontrola wykazała, iż pracownicy BGM dokonywali poświadczeń za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawianych przez strony nie posiadając w tym zakresie stosownego upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Szczecin na podstawie art. 268a kpa. Uprawnienie do poświadczania za zgodność przedkładanych dokumentów zostało wskazane wyłącznie w indywidualnych zakresach czynności ww. pracowników.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku 2 sprawy (z 20 poddanych analizie) błędnie wskazano procedurę BGM-XII zamiast BGM-XIII. Błędne zakwalifikowanie ww. spraw spowodowało, że prowadzony przez BGM systemie „Rejestr BOI” rejestr spraw nie zawierał wiernego obrazu rzeczywiście prowadzonych spraw w podziale na właściwą procedurę.  

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień, w szczególności:

• wzywano wnioskodawców do uzupełniania złożonych wniosków,
• w przypadku ich niekompletności,
• decyzje były wydawane po spełnieniu ustawowych przesłanek,
• decyzje zawierały wymagane załączniki,
• decyzje były każdorazowo doręczane stronom bądź ustanowionym pełnomocnikom,  
• decyzje wydawane były przez upoważnione osoby,
• sprawy prowadzili pracownicy, do których zakresów czynności należało wydawanie decyzji o podziale nieruchomości.
• w poszczególnych aktach spraw prowadzona była metryka sprawy.

II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Geodecie Miasta Szczecin:

1. Ujednolicić procedury BGM-XI i BGM-XII, w ten sposób, iż sprawa w przedmiocie podziału nieruchomości (na podstawie art. 93 i art. 94 ugn) winna być prowadzona i rozpoznawana w jednym postępowaniu administracyjnym, ze wszystkimi konsekwencjami z tego wynikającymi, m.in. przy uwzględnieniu: jednego terminu rozpoznania sprawy, konieczności złożenia jednego wniosku wszczynającego postępowanie, nadawania jednego znaku sprawy oraz prowadzenie jednej metryki sprawy.
2. Określić w przyjętych procedurach terminy załatwia spraw zgodnie z art. 35 § 3 kpa, mając na uwadze, że nie każda sprawa w przedmiocie podziału nieruchomości jest szczególnie skomplikowana.
3. Terminowo załatwiać sprawy w przedmiocie podziału nieruchomości, a w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie zawiadamiać stronę w trybie art. 36 § 1 k.p.a.
4. Przygotować i zamieścić w przyjętych procedurach przykładowy wzór oświadczenia wnioskodawcy przedstawiającego aktualny stan wpisów w księdze wieczystej założonej dla nieruchomości objętej wnioskiem o podział.
5. Dokonywać potwierdzeń za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów wyłącznie przez pracowników posiadających stosowne upoważnienie, o którym mowa w art. 268a kpa.
6. Prowadzić postępowania administracyjnego z uwzględnieniem zasady pisemności, w tym sporządzać prawidłowo adnotacje w wymaganych przypadkach.
7. Wzywać wnoszącego podanie do usunięcia stwierdzonych braków w sposób zgodny z art. 64 § 2 kpa.
8. Poprawnie rejestrować sprawy według właściwych procedur.