Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2020 r. przeprowadził w Stowarzyszeniu Brzeg Kultury z siedzibą Prawy przy ul. Młodzieży Polskiej 28, 70-774 Szczecin (zw. dalej Stowarzyszeniem), kontrolę realizacji zadania publicznego pod tytułem: „Lato na prawym brzegu kultury” w zakresie objętym umową CRU/17/0002119 zawartą w dniu 06.06.2017 r.(zw. dalej umową nr CRU/17/0002119), realizowaną w okresie od dnia 10.06.2017 r. do dnia 30.08.2017 r. Na realizację ww. zadania publicznego Gmina Miasto Szczecin przekazała środki finansowe w wysokości 10.000,00 zł

Kontrolujący dokonał następujących czynności kontrolnych:

1. analiza dokumentacji potwierdzającej realizację zadania pod kątem zgodności wydatków z ofertą, harmonogramem i umową,
2. porównanie dokumentacji ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania.

            Łączne wydatki wynikające z przedstawionych dokumentów księgowych wyniosły 11.177,05 zł. Kwota wydatków w wysokości 10.000,00 zł (89,47% całkowitego kosztu realizacji zadania) pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

            W dniu 28.09.2017 r. Stowarzyszenie złożyło w UM Szczecin sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, Pismem z dnia 10.11.2017 r. Dyrektor Wydziału Kultury poinformował Stowarzyszenie, że sprawozdanie końcowe z wykonania przedmiotowego zadania zostało zatwierdzone w dniu 10.11.2017 r.

 W wyniku powyższych czynności kontrolujący dokonał następujących ustaleń:

            W celu udokumentowania wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania do kontroli przedstawiono 4 umowy zlecenia (wraz z rachunkami) 1 umowę o dzieło (wraz z rachunkiem), 6 faktur VAT oraz 2 rachunki.

            Dwie z sześciu ww. faktur VAT tj.

• faktura VAT nr 20/07/2017 z dnia 12.07.2017 r. na kwotę 1.210,00 zł za: płyty edukacyjne PCV z nadrukiem 50x100cm (6 szt. – 210,00 zł) i koordynację projektu Lato na Prawym Brzegu Kultury 2017 (1.000,00 zł).
• faktura VAT nr 21/07/2017 z dnia 05.08.2017 r. na kwotę 4.549,56 zł za: koszt wypożyczeń dużego namiotu, 8 kompletów ławo stołów, nagłośnienia i zestawu mikrofonów, 15 dni + transport, montaż i demontaż (1.626,02 zł), koszt pamiątkowych kubków (53 szt.) (366,23 zł), koszt pamiątkowych toreb (53 szt.) (185,50 zł), koszt upominków - zestaw Zośka (53 szt.) (301,57), koszt organizacji imprezy finałowej (1.219,51 zł).

zostały wystawione przez podmiot prowadzony przez ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia.

            Stowarzyszenie nie przedstawiło żadnej dokumentacji potwierdzającej sposób wyboru dostawcy usług/towarów będących przedmiotem ww. faktur VAT nr 20/07/2017 z dnia 12.07.2017 r. i 21/07/2017 z dnia 05.08.2017 r. (tj. np. zapytanie ofertowe, dokumentacja potwierdzająca przeprowadzenie analizy rynku).  Ww. zakupów dokonano od ówczesnego prezesa Stowarzyszenia. W związku z powyższym – w opinii kontrolera – Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranność w celu wykazania, że przedmiotowe usługi/towary zostały zakupione na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej.

            W toku kontroli ustalono ponadto, że Stowarzyszenie (na podstawie ww. faktury VAT nr 21/07/2017 z dnia 05.08.2017 r.) zapłaciło 1.219,51 zł za organizację imprezy finałowej. Kontrola wykazała jednak, że impreza finałowa odbyła się w trakcie trwania - organizowanej przez Radę Osiedla Podjuchy, której ówczesnym przewodniczącym był ówczesny Prezes Stowarzyszenia - imprezy pn.: „Podjuszańskie Harce 2017” w dniu 16.09.2017 r. Stowarzyszenie w żaden sposób nie udokumentowało ani nie wyjaśniło, co składało się na wskazany w ww. fakturze koszt organizacji imprezy finałowej.

            Jedna z sześciu faktur VAT tj. faktura VAT nr 1/8/2017 z dnia 03.08.2017 r. na kwotę 600,00 zł została wystawiano za 3h warsztatów malarskich, 3h warsztatów fashion. W dniu 10.01.2020 r. przekazano kontrolerowi łącznie 103 fotografie dokumentujące przeprowadzenie ww. warsztatów malarskich i warsztatów fashion. W toku kontroli ustalono, że pomiędzy ówczesnym prezesem Stowarzyszenia a wystawcą ww. faktury nr VAT 1/8/2017 z dnia 03.08.2017 zachodzi powinowactwo 2 stopnia. W związku z powyższym – w opinii kontrolera – Stowarzyszenie tak jak w przypadku zakupów dokonywanych ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia winno dochować szczególnej staranności w celu wykazania, że dokonano ich na zasadach rynkowych i nie naruszono przy tym § 34 Statutu Stowarzyszenia. W tym przypadku również stowarzyszenie nie udokumentowało w jaki sposób dokonano wyboru ww. usługodawcy. Stowarzyszenie nie zawarło z wystawcą ww. faktury VAT umowy w formie pisemnej na prowadzenie ww. zajęć, co w ocenie kontroli niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy.