Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 07.10.2020 r. do 27.10.2020 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 1 w Szczecinie przy al. Piastów 6 (zw. dalej SP1)w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 27.10.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.12.2020 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP1 w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za 2019 r. (zw. dalej ZFŚS), stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia, polegające m.in. na:

• zastosowaniu ulgi podatkowej do wypłaconych świadczeń urlopowych nauczycieli wbrew ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• nienaliczeniu wyrównania świadczeń urlopowych nauczycieli w związku z podwyższeniem kwoty odpisu na ZFŚS od dnia 1 sierpnia 2019 r.,
• sfinansowaniu ze środków funduszu zakupu paczek świątecznych dla dzieci, mimo że regulamin ZFŚS nie przewidywał takiego rodzaju świadczenia rzeczowego,
• nieuzasadnionym naliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych od świadczeń dotyczących byłych pracowników oraz pracowników zatrudnionych w trakcie 2019 r.,
• nieudokumentowaniu sytuacji życiowej pracownika, stanowiącej podstawę przyznania zapomogi w kwocie 1.000 zł,
• nieudokumentowaniu przez Komisję Socjalną odstępstw od przyjętych kryteriów przyznawania świadczeń,
• ewidencjonowaniu świadczeń na koncie 851 niezgodnie z rodzajami działalności socjalnej, realizowanymi w szkole.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie terminowości przekazywania odpisów na rachunek ZFŚS.

II. Oceny cząstkowe

1. Gospodarowanie ZFŚS

1.1 Procedury dotyczące ZFŚS i ich stosowanie

W 2019 r. obowiązywał „Regulamin gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w Szkole Podstawowej nr 1 w Szczecinie” (zw. dalej regulaminem), wprowadzony zarządzeniem dyrektora nr 4/2017/2018 z dnia 17.10.2017 r.

Kontroli poddano zapisy regulaminu ZFŚS, które przeanalizowano przede wszystkim pod kątem zgodności z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1070), zw. dalej ustawą o ZFŚS.

W toku kontroli zapisów regulaminu obowiązującego w szkole, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. Regulamin zawierał niespójne zapisy dotyczące terminu składania wniosków. Według rozdz. II pkt 9 regulaminu, wnioski należało składać nie później niż do 31 marca, a w rozdz. VIII pkt 2 regulaminu wskazano, że podstawą przyznania pomocy z funduszu jest wniosek złożony w terminie nie później niż do końca marca lub września.
2. W regulaminie nie określono sposobu powoływania przez dyrektora Zespołu Doradczego, zasad jego działania i sposobu dokumentowania czynności podejmowanych przez ten Zespół.
3. Wzory załączników nr 2a i 2b do regulaminu ZFŚS (wnioski składane raz w roku) zawierały wymienione świadczenia występujące w szkole, jednakże we wzorach nie opisano sposobu wskazywania świadczenia, o które ubiegała się osoba uprawniona (np. poprzez zakreślenie lub podkreślenie rodzaju świadczenia). Z treści wzorów ww. wniosków nie wynikało także, czy pozostawienie wszystkich rodzajów świadczeń bez żadnego zaznaczenia oznaczało, że dana osoba wnioskuje o przyznanie wszystkich rodzajów świadczeń.
4. Wzory ww. wniosków nie zawierały klauzuli informacyjnej, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

Regulamin ZFŚS, będący aktem wewnętrznego prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), stanowi podstawę prawną ustalającą warunki korzystania ze świadczeń socjalnych przez osoby uprawnione. Powinien w sposób jednoznaczny konkretyzować i rozwijać określone w ustawie o ZFŚS zasady gospodarowania środkami funduszu na poszczególne rodzaje działalności socjalnej i przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych.

W toku kontroli dokumentacji związanej z działającą w szkole Komisją Socjalną  stwierdzono, że:

1. W § 2 Zarządzenia nr 1c/2017/2018 dyrektora z dnia 04.09.2017 r., którym powołana została Komisja Socjalna (zw. dalej Komisją) błędnie wskazano, że środkami funduszu administruje pracodawca – dyrektor przedszkola.
2. Nazwy Komisji były niespójne: w regulaminie stosowana była nazwa „Zespół Doradczy”, ww. zarządzeniem dyrektor powołał „Komisję Socjalną”, a w oświadczeniach członków Komisji zawarto zapis o „Komisji ds. ZFŚS”.
3. Komisja pełniła także funkcję Komisji ds. Pomocy Zdrowotnej dla Nauczycieli, o której mowa w uchwale Nr X/295/07 Rady Miasta Szczecin z dnia 11 czerwca 2007 r. w sprawie ustalenia Regulaminu przyznawania środków finansowych z przeznaczeniem na pomoc zdrowotną dla nauczycieli korzystających z opieki zdrowotnej, mimo że w ww. zarządzeniu nie powołano się na Kartę Nauczyciela przywołując jedynie zapisy regulaminu ZFŚS, a nazwa Komisji była inna niż wskazano w tejże uchwale.
4. Oświadczenia dotyczące ochrony danych osobowych złożone przez członków Komisji nie zawierały daty złożenia oświadczeń oraz wskazania podstawy prawnej.
5. Protokoły sporządzone przez Komisję nie zawierały nadanej numeracji, co pozwoliłoby na ustalenie ich kompletności, a ich treść nie obejmowała wszystkich rodzajów świadczeń wypłaconych z ZFŚS (zapomogi) oraz udzielonych pożyczek mieszkaniowych.

Roczny plan rzeczowo - finansowy ZFŚS (preliminarz wydatków, zw. dalej planem) sporządzony na 2019 r., nie podlegał w trakcie roku stosownym zmianom, a na koniec roku nie zostało sporządzone jego wykonanie. Wprawdzie regulamin nie nakładał obowiązku korygowania planu w trakcie roku i sporządzania wykonania na koniec roku, jednak według rozdz. II pkt 1 regulaminu, plan ten stanowił podstawę gospodarowania funduszem. W 2019 r. powyżej kwoty zaplanowanej w „preliminarzu wydatków” wykorzystane zostały m.in. środki na rzeczowe dofinansowanie z tytułu zwiększonych wydatków świątecznych (plan 46.617 zł, wykonanie 58.600 zł), a zmiana w tym zakresie nie została zaakceptowana przez dyrektora poprzez stosowną korektę planu.

Według kontrolującego, plan ma taką samą moc prawną jak regulamin, co wiąże się z obowiązkiem jego aktualizacji w przypadku zmian. Wprowadzanie stosownych korekt do planu akceptowanego przez dyrektora, pozwoliłoby ponadto na bieżące monitorowanie wydatkowania środków funduszu, w tym także rodzaju wypłacanych świadczeń.

Plan na 2019 r. zawierał następujące zapisy wskazujące, że został on sporządzony, uzupełniony lub zaktualizowany na potrzeby kontroli:

• stan konta rachunku bankowego wykazany został w kwocie 5.249,70 zł, stanowiącej saldo środków na dzień 31.12.2019 r. zamiast w kwocie 2.367,15 zł stanowiącej stan środków na dzień 01.01.2019 r.; stan środków na dzień 31.12.2019 r. nie mógł być znany w momencie tworzenia planu,
• wykazano planowane świadczenie zdrowotne w kwocie 400 zł, które błędnie zostało zrealizowane ze środków funduszu zamiast ze środków budżetowych jednostki.

Plan na 2019 r. nie zawierał daty sporządzenia, podpisu przedstawiciela związków zawodowych potwierdzającego uzgodnienie planu oraz podpisów członków Komisji, w obecności których plan powinien zostać zaakceptowany przez dyrektora, na co wskazano w rozdz. II pkt 3 regulaminu ZFŚS. Stosowane nazwy planu były ponadto niespójne, ponieważ według regulaminu należało sporządzić „plan rzeczowo – finansowy”, a sporządzono dokument o nazwie „preliminarz wydatków”.

Regulamin obowiązywał od dnia 01.01.2016 r., jednakże podpisany był przez dyrektora, któremu powierzono stanowisko od dnia 01.09.2017 r.

Według rozdz. VIII pkt 3 regulaminu, kryterium przyznawania świadczeń stanowił dochód netto członków rodziny ustalany w oparciu o zeznanie podatkowe za rok poprzedni, złożone w Urzędzie Skarbowym. Tym samym zapisy regulaminu wprowadzały jednakową miarę dochodu dla wszystkich, jednak pomijały wszelkie inne dochody uzyskiwane przez te osoby, tj. dochody mające często znaczący wpływ na sytuację materialną tych osób. Do dochodów takich można było zaliczyć m.in. otrzymywane alimenty czy świadczenia wychowawcze, w tym tzw. 500+, wprowadzone od 2016 r. Należy także zaznaczyć, że wiedzę w zakresie np. pobieranych świadczeń wychowawczych posiadał zarówno wnioskodawca jak i pośrednio pracodawca na podstawie danych kadrowych, a nieuwzględnianie ww. dochodów miało z kolei przełożenie na przyznanie wyższych świadczeń.

W składzie Komisji nie było przedstawiciela pracowników niepedagogicznych, co powodowało, że Komisja była reprezentantem wprawdzie najliczniejszej, ale tylko jednej grupy zawodowej. Według dyrektora, żaden z pracowników nie wyraził chęci uczestniczenia w posiedzeniach Komisji.

W pozostałym zakresie regulamin ZFŚS był zgodny z ustawą o ZFŚS.

1.1 Odpisy na ZFŚS

W toku kontroli sprawdzono terminowość przekazania odpisów na ZFŚS w kwocie ogółem 195.168 zł oraz wywiązanie się jednostki z obowiązku wykonania ponownego przeliczenia odpisu na 2019 r., w związku ze zmianą przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.

Terminy przekazania odpisów na konto ZFŚS zostały zachowane.

Jednostka dokonała dodatkowego odpisu na ZFŚS, w związku ze zmianą art. 5h ustawyo ZFŚS, dokonaną na podstawie art. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1907).

Plan odpisu na ZFŚS został skorygowany na koniec 2019 r. o kwotę 1.914 zł (zmniejszenie), na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia i przeciętnej liczby zatrudnionych w 2019 r.

Kwota odpisów przekazanych w 2019 r. na ZFŚS była zgodna z sumą kwot wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2019 r. w § 4440 rozdziałów klasyfikacji budżetowej 80101, 80103, 80148, 80195 i 85401.

1.2 Wykorzystanie ZFŚS

Kontroli poddano wszystkie sfinansowane ze środków funduszu w 2019 r. świadczenia oraz dofinansowania w wysokości ogółem 213.211,10 zł brutto, na które składały się:

• świadczenia urlopowe dla nauczycieli na kwotę ogółem 57.790,10 zł,
• dofinansowanie wypoczynku letniego na kwotę ogółem 64.700 zł,
• zapomogi na kwotę ogółem 5.350 zł,
• zapomogi świąteczne na kwotę ogółem 59.000 zł,
• dofinansowanie do imprez kulturalno – oświatowych, turystycznych, sportowych i rekreacyjnych na kwotę ogółem 1.087 zł,
• sfinansowany ze środków funduszu wyjazd zorganizowany przez pracodawcę na kwotę ogółem 11.684 zł,
• pożyczki na cele mieszkaniowe na kwotę ogółem 10.000 zł,
• zakup paczek świątecznych dla dzieci na kwotę ogółem 3.200 zł,
• świadczenie zdrowotne dla nauczyciela w kwocie 400 zł.

Wydatkowanie środków ZFŚS poddano kontroli w zakresie zgodności z przepisami prawa i obowiązującym w SP1 regulaminem ZFŚS.

Kontrola wykazała, że w związku z podwyższeniem kwoty odpisu na ZFŚS od dnia 1 sierpnia 2019 r. do kwoty 1.271,20 zł, główny księgowy nie naliczył pracownikom pedagogicznym wyrównania świadczenia urlopowego, które dla nauczycieli zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, przez cały rok szkolny 2018/2019 wynosiło 17,46 zł brutto, a w przypadku nauczycieli zatrudnionych w mniejszym wymiarze czasu pracy, lub przez część roku, podlegało podzieleniu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i czasu pracy. Przyjmując, że w kwocie ogółem 57.790,10 zł wypłaconych świadczeń urlopowych mieściło się 47,01 pełnych świadczeń w kwocie 1.229,30 zł, dopłata z tytułu niewypłaconego wyrównania powinna wynieść w zaokrągleniu 821 zł.

Kontrola pozostałych rodzajów świadczeń zrealizowanych w ramach ZFŚS w 2019 r., wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Dofinansowanie wypoczynku letniego:
2. Ustalając kryteria dofinansowania dla pracowników pedagogicznych i emerytów nie został ustalony I próg dochodowy. Przypadki niższych dochodów niż przewidziane dla II progu wystąpiły wśród pracowników pedagogicznych, którzy otrzymali jednak świadczenie w wysokości 750 zł, tj. w wysokości niekorzystnej dla pracownika, bowiem przewidzianej dla II progu dochodowego. Według wyjaśnień dyrektora, sytuacja dotyczyła pracowników zatrudnionych od 1 września 2019 r., a w momencie ustalania kryteriów nie było osób kwalifikujących się do I progu dochodowego. W ocenie kontrolującego, dyrektor szkoły powinien brać pod uwagę fluktuację kadry pedagogicznej lub doprowadzić do formalnego rozszerzenia ustalonych kryteriów dochodowych o I grupę dochodową w trakcie roku.
3. Kwoty dofinansowania wypoczynku letniego nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami zostały zróżnicowane bez merytorycznego uzasadnienia i wbrew zasadom sprawiedliwości społecznej. Kwota dofinansowania wypoczynku letniego pracowników administracji i obsługi ustalona została w kwocie 700 zł dla III grupy kryterium dochodowego (dochód na osobę w rodzinie > 1.950 zł), a dla nauczycieli w kwocie o 30 zł wyższej dla tej samej grupy kryterium dochodowego, tj. w kwocie 730 zł. Według wyjaśnień dyrektora, dofinansowanie dla nauczycieli było wyższe z uwagi na mniejszy niż planowano koszt wyjazdu integracyjnego i wcześniejsze zrealizowanie wypłat dla pracowników administracji i obsługi (czerwiec 2019 r.) niż nauczycieli (wrzesień 2019 r.). Według kontrolującego, wyjazd integracyjny zorganizowany został dla wszystkich pracowników szkoły, w związku z czym nie było uzasadnienia dla rozdziału zaoszczędzonych środków finansowych jedynie wśród jednej grupy zawodowej. Nie miał znaczenia także fakt wypłaty dofinansowania dla pracowników niebędących nauczycielami w czerwcu 2019 r., ponieważ różnica mogła zostać wypłacona np. w postaci stosownego wyrównania, na podstawie skorygowanej przez dyrektora decyzji.
4. Stwierdzono 1 przypadek przyznania pracownikowi dofinansowania niezgodnie z kryterium dochodowym. Pracownik nie podał kwoty dochodu w złożonym przez siebie wniosku o przyznanie świadczeń, w związku z czym powinien otrzymać dofinansowanie w kwocie 730 zł (wg III grupy dochodowej), a otrzymał w kwocie 750 zł (wg II grupy dochodowej). Według wyjaśnień dyrektora, przyznanie wyższego dofinansowania było wynikiem weryfikacji sytuacji pracownika przez Komisję. Według kontrolującego, przeprowadzenie takiej weryfikacji powinno być odpowiednio udokumentowane w celu zachowania przejrzystości działań Komisji, a sposób dokumentowania odstępstw od przyjętych kryteriów powinien wynikać z regulaminu ZFŚS.
5.  Zapomogi świąteczne:
   1. Stwierdzono 2 przypadki przyznania zapomogi niezgodnie z przyjętymi kryteriami dochodowymi. W pierwszym przypadku, zgodnie z oświadczeniem byłego pracownika, dochód na osobę za 2018 r., który wyniósł 2.050 zł, kwalifikował pracownika do III grupy dochodowej i otrzymania zapomogi w wysokości 350 zł. Zapomoga przyznana została jednak w kwocie 400 zł, tj. w kwocie przewidzianej dla II grupy dochodowej. W drugim przypadku były pracownik powinien zostać zakwalifikowany do II grupy dochodowej i otrzymać zapomogę świąteczną w kwocie 400 zł, a otrzymał zapomogę w kwocie 600 zł. W obu przypadkach, dyrektor wyjaśnił, że przyznanie wyższego dofinansowania było wynikiem weryfikacji sytuacji osoby uprawnionej przez Komisję. Jak wskazano w przypadku dofinansowania wypoczynku letniego, przeprowadzenie takiej weryfikacji powinno być odpowiednio udokumentowane w celu zachowania przejrzystości działań Komisji, a sposób dokumentowania odstępstw od przyjętych kryteriów powinien wynikać z regulaminu ZFŚS. W drugim przypadku kwota 200 zł przyznana została ponadto wbrew decyzji dyrektora z dnia 04.12.2019 r. dotyczącej kryteriów przyznawania tejże zapomogi byłym pracownikom szkoły. Według kontrolującego, przedstawiona przez dyrektora dokumentacja uzasadniająca przyznanie wyższej kwoty świadczenia (prośby byłego pracownika o dofinansowanie pobytu w sanatorium wraz z załącznikami potwierdzającymi koszty pobytu  i przejazdu) powinna zostać rozpatrzona w ramach świadczeń wymienionych w rozdz. VII pkt 1 lit. a regulaminu ZFŚS, a dotyczących m.in. dofinansowania wczasów sanatoryjnych.
   2. Na kontach analitycznych konta 851 dotyczących zapomóg świątecznych, nieprawidłowo zostało zaewidencjonowane także dofinansowanie działalności kulturalnej i rekreacyjno – sportowej na kwotę ogółem 1.087 zł. Dofinansowanie do wymienionej działalności zaksięgowane zostało w kwotach łącznych z zapomogami świątecznymi, tj. bez podziału na rodzaje działalności.
6. Pozostałe zapomogi:
   1. Wypłata z tytułu pomocy zdrowotnej dla nauczyciela w kwocie 400 zł została błędnie zrealizowana ze środków ZFŚS, zamiast ze środków budżetowych szkoły (patrz pkt 2 – Prowadzenie dokumentacji i ewidencja księgowa).
   2. W toku kontroli nie przedstawiono dokumentacjiwymienionej w rozdziale VII pkt 2 lit. c regulaminu ZFŚS, potwierdzającej sytuację stanowiącą podstawę ubiegania się przez pracownika o zapomogę. Wnioskiem z dnia 29.01.2019 r. pracownik zwrócił się do Komisji o przyznanie zapomogi z ZFŚS, która wypłacona została w kwocie 1.000 zł. Według wyjaśnień pracownika, niezbędna dokumentacja przedstawiona została tylko do wglądu Komisji, ponieważ pracownik nie chciał aby informacje o charakterze osobistym pozostały w dokumentacji. Ubiegając się o świadczenie z ZFŚS pracownik zobowiązany był do stosowania się do zapisów regulaminu jak każdy uprawniony, w tym do złożenia, a nie jedynie do przedstawienia do wglądu stosownej dokumentacji. Członkowie Komisji zobowiązani byli z kolei do przestrzegania tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych zgodnie ze złożonymi oświadczeniami i zapisami rozdz. V pkt 6 i 7 regulaminu ZFŚS. Według kontrolującego, niewypełnienie przez pracownika regulaminowego obowiązku potwierdzenia sytuacji życiowej stosownym zaświadczeniem, może świadczyć o braku przejrzystości w gospodarowaniu ZFŚS, za który dyrektor jest odpowiedzialny jako przedstawiciel pracodawcy.
7. Paczki świąteczne dla dzieci:
   1. Zakup paczek świątecznych w ilości 32 szt. dla dzieci 18. pracowników szkoły na kwotę ogółem 3.200 zł brutto zrealizowany został w 2019 r. wbrew zapisom regulaminu ZFŚS obowiązującego w szkole. Paczki świąteczne nie zostały wymienione w katalogu świadczeń, jakie mogły być realizowane ze środków funduszu, bowiem w rozdz. VII pkt 2 lit. d regulaminu ZFŚS, wskazano, że środki funduszu przeznacza się na finansowanie okolicznościowych imprez i zabaw dla dzieci pracowników (raz w roku), a nie na świadczenia rzeczowe w postaci paczek świątecznych.
8. Pożyczki na cele mieszkaniowe:
9. W przypadku jednej z dwóch umów zawartych w 2019 r., termin rozpoczęcia spłaty nie został dotrzymany. Według umowy nr 1/2019 zawartej z pracownikiem, rozpoczęcie spłaty winno nastąpić począwszy od 1 października 2019 r. (wypłata w dniu 17.09.2019 r.), gdy tymczasem pierwsza rata spłacona została w listopadzie 2019 r. Według rozdz. IX pkt 1 lit. e regulaminu ZFŚS, spłata pożyczki wraz z oprocentowaniem rozpoczyna się od następnego miesiąca od daty jej udzielenia.

W toku kontroli stwierdzono, że ze 118. wniosków o przyznanie świadczeń złożonych na 2019 r., 101 wniosków nie zawierało potwierdzenia daty wpływu (np. datownikiem), co miało istotne znaczenie w świetle zapisów rozdz. II pkt 9 regulaminu ZFŚS, według którego wnioski powinny być złożone nie później niż do 31 marca. Osobą odpowiedzialną za potwierdzanie wpływu wniosków był pracownik sekretariatu szkoły. W toku kontroli stwierdzono ponadto następujące przypadki: na wniosku nie zaznaczono rodzaju świadczenia, o które wnioskowano (32 przypadki), brak daty przy podpisie wnioskodawcy (6 przypadków), przyznano inne bądź więcej rodzajów świadczeń niż zaznaczono na wnioskach (3 przypadki), brak odręcznego podpisu wnioskodawcy (2 przypadki), dochody wykazane niezgodnie ze wzorem wniosku (3 przypadki).

W pozostałych przypadkach, świadczenia przyznane zostały na podstawie prawidłowej dokumentacji oraz w kwotach wynikających z decyzji dyrektora.

2. Prowadzenie dokumentacji i ewidencja księgowa

W toku kontroli sprawdzono, czy dokumentacja dotycząca ZFŚS prowadzona była zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm., zw. dalej uor) i regulaminem ZFŚS.

Kontroli podlegała także zgodność ewidencji prowadzonej na kontach dotyczących ZFŚS z faktycznymi wypłatami zrealizowanymi na podstawie decyzji dyrektora i list wypłat.

Kontrola wykazała 1 przypadek wypłaty kwoty 400 zł z tytułu pomocy zdrowotnej dla nauczyciela ze środków ZFŚS zamiast ze środków budżetowych, mimo że pisemna decyzja dyrektora zawierała wskazanie dotyczące wypłacenia ww. kwoty ze środków funduszu zdrowotnego i odręczną adnotację „budżet”. Według Załącznika Nr 4 do rozporządzeniaMinistra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych(Dz.U. z 2014 r. poz. 1053), wypłaty przeznaczone na pomoc zdrowotną dla nauczycieli powinny być realizowane z § 3020 klasyfikacji budżetowej „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”.

W toku kontroli stwierdzono, że analityka do konta 851 utworzona została w zakładowym planie kont m.in. w podziale na grupy uprawnionych (nauczyciele, administracja i obsługa, emeryci), a nie na rodzaje świadczeń (analityka: 851-50-03 - wypoczynek letni nauczyciele, 851-50-06 – wypłaty świadczeń administracja i obsługa, 851-50-07 - wypłaty świadczeń emeryci). Stwierdzono ponadto, że na koncie syntetycznym 851 nie została utworzona analityka do dofinansowania działalności kulturalnej i rekreacyjno – sportowej oraz wypłaconych zapomóg, które zaewidencjonowane zostały np. na kontach analitycznych dotyczących innych rodzajów świadczeń. Według opisu do konta 851 zawartego w Załączniku Nr 3 do rozporządzeniaMinistra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(Dz.U. z 2020 r. poz. 342), ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie m.in. wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej, a nie przez grupy uprawnionych. Powyższy zapis nie wykluczał także podziału zarówno na rodzaje działalności jak i na grupy uprawnionych.

Kontrola wykazała ponadto, że przekazanie odpisów i ich księgowanie następowało na podstawie funkcjonującego w jednostce dowodu Pk – Polecenia księgowania, tj. dowodu źródłowego wymienionego w art. 20 ust. 2 pkt 3 uor, który jednak nie spełniał wymogu wymienionego w art. 21 ust. 1 pkt 1 uor w zakresie określenia numeru identyfikacyjnego dowodu, ponieważ dowody Pk dotyczące przekazania odpisów zostały sporządzone odręcznie, poza użytkowanym systemem finansowo – księgowym.

Za wszelkie nieprawidłowości w zakresie dokumentacji finansowo – księgowej i ewidencji odpowiedzialny był główny księgowy szkoły.

Ewidencja ZFŚS spełniała w pozostałym zakresie wymogi uor.

Przychody i rozchody zrealizowane z ZFŚS na koncie 851 zostały zaewidencjonowane zgodne z operacjami bankowymi oraz dowodami źródłowymi, stanowiącymi podstawę dokonanych księgowań.

Wszystkie listy wypłat zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji w postaci podpisów osób uprawnionych.

3. Ewidencja i rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

W toku kontroli sprawdzono:

• prawidłowość naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych w odniesieniu do wszystkich świadczeń wypłaconych w 2019 r., z uwzględnieniem świadczeń i kwot zwolnionych z opodatkowania, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), zw. dalej ustawą o podatku dochodowym,
• terminowość regulowania zobowiązań podatkowych.

W 2019 r. od świadczeń wypłaconych z ZFŚS naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 15.754 zł, który pomniejszony o wynagrodzenie płatnika
w kwocie 46 zł, przekazany został do Urzędu Skarbowego w wysokości 15.708 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że naliczając świadczenia urlopowe dla nauczycieli w kwocie ogółem 57.790,10 zł brutto, główny księgowy zastosował zwolnienie z opodatkowania do kwoty 1.000 zł wbrew obowiązującym przepisom. W związku z powyższym, podatek od ww. świadczeń naliczony został w czerwcu 2019 r. w kwocie ogółem 1.706 zł, a powinien być naliczony w kwocie ogółem 10.402 zł (różnica w kwocie 8.696 zł). Należy zaznaczyć, że w przypadku gdy przy naliczaniu świadczeń urlopowych wykorzystany został cały limit zwolnienia z opodatkowania (1.000 zł), wszystkie kolejne wypłaty dla nauczycieli podlegały opodatkowaniu w pełnej wysokości.

Obowiązek naliczenia i wypłaty nauczycielom świadczenia urlopowego wynikał z art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), według którego z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o ZFŚS, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym, a nie z postanowień ustawy o ZFŚS. Świadczenie urlopowe nie stanowiące dopłaty do wypoczynku, nie mieściło się więc w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Pomimo, że świadczenie urlopowe zostało wypłacone ze środków ZFŚS, a więc nie stanowiło składnika wynagrodzenia nauczycieli, podlegało ono opodatkowaniu w całości na zasadach ogólnych jako przychód ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie miał w tym przypadku zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 67 tejże ustawy, czyli nauczyciel nie mógł korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, które przysługiwało tylko od świadczenia pieniężnego otrzymanego w związku z finansowaniem działalności socjalnej, a nieprzekraczającego 1.000 zł w skali roku.

Kontrola wykazała, że przy naliczaniu wypłaty świadczeń przyznanych osobom zatrudnionym w szkole od 1 września 2019 r., główny księgowy nie zastosował zwolnienia z opodatkowania do kwoty 1.000 zł, przysługującego pracownikom w 2019 r. na mocy art. 21 ust.1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W wyniku powyższego, w przypadku 9. pracowników podatek został naliczony w kwocie zawyżonej o 1.276 zł.

Ustawowe zwolnienie z opodatkowania do kwoty 1.000 zł dotyczyło łącznie świadczeń otrzymanych przez pracownika w roku podatkowym ze środków ZFŚS oraz funduszy związków zawodowych. Oznaczało to, że nie ma znaczenia miesiąc, w którym pracownik po raz pierwszy otrzymał takie świadczenie, jak również u ilu pracodawców pobierał takie świadczenia, bowiem każdy z tych pracodawców miał prawo stosowania zwolnienia do kwoty 1.000 zł. Należy dodać, że w przypadku, gdy suma świadczeń otrzymanych z ZFŚS od różnych pracodawców oraz świadczeń z funduszy związków zawodowych przekraczała 1.000 zł, to nadwyżkę ponad tę kwotę pracownik musiał wykazać w zeznaniu podatkowym i opodatkować łącznie z innymi dochodami, do których miała zastosowanie skala podatkowa, a tym samym, ciężar prawidłowego rozliczenia się z tytułu otrzymanych świadczeń spoczywał na pracowniku.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku 2. pracowników, którzy w 2019 r. odeszli na świadczenia emerytalne, główny księgowy zastosował jedynie ustawowe zwolnienie z opodatkowania do kwoty 1.000 zł, gdy tymczasem w przypadku emerytów i rencistów zwolnieniu z podatku na warunkach przewidzianych w art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegała w 2019 r. wartość świadczeń otrzymanych przez te osoby od byłego pracodawcy do kwoty 3.000 zł. W wyniku powyższego, podatek został naliczony w kwocie zawyżonej o 128 zł.

W zakresie możliwości skumulowania dwóch zwolnień podatkowych, określonych w art. 21 ust. 1 pkt 38 i art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (1.000 zł i 3.000 zł), przy wypłacie ww. świadczeń w jednym roku kalendarzowym należy wskazać, że o rodzaju zwolnienia podatkowego stosowanego do wartości przekazanego świadczenia decyduje m.in. status osoby otrzymującej świadczenie względem zakładu pracy, przy czym skorzystanie z obu ww. zwolnień w pełnej wysokości nie jest uzależnione od posiadania określonego statusu (pracownik, emeryt lub rencista) przez cały rok podatkowy. Tym samym, gdy dana osoba będąca pracownikiem przejdzie w trakcie roku kalendarzowego na emeryturę lub rentę, to ma prawo do skorzystania ze zwolnienia zawartego w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 67 ww. ustawy i pełnego limitu w nim oznaczonego, a także do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 38 powołanej ustawy i pełnego limitu w nim wskazanego - po spełnieniu warunków określonych w tych przepisach.

W przypadku kolejnych 2. byłych pracowników stwierdzono, że główny księgowy naliczył podatek dochodowy od osób fizycznych od przyznanych zapomóg świątecznych, mimo że należało tutaj zastosować zwolnienie z opodatkowania do kwoty 3.000 zł, bowiem łączna wartość świadczeń otrzymanych przez te osoby w roku podatkowym wyniosła 800 zł. W wyniku powyższego, podatek został naliczony w kwocie zawyżonej o 120 zł.

W pozostałych przypadkach podatek naliczony został prawidłowo.

Naliczony podatek przekazany został do Urzędu Skarbowego w terminach ustawowych.

Jednostka skorzystała z prawa do naliczenia i potrącenia wynagrodzenia płatnika.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP1:

1. Realizowanie z funduszu jedynie świadczeń przewidzianych zapisami regulaminu ZFŚS.
2. Zwrócenie pracownikom i byłym pracownikom szkoły niesłusznie potrąconego podatku dochodowego od osób fizycznych.
3. Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych od pełnej kwoty świadczenia urlopowego nauczycieli, tj. bez stosowania kwoty wolnej od opodatkowania.
4. Naliczenie i wypłacenie wyrównania świadczeń urlopowych dla nauczycieli.
5. Refundację na konto ZFŚS wypłaty zrealizowanej ze środków funduszu z tytułu pomocy zdrowotnej dla nauczycieli w kwocie 400 zł.
6. Uzupełnienie dokumentacji stanowiącej podstawę wypłaty zapomogi pracownikowi w kwocie 1.000 zł.
7. Dokumentowanie wszelkich odstępstw od przyjętych zasad przyznawania świadczeń.
8. Bieżące wprowadzanie stosownych zmian do planu rzeczowo - finansowego oraz sporządzanie wykonania planu za dany rok.
9. Ustalenie struktury analitycznej konta 851 pozwalającej na wyodrębnienie m.in. wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej występujące w szkole.
10. Ewidencjonowanie dowodów źródłowych Pk w posiadanym systemie finansowo – księgowym.
11. Uzupełnienie, skorygowanie i ujednolicenie zapisów regulaminu ZFŚS, dotyczących m.in. paczek świątecznych dla dzieci, powołania i działalności Komisji, sposobu ustalania dochodu oraz dokumentowania procesu gospodarowania środkami funduszu.