Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 27 grudnia 2023 r. do 16 lutego 2024 r. przeprowadził kontrolę w Willi Lentza w Szczecinie, przy al. Wojska Polskiego 84, w zakresie gospodarki finansowej w 2022 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 16 lutego 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 kwietnia 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Willi Lentza w zakresie gospodarki finansowej w 2022 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin ustalono m.in., że:

• w wyniku błędnie sporządzonych deklaracji ZUS P DRA za miesiące: marzec, kwiecień, maj, czerwiec, wrzesień, listopad i grudzień 2022 r., ZUS w 2023 r. naliczył a instytucja uregulowała odsetki za zwłokę w łącznej wys. 3.425 zł,
• nie było dokumentacji potwierdzającej cel i zasadność wypłaty i wpłaty gotówkowej w wys. 20.000 zł,
• nie było dokumentacji rozchodowej alkoholu zakupionego na łączną kwotę 31.457,58 zł (cały zakup ujmowany był w koszty),
• nie było dokumentacji potwierdzającej każdorazowe zapotrzebowanie na usługi przejazdów taksówkami, na które wydatkowano 16.361,79 zł,
• w ramach inwentaryzacji rocznej nie zostały uzgodnione salda rachunków bankowych z ewidencją księgową, różnica wyniosła łącznie 551,26 zł,
• nie dochodzono należnego wynagrodzenia tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego w wys. 219 zł,
• nie dochodzono odsetek w wys. 50,84 zł od przeterminowanych należności,
• podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiące: styczeń, luty, maj i listopad 2022 r. zapłacony został po terminie,
• tytułem rozliczenia 13 delegacji nie nastąpiła wypłata należnych dyrektorowi środków w łącznej wys. 3.773,71 zł. Kwota ta weszła do sumy stanowiącej saldo konta 234-1-1 Wn (bilans zamknięcia na dzień 31.12.2022 r.)
• w rozliczeniach delegacji występowały błędy w sposobie naliczania diet, ryczałtu za nocleg, wysokości kwot zaliczek, a także niezgodność w deklarowanym czasie trwania wyjazdu (2 przypadki),
• delegacja nr 4/2022 rozliczona została dwukrotnie,
• delegacje (8 na 13 przypadków) zostały rozliczone po terminie wynikającym § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie delegacji służbowych,
• 7 delegacji nie posiadało dat wystawienia a na 6 rozliczeniach delegacji nie było potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i zatwierdzenia kwot do wypłaty/zwrotu,
• w aktach osobowych pracownika nie było dokumentu wskazującego okres pobierania dodatku specjalnego oraz przyznającego dodatkowy zakres zadań,
• rachunki do umów cywilnoprawnych: były niezgodne z wykazem przepracowanych godzin na kwotę 345 zł (1 przypadek), ujmowały godziny nieprzepracowane łącznie na kwotę 176,92 zł (1 przypadek) i zostały wystawione bez wykazu godzin i bez sprecyzowania zakresu wykonanej pracy – na kwotę 1.143 zł (1 przypadek),
• błędnie ustalona została podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego (1 przypadek),
• nie było opracowanych zasad windykacji należności,
• w 10 przypadkach, zobowiązania wynikające z otrzymanych dowodów księgowych, zostały uregulowane po terminie,
• nie wszystkie obce dowody księgowe posiadały potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej i były zatwierdzone do zapłaty,
• obowiązująca polityka rachunkowości była niezgodna z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i c oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, w zakresie opisu operacji podlegających księgowaniu oraz stosowanego oprogramowania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań z ewidencją księgową,
• zgodności kwot podatku dochodowego wykazanych w deklaracjach PIT-4R i PIT-8AR z ewidencją księgową oraz wysokością przelewów na rachunek Urzędu Skarbowego,
• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu składek ZUS,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• dokumentowania operacji gotówkowych dowodami KP i KW,
• wykorzystania środków pozyskanych w ramach dotacji celowych,
• ewidencjowania dowodów księgowych z użyciem kont rozrachunkowych,
• sporządzania i aktualizowania cenników: biletów wstępu, biletów na wydarzenia artystyczne, towarów sprzedawanych w kasie i kawiarni oraz najmu przestrzeni Willi Lentza,
• kompletności dokumentacji dot. umów zleceń,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi w Zarządzeniu Nr 307/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

II. Oceny cząstkowe

1. Przychody i należności

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi, wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2022 r. w kwocie ogółem 3.406.396,82 zł stanowiły: dotacja na sfinansowanie działalności podstawowej – 3.232.571 zł i przychody z działalności statutowej – 173.825,82 zł (w tym: przychody ze sprzedaży usług kulturalnych (bilety) w wys. 165.458,36 zł oraz sprzedaży towarów (w tym z prowadzenia kawiarni) w wys. 8.367,46 zł).

Pozostałe przychody operacyjne wyniosły 224.810,18 zł netto. Na ich wysokość wpłynęły m.in. przychody z tytułu zakupionych z dotacji celowej środków trwałych i wyposażenia (tu: amortyzacja w wys. 114.031,22 zł i nieodpłatne przyjęcie na stan wyposażenia w wys. 65.422,69 zł), inne przychody w wys. 12.722,14 zł (tu: odszkodowania z tyt. ubezpieczenia) oraz sprzedaż w ramach działalności gospodarczej (najem - 27.235,76 zł i pozostała sprzedaż - 5.398,37 zł).

Willa Lentza uzyskała w 2022 r. przychody z prowadzonej działalności w wys. 206.459,95 zł, w tym:

• przychody ze sprzedaży usług kulturalnych w wys. 165.458,36 zł – konto 700 (tu: przychody ze sprzedaży biletów wstępu (zwiedzanie) w wys. 49.705,80 zł, przychody ze sprzedaży biletów (koncerty) w wys. 88.702,24 zł, przychody ze sprzedaży biletów (wydarzenia teatralne) w wys. 22.903,98 zł),
• sprzedaż w ramach działalności gospodarczej w wys. 32.634,13 zł – konto 710, w tym: wynajem w wys. 27.235,76 zł i pozostała sprzedaż (organizacja spotkania Żagle 2022) w wys. 5.398,37 zł,
• sprzedaż materiałów i towarów w wys. 8.367,46 zł – konto 730, w tym: sprzedaż towarów w wys. 5.370,47 zł i sprzedaż - kawiarnia w wys. 2.996,99 zł.

Kontroli poddane zostały dokumenty finansowe dot. uzyskanych przychodów:

- ze sprzedaży towarów i biletów wstępu w miesiącu październiku 2022 r. w wys. 13.630,15 zł netto,

- ze sprzedaży towarów w kawiarni w miesiącu wrześniu 2022 r. w wys. 1.063,16 zł netto,

- zwynajmu za II półrocze 2022 r. w łącznej wys. 10.000 zł netto.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W udostępnionej dokumentacji były zarządzenia i pisma dyrektora instytucji regulujące: ceny biletów wstępu oraz zasady przyznawania ulg w opłatach (Regulamin zwiedzania Willi Lentza wprowadzony zarządzeniem nr 11/2021 p.o. Dyrektora z dnia 7.06.2021 r.), ceny towarów sprzedawanych w kasie i kawiarni (11 pism dyrektora wydanych w 2022 r. ustalających ceny towarów).

Ceny biletów na wydarzenia artystyczne prezentowane w Willi Lentza ustalane były przez dyrektora po konsultacji z pracownikami merytorycznymi odpowiedzialnymi za realizację wydarzenia i pracownikiem kasy, uwzględniając przedstawiane koszty wydarzenia, możliwą ilość uczestników oraz analizując koszty biletów podobnych wydarzeń organizowanych lokalnie i na terenie kraju (Zarządzenie nr 25/2021 dyrektora z dnia 31.12.2021 r. w sprawie ustalania cen na wydarzenia artystyczne).

Cennik najmu przestrzeni, obowiązujący w 2022 r., został zatwierdzony przez dyrektora Willi Lentza i wskazany w dwóch dokumentach: dla partnerów Willi Lentza i dla najemców komercyjnych. Oddzielnie wycenione były usługi dodatkowe jak udostępnienie: sprzętu nagłośnieniowego, projektora, ekranu, komputera, tablicy multimedialnej, zaplecza cateringowego, ustawienie krzeseł, wynajem ogrodu. Dyrektor zastrzegł sobie indywidualne rozpatrywanie i wycenianie wynajmu pozostałych przestrzeni.

Willa Lentza, od dnia 21.06.2022 r., posiadała zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych: do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa (nr BOI-IX.7340.0602.2022.MS), pow. 4,5% do 18% zawartości alkoholu - z wyjątkiem piwa (nr BOI-IX.7340.0603.2022.MS), pow. 18% zawartości alkoholu (nr BOI-IX.7340.0604.2022.MS), przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży w punkcie gastronomicznym przy al. Wojska Polskiego 84.

W dniu 30.01.2023 r. do BOI UM Szczecin złożone zostało oświadczenie o wartości sprzedaży napojów alkoholowych za rok 2022 (druk BOI-58), wg którego wartość brutto napojów alkoholowych wyniosła: 492 zł w grupie od 4,5% do 18% zawartości alkoholu, w pozostałych grupach wartość sprzedaży wyniosła zero.

1.2. Należności

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 5.02.2023 r., na dzień 31.12.2022 r. wykazano należności w wysokości łącznie 98.539,81 zł, stanowiące w całości gotówkę i depozyty, w tym: 2.157,30 zł – gotówka i 96.382,51 zł – depozyty na żądanie).

Wg bilansu sporządzonego w dniu 29.03.2023 r., należności krótkoterminowe wyniosły 701.375,80 zł, w tym: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 m-cy6.493,50 zł, z tytułupodatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 671.214 zł i inne w wys. 23.668,30 zł.

W 2 przypadkach faktury najmu (każda w wys. 1.000 zł) zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie wyniosło 132 dni i 22 dni. W obu przypadkach główny księgowy nie naliczył odsetek, które wynieść powinny 50,84 zł. Powyższe naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), zwanej dalej uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

W Willi Lentza nie było opracowanych zasad windykacji należności, co było niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 10, zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, wg którego procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Osobą odpowiedzialną za właściwą identyfikację należności był główny księgowy.

W instytucji zidentyfikowano wszystkie należności.

Na dzień 31.12.2022 r. stwierdzono należności w łącznej wys. 9.165,13 zł tytułem nierozliczonych zaliczek (konto 205 i pozostałe rozrachunki z pracownikami – konto 234), w tym 8.818,13 zł to były kwoty należne dyrektorowi m.in. tytułem nierozliczonych delegacji, opisanych w dalszej części wystąpienia.

 2. Koszty i zobowiązania

2.1. Wykonanie kosztów – realizacja dotacji podmiotowej

Tytułem dotacji podmiotowej Willa Lentza w 2022 r. otrzymała środki finansowe w łącznej wys. 3.232.571 zł.

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 207 dowodów księgowych na łączną kwotę 896.842,60 zł, co stanowiło 28% kosztów ogółem,

- 18 umów stanowiących podstawę do wystawienia 33 dowodów księgowych,

- 22 notatki z przeprowadzenia analizy rynku,

- 11 poleceń krajowego wyjazdu służbowego,

- 3 polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego.

W 2022 r. z tytułu podróży służbowych poniesiono koszty w łącznej wys. 18.899,71 zł.

W Willi Lentza nie była prowadzona ewidencja na kontach zespołu 5.

W wyniku kontroli stwierdzono, że:

- w 13 przypadkach dowody księgowe nie zawierały potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej,

- w 4 przypadkach dowody księgowe nie zawierały potwierdzenia dokonania kontroli formalno – rachunkowej,

- w 12 przypadkach dowody księgowe nie zostały zatwierdzone do zapłaty przez głównego księgowego,

co było niezgodne z pkt 2 rozdziału III i pkt 11 i 13 rozdziału IV obowiązującej w instytucji Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych (wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora Nr23/2021 z dnia 31.12.2021 r.), wg których kontroli formalno – rachunkowej wszystkich dokumentów dokonują pracownicy Działu głównego księgowego (tu: główny księgowy), kontroli po względem merytorycznym i zatwierdzenia do wypłaty (tu: autoryzacji przelewu w systemie bankowym) dokonuje kierownik jednostki. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dotyczących danej operacji dokumentach, złożenie podpisu przez głównego księgowego, obok podpisu kierownika jednostki oznacza, że m.in. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, a zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W 10 przypadkach dowody księgowe zostały zapłacone po terminie. Państwowe i samorządowe instytucje kultury stanowią jednostki sektora finansów publicznych (art. 9 pkt 13 uofp), do których przepisy ustawy o finansach publicznych stosuje się odpowiednio (art. 10 ust. 2 uofp) - wyrok WSA w Olsztynie z 28.06.2018 r., II SA/Ol 267/18. Instytucje kultury prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami uor, z uwzględnieniem zasad określonych w uofp – art. 40 ust. 1 uofp. Wg art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W jednym przypadku wydatek na kwotę 462,82 zł został udokumentowany paragonem. Z uwagi na przekroczenie kwoty 450 zł, powinna zostać przedłożona faktura, zawierająca elementy określone w art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.). Wg art. 106e ust. 5 pkt 3 ww. ustawy, faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Przyjęty paragon, w związku z powyższym, nie mógł stanowić podstawy do odliczenia podatku VAT.

W toku analizy wyciągów bankowych ujawniono w dniu 21.10.2022 r. (WB 218) nieudokumentowaną wypłatę kwoty 20.000 zł zatytułowanej jako „wypłata gotówkowa (…)”, a następnie jej zwrot na rachunek Willi Lentza w dniu 23.12.2022 r. (WB 263) z tytułem „Wpłata gotówkowa Willa Lentza. Wpłata 20000. (…)”. Obrót gotówką nie został zaewidencjonowany na koncie 100 – Kasa, ani jako wypłata / wpłata gotówkowa, ani poprzez pobranie / rozliczenie zaliczki, transakcja nie została również uwzględniona w polityce rachunkowości, w części dot. operacji podlegających księgowaniu na koncie 130 – wg opisu zdarzeń ujmowanych na tym koncie, wypłata gotówki z banku powinna za pośrednictwem konta 140, zostać ujęta na koncie 100 – Kasa, tu została ujęta bezpośrednio na koncie 234-1-1, na którym główny księgowy ujmował rozrachunki z dyrektorem (w tym zaliczki). Nie było dokumentacji potwierdzającej cel i zasadność pobrania środków w ww. kwocie, nie zostały przedłożone w zamian żadne dowody księgowe, co budzi uzasadnione wątpliwości, czy środki publiczne zostały wypłacone w celu realizacji zadań statutowych instytucji.

W wyniku kontroli ujawniono, że jednostka w sposób nietransparentny zarządzała alkoholem, zakupionym w celu promocji Willi Lentza oraz degustacji wśród gości i uczestników organizowanych wydarzeń. W 2022 r. instytucja poniosła z tego tytułu koszty w łącznej wys. 70.695,58 zł brutto - sfinansowano m.in. przygotowanie receptury edycji specjalnej ginu, dedykowanej wyłącznie dla Willi Lentza oraz zaprojektowanie etykiety dedykowanej dla tej edycji, a także zakupiono min. 417 butelek wina, 208 butelek ginu (w tym 200 butelek edycji dedykowanej), 104 butelki prosecco i 30 butelek wiśniówki. O ile zakupy na łączną kwotę 39.238 zł dotyczące dedykowanej edycji ginu, poczynione zostały w grudniu 2022 r. i ujęte w ewidencji magazynowej na koncie 330, o tyle pozostałe zakupy o łącznej wartości 31.457,58 zł, ujęte zostały bezpośrednio w koszty, bez prowadzenia ewidencji magazynowej na kontach zespołu 3. Należy dodać, że w 2022 r. zanotowano sprzedaż alkoholu jedynie na kwotę 492 zł bruttow przedziale pow. 4,5% do 18% zawartości alkoholu. Co do pozostałego rozchodu, w toku kontroli nie została przedłożona żadna dokumentacja, co było niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 14 lit. a, zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, wg którego w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczącerzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych.

W 2022 r. na przejazdy taksówkami wydatkowano łącznie kwotę 16.361,79 zł, przy czym poza wystawionymi przez firmę, miesięcznymi fakturami za „bezgotówkowe przejazdy taxi”, w instytucji nie było żadnej ewidencji potwierdzającej zapotrzebowanie na tego typu usługi ze wskazaniem osób korzystających lub zamawiających usługę, a tym samym uzasadniającej celowość wydatków poniesionych ze środków publicznych, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny oraz z ww. standardem kontroli zarządczej nr 14 lit. a.

W toku kontroli poleceń wyjazdów służbowych ustalono, że:

• w 8 przypadkach (delegacje nr: 1/2022, 2/2022, 4/2022, 6/2022, 7/2022, zdublowanynr 7/2022, 8/2022 i 12/2022), rachunki kosztów podróży służbowych zostały przedłożone po terminie wynikającym z § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie delegacji służbowych, wg którego pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Opóźnienia wynosiły od 30 do 134 dni,
• w 7 przypadkach (delegacje nr: 3/2022, 4/2022, zdublowany nr 4/2022, 7/2022, 10/2022, 12/2022 i 13/2022), dokumenty nie posiadały dat wystawienia,
• w 6 przypadkach (delegacje nr: 2/2022, 3/2022, 4/2022, 6/2022, 7/2022 i 11/2022), rachunki kosztów podróży służbowych nie zawierały zatwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i zatwierdzenia kwot do wypłaty/zwrotu, co było niezgodne zpkt 5 rozdziału VII – Podróże służbowe ww. obowiązującej w instytucji Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, wg którego kierownik jednostki przeprowadza kontrolę pod względem merytorycznym i zatwierdza do wypłaty.

W toku kontroli prawidłowości rozliczeń poleceń wyjazdów służbowych ustalono, że:

• w 5 przypadkach (delegacje nr: 9/2022 na kwotę 161,10 zł, 10/2022 na kwotę 143,50 zł, 11/2022 na kwotę 47,72 zł, 12/2022 na kwotę 111 zł i 13/2022 na kwotę 76 zł), delegacje pozostały nierozliczone na dzień 31.12.2022 r. na koncie 234-1-1 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (…), tzn. nie nastąpiła wypłata środków należnych dyrektorowi tytułem ww. wyjazdów na łączną kwotę 539,32 zł. Kwota ta weszła do sumy stanowiącej saldo konta 234-1-1 Wn (bilans zamknięcia na 31.12.2022 r.),
• w 4 przypadkach (delegacje nr: 2/2022 na kwotę 115,51 zł, 6/2022 na kwotę 40,15 zł, 7/2022 na kwotę 745,36 zł i 8/2022 na kwotę 911,21 zł), koszty delegacji zostały częściowo skorygowane przez głównego księgowego w trakcie kontroli i zaksięgowane na koncie 234-1-1 Ma, jednak drugostronnie wciąż widniały jako zbiorcza należność do wypłaty w łącznej wys. 1.812,23 zł. Kwota ta weszła do sumy stanowiącej saldo konta 234-1-1 Wn (bilans zamknięcia na 31.12.2022 r.),
• w 3 przypadkach (delegacje nr: 6/2022, 7/2022, zdublowany nr 7/2022), diety zostały naliczone wg jeszcze nieobowiązujących stawek, tj. wg stawki 38 zł wprowadzonej z dniem 28 lipca 2022 r., zamiast stawki 30 zł, obowiązującej w dniach wyjazdu. Analogicznie błędnie naliczony został ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety. Tym samym należność tytułem diet i ryczałtu została zawyżona łącznie o 124 zł,
• w przypadku delegacji nr 2/2022 błędnie została naliczona dieta w wys. 107,80 euro, zamiast 132,30 euro. Różnica w wys. 115,51 zł weszła do sumy stanowiącej saldo konta 234-1-1 Wn,
• w przypadku delegacji nr 3/2022, w rozliczeniu uwzględniona została zaliczka w wys. 810 zł (za hotel), która nie została ujęta w ewidencji konta 234-1-1, tym samym delegacja pozostała w ewidencji nierozliczona. W trakcie kontroli główny księgowy skorygował rozliczenie delegacji wykreślając kwotę zaliczki, co wpłynęło na wzrost należności dyrektora o 810 zł (do wypłaty),
• delegacja nr 4/2022 została rozliczona dwukrotnie (w czerwcu i następnie w grudniu 2022 r.). W drugim rozliczeniu ujęto kilometrówkę w wys. 167,99 zł i 19 zł tytułem diety. W ocenie kontroli całe rozliczenie powinno zostać skorygowane (należność nie została wypłacona),
• w przypadku zdublowanej delegacji nr 7/2022, w rozliczeniu nie została uwzględniona zaliczka w wys. 31,80 zł (za taksówkę), błędnie też została naliczona dieta i ryczałt za nocleg (zostało to opisane wyżej) w łącznej wys. 44 zł. Główny księgowy w trakcie kontroli dokonał zmiany naliczeń korygując wysokość diety, ryczałt za noclegi i zaliczkę, w związku z czym koszty delegacji obniżyły się z 687,95 zł do 643,95 zł (główny księgowy błędnie podsumował do 643,39 zł) i zaksięgował kwotę -44,56 zł na koncie 234-1-1 Ma (powinna wynieść -44 zł). Należność dyrektora tytułem ww. delegacji wyniosła 612,15zł (do wypłaty),
• w przypadku delegacji nr 8/2022, została naliczona dieta w wys. 1.226,52 zł, uwzględniając pobyty w 3 krajach (Niemcy, Włochy, Szwajcaria). Wg kontroli, celem wyjazdu służbowego było Lerici we Włoszech, w związku z czym dieta powinna zostać naliczona w walucie kraju docelowego, zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzeniem w sprawie delegacji służbowych. Tym samym dieta powinna wynieść 252 euro, czyli 1.173,26 zł. W ocenie kontroli kwota 53,26 zł powinna zostać zwrócona.

Osobą odpowiedzialną w instytucji za realizację kosztów oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Wszystkie dowody księgowe ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2.

Wszystkie dowody księgowe gotówkowewymienione w raportach okresowych ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2 lub jako środki pieniężne w drodze – konto 140. Dowody księgowe ujmowane były w ewidencji pod faktyczną datą wystąpienia operacji gospodarczej.

W aktach osobowych kasjerów były oświadczenia o przyjęciu materialnej odpowiedzialności.

Przy każdej operacji wykazanej na wyciągach bankowych główny księgowy ręcznie wskazywał konto przeciwstawne. Każdy wyciąg był podpisany przez głównego księgowego ze wskazaniem daty jego sprawdzenia.

W przypadku 2 delegacji:

• nr 1/2022 - została ona wystawiona na wyjazd w dniach 10-12.01.2022 r. i tak też została rozliczona na rachunku kosztów podróży (wyjazd, przyjazd, naliczenie diet). Do rozliczenia przyjęte natomiast zostały faktury: za hotel w dniach 9-12.01. i paragony za taksówki wystawione w dniu 9.01.2022 r., wylot również miał miejsce 9.01.,
• nr 4/2022 (rozliczona w czerwcu 2022 r.) - delegacja została wystawiona na wyjazd w dniach 13-14.05.2022 r. i tak została rozliczona na rachunku kosztów podróży (wyjazd, przyjazd, naliczenie diet). Do rozliczenia przyjęta została natomiast faktura za nocleg w dniach 13-15.05.2022 r.

W trakcie kontroli główny księgowyna ww. dokumentach, skorygował daty podróży służbowych. W obu przypadkach pozostało to bez wpływu na końcowe rozliczenie.

W trakcie kontroli główny księgowy skorygował również rozliczenia pozostałych delegacji a księgowania ujął w roku 2023, korekty kształtowały się następująco:

• w przypadku delegacji nr 2/2022 zaksięgowano kwotę 115,51 zł na koncie 234-1-1 Ma,
• w przypadku delegacji nr 6/2022 zaksięgowano kwotę -64 zł na koncie 234-1-1 Ma,
• w przypadku delegacji nr 4/2022 (rozliczonej w grudniu 2022 r.) zaksięgowano kwotę -186,99 zł na koncie 234-1-1 Ma,
• w przypadku delegacji nr 7/2022, tytułem korekty kwoty diety, zaksięgowano kwotę -16 zł na koncie 234-1-1 Ma,
• w przypadku delegacji nr 8/2022, tytułem korekty kwoty diety, zaksięgowano kwotę -53,26 zł na koncie 234-1-1 Ma.

2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 5.02.2023 r., na dzień 31.12.2022 r. nie wykazano zobowiązań.

Wg bilansu sporządzonego w dniu 29.03.2023 r., zobowiązania krótkoterminowe instytucji wyniosły 255.095,23 zł, w tym zobowiązania: z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy 79.568,25 zł, z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 54.870,22 zł i inne w wys. 120.656,76 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań.

Zobowiązanie zostało wykazane w bilansie za 2022 r. w poz. III - zobowiązania krótkoterminowe, pkt 3 - zobowiązania wobec pozostałych jednostek, lit. D – z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy. Pozostałe zobowiązania zostały uregulowane w 2023 r.

3. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Zakupy inwestycyjne Willi Lentza w roku 2022”

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 360.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/35/2022 z dnia 22.04.2022 r. i dwóch aneksów: nr 1 z dnia 20.09.2022 r. i nr 2 z dnia 30.11.2022 r.

Dotacja została przeznaczona na zakup fortepianu (278.840 zł) oraz uzupełnienie wyposażenia instytucji (zakup podestu w kwocie 44.895 zł, uruchomienie kawiarni w kwocie 11.000 zł, doposażenie sal w meble użytkowe w kwocie 8.765 zł, zakup 2 szt. laptopów w kwocie 16.500 zł).

Kontroli poddano:

- 7 dowodów księgowych na łączną kwotę 513.271,39 zł brutto, z czego 360.000 zł sfinansowane zostało dotacją celową,

- 2 umowy zawarte na potrzeby realizacji ww. zadania,

- 4 notatki z przeprowadzenia analizy rynku.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- sprawozdanie ze stanu realizacji zadania inwestycyjnego za II półrocze 2022 r.,

- raport końcowy z wykonania zadania z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego.

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 360.000 zł brutto, w tym 67.317,07 zł wyniósł podatek VAT. Wydatki zostały sfinansowane w kwotach netto. Odliczony podatek VAT w wys. 67.318 zł (zaokrąglenia z poszczególnych faktur) został zwrócony Organizatorowi w dniu 11.04.2023 r.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 21.06.2023 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy.

4. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Zakupy inwestycyjne – uzupełnienie wyposażenia Willi Lentza w roku 2022”

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 300.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/108/2022 z dnia 30.08.2022 r. i dwóch aneksów: nr 1 z dnia 30.11.2022 r. i nr 2 z dnia 21.12.2022 r.

Dotacja została przeznaczona na zakup i montaż profesjonalnego systemu wystawienniczego (95.000 zł), doposażenie pomieszczeń i sal historycznych (39.500 zł), uzupełnienie roślin i drzewostanu w ogrodzie (30.000 zł), uzupełnienie wyposażenia plenerowego (41.000 zł), zakup systemu oświetlenia koncertowego (94.500 zł).

Kontroli poddano:

- 28 dowodów księgowych na łączną kwotę 300.026,26 zł brutto, z czego 300.000 zł sfinansowane zostało dotacją celową,

- umowę zawartą na potrzeby realizacji ww. zadania,

- 4 notatki z przeprowadzenia analizy rynku.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- sprawozdanie ze stanu realizacji zadania inwestycyjnego za II półrocze 2022 r.,

- raport końcowy z wykonania zadania z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego.

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 300.000 zł brutto, w tym 36.079,47 zł wyniósł podatek VAT. Wydatki zostały sfinansowane w kwotach netto. Odliczony podatek VAT w wys. 36.081 zł (zaokrąglenia z poszczególnych faktur) został zwrócony Organizatorowi w dniu 13.04.2023 r.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 29.06.2023 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy.

5. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Wykonanie opaski z kostki brukowej wokół budynku oraz punktu poboru wody ogrodowej w Willi Lentza w Szczecinie”

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 90.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/130/2022 z dnia 8.11.2022 r. i aneksu z dnia 8.12.2022 r.

Dotacja została przeznaczona na wykonanie opaski wokół budynku ograniczającej zawilgocenie (70.000 zł), wykonanie dodatkowego punktu poboru wody (20.000 zł).

Kontroli poddano:

- 3 dowody księgowe na łączną kwotę 90.725 zł brutto, z czego 90.000 zł sfinansowane zostało dotacją celową,

- 2 umowy zawarte na potrzeby realizacji ww. zadania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- sprawozdanie ze stanu realizacji zadania inwestycyjnego za II półrocze 2022 r.,

- raport końcowy z wykonania zadania z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego.

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 90.000 zł brutto, w tym 16.829,27 zł wyniósł podatek VAT. Wydatki zostały sfinansowane w kwotach netto. Odliczony podatek VAT w wys. 16.829 zł (zaokrąglenia z poszczególnych faktur) został zwrócony Organizatorowi w dniu 11.04.2023 r.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 13.06.2023 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy.

6. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Według ewidencji księgowej (konta: 404 – wynagrodzenia (osobowe i bezosobowe) i 405-1 – składki ZUS, FP i FGŚP), łączny koszt wynagrodzeń z pochodnymi wyniósł w 2022 r. - 1.148.317,99 zł.

Kontrolą objęto m.in.:

• dokumenty dot. wynagrodzeń (umowy o pracę, porozumienia zmieniające z 2022 r.),
• zakresy obowiązków,
• oświadczenia dot. przyjęcia odpowiedzialności materialnej (kasjerzy),
• świadectwa pracy potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające spełnienie przez głównego księgowego wymogów wskazanych w art. 54 uofp,
•  ewidencję czasu pracy ze wskazaniem zakresu dat i rodzaju nieobecności (urlop, choroba, opieka itp.),

oraz prawidłowość naliczania wynagrodzeń 3 z 12 pracowników Willi Lentza, na kwotę ogółem 153.440,35 zł brutto.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych poddano również zwolnienia lekarskie dwóch pracowników.

Kontrolą objęto umowy zlecenia i dokumentację dotyczącą ich realizacji (grafiki pracy ze wskazaniem nazwisk, dat i liczby przepracowanych godzin) za III kwartał 2022 r. Przebadano ogółem kwotę 64.694,61 zł brutto.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej zgromadzonej w aktach osobowych stwierdzono, że jednemu pracownikowi przyznano dodatek specjalny w wys. 5% wynagrodzenia zasadniczego, przy czym fakt ten nie został odpowiednio udokumentowany (został wymieniony jedynie w umowie o pracę). Wg § 8 regulaminu wynagradzania(wprowadzonego Zarządzeniem Nr 8/2021 p.o. Dyrektora Willi Lentza z dnia 9.03.2021 r.), pracownik może otrzymać dodatek specjalny za wykonywanie dodatkowych, powierzonych przez pracodawcę zadań, na okres wykonywania tych zadań. Dodatek jest wypłacany za okres wykonywania pracy, z którą jest związany. Dokumentacja nie wskazywała jednak ani okresu pobierania tego dodatku, ani powodu jego przyznania (dodatkowego zakresu zadań).

W przypadku naliczenia wynagrodzenia chorobowego jednego pracownika, nie została ustalona nowa podstawa wymiaru świadczenia, mimo że przerwa między nieobecnościami z powodu choroby była dłuższa niż miesiąc kalendarzowy. Było to niezgodne z art. 43 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecz-nego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780 ze zm.), wg którego podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. Różnica w naliczeniu wynagrodzenia za czas choroby wyniosła 2,89 zł brutto.

W toku kontroli umów i rachunków do umów cywilnoprawnych ustalono, że:

• w przypadku rachunku nr 15/08/2022 z dnia 26.08.2022 r., naliczona została kwota 3.255 zł brutto, która była niezgodna z przedłożonym rozliczeniem godzin. Zleceniobiorca wypracował bowiem 97 godzin, za co powinien otrzymać kwotę 2.910 zł brutto (stawka 30 zł brutto/h). Do kontroli nie przedłożono dokumentacji, która potwierdzałaby wyjaśnienia dyrektora, wg których zleceniobiorca wypracował 104 godziny a kwota końcowa uwzględniała dodatkowe wynagrodzenie w wys. 135 zł, przyznane za wykonanie dodatkowej pracy wykraczającej poza zakres umowy zlecenia (malowanie ścian w sali wystawowej- przygotowanie do wystawy). W związku z powyższym kwota 345 zł naliczona została bezpodstawnie. Ww. rachunek ponadto nie był podpisany zarówno przez zleceniodawcę, jak i przez zleceniobiorcę,
• w przypadku rachunku nr 14/08/2022 z dnia 26.08.2022 r., naliczona została kwota 76,92 zł brutto za 2 godziny, podczas których zleceniobiorca wykonywał badania lekarskie. Badania te (do celów sanitarno – epidemiologicznych oraz prześwietlenie klatki piersiowej) na kwotę 100 zł również zostały sfinansowane ze środków instytucji. W ocenie kontroli, płatne godziny tytułem nieobecności w związku z badaniami lekarskimi wynikają z art. 229 ust. 3 i 6 w związku z art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), któremu nie podlegają osoby zatrudnione na umowę cywilnoprawną. Oznacza to, że na zleceniodawcy nie ciąży obowiązek sfinansowania tych badań. Umowa zlecenie również nie precyzowała kwestii finansowania badań lekarskich, nawet jeśli w ocenie dyrektora zleceniobiorca powinien był je wykonać z racji przypisanego zakresu zadań. Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie kontroli, kwota 176,92 zł brutto, wydatkowana została bezpodstawnie,
• w przypadku umowy nr 89/2022, została ona zawarta na prace gospodarcze, które wycenione zostały na kwotę 127 zł brutto za jedną usługę. Umowa nie precyzowała co wchodziło w zakres „usług” świadczonych na podstawie umowy zlecenia. Nie było również innego dokumentu określającego zakres prac wykonywanych przez zleceniobiorcę w ramach „usług”. Na podstawie przedłożonych dokumentów nie było możliwości stwierdzenia za jakie wykonane prace został wynagrodzony zleceniobiorca. Tytułem realizacji ww. umowy naliczono w III kwartale 2022 r. kwotę 1.143 zł.

W 2022 r. obsługę kadrową instytucji prowadził specjalista ds. kadr, wynagrodzenia naliczał główny księgowy.

Dokumenty dotyczące: wysokości wynagrodzenia aktualnego w badanym okresie, zajmowanego stanowiska, przyznanych dodatków, były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków i rozliczenia czasu pracy.

Główny księgowy spełniał wymogi w zakresie ujętym w art. 54 ust. 2 uofp. Głównemu księgowemu powierzone zostały obowiązki i odpowiedzialność w zakresie ujętym w art. 53 ust. 2 i art. 54 ust. 1 uofp.

7. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2022 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 72.955zł. Na dzień 31.12.2022 r., na koncie 220-2 - Podatek od płac, wystąpiło saldo do zapłaty w wys. 7.591 zł, uregulowane w dniu 19.01.2023 r. (WB 13).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2022 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 308.736,05 zł. Na dzień 31.12.2022 r., na koncie 220-3 – ZUS, wystąpiło saldo do zapłaty w wys. 46.739,71 zł, uregulowane w 2023 r. (w tym składka na XII 2022 r. w dniu 19.01.2023 r. (WB 13).

Willa Lentza nie korzystała w 2022 r. z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń, a tym samym pomniejszania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. Możliwość taka wynikała z art. 28 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa(Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Tym samym nie uzyskano na rzecz przychodów instytucji kwoty 219 zł. Powyższe było niezgodne z ww. art. 42 ust. 5 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracjach PIT 4R i PIT-8ARoraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego wykazała, że podatek od wynagrodzeń za miesiące: styczeń, luty, maj i listopad, został zapłacony po terminie, tj. odpowiednio: 22 lutego, 28 marca, 22 czerwca i 21 grudnia 2022 r., czyli niezgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.), zwanej dalej updof, wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego. Wwyniku nieterminowego uregulowania podatku, naliczone zostały odsetki w łącznej kwocie 6,49 zł, potrącone w 2023 r. ze zwrotu podatku VAT.

W toku kontroli zgodności kwot wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA z ewidencją księgową oraz terminowości ich regulowania ustalono, że:

• dane ujęte w deklaracjach były niezgodne z ewidencją księgową na koncie 220-3 Ma (naliczenia ZUS) o kwotę 1.085,18 zł,
• w zestawieniu z kwotami ujętymi w deklaracjach, na rzecz ZUS przelano łącznie kwotę niższą o 9.680 zł, przy czym były to różnice:
  • o 984,07 zł przelano mniej tytułem składek za miesiąc kwiecień 2022 r.,
  • o 8.696,07 zł przelano mniej tytułem składek za miesiąc listopad 2022 r.

Za miesiąc grudzień 2022 r., w styczniu 2023 r. nadpłacono z kolei kwotę 9.283,83 zł.

W wyniku kontroli ZUS, która miała miejsce w 2023 r., skorygowane zostały kwoty w deklaracjach za 2022 r. Stwierdzone niedopłaty jednak skutkowały naliczeniem odsetek za zwłokę za 2022 r. w łącznej kwocie 3.425 zł (wg informacji wygenerowanej z platformy ZUS PUE za 2023 r., na dzień 31.12.2023 r.) - w tym odnośnie składek należnych za marzec 2022 r. (690 zł), kwiecień 2022 r. (1.176 zł), maj 2022 r. (309 zł), czerwiec 2022 r. (685 zł), wrzesień 2022 r. (69 zł), listopad 2022 r. (192 zł), grudzień 2022 r. (304 zł).

Osobą odpowiedzialną w instytucji za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracjach PIT-4R i PIT-8AR oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego nie wykazała nieprawidłowości. Podatek dochodowy od osób fizycznych za pozostałe miesiące 2022 r. regulowany był w terminach wynikających z postanowień art. 38 ust. 1 updof.

Wg informacji wygenerowanej z platformy ZUS PUE za 2023 r., na dzień 31.12.2023 r. Willa Lentza na koncie ZUS miała opłacone wszystkie należności a saldo wynosiło zero.

8. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2022 r., sporządzone w dniu 8.02.2023 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 3.626.224 zł (w tym dotacja podmiotowa z budżetu Miasta 3.232.571 zł),
• koszty ogółem wyniosły 3.552.814 zł (w tym usługi obce 1.694.694 zł oraz wynagrodzenia i składki ZUS od wynagrodzeń 1.148.318 zł).

  Zysk netto wyniósł 73.410 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2022 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 3.406.396,82 zł (wzrost o 15.295,56 zł w porównaniu z 31.12.2021 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 3.658.870,83 zł (wzrost o 719.346,12 zł w porównaniu z 31.12.2021 r., w tym wzrost: wynagrodzeń o 272.829,75 zł (36,95%), usług obcych o 155.918,54 zł (10,20%), zużycia materiałów i energii o 83.605,43 zł (24,06%), pozostałych kosztów rodzajowych (reklama i promocja) o 83.899,12 zł (124,39%), ubezpieczeń społecznych, w tym emerytalnych, o 73.080,47 zł (85,14%),
• pozostałe przychody operacyjne wyniosły 224.810,18 zł (spadek o 168.597,57 zł w porównaniu z 31.12.2021 r.).

  Strata netto wyniosła 29.407,17 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2022 r. – część B aktywów, wg którego stwierdzono wzrost należności krótkoterminowych o 337.059,08 zł w porównaniu z 31.12.2021 r.

- Bilans na dzień 31.12.2022 r. – część B pasywów, wg którego stwierdzono wzrost zobowiązań krótkoterminowych o 210.004,38 zł w porównaniu z 31.12.2021 r.

Badaniem objęto ponadto sprawozdania na dzień 31.12.2022 r.:

• kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z),
• kwartalne o stanie należności (Rb-N),
• Zatrudnienie i wynagrodzenie (część sprawozdania z wykonania planu finansowego).

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 3.626.224 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r. o 33.942 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 3.552.814 zł i zmalał w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r. o 39.468 zł.

Plan finansowy Willi Lentza zmieniał się w 2022 r. pięciokrotnie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania finansowe za 2022 r. poddane były badaniu przez biegłego rewidenta.

9. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2022 r., w tym: zestawienia zobowiązań i należności, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasach oraz inwentaryzacji towarów w magazynie kasy, wydruki ksiąg inwentarzowych środków trwałych i WNiP a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2022 r. wzrosła o 728.399,71 zł - przyjętona stan m.in. Fortepian Steinway o wartości 349.593,49 zł, ścianki wystawiennicze w kwocie 77.200 zł (z montażem), sprzęt oświetleniowy na łączną kwotę 58.790,13 zł, antyki na łączną kwotę 55.300,55 zł i wykonanie opaski wokół budynku na łączną kwotę 57.500 zł. Stan wartości niematerialnych i prawnych wzrósło 15.046,11 zł - ujęto m.in. oprogramowanie do obsługi kawiarni, licencje Microsoft Office i Windows 11 Pro.

W toku kontroli stwierdzono różnicę w łącznej wys. 551,26 zł międzysaldami na dzień 31.12.2022 r. na kontach: 130 - rachunek bieżący i 139 – inne rachunki bankowe a saldami wykazanym na ostatnich wyciągach bankowych. Różnice kształtowały się następująco:

• saldo konta 130 wyniosło 95.832,51 zł, podczas gdy wg WB 268 wynosiło 95.831,25 zł,
• saldo konta 139 wyniosło 550 zł, podczas gdy wg WB 15 wynosiło 111,34 zł (23,74 EUR), pozostałe rachunki nie wykazały sald.

Główny księgowy potwierdził nieuzgodnienie sald rachunków bankowych z ewidencją księgową na dzień 31.12.2022 r., co naruszało art. 26 ust. 1 pkt 2 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych - drogą otrzymania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną w Willi Lentza za proces inwentaryzacyjny. Księgę pomocniczą środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadził główny księgowy, za prowadzenie zwiększeń i zmniejszeń w magazynie towarów (towary w kasie i kawiarnia) odpowiedzialny był kasjer.

Willa Lentza, jako instytucja kultury, powołana została z dniem 1.10.2020 r. Na dzień 31.12.2022 r. przeprowadzona została inwentaryzacja roczna, w tym metodą spisu z natury: środki pieniężne w kasach, towary przeznaczone do sprzedaży w magazynie kasy, towary przeznaczone do sprzedaży w kawiarni.W toku ww. spisu z natury nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentu OT wystawionego na podstawie dokumentu źródłowego.

W trakcie kontroli główny księgowy skorygował salda kont zespołu 1 a księgowania ujął w roku 2023.

10. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Zasady (polityka) rachunkowości– zarządzenie nr 22/2021 z dnia 31.12.2021 r.,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentówfinansowo - księgowych– zarządzenie nr 23/2021 z dnia 31.12.2021 r.,
• Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 21/2022 z dnia 30.12.2022 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna - zarządzenie nr 24/2021 z dnia 31.12.2021 r.,
• Zasady udzielania zamówień publicznych – zarządzenie nr 2/2021 z dnia 1.02.2021 r.,
• Regulamin Podróży Służbowych - zarządzenie nr 16/2022 z dnia 7.11.2022 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• dostępna dokumentacja nie opisywała wersji stosowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
• opis operacji podlegających księgowaniu na kontach syntetycznych oraz powiązania kont (pkt 2 zał. nr 2 do polityki rachunkowości) nie uwzględniał zasad księgowania na koncie 205 – zaliczki, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
• w ww. opisie, umorzenie wnip przypisane zostało do konta 071 (którego nie było w planie kont), zamiast do konta 075.

Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje procedury obowiązujące w Willi Lentza – zgodnie z art. 10 ust. 2 uor.

W ww. procedurach, obowiązujących w instytucji, nie stwierdzono zapisów mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

11. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2022 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami: z dnia 1.07.2022 r. i z dnia 9.01.2023 r. dyrektor poinformował Wydział Kultury UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych oraz fakcie, że pracownicy instytucji nie odbyli szkoleń z tego zakresu.

Według wyjaśnieńdyrektora z dnia 31.01.2024 r., w 2022 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w jednostce żadnej kontroli.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi Willi Lentza:

1. Terminowo regulować zobowiązania, w tym publicznoprawne.
2. Dokumentować operacje gospodarcze zgodnie z wytycznymi art. 106 e ustawy o podatku od towarów i usług.
3. Dokumentować wszystkie operacje gotówkowe i ewidencjonować je za pomocą konta 100 - Kasa.
4. Przeprowadzać inwentaryzację roczną jednostki zgodnie z art. 26 uor.
5. Prowadzić ewidencję pomocniczą rozchodu towarów alkoholowych.
6. Prowadzić ewidencję pomocniczą przejazdów taksówkami.
7. Prowadzić rzetelną dokumentację dot. liczby przepracowanych godzin i zakresu wykonywanych prac – jako podstawę prawidłowości kwot w wystawianych rachunkach od umów cywilnoprawnych.
8. Uregulować należności Dyrektora z tytułu rozliczonych delegacji służbowych.
9. Terminowo i prawidłowo rozliczać delegacje służbowe.
10. Każdorazowo potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wszystkich dowodów księgowych oraz zatwierdzać je do zapłaty przez głównego księgowego (w tym także delegacji służbowych).
11. Każdorazowo dokumentować przyznanie dodatku specjalnego, tj. wskazywać czas jego pobierania oraz zakres przydzielonych, dodatkowych czynności.
12. Weryfikować prawidłowość naliczania wynagrodzeń chorobowych pod kątem podstawy wymiaru świadczenia.
13. Korzystać z prawa do naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego.
14. Zaktualizować politykę rachunkowości pod kątem godności z art. 10 ust. 1 uor.
15. Egzekwować odsetki od należności niezapłaconych w terminie.
16. Weryfikować zgodność ewidencji księgowej na koncie 220-3 Ma z naliczonymi składkami ZUS (listy płac) oraz sporządzonymi deklaracjami ZUS P DRA.
17. Opracować zasady windykacji należności.