Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 3 do 28 kwietnia 2023 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 73 w Szczecinie, przy ul. Ceglanej 4 (zw. dalej PP73), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2022 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 marca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 kwietnia 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP73 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niezgodności sprawozdań Rb-28S, Rb-27S i Rb-34S z ewidencją księgową na łączną kwotę 54.153,98 zł,
• przyznaniu dodatku specjalnego w łącznej wys. 4.125,76 zł pomimo niepowierzenia pracownikowi okresowo dodatkowych zadań,
• zaniżeniu kalkulacji opłat za najem mieszkania o kwotę 2.343,08 zł w skali 2022 r.,
• błędnych zapisach w umowie najmu mieszkania dot. m.in. przywołanego upoważnienia oraz zastosowanej podstawy prawnej jej zawarcia,
• nieprowadzeniu zapisów na koncie rozrachunkowym 201 w odniesieniu do dostawców gotówkowych,
• przyjmowaniu dowodów gotówkowych pokwitowanych przez dostawcę niezgodnie z zasadami Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r. wprowadzonej Zarządzeniem Nr 4/2021 Kierownika jednostki PP73 z dnia 26 kwietnia 2021 r.,
• zatrudnieniu osoby na stanowisku niewymienionym w załączniku do regulaminu wynagradzania,
•  sporządzaniu notatek służbowych z analizy rynku niezgodnie z Zarządzeniem nr 657/20 Prezydenta Miasta z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 39/21 z dnia 26 stycznia  2021 r.), zw. dalej zarządzeniem nr 657/20,
• błędach w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – w ewidencji rozrachunków,nienadaniu środkowi trwałemu numeru inwentarzowego,
• niewskazywaniu na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT (wynajem mieszkania) podstawy prawnej tego zwolnienia,
• niespełnieniu wymogów formalnych określonych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uorw przypadku dowodów księgowych zakupu i sprzedaży,
• braku ujęcia dowodów sprzedażowych w wykazie dowodów finansowo – księgowych wymienionych w części 3 załącznika nr 6 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• braku podpisu dyrektora pod zatwierdzeniem dowodów do zapłaty,
• niezamieszczaniu daty wpływu na zewnętrznych dowodach księgowych,
• prowadzeniu dokumentacji kadrowej niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• nieopracowaniu zasad wskazywania miesiąca ujęcia dowodów księgowych w księgach rachunkowych oraz symbolu i numeru, pod którym dowody te wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych w obowiązującej Polityce rachunkowości z 2021 r.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu dostaw i usług, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
• terminowego dochodzenia należności z tytułu bieżących opłat za pobyt i wyżywienie dzieci oraz z tytułu najmu,
• prowadzenia dokumentacji płacowej pod kątem kontroli i akceptacji,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, za czas choroby, dodatkowego wynagrodzenia rocznego a także dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• kontroli merytorycznej i finansowej faktur zakupowych oraz dekretowania tych dokumentów,
• numerowania faktur sprzedażowych w formacie zgodnym z Zarządzeniem Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT z 2021 r.,
• udokumentowania inwentaryzacji rocznej w zakresie spisów z natury (magazyn i kasa) oraz weryfikacji sald kont dot. środków trwałych i wyposażenia,
• terminowego wysyłania deklaracji JPK_V7 przez aplikację udostępnioną przez Gminę,
• wypełnienia zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej w zakresie zawarcia umowy zgodnej z załącznikiem do instrukcji,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody w PP73 w 2022 r. wyniosły ogółem 47.063,50 zł. Stanowiły one w rozdziale 80104: w § 0660 - dochód otrzymany z tytułu opłat za przedszkole w wys. 46.701,50 zł i w § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego – 362 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80104, dochody PP73 w 2022 r. wyniosły ogółem 173.156,46 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 164.808,50 zł (95,2% dochodów ogółem). 

Kontrolą objęto:

1. dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 3.862 zł (§ 0660, § 0670) za miesiąc listopad 2022 r. dot. 25. dzieci,
2. umowę najmu mieszkania o pow. 20,97 m²,
3. 12 faktur wystawionych w 2022 r. tytułem najmu (wszystkie).

W toku kontroli 12. faktur dotyczących wynajmu mieszkania, ustalono, że żadna faktura sprzedażowa nie zawierała podpisu potwierdzającego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, nie posiadała również wskazania miesiąca ujęcia jej w ewidencji księgowej ani symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzona została do ksiąg rachunkowych, co było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Obowiązujące w PP73 procedury nie przewidywały odrębnych zasad obiegu i kontroli dla dowodów finansowo – księgowych dotyczących sprzedaży, w związku z czym główny księgowy nie powinien zaewidencjonować faktury sprzedaży bez stosownego potwierdzenia kontroli i bez wskazań wymienionych wyżej, co miało miejsce w jednostce.

W ocenie kontroli, prowadzenie ksiąg rachunkowych z użyciem komputera sprawia, że wprowadzonym dokumentom nadawane są numery identyfikacyjne, które następnie powinny być nanoszone na dokument źródłowy, wskazując miejsce, pod którym dokument został ujęty w księgach rachunkowych. Dzięki naniesieniu tego numeru możliwe jest szybkie sprawdzenie dekretacji w księgach rachunkowych. Na dowodzie nie może zabraknąć wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany, oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.

Dyrektor, jako osoba kierująca przedszkolem, jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur oraz za ewidencję dochodów odpowiedzialny był główny księgowy.

W toku kontroli umowy najmu lokalu mieszkalnego (umowa nr 1/22 z dnia 1.01.2022 r.), stwierdzono, że:

• dyrektor przywołał we wstępie ww. umowyupoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin nr WOS-II-2123.119.2017.KD z dnia 19.04.2017 r., którego nie była adresatem,
• dyrektor błędnie przywołał w preambule umowy § 4 ust. 5 uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecina z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zmianami). Ww. uchwała nie miała zastosowania w przypadku najmu lokali mieszkalnych zlokalizowanych na terenie nieruchomości przekazanych jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd, co zostało zapisane w § 9 tejże uchwały. Jako podstawa zawarcia umowy najmu, wskazana powinna zostać uchwała Nr XXX/873/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2021 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2021-2025, 
• błędnie, jako podstawę ustalenia wysokości czynszu, w § 4 ust. 1 umowy dyrektor przywołał Zarządzenie Nr 45/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 stycznia 2021 r. w sprawie ustalenia stawki czynszu za najem lokali użytkowych, dzierżawę i udostępnianie nieruchomości lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin, w związku z wystąpieniem stanu epidemii wywołanym zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, które miało odniesienie wyłącznie do stawek czynszu za najem lokali użytkowych oraz dzierżawy i udostępniania nieruchomości lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin i tylko wobec podmiotów, których płynność finansowa uległa pogorszeniu w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych w czasie obowiązywania stanu epidemii i którzy prowadzili działalność wymienioną § 2 pkt 1-5 ww. zarządzenia. Stawka określona na 1 zł/m²ww. zarządzeniem obowiązywała ponadto jedynie w okresie 1.01. – 28.02.2021 r.

W ocenie kontroli, czynsz na dzień 1.01.2022 r. powinien zostać obliczony przy wykorzystaniu metody punktowej wg wzoru wskazanego w § 15 ww. uchwały nr XXX/873/21, z zastosowaniem wskaźnika przeliczeniowego kosztu odtworzenia 1 m²powierzchni użytkowej budynku odpowiadającego wskaźnikowi przeliczeniowemu kosztu odtworzenia 1 m²powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla Miasta Szczecin, obowiązującego od 1 października 2021 r. do 31 marca 2022 r. i ogłoszonego przez Wojewodę Zachodnio-pomorskiego (Dz.Urz. Województwa Zachodniopomorskiego poz. 3956 z dnia 27 września 2021 r).

Czynsz najmu i opłat za media był niedoszacowany i został skalkulowany na łącznym poziomie 224,80 zł miesięcznie. Do kontroli nie przedłożono dokumentu stwierdzającego sposób naliczenia punktacji w odniesieniu do wynajmowanego lokalu oraz ryczałtu za media.

W ocenie kontroli kalkulacja wysokości opłat miesięcznych powinna zostać przeprowadzona na podstawie ww. uchwały Nr XXX/873/21i kształtować się na łącznym poziomie 419,94 zł (420,64 zł począwszy od dnia 26.10.2022 r. po zmianie ceny 1 m³wody i odprowadzenia ścieków). Tym samym, w skali 2022 r. PP73 powinno uzyskać dochody tytułem najmu mieszkania wyższe o 2.343,08 zł, w tym:

- z tytułu czynszu wyższe łącznie o 1.294,32 zł rocznie,

- z tytułu opłaty za wodę i odprowadzenie ścieków wyższe łącznie o 648,85 zł rocznie,

- z tytułu CO wyższe łącznie o 399,99 zł rocznie,

- z tytułu podatku od nieruchomości wyższe łącznie o 3,66 zł rocznie,

- z tytułu wywozu śmieci niższe łącznie o 3,74 zł rocznie.

Jednostka, w ocenie kontroli nie powinna przedłużać wynajmu ww. lokalu mieszkalnego, zgodnie z polityką Gminy Miasto Szczecin i związaną z tym sukcesywną likwidacją mieszkań w placówkach oświatowych.

Wszystkie faktury za wynajem wystawione w 2022 r., zostały uregulowane w terminach ich wymagalności.

Nadpłaty tytułem opłat za pobyt i wyżywienie były zwracane na rachunek bankowy rodziców w miesiącu, w którym wystąpiły.

Należność za pobyt i wyżywienie naliczana była ręcznie przez głównego księgowego, na podstawie dzienników obecności prowadzonych przez nauczycieli, z uwzględnieniem liczby dni obecności dziecka, obowiązującej stawki żywnościowej, godzin bezpłatnych, wieku dzieci (6 lat) i rodzeństw uczęszczających do PP73.

Najemca mieszkania w dniu 20.04.2023 r. złożył podanie o rozwiązanie umowy najmu nr 1/22 za porozumieniem stron ze skutkiem na dzień 30.04.2023 r.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2022 r. wykazano należności ogółem w wys. 4.406 zł zł, w całości w § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego. Nie wykazano nadpłat.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2022 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 14.161 zł, w całości § 0670 - z tytułu wyżywienia w przedszkolu.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2022 r. wykazanopozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 18.567 zł, w tym: 4.406 zł – za pobyt i 14.161 zł – za wyżywienie.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie należności niewymagalne zostały uregulowane w terminach.  

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe PP73 w wysokości 1.676.363 zł zrealizowane zostały w 98,9%, tj. w kwocie 1.658.301,69 zł.

PP73 w 2022 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 173.156,46 zł, co stanowiło 91,1% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30 dowodów księgowych na łączną kwotę 101.962,61 zł, co stanowiło 6,2% wydatków budżetowych ogółem,
• 25 dowodów księgowych na łączną kwotę 21.848,58 zł, co stanowiło 12,6% wydatków wrd ogółem,
• wydatki gotówkowe 2. kontrahentów na łączną kwotę 71.699,38 zł wykazane w 23. raportach kasowych wrd,
• 8 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• wszystkie dowody księgowe (faktury) nie zawierały wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu głównego księgowego jako osoby odpowiedzialnej za te wskazania, a także symbolu i numeru, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych.

Było to, analogicznie jak w przypadku faktur sprzedaży, niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor oraz art. 24 ust. 4 pkt 1 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

W ocenie kontroli, jak w przypadku faktur sprzedaży, przyjęte rozwiązania w zakresie sposobu opisywania dowodów księgowych powinny zostać określone w obowiązującej polityce rachunkowości,

• wszystkie dowody księgowe (faktury) nie zawierały podpisu dyrektora pod zatwierdzeniem do zapłaty, co było niezgodne z pkt 3.1.9. obowiązującej procedury obiegu dokumentów FK, stanowiącej zał. nr 3 do Polityki rachunkowości z 2021 r., wg którego czynność ta przypisana została kierownikowi jednostki,
• wszystkie dowody księgowe (faktury) nie zawierały dat wpływu do jednostki, co miało znaczenie w przypadku kwalifikacji dowodu do właściwego okresu sprawozdawczego i wynikało z pkt 3.2. zał. nr 2 do Polityki rachunkowości z 2021 r., wg którego dowody księgowe dot. miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca, którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do jednostki: do 5-go dnia następnego miesiąca (dla sprawozdań miesięcznych) i do 20 stycznia roku następnego (dla sprawozdań rocznych),
• wszystkie dowody księgowe płatne gotówką ewidencjonowane były z pominięciem konta rozrachunkowego 201, co zaniżało wartość obrotów na koncie 201 i uniemożliwiało ich monitorowanie w podziale na kontrahentów. Było to niezgodne z art. 13 ust. 1 pkt 3 uor, w powiązaniu z art. 16 ust. 1 uor i art. 17 ust. 1 pkt 2 uor, wg których księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą m.in. księgi pomocnicze. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami,
• powyższe miało szczególne znaczenie w przypadku jednego kontrahenta, u którego PP73 w 2022 r. kupiło gotówką art. spożywcze na łączną kwotę 68.832,26 zł. Sprzedawca ten nie figurował jako kontrahent w ewidencji księgowej na koncie 201,
• ww. kontrahent wystawiał rachunki z odroczonym terminem płatności gotówką, na odwrocie potwierdzał jedynie datę zapłaty gotówką, bez podania wysokości otrzymanej kwoty,
• na rachunkach wystawionych przez ww. kontrahenta ponadto: w 2. przypadkach na łączną kwotę 1.372,25 zł nie potwierdził on przyjęcia zapłaty, w przypadku r-ku nr 30/2022 na kwotę 375,20 zł potwierdził przyjęcie zapłaty z datą wcześniejszą niż data rachunku, w 2. przypadkach na łączną kwotę 1.207,10 zł nie została wskazana dzienna data przyjęcia gotówki (jedynie miesiąc i rok) a w 2. przypadkach na łączną kwotę 206,50 zł data zapłaty wskazana przez dostawcę różniła się od daty ujętej przez głównego księgowegow raporcie kasowym, co świadczyło o nieprowadzeniu ksiąg rachunkowych bieżąco i naruszało art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Powyższe było sprzeczne również z pkt 5.1.7. Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r. wg którego gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w dokumencie źródłowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór gotówki na dokumencie źródłowym w sposób trwały, podając słownie kwotę i datęjej otrzymania oraz zamieszczając swój czytelny podpis,

• w jednym przypadku faktura na kwotę 91,98 zł za zakup płyt CD została ujęta w raporcie kasowym jako wydatek gotówkowy mimo, że została zapłacona kartą płatniczą i nie zawierała potwierdzenia odbioru gotówki przez nauczyciela, który poniósł wydatek. W trakcie kontroli nauczyciel oświadczył, że gotówkę otrzymał.

Powyższe było niezgodne z ww. standardem kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną w PP73 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Kontrola realizacji zapisów § 13 Załącznika nr 1 do zarządzenia nr 657/20 wykazała, że:

• notatka służbowa z udzielenia zamówienia na pozostałe artykuły spożywcze (wrd), sporządzona w dniu 11.01.2022 r., nie zawierała porównania ofert poszczególnych dostawców. Zapytania ofertowe wysłano wprawdzie do trzech dostawców, nie otrzymano jednak odpowiedzi. Wyboru dokonano na podstawie rozmów telefonicznych, z których nie sporządzono żadnej notatki. Było to niezgodne z § 13 ust. 1 pkt 1 i 3 ww. zarządzenia, wg którego przed zawarciem umowy komórka merytoryczna dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Komórka merytoryczna każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130.000 zł netto, zwaną dalej notatką, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku,
• w przypadku notatek służbowych z udzielenia zamówienia na dostawę mięsa, wędlin i jaj (wrd), odstąpiono od przeprowadzenia analizy rynku, nie wskazano jednak przyczyny z katalogu wymienionego w § 13 ust. 1 pkt 2 ww. zarządzenia.

Dyrektor był w PP73 osobą odpowiedzialną na udzielanie zamówień i realizację ww. zarządzenia.

Wszystkie dowody księgowe wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz uregulowane w terminie.

Wyciągi bankowe posiadały potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, wskazanie miesiąca ujęcia w księgach, datę tego wskazania oraz podpis głównego księgowego i dyrektora. Były również zadekretowane poprzez odręczne wskazanie kont syntetycznych.

Wszystkie zakupy dokonane ze środków budżetowych na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe.

 2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2022 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 111.015,60 zł, uregulowane w 2023 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2022 r. wykazano zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 7.484,71 zł (w tym: wobec wychowanków § 0670 – 1.391 zł (nadpłaty) i wobec dostawców § 4220 – 6.093,71 zł), uregulowane w 2023 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2022 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach PP73 za 2022 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5 z 27 pracowników zatrudnionych w 2022 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 278.988,82 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 265.231,10 zł (25,6% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej łącznie 1.037.222,88 zł zaewiden-cjonowanej w § 4010 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 13.757,72 zł (17,8% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej łącznie 77.164,94 zł zaewidencjonowa-nej w § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia chorobowego (3. pracowni-ków), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe (2. pracowników)oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2021 r., wypłaconego w 2022 r. (4. pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że głównemu księgowemu naliczany był co miesiąc dodatek specjalny w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego, który w 2022 r. wyniósł łącznie 4.125,76 zł. Dodatek przyznawał dyrektor okresowo, począwszy od 1.02.2017 r. za powierzenie dodatkowych zadań i zwiększenie obowiązków służbowych. Żadna decyzja o przyznaniu dodatku nie wskazywała jednak rodzaju dodatkowych zadań, które dyrektor powierzył do wykonania głównemu księgowemu. Pracownik dwa razy w roku wnioskował o przyznanie dodatku argumentując to koniecznością wykonania dodatkowych zadań, które należały do jego obowiązków jako głównego księgowego (zakres obowiązków podpisany w dniu 31.12.2016 r. i w dniu 20.04.2023 r. obejmujący okres zatrudnienia od 1.08.2019 r. do ostatniego dnia kontroli). Przywoływał m.in. dodatkowe zadania związane z: rozliczaniem podatku VAT (mimo, że w PP73 nie była prowadzona sprzedaż objęta opodatkowaniem i główny księgowy nie stosował odliczeń podatku VAT od zakupów), podatku dochodowego od osób fizycznych oraz prowadzeniem dokumentacji z tym związanej, a także czynności w zakresie sprawozdawczości. Przywołał również obowiązki związane z comiesięcznym, ręcznym rozliczaniem opłat za pobyt i wyżywienie dzieci w przedszkolu, które z kolei należały do zadań intendenta (zakres obowiązków podpisany w dniu 23.09.2002 r. i w dniu 20.04.2023 r. obejmujący okres zatrudnienia od 01.08.2019 r. do ostatniego dnia kontroli).

Wnioskodawca każdorazowo powoływał się na zapisy Regulaminu Wynagradzania PP73, wg którego pracownikowi może przysługiwać dodatek specjalny na podstawie art. 36 ust. 4-6 ustawy o pracownikach samorządowych i rozporządzenia płacowego.Wg art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 530), pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzonych dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny.

W ocenie kontroli przyznany dodatek, począwszy od 1.02.2017 r. miał charakter ciągły (wypłacany był co miesiąc), a zadania na które powoływał się pracownik mieściły się w zakresie jego obowiązków lub przypisane były do obowiązków innego pracownika.

Ustalono ponadto, że:

• w przypadku 2. pracowników, w związku z nawiązaniem nowego stosunku pracy (po przejściu na emeryturę) w aktach osobowych nie było zakresów obowiązków,
• w PP73 zatrudniona była osoba na stanowisku intendenta mimo, iż tabela stanowisk stanowiąca zał. nr 2 do regulaminu wynagradzania nie przewidywała takiego stanowiska. W tabeli ujęte zostało stanowisko starszego intendenta,
• dokumenty w aktach osobowych nie były ułożone chronologicznie, czego obowiązek wynikał z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną w PP73 za sprawy kadrowe. Za naliczanie wynagrodzeń osobą odpowiedzialną był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Nieprawidłowości dotyczące akt osobowych zostały usunięte przez dyrektora podczas kontroli poprzez aktualizację i uzupełnienie brakujących dokumentów.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że:

• dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.),
• funkcję kasjera pełnił intendent, z którym dyrektor zawarł umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe nie wykazała nieprawidłowości.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych nie wykazała nieprawidłowości.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2022 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 85.671zł (po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika w wysokości 362 zł), uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2022 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 378.781,22 zł.

Według deklaracji JPK_V7 za 2022 r., zarówno kwota podatku należnego jak i podatku naliczonego wyniosła 0 zł.

Kontroli poddano 12 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2022 r. w zakresie ich zgodności z zapisami zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.

W toku kontroli stwierdzono, że:

• faktury sprzedaży dot. świadczenia usług zwolnionych z podatku VAT (faktury wystawione za wynajem mieszkania) nie zawierały wskazania dotyczącego podstawy prawnej tego zwolnienia, co było niezgodne z § 266 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT z 2021 r., wg którego w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać dodatkowo:

1) przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;

2) przepis dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.), który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług;

3) inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Osobą odpowiedzialną w PP73 za wystawianie faktur sprzedaży, prowadzenie rejestru sprzedaży i ewidencję VAT oraz pozostałych danin publicznoprawnych był główny księgowy.

Deklaracje JPK_V7 wysyłane były elektronicznie w terminie wskazanym w § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT, tj. do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2022 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26  lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października  1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.).

W 2022 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2022 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 80.400 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 47.063,50 zł i było niższe od planu po zmianach o 33.336,50 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 1.676.363 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r. o 380.942 zł (plan na 1.01.2022 r. w kwocie 1.295.421 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 1.658.301,69 zł i było mniejsze od ww. planu o 18.061,31 zł.

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniósł łącznie 190.000 zł i zmniejszył się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r. o 40.000 zł. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniosło łącznie 173.156,46 zł i było mniejsze od ww. planu o 16.843,54 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2022 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w:

1. sprawozdaniu Rb-28S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-01 – Rachunek bieżący jednostki – wydatki stwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-01 były wyższe o kwotę 47.120,87 zł. Obroty konta 130-BB-01 wyniosły 1.705.422,56 zł, natomiast wykonanie wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wyniosło 1.658.301,69 zł.
2. sprawozdaniu Rb-27S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-02 - Rachunek bieżący jednostki – dochodystwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-02 były wyższe o 1.422,60 zł. Obroty konta 130-BB-02 wyniosły 48.486,10 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S zamknęło się w kwocie 47.063,50 zł.

Jako przyczynę ww. rozbieżności dyrektor wskazał brak ujęcia w ewidencji zapisów technicznych w przypadku księgowania środków pieniężnych w drodze i zwrotu środków budżetowych, co zawyżyło obroty na koncie 130, pozostało jednak bez wpływu na prawidłowość kwot wykazanych w sprawozdaniach.

Wg opisu do konta 130 ponadto, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342 ), konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na koncie 132-WW - rachunek dochodów jednostek budżetowych (wrd) stwierdzono, że obroty na koncie 132-WW były wyższe o 5.610,51 zł. Obroty konta 132-WW wyniosły 178.766,97 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S zamknęło się w kwocie 173.156,46 zł.

Jako przyczynę ww. rozbieżności dyrektor również wskazał brak korekty obrotów, co zawyżyło obroty na koncie 132, pozostało jednak bez wpływu na prawidłowość kwot wykazanych w sprawozdaniach. Było to jednak, jak w przypadku ww. konta 130, warunkiem koniecznym dla prawidłowego ustalenia stanu środków pieniężnych.

Osobą odpowiedzialną w PP73 za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej był główny księgowy.

W toku kontroli główny księgowy wykazał wszystkie księgowania na kontach 130 i 132, w przypadku których nie zachował czystości obrotów.

W pozostałym zakresie sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2022 r. Sprawdzono również prawidłowość prowadzenia ksiąg inwentarzowych i ich zgodność z ewidencją księgową.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2022 r., w tym: dot. weryfikacji sald kont m.in.: 011, 013, 071, 072, 135-ZZ, 201 budżet, 201-WW, 202-WW, 221, 229, 231, 234-ZZ, 310-WW, 851-ZZ, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz art. spożywczych w magazynie, arkusz spisu z natury laptopów będących na wyposażeniu PP73, potwierdzenie sald: rachunków bankowych oraz wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2022 r. z budżetu, wrd i ZFŚS.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku środka trwałego zakupionego i przyjętego na stan w 2022 r. (patelnia elektryczna na kwotę 11.000 zł), nie został nadany mu numer inwentarzowy, ani trwale na nim umieszczony. Brak oznakowania poszczególnych składników majątku uniemożliwia ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych, a w konsekwencji ustalenie stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce (zwłaszcza w procesie inwentaryzacji).

Wg art. 10 ust 3 uor, w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W publikacjach Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje dobre praktyki w zakre-sie m.in. zasad tworzenia obiektów inwentarzowych i tak wg pkt 5.3. rozdziału V Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki Trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), każdemu obiektowi inwentarzowemu nadaje się unikalny (niepowtarzalny), kolejny numer inwentarzowy, zamieszczany - w miarę możliwości - w sposób trwały na obiekcie. Numer ten, wraz z opisem obiektu środka trwałego, ujmuje się we wchodzącej w skład ewidencji środków trwałych (przyjmującej formę np. kart inwentarzowych) - księdze obiektów (księdze inwentarzowej), prowadzonej na bieżąco oraz odpowiednio przechowywanej i zabezpieczonej, zgodnie z wymogami ustawy.

Wg art. 4 ust. 5 uor, kierownik jednostki, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

Ostatni pełny spis z natury majątku PP73 przeprowadzony został w 2019 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2022 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Stan magazynowy art. spożywczych nie wykazał różnicy między wykonanym spisem z natury a ewidencją na koncie 310.

Środek trwały zakupiony w 2022 r. przyjęty został na stan na podstawie dokumentu OT nr 5/XII/2022 z dnia 31.12.2022 r.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 4/2021 z dnia 26.04.2021 r.,
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – zał. nr 2 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Zakładowy Plan Kont – rozdział 5.1 Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcjakasowa – zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja magazynowa - Zarządzenie nr 12/2019 z dnia 02.11.2019 r. Obowiązuje od 02.11.2019 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że w części 3 zał. nr 6 do Polityki rachunkowości z 2021 r., stanowiącej wykaz dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce, nie ujęto dowodów sprzedażowych (wystawianych przez PP73 np. za wynajem).

W ww. procedurach obowiązujących w PP73 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

•  występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
•  kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami: z dnia 1.07.2022 r. i z dnia 2.01.2023 r. dyrektor poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektora z dnia 20.04.2023 r., w 2022 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w placówce żadnej kontroli.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP73:

1. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 i 132 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
2. Prowadzić ewidencję księgową obrotu gotówkowego z uwzględnieniem konta rozrachunkowego.
3. W przypadku przyznawania dodatku specjalnego precyzyjnie określać zakres nałożonych na pracownika dodatkowych zadań.
4. Oznaczyć wszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych.
5. Sporządzać notatki służbowe z analizy rynku zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Prezydenta Miasta dot. zamówień publicznych.
6. Odstąpić od wynajmowania lokalu mieszkalnego w przyszłości.
7. Każdorazowo na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT wskazywać podstawę prawną tego zwolnienia.
8. Potwierdzać podpisem akceptację dowodów księgowych do zapłaty.
9. Oznaczać zewnętrzne dowody księgowe datą wpływu.
10. Przestrzegać zapisów Instrukcji kasowej, zwłaszcza pod kątem adnotacji zamieszczanych na dowodach zakupu.
11. Zaktualizować regulamin wynagradzania pod kątem stanowisk.
12. Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości w zakresie wykazu dowodów finansowo – księgowych, a także stosowanych zasad ich kontroli, akceptacji i opisywania, a w konsekwencji doprowadzić do zgodności zapisy polityki rachunkowości ze stosowaną w jednostce praktyką.