Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 16 maja do 25 lipca 2023 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Stare Miasto w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 25 lipca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 sierpnia 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Stare Miasto w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na nieaktualizowaniu strony BIP w zakresie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2022 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2022 r. wyniósł 11.597 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXXIV/970/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2022 r. ze zm.), co stanowiło 2,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 466.371 zł. Wykonanie wydatków RO za 2022 r. wyniosło ogółem 11.595 zł (2,5% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 455.025 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2022 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 18.340,08 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• 17 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 6.744,72 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• 24 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 11.595,36 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zgodnie z zasadami wskazanymi Radom przez WGK w piśmie w sprawie budżetu 2022 r., wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu WGK przewidzianego w zadaniu „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli”. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, noty księgowe, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu były opisane, podpisane przez Przewodniczącego RO i Skarbnika RO oraz zawierały załączniki zgodnie z § 10 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej).

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Wiceprzewodniczący, Skarbnik, Sekretarz i członek Zarządu), złożyli stosowne oświadczenie, czym wypełnili zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, czym wypełnił zapisy § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w 2022 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 15.460,60 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2022 r. w kwocie ogółem 11.583 zł, przyjęty uchwałą RO nr 86/22 z dnia 17 stycznia 2022 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2022 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2022 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli były sprawozdania z wykonania planu finansowego RO za I półrocze i za 2022 r., złożone do WGK w terminach wskazanych w § 13 ust. 1 pkt 1 i 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (tj. w terminach odpowiednio: do dnia 31 lipca 2022 r. i do 15 lutego 2023 r.).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecin:wydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

W 2022 r. RO złożyła, za pośrednictwem WGK, wniosek dotyczący likwidacji majątku pozostającego w dyspozycji Rady w łącznej wys. 1.827,38 zł. Z ewidencji konta 011-00-180 zdjęto urządzenie wielofunkcyjne HP o wartości 1.377,38 zł. Maszynę elektryczną Optima o wartości 350 zł i 2 żaluzje pionowe o łącznej wartości 100 zł zostały zdjęte z ewidencji konta 013-00-180.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2022 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Informacje zamieszczane na stronie internetowej RO, wg stanu na dzień 22 maja 2023 r., nie były aktualizowane. Nie było m.in. aktualnych dokumentów oraz informacji odnośnie działalności Rady w zakładkach:

• „Protokoły” – ostatni zamieszczony protokół dotyczył posiedzenia w dniu 15 stycznia 2020 r.,
• „Sprawozdania” – zamieszczono sprawozdanie finansowe za 2019 r. Nie było sprawozdań półrocznych i rocznych za 2020 r., 2021 r. i 2022 r., 
• „Uchwały” - ostatnia zamieszczona uchwała datowana była na 15 stycznia 2020 r.,
• „Działania bieżące” - ostatnie wydarzenie – festyn z 2018 r.

Powyższe było niezgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, informuje mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

W trakcie kontroli, w zakładce „Uchwały” opublikowane zostały brakujące dokumenty z 2022 r. (do uchwały nr 107/22 z dnia 16 listopada 2022 r.).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07.

W toku kontroli terminowości przekazywania podjętych uchwał do WGK stwierdzono, że były one przekazywane do WGK w terminie wskazanym w § 39 Statutu Rady Osiedla, czyli w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO zaktualizowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej RO i publikowanie ich zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu.