Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 14.06.2023 r. do 16.06.2023 r. przeprowadził kontrolęw Przedszkolu Publicznym nr 38 przy ul. Włościańskiej 5, 70-021 Szczecin (zwanej dalej PP38),w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w roku 2022 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 21 czerwca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności oraz wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lipca 2023 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie ustalono, że 6 z 26 zaleceń nie zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczącekażdorazowego naliczania odsetek od nieterminowych płatności na rzecz jednostki oraz stosowania możliwości prawnych wynikających zprzepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych.

W przypadku 3 faktur wystawionych w 2023 r. dla przedsiębiorcy z tytułu najmu, płatności nastąpiły po terminie wskazanym na fakturze. Opóźnienia wynosiły od 11. do 14. dni. Od faktur, których płatność uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym na fakturach, główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności od ww. faktur, na podstawie szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi, a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 711 ze zm.), zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjachhandlowych.

Według art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawyo opóźnieniach w transakcjachhandlowych, wierzycielowi od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek.

Powyższe naruszało także postanowienia art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1270),zw. dalej uofp, zgodnie z którym, odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału oraz art. 42 ust. 5 uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

W 2023 r. za wystawiane faktur sprzedaży i naliczanie odsetek odpowiedzialna była główna księgowa.

2. Zalecenie dotyczącestosowania procedur przetargowych przy zawieraniu umów najmu - zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, z uwzględnieniem zmian, w szczególności uchwały nr XII/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r.

Kontrolą objęto 6 umów najmu zawartych w latach 2021/2022 z trzema najemcami. Na podstawie przedłożonej dokumentacji, stwierdzono, że nastąpiła kontynuacja wszystkich umów. Nie zachodziła potrzeba stosowania procedur przetargowych zawartych w ww. przepisach.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 3. Zalecenie dotyczące dokonywania potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.

Kontroli poddano umowy wydatkowe zawarte na 2023 r. przez PP38, dotyczące: wywozu odpadów kuchennych, dostarczania wody i odprowadzania ścieków, robót konserwacyjnych, świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, dostaw paliwa gazowego oraz artykułów żywnościowych. Wszystkie umowy posiadały podpis - kontrasygnatę głównego księgowego.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

4. Zalecenie dotyczące przedkładania Prezydentowi Miasta rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.

Roczna informacja z realizacji ww. uchwały za rok 2022 r. nie została przedłożona Prezydentowi Miasta. Zgodnie z § 11 ww. uchwały, zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych do przedkładania Prezydentowi Miasta rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały. W szczególności informacje powinny zawierać wykazy wolnych powierzchni użytkowanych w budynkach oraz gruntu, powierzchni udostępnionych osobom trzecim oraz przeprowadzonych prac budowlanych i remontowych.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP38.

5. Zalecenie dotyczące terminowego przekazywania na rachunek Gminy Miasto Szczecin dochodów z tytułu wynagrodzenia płatnika składek ZUS.

Kontroli poddano deklaracje ZUS P DRA za miesiące od I do IV 2023 r. oraz wpłaty z tyłu dochodów budżetowych (z tytułu płatnika PIT-4 oraz składek ZUS) na konto Urzędu Miasta Szczecin w kwocie ogółem 177,10 zł. Kwoty dochodów były przekazywane terminowo oraz zostały wykazane w prawidłowej wysokości w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.05.2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S).

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 6. Zalecenie dotyczące rzetelnego ewidencjonowania i monitorowania należności z tytułu najmu.

Kontrolą objęto 15 faktur sprzedaży z tytułu najmu pomieszczeń w PP38 za miesiące od I do V 2023 r. wystawionych dla 3 najemców.

Na podstawie przedłożonej analityki kont dla poszczególnych najemców oraz zbiorczych wydruków dekretacyjnych stwierdzono, że faktury zostały prawidłowo zaewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym. Najemcy zostali obciążeni kwotą za najem, zgodnie z zawartymi umowami i wystawionymi fakturami.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.                                  

7. Zalecenie dotyczące dokonywania na fakturach sprzedaży i zakupu potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zatwierdzania środków do wypłaty po zaewidencjonowaniu dokumentów w księgach rachunkowych.

Kontrolą objęto 15 faktur sprzedaży z tytułu najmu pomieszczeń za miesiące od I do V 2023 r., zbiorcze wydruki dekretacyjne oraz analitykę dla kont 202-WW-801-80104-0750 prowadzoną dla poszczególnych najemców. Realizację zalecenia dla faktur zakupu sprawdzono na podstawie 34. faktur na kwotę ogółem 54 773,44 zł. Na fakturach sprzedaży i zakupu stwierdzono nr ewidencyjne, pieczęcie dekretacyjne zawierające dekrety kont, a także potwierdzenia dokonania kontroli pod względem merytorycznym głównej księgowej, pod względem formalno-rachunkowym oraz do wypłaty przez dyrektora PP38.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

8. Zalecenie dotyczące prawidłowego dokumentowania wydatków oraz terminowego dokonywania płatności.

Kontrolą objęto 34 faktury zakupu na kwotę ogółem 54 773,44 zł. Na podstawie przedłożonych faktur oraz wyciągów bankowych stwierdzono, że wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, a płatności dokonywano terminowo.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

9. Zalecenie dotyczące dokonywania płatności odsetek oraz prawidłowego ich ewidencjonowania,w przypadku nieterminowej zapłaty zobowiązania, powodującej ich naliczenie.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie 34 faktur zakupu na kwotę ogółem 54 773,44 zł.

Nie stwierdzono płatności po terminie wynikających z faktur oraz naliczonych odsetek z tego tytułu.

10. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania zakupów artykułów żywnościowych oraz artykułów chemicznych na koncie księgi głównej  310 „Materiały”.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie wybranych faktur zakupu zaewidencjonowanych w § 4220 „Zakup środków żywności” na kwotę ogółem 14 027,04 zł oraz w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” na kwotę ogółem 3 396,21zł, obejmujących okres od I do V 2023 r. Zakupy artykułów chemicznych nie były ewidencjonowane przez konto 310 „Materiały”, gdyż jednostka od 2023 r. nie prowadzi magazynu artykułów chemicznych.

Na podstawie powyższej dokumentacji oraz dołączonych wydruków dekretacyjnych stwierdzono, że faktury zakupu artykułów żywnościowych ewidencjonowano zgodnie z zaleceniem.

11. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania zakupów na właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie 34. faktur zakupu na kwotę ogółem 54773,44 zł. 

Wprzypadku 2 faktur wystawionych w 2023 r. przez ZWiK, stwierdzono błędne zakwalifikowanie w księgach rachunkowych wydatków dotyczących opłaty abonamentowej oraz ścieków do § 4260. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.),opis § 4260 „Zakup energii” oraz § 4300 „Zakup usług pozostałych”, wskazuje na konieczność ujęcia opłaty za ścieki oraz opłaty abonamentowej w § 4300.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

12. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania na bieżąco faktur zakupu w systemie finansowo-księgowym oraz dołączania do dokumentacji wydruków dekretacyjnych i umieszczania na fakturach daty wpływu.

Na podstawie przedłożonej dokumentacji, tj. 34. faktur zakupu na kwotę ogółem 54 773,44 zł, stwierdzono, że do faktur były dołączane zbiorcze wydruki dekretacyjne. Wszystkie faktury objęte kontrolą posiadały pieczęć z datą wpływu dokumentu.

Stwierdzono, że faktury zakupu ze stycznia i lutego, pomimo, że były na bieżąco sprawdzane pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty, do systemu finansowo-księgowo zostały wprowadzane ze znacznym opóźnieniem, tj. z datą 21.03.2023 r.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

13. Zalecenie dotyczące dokonywania opisu dokumentów na kontach analitycznych rachunków bankowych umożliwiających identyfikację faktur oraz powiązanie ich z wyciągami bankowymi.

Na podstawie przedłożonej analityki kont do rachunku bieżącego jednostek budżetowych, stwierdzono dokonywanie opisu dokumentów księgowych, tj.wskazywano nr faktury pozwalający na powiązanie płatności z daną fakturą i wyciągiem bankowym.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

14. Zalecenie dotyczące umieszczania na wyciągach bankowych pełnej dekretacji oraz potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

Kontrolą objęto wyciągi bankowe od II do IV 2023 r.Stwierdzono pieczęci dekretacyjne z dekretacją kont 130/202, nadane nr ewidencyjne dla każdego WB oraz potwierdzenia kontroli pod względem merytorycznym głównej księgowej oraz pod względem formalno-rachunkowym dyrektora PP38.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

15. Zalecenie dotyczące udzielania zamówień publicznych zgodnie z zasadami zawartymi w zał. nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (z późn. zm.).

Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą zamówień publicznych dotyczących artykułów spożywczych udzielonych na 2023 r. dla 4 dostawców, tj.: zapytania o cenę, notatki służbowe z udzielenia zamówienia do kwoty 130 000 netto, formularze ofert i formularze kalkulacji cenowej oraz umowy o dostarczenie towaru.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

16. Zalecenie dotyczące naliczania i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracownikom w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie dokumentacji dotyczącej naliczenia wynagrodzenia rocznego za 2022 r., wypłaconego w 2023 r. oraz list wypłat dodatkowego wynagrodzenia 3 pracowników PP38.

Nieprawidłowościnie stwierdzono.

17. Zalecenie dotyczące skorygowania wynagrodzenia pracownika pełniącego obowiązki kasjera o dodatek z tytułu prowadzenia kasy, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem obowiązków pracownika.

Wynagrodzenie pracownika skorygowano.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

18. Zalecenie dotyczące przechowywania w aktach osobowych informacji o zapoznaniu się przez pracowników z treścią regulaminu pracy.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie wybranych akt osobowych pracowników PP38. W aktach osobowych znajdowały się oświadczenie pracowników o zapoznaniu się z przepisami zakładowymi, w tym z treścią regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

19. Zalecenie dotyczące wykazywania w sprawozdaniach Rb-27S oraz RB-34S kwoty dochodów oraz należności zgodne z ewidencją księgową.

Realizację zalecenia opisano w części w punkcie 5. wystąpienia pokontrolnego.

Prawidłowość wykazywania dochodów budżetowych sprawdzono na podstawie wydruku sprawozdania Rb-27S za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.05.2023 r. oraz analityki do rachunków bankowych dla dochodów zaewidencjonowanych w § 801-80104-0970 „Wpływy z różnych dochodów – wynagrodzenie płatnika” oraz w § 801-80104-0660 „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” – wykazane w ewidencji kwoty dochodów był zgodne z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S.

Prawidłowość wykazywania dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), sprawdzono na podstawie wydruku sprawozdania RB-34S za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.03.2023 r. oraz analityki do rachunków bankowych dla dochodów zaewidencjonowanych w § 801-80104-0670-WW „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia (…)” oraz w § 801-80104-0920-WW „Wpływy z pozostałych odsetek” – wykazane w ewidencji kwoty dochodów były zgodne z kwotą wykazaną w sprawozdaniu RB-34S.

W okresie objętym kontrolą w odniesieniu do dochodów budżetowych za okres od I do V 2023 r. oraz dochodów na wrd w okresie od I do III 2023 r., nie wystąpiły w jednostce należności wymagające wykazania ww. sprawozdaniach.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

20. Zalecenie dotyczące prowadzenia ksiąg inwentarzowych w sposób rzetelny, zgodny z obowiązującymi przepisami, sporządzania dokumentów OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania) oraz dokonywania oznaczenia środków trwałych numerami inwentarzowymi.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie ewidencji środków trwałych oraz ewidencji wyposażenia (stan na 31.12.2022 r.), analityki kont 011 oraz 013 za okres od I 2022 r. do V 2023 r.

Środkom trwałym zostały nadane numery inwentarzowe, wszystkie środki trwałe zakupione
w 2022 r. zostały przyjęte na stan majątku PP38 na podstawie dokumentów OT oraz zaewidencjonowane na kontach 011 i 013.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

21. Zalecenie dotyczące dokonywaniainwentaryzacji magazynu żywnościowego i chemicznego zgodnie z przepisami obowiązującymi w jednostce.

Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą inwentaryzacji magazynu żywnościowego i chemicznego na dzień 31.12.2022 r. Inwentaryzację przeprowadzono w sposób prawidłowy, tj. metodą spisu z natury.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

22. Zalecenie dotyczące dokonywania na koniec roku budżetowegopotwierdzenia sald należności z kontrahentami prowadzącymi księgi rachunkowe.

W przypadku najemcy będącego spółką z o.o. spółką komandytową, prowadzącą księgi rachunkowe, jednostka nie wystąpiła o potwierdzenie salda należności.

Zgodnie z art.  26 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.),PP38 powinna przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności, drogą uzyskania od kontrahenta potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

23. Zalecenie dotyczące prowadzenia rejestrów zakupu VAT oraz korzystania z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

W trakcie kontroli stwierdzono, że w 2022 r. oraz w 2023 r. PP38 nie prowadziła rejestrów zakupu VAT oraz nie korzystała z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. PP38 (jak również inne gminne jednostki budżetowe), działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT, skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot, mimo że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

24. Zalecenie dotyczące dostosowaniawysokości pogotowia kasowego do zapisów obowiązujących w Instrukcji kasowej jednostki.

Kontrolującemu przedłożono zarządzenie nr 5/2022 dyrektora PP38 z dnia 26.05.2022 r. w sprawie ustalenia pogotowia kasowego. W § 1 Zarządzenia ustalono limit pogotowia kasowego w wys. 1000,00 zł. Wysokość pogotowia kasowego została dostosowana do obowiązującej w jednostce Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 1 do Polityki rachunkowości PP38.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

25. Zalecenie dotyczące udokumentowania przeprowadzenia uzgodnień treści Regulaminu pracy ze związkami zawodowymi działającymi w jednostce oraz wprowadzania aneksów do regulaminu zarządzeniami dyrektora.

Kontrolującemu przedłożono Zarządzenie nr 7/2013 dyrektora PP38 w sprawie aktualizacji Regulaminu pracy z dnia 01.06.2013 r., wprowadzające zmiany w Regulaminie pracy jednostki aneksem nr 1/2013 (stanowiącym załącznik do ww. zarządzenia). Powyższe zarządzenie nie zostało przedłożone w trakcie kontroli przeprowadzonej w 2022 r.

W placówce nie działają związki zawodowe, w związku z powyższym nie zachodziła konieczność przeprowadzenia uzgodnień treści Regulaminu pracy ze związkami zawodowymi.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

26. Zalecenia dotyczące uaktualnienia obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości w zakresie wykazu aktualnych stanowisk oraz karty wzorów podpisów osób upoważnionych w procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych.

Obowiązująca w jednostce polityka rachunkowości została uzupełniona w zakresie wskazanym w zaleceniu, tj. zaktualizowano załącznik Nr 6 do polityki rachunkowości „Mapowanie stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach”. Kontrolującemu przedłożono kartę wzorów podpisów do polityki rachunkowości w PP38 z dnia 01.04.2022 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP38:

1. Każdorazowo naliczać odsetki od nieterminowych płatności na rzecz jednostki oraz stosować możliwości prawne wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych.
2.  Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.
3.  Ewidencjonować zakupy na właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej.
4.  Ewidencjonować na bieżąco faktury zakupu w systemie finansowo-księgowym, dołączać do dokumentacji wydruki dekretacyjne oraz umieszczać na fakturach daty wpływu.
5. Dokonywać na koniec roku budżetowego,potwierdzenia sald należności z kontrahentami prowadzącymi księgi rachunkowe.
6. Prowadzić rejestry zakupu VAT oraz korzystać z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.