Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w maju 2023 r. przeprowadził w Centrum Kształcenia Sportowego, ul. L. Rydla 49, 70-783 Szczecin (zw. dalej CKS lub jednostką) kontrolę w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy różnych artykułów spożywczych dla CKS – w podziale na części.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.06.2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

- ogłoszenie o wyniku postępowania, zawierające informację o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP), z przekroczeniem terminu wskazanego w art. 309 ust. 1ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710)(zw. dalej pzp),

- nie udostępniono niezwłocznie na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,

- informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty nie zawierała uzasadnienia prawnego,

- nie określono organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej,

- w części protokołu postępowania w trybie podstawowym została wskazana błędna data zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP oraz błędna data przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

II. Oceny cząstkowe

1. Organizacja i przygotowanie zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienianadostawę artykułów spożywczych dla CKS zostało przygotowane zgodnie z wymogami pzp, w szczególności:

- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonano analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia,

- sporządzono notatkę służbową (formularze kalkulacji cenowej), w której ustalono szacunkową wartość poszczególnych części zamówienia, tj.:

• część I – Produkty zwierzęce, mięso, drób i produkty mięsne – kwota 134 000,00 zł,
• część II – Produkty mleczarskie – kwota 135 000,00 zł,
• część III – Warzywa i owoce świeże, kiszonki – kwota 131 000,00 zł,

- zarządzeniem Dyrektora CKS Nr 21/2022 z dnia 01.12.2022 r. w sprawie powołania komisji przetargowej, powołano komisję przetargową w składzie 3 osób,

- sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy,

- SWZ przedłożono do zaopiniowania pod względem formalno-prawnym przez Dyrektora Biura ds. Zamówień Publicznych UM Szczecin SWZ, zgodnie z zakresem pełnomocnictwa udzielonego Dyrektorowi CKS.

Kontrola wykazała, że Dyrektor CKS nie określił organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, co było niezgodne z art. 55 ust. 3 pzp, według którego kierownik zamawiającego określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

Ponadto § 10 ust. 5 Załącznika nr 1 do zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem w sprawie zamówień publicznych), nakładał na kierownika jednostki obowiązek nadania regulaminu pracy komisji przetargowej, określającego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej. W CKS regulamin taki nie został przez Pana nadany.

Ustalono, że postępowanie było prowadzone w języku polskim, zamówienie zostało podzielone na 3 części i zamawiający dopuszczał składanie ofert częściowych, przy czym każdy wykonawca mógł złożyć tylko jedną ofertę na jedną lub wiele części, co wypełniało dyspozycję art. 20 ust. 2 i art. 218 ust. 1 w zw. z art. 30 ust. 1 pzp.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pzp zamawiający w sposób prawidłowy dokonał ustalenia wartości zamówienia w terminie krótszym niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Przebieg oraz dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Postępowanie w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 pzp, zgodnie z którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji.

Kontrola obejmowała prawidłowość przeprowadzenia i rozstrzygnięcia postępowania o zamówienie publiczne oraz podpisania umowy.

Zweryfikowano sporządzoną dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia, w tym: protokół postępowania w trybie podstawowym, SWZ, ogłoszenie, oferty złożone przez wykonawców, oświadczenia kierownika jednostki i członków komisji przetargowej, formularze kalkulacji cenowej, raport z przebiegu otwarcia ofert, informację o wyborze oferty, ogłoszenie o wyniku postępowania. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy artykułów spożywczych dla CKS złożonych zostało 7 ofert, przy czym jedna oferta dotyczyła dwóch części zamówienia, tj. w części I – 3 oferty, w części II – 3 oferty, w części III – 2 oferty. Wszystkie oferty zostały złożone w wyznaczonym terminie.

W toku kontroli wykazano, że Dyrektor CKS nie udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, co naruszało postanowienia przepisu art. 253 ust. 2 pzp, wg którego zamawiający udostępnia niezwłocznie informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Ustawodawca, wskazując na obowiązek zamieszczania informacji na stronach internetowych, żąda przy tym, aby była to strona internetowa prowadzonego postępowania, tj. ta sama strona, na której zamieszczono ogłoszenie o zamówieniu, SWZ i pozostałe dokumenty dotyczące tego postępowania. Celem informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty jest zapewnienie poprzez jej dostępność za pośrednictwem strony internetowej prawa do ochrony interesu w uzyskaniu zamówienia podmiotów, które takiej informacji nie otrzymują od zamawiającego w inny sposób. Przepisy nie określają kolejności działań zamawiającego przy podawaniu wyników oceny ofert. Zarówno przekazania zawiadomienia wykonawcom, jak i podania informacji na stronie internetowej zamawiający musi dokonać niezwłocznie po wyborze oferty, jednak ich wzajemna relacja i kolejność są dowolne.

W wyniku kontroli ustalono, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w BZP po upływie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Powyższe naruszało art. 309 ust. 1 pzp, zgodnie z którym zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamieszcza w BZP ogłoszenie o wyniku postępowania zawierające informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania. Umowy o udzielenie zamówienia publicznego w podziale na części zawarto w dniu 01.02.2023 r.

Do dnia 09.05.2023 r., na dzień przed rozpoczęciem kontroli, jednostka nie opublikowała w BZP ogłoszenia o wyniku przeprowadzonego postępowania zawierającego informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania. Na platformie e-zamówienia postępowanie to miało status: „wszczęte”. Ogłoszenie o wyniku przeprowadzonego postępowania zostało zamieszone w dniu 10.05.2023 r., dopiero po dokonaniu pierwszych czynności kontrolnych. Ogłoszenie to zawierało informację, że każda z części postępowaniazostała zakończona zawarciem umowy.

Ustalono, że przyczyną nieopublikowania ogłoszenia o wyniku postępowania w terminie były prace serwisowe na platformie e-zamówienie, w związku z którymi ww. ogłoszenie zostało umieszczone na platformie, ale posiadło status wersji roboczej.

Kontrola wykazała, że informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana równocześnie do wykonawców, którzy złożyli ofertę, nie zawierała uzasadnienia prawnego, co było niezgodne z art. 253 ust. 1 pzp.

Na podstawie art. 253 ust. 1 pzp, w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający powinien podać uzasadnienie faktyczne i prawne.

Informacja o wyborze oferty z dnia 04.01.2023 r. zawierała zwięzłe uzasadnienie faktyczne wyboru oferty oraz przyznaną ofertom punktację w każdym kryterium oceny ofert i punktację łączną, jednakże nie został wskazany przepis pzp stanowiący podstawę prawną dokonanego wyboru.

Kontrola wykazała ponadto, że w protokole postępowania w trybie podstawowym wskazano błędne daty dot. zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP oraz dot. zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

W ww. protokole w części dotyczącej ogłoszenia o zamówieniu zostało wskazane, że ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w BZP w dniu 04.01.2023 r., podczas gdy na portalu e-zamowienia.gov.pl ogłoszenie zostało opublikowane w dniu 27.12.2022 r.

Następnie w części protokołu dotyczącej zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wskazano, że zostało ono przesłane w dniu 04.01.2023 r., podczas gdy z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, że informacja o wyborze oferty została wysłana na platformie e-zamówienia w dniu 09.01.2023 r.

Zgodnie z art. 71 pzp zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokółpostępowania. W celu przestrzegania wyrażonej w przepisach prawa zamówień publicznych zasady przejrzystości, ustawodawca nałożył na zamawiających obowiązek sporządzenia protokołu z prowadzonego postępowania. Zamawiający zobligowany jest do prowadzenia protokołu od momentu wszczęcia postępowania i uzupełniania go wraz z dokonywaniem poszczególnych czynności w postępowaniu. Wskazać przy tym należy, że protokół ma charakter informacyjny i powinien odzwierciedlać określone czynności podjęte przez zamawiającego w toku postępowania przetargowego.

W toku kontroli ustalono ponadto, że:

- zamawiający udostępnił ogłoszenie o udzieleniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania,

- zamawiający wymagał złożenia przez wykonawców dokumentów zgodnych z pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415),

- terminy określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą – zostały dochowane,

- każda z ofert została sprawdzona pod względem opatrzenia jej zweryfikowanym podpisem elektronicznym,

- otwarcie ofert nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert oraz nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, co były zgodne z art. 222 ust. 1 pzp,

- zamawiający udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zgodnie z art. 222 ust. 4 pzp,

- przeliczenie wartości szacunkowej zamówienia ze złotych na euro nastąpiło przy uwzględnieniu ówcześnie obowiązującego średniego kursu złotego w stosunku do euro,

- zamawiający dokonał oceny złożonych ofert zgodnie z kryteriami przewidzianymi w SWZ, w sposób prawidłowy przyznał ofertom punkty i na tej podstawie dokonał wyboru najkorzystniejszych ofert co do poszczególnych części zamówienia,

- komisja przetargowa nie stwierdziła konieczności wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia ofert.

3. Umowy w sprawie zamówienia publicznego

W wyniku dokonania przez Zamawiającego wyboru ofert złożonych w poszczególnych częściach zamówienia, w dniu 01.02.2023 r. zawarto 3 umowy na dostawy artykułów spożywczych. Ww. umowy zostały zawarte na czas oznaczony od dnia 1.02.2023 r. do dnia 31.12.2023 r. Wartość umów oraz pozostałe warunki w nich określone były zgodne z postanowieniami SWZ oraz złożonymi ofertami. W treści umów zawarto postanowienia określające w szczególności: planowany termin zakończenia dostawy, warunki zapłaty wynagrodzenia i łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony, co było zgodne z postanowieniami art. 436 pzp. Ponadto w umowie nie zawarto niedozwolonych klauzul umownych, o których mowa w art. 433 pzp.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień w powyższym obszarze.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Udostępnienie na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.
2. Nadanie regulaminu pracy komisji przetargowej określającego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.
3. Zamieszczanie w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
4. Podawanie podstawy prawnej wyboru oferty w informacjach o wyborze najkorzystniejszej oferty.
5. Prowadzenie protokołu z postępowania wsposób dokładnie odzwierciedlający wszystkie czynności dokonywane w postępowaniu.
6. Przestrzeganie terminów do dokonania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia określonych w pzp.