Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 16 maja do 25 lipca 2023 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Łękno w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 lipca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 sierpnia 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Łękno w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

• przekazaniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2022 r. do Wydziału Gospodarki Komunalnej obsługującego RO (zw. dalej WGK),  po 107 dniach – termin upłynął 15 lutego 2023 r.,
• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO,
• nieterminowym przekazaniu uchwały do WGK – 1 przypadek,
• nieaktualizowaniu strony BIP w zakresie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2022 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2022 r. wyniósł 11.583 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXXIV/970/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2022 r. ze zm.), co stanowiło 2,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 466.371 zł. Wykonanie wydatków RO za 2022 r. wyniosło ogółem 11.460 zł (2,5% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 455.025 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2022 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 18.460 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• 2 dowody potwierdzające wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 7.000 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• 44 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 11.460 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono, że w opisach obu dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z § 10 ust. 1 pkt 2 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), wg którego opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Zgodnie z zasadami wskazanymi Radom przez WGK w piśmie w sprawie budżetu 2022 r., wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu WGK przewidzianego w zadaniu „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli”. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo -finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, noty księgowe, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Wiceprzewodniczący, Skarbnik i  Sekretarz), złożyli stosowne oświadczenie, czym wypełnili zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, czym wypełnił zapisy § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w 2022 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 15.460,60 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2022 r. w kwocie ogółem 11.583 zł, przyjęty uchwałą RO nr 12/21 z dnia 21 grudnia 2021 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2022 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2022 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

Kontrola wykazała, że RO przekazała sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2022 r. do WGK dopiero w dniu 2 czerwca 2023 r., czyli niezgodnie z zapisem § 13 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według którego zarząd RO przedkłada WGK sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli było sprawozdanie z wykonania planu finansowego RO za I półrocze, złożone do WGK w dniu 28 lipca 2022 r., czyli w terminie wskazanym w § 13 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (termin do dnia 31 lipca 2022 r.).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecin:wydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2022 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Informacje zamieszczane na stronie internetowej RO, wg stanu na dzień 26 maja 2023 r., nie były aktualizowane. Osoba pełniąca funkcję sekretarza RO widniała na ww. stronie jako radna. Nie było ponadto aktualnych dokumentów oraz informacji odnośnie działalności Rady w zakładkach:

• „Protokoły” – ostatni zamieszczony protokół dotyczył posiedzenia w dniu 25 lipca 2022 r.,
• „Sprawozdania” – zamieszczono sprawozdanie z działalności Rady Osiedla Łękno w okresie od maja 2019 r. do maja 2020 r. Nie było sprawozdań półrocznych i rocznych za 2020 r., 2021 r. i 2022 r., 
• „Uchwały” - ostatnia zamieszczona uchwała datowana była na 25 lipca 2022 r.,
• „Działania bieżące” - ostatnie wydarzenie – grzybobranie z 2018 r.

Powyższe było niezgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, informuje mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

W toku kontroli terminowości przekazywania podjętych uchwał do WGK stwierdzono, że Uchwała nr 12/21 z dnia 21 grudnia 2021 r. w sprawie zatwierdzenia planu rzeczowo – finansowego na 2022 rok przekazana została po 27 dniach, czyli niezgodnie z § 39 Statutu Rady Osiedla, według którego Przewodniczący RO, zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle.

W trakcie kontroli, w zakładkach: „Protokoły” i „Uchwały” opublikowane zostały brakujące dokumenty.

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07.

W przypadku pozostałych uchwał dotyczących gospodarki finansowej stwierdzono, że zostały przekazane do WGK w terminie wskazanym w ww. § 39 Statutu RO.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie i przekazywanie sprawozdań z wykonania planu finansowego zgodnie z zasadami wskazanymi w § 13 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.
3. Przekazywanie uchwał do WGK zgodnie z terminem wskazanym w § 39 Statutu.
4. Zaktualizowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej RO i publikowanie ich zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu.