Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 08.07.2024 r. do 10.07.2024 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 53 w Szczecinie, przy ul. Dunikowskiego 44 (zw. dalej PP53) w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w roku 2022 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r.

 Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 10lipca 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 sierpnia 2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w PP53 w ww. zakresie, ustalono, że 2 z 18 zaleceń nie zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczącedokonywania wydatków zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), zw. dalej uofp oraz zgodnie z treścią przedłożonych ofert i zasadami zawartymi w załączniku nr 1 do Zarządzenia Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), zw. dalej Zarządzeniem nr 657/20.

Kontrolą objęto 19 faktur zakupu na kwotę ogółem 60 572,46 zł wraz z potwierdzeniami płatności oraz 9 umów zawartych z wykonawcami i dostawcami wraz z dokumentację związaną z udzielonymi zamówieniami, tj. notatki służbowe z udzielenia zamówienia, oferty, formularze cenowe. Płatności za faktury dokonywano w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Zamówień udzielono zgodnie z zasadami zawartymi w zał. nr 1 do Zarządzenia Nr 657/20.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

2. Zalecenie dotyczące podjęcia działania w kierunku odzyskania od wykonawcy usługi instalacji i konfiguracji monitora multimedialnego wraz z uchwytem do monitora, dwukrotnie zapłaconej kwoty za powyższą usługę.

Wykonawca usługi sprostował błędnie przedłożoną ofertę, tj. zamiast usługi montażu wpisano akcesoria instalacyjne, zgodnie z wystawioną fakturą i dostarczonym towarem.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

3. Zalecenie dotyczące wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S kwot dochodów zgodne z ewidencją księgową.

 Kwoty dochodów budżetowych wykazane w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres sprawozdawczy od 1.01.2024 r. do 30.06.2024 r., były zgodne z kwotami dochodów na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej, według ewidencji księgowej za ww. okres.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

4. Zalecenie dotyczące prawidłowego wykazywania w sprawozdaniu Rb-Z kwot zobowiązań oraz dokonywania terminowo płatności.

Stwierdzono zgodność zobowiązań wynikających ze sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań wg stanu na koniec II kwartału 2024 r. oraz na dzień 31.12.2023 r., ze stanem zobowiązań wynikających z ewidencji księgowej za ww. okresy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

5. Zalecenie dotyczące naliczania i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracownikom w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.

Kontrolą objęto listy wypłat dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego w lutym 2024 r. oraz kartoteki wynagrodzeń za 2023 r. 7 pracowników PP53. Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego została naliczona i wypłacona zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

6. Zalecenie dotyczące prowadzenia rejestrów zakupu VAT oraz korzystania z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Na podstawie przedłożonych deklaracji VAT-7 od I do VI 2024 r. oraz na podstawie oświadczenia dyrektora PP53, stwierdzono, że jednostka w 2024 r. oraz w latach poprzednich nie prowadziła rejestrów zakupu VAT oraz nie korzystała z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

PP53 (jak również inne gminne jednostki budżetowe), działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT, skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot, mimo że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem.

Za brak realizacji zalecenia odpowiadał kierownik jednostki oraz główny księgowy.

7. Zalecenie dotyczące stosowania procedur przetargowych przy zawieraniu umów najmu, zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, w brzmieniu wprowadzonym uchwałą Nr XlI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r., zmieniająca uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, ze zm., zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin. Uchwała Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecina z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, w brzmieniu wprowadzonym uchwałą Nr XlI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r., zmieniająca uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, ze zm., zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.

Placówka zawarła w latach 2023-2024 r. 5 umów najmu z dwoma najemcami.

W przypadku jednego z najemców stwierdzono, że w 2023 r. nie zachowano ciągłości zawierania umów, tj. kolejną umowę zawarto z dwumiesięczną przerwą, bez zastosowania procedury przetargowej.

Zgodnie z § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin, oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Za brak realizacji zalecenia odpowiadała Pani jako kierownik jednostki.

8. Zalecenie dotyczące przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.

Wymagane informacje dotyczące wynajmowanej powierzchni przez placówkę za 2022 i 2023 r. zostały przekazane do Prezydenta Miasta Szczecin.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

9. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania środków trwałych na kontach 011 lub 013 zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie 5 faktur dokumentujących zakup środków trwałych w 2023 i 2024 r. oraz analityki prowadzonej dla kont 011 i 013. Zakupione środki trwałe zostały zaewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

10. Zalecenie dotyczące prowadzenia ksiąg inwentarzowych w sposób umożliwiający powiązanie ich z kontami księgi głównej, sporządzania dokumentów OT oraz dokonywania oznaczenia środków trwałych numerami inwentarzowymi.

Faktury dotyczące środków trwałych zakupionych w 2023 oraz 2024 r., zawierały powiązanie z księgą inwentarzową oraz kontami księgi głównej. Środkom trwałym nadano numery inwentarzowe oraz zaewidencjonowano w księdze inwentarzowej na podstawie dokumentów OT.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

11. Zalecenie dotyczące dokonywaniainwentaryzacji magazynu żywnościowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kontrolującemu przedłożono prawidłowo sporządzony arkusz spisu z natury artykułów żywnościowych dotyczący przeprowadzonej inwentaryzacji na dzień 29.12.2023 r. wykazujący wartość 9 759,31 zł.

Wartość spisu z natury była zgodna z saldem konta 310-WW „Materiały” na dzień 31.12.2023 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

12. Zalecenie dotyczące precyzowania w zarządzeniach dyrektora zakresu inwentaryzacji.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie Zarządzenia nr 7/2023 z dnia 8.12.2023 r. dyrektora PP53 w sprawie przeprowadzenia ostatniej inwentaryzacji okresowej, w którym sprecyzowano m.in.: zakres, termin i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji oraz podstawę prawną.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

13. Zalecenie dotyczące dokonywania na fakturach sprzedaży potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz dekretacji dotyczącej klasyfikacji budżetowej.

Realizację zalecenia sprawdzono na podstawie 12 faktur sprzedaży za okres od I do VI 2024 r. Na fakturach sprzedaży stwierdzono potwierdzenia sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym wraz z klasyfikacją budżetową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

14. Zalecenie dotyczące zawierania pisemnych umów z wykonawcami robót budowlanych oraz dostaw i usług, z uwzględnieniem § 11-13 zał. nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin, dokonywania potwierdzenia umów kontrasygnatą głównego księgowego oraz ich zatwierdzania pod względem formalnoprawnym przez radcę prawnego UM.

Kontrolą objęto 9 umów zawartych przez PP53 w 2023 i 2024 r. z wykonawcami robót budowlanych oraz dostawcami towarów i usług, oraz 19 faktur wystawionych z tytułu tych umów. Zakupów dokonywano zgodnie z zapisami § 11-13 zał. nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin.Umowy objęte kontrolą posiadały kontrasygnatę głównego księgowego oraz były zatwierdzone pod względem formalnoprawnym.

Nie stwierdzono.

15. Zalecenie dotyczące przechowywania w aktach osobowych informacji o zapoznaniu się przez pracowników z treścią regulaminu pracy oraz informacji o przyznanych nagrodach, premiach uznaniowych oraz uaktualniania zakresów obowiązków pracowników.

Kontrolą objęto akta osobowe 7 pracowników PP53, które zawierały informacje o zapoznaniu się przez pracowników z treścią regulaminu pracy, przyznanych nagrodach, premiach, zmianach dotyczących uposażenia oraz uaktualnione zakresy obowiązków.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

16. Zalecenie dotyczące dostosowywaniawysokości pogotowia kasowego do zapisów obowiązujących w Instrukcji kasowej jednostki.

Realizację zalecenie sprawdzono na podstawie raportów kasowych za okres od I do VI 2024 r. Stwierdzono, że wysokość utrzymania pogotowania kasowego dostosowywano do zapisów wynikających z Instrukcji kasowej. Środki pobierane w danym dniu, były wydatkowane w pełnej kwocie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

17. Zalecenie dotyczące terminowego przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych do WKiAW UM Szczecin.

Na podstawie Książki kontroli prowadzonej przez PP53, stwierdzono, że w 2023 r. została przeprowadzono kontrola zewnętrzna przez ZUS Oddział w Szczecinie oraz w 2024 r. przez Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Szczecinie. Informacje o powyższych kontrolach zostały przekazane do WKiAW UM Szczecin.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

18. Zalecenie dotyczące wprowadzenia Regulaminu pracy zarządzeniem dyrektora PP53 oraz uaktualnienia obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości w zakresie wykazu aktualnych stanowisk.

Regulamin pracy został wprowadzony zarządzeniem Nr 10/2023 r. dyrektora PP53 z dnia 15/02/2023 r. Ponadto zarządzeniem Nr 5/2023 z dnia 30.06.2023 r. dyrektora wprowadzono zmiany do Regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w PP53, dotyczące załącznika nr 1 i nr 2.

Polityka rachunkowości została uaktualniona w zakresie stanowisk realizujących w jednostce poszczególne zadania i czynności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP53:

1. Prowadzić rejestry zakupu VAT oraz korzystać z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
2. Stosować procedury przetargowe przy zawieraniu umów najmu, zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.