Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 10 maja 2024 r. do 25 czerwca 24 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 1w Szczecinie, przy ul. Alei Piastów 6 (zwaną dalej SP1), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej,  w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 28czerwca 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 lipca 2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej SP1, w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S za 31.12.2021 r. kwot wydatków niezgodnych z ewidencją księgową w wys. ogółem 40 000,00 zł,
• braku potwierdzenia sald należności na dzień 31.12.2023 r. w przypadku jednego kontrahenta, prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• braku wymagania przedłożenia przez pracowników pełniących w 2023 r. funkcję głównego księgowego, zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego (zw. dalej KRK),
• braku zakresu obowiązków głównego księgowego związanych z rozliczeniem podatku VAT,
• przyznaniu pracownikowi dodatku specjalnego niezgodnie z Regulaminem wynagradzania SP1,
• brakuw aktach osobowych pracowników zatrudnionych w 2023 r. na stanowisku kasjera zaświadczeń z KRK, a w przypadku jednego z kasjerów, braku powierzenia obowiązków związanych z prowadzeniem kasy w formie pisemnej oraz braku umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
• zawyżeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego pracownikowi w 2023 r. na kwotę 55,10 zł,
• braku na fakturach zakupu potwierdzenia kontroli merytorycznej,
• braku sporządzenia analizy rynku i notatki z udzielenia zamówienia oraz umowy z dostawcą sprzętu, zakupionego w ramach realizacji programu „Laboratoria przyszłości” na kwotę 141 000,00 zł brutto, 
• braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na 8 umowach zawartych w 2023 r. przez SP1 z dostawcami,
• braku na fakturach zakupu środków trwałych i księgozbioru wskazania powiązania z księgą inwentarzową,
• braku powierzenia zakresu obowiązków w formie pisemnej na stanowisku intendenta oraz braku wskazania osób odpowiedzialnych materialnie za prowadzenie magazynu żywnościowego,
• braku uaktualnienia zał. nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych,
• braku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 Funkcję dyrektora SP1 w 2023 r. pełniła pani Kinga Paszkiewicz, tj. w okresie od 1.01.2023 r. do 31.08.2023 r. jako pełniąca obowiązki dyrektora oraz w okresie od 1.09.2023 r. do chwili obecnej, jako dyrektor.

Obowiązki głównego księgowego w 2023 r. w okresie od 1.01.2023 r. do 31.08.2023 r. pełniła pani Aldona Mucha oraz od 1.09.2023 do chwili obecnej, pani Jolanta Kurowska.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w SP1 w 2023 r. wyniosły ogółem 14 591,19 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 1687,09 zł,
• rozdz. 80103 § 0660 - „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 12 876,10 zł,
• rozdz. 85395 §0970 - „Wpływy z różnych dochodów w kwocie” 28,00 zł (wynagrodzenie płatnika).

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2023 poz. 1270 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dn. 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-34S), dochody wyniosły ogółem 380 685,27 zł i zostały wykazane w rozdz. 80101 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 86 664,80 zł,
• §0690 – „Wpływy z różnych opłat” (duplikaty legitymacji i świadectw) w kwocie 196,00 zł,
• §0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” w kwocie 39 786,29 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” w kwocie 210 203,00 zł, (w tym: obiady uczniowskie - 188 484,00 zł, obiady pracownicze – 13 391,00 zł, obiady MOPR, OPS – 8 644,00 zł),
• §0920 – „Wpływy z pozostałych odsetek” (odsetki bankowe 40,46 zł, pozostałe odsetki 66,50 zł) w kwocie ogółem 106,96 zł,
• § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów – pozostałe (odszkodowania) w kwocie 43 728,22 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2023 r. analizie poddano:

• umowy najmu zawarte przez SP1, obowiązujące w 2023 r.,
• dochody z tytułu najmu pomieszczeń uzyskane od 2. najemców na kwotę 26 866,29 zł, stanowiące 67,53 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych”,
• dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego w wys.3 480,00 zł, stanowiące 4% dochodów zaewidencjono-wanych na § 0670,
• wpływy z usług – dochody z tytułu opłat za wyżywienie w szkole (obiady uczniowskie) w wys. 4 557,00 zł, stanowiące 2,42% dochodów zaewidencjonowanych na § 0830,
• dochody z tytułu otrzymanego w 2023 r. przez SP1 odszkodowania od towarzystw ubezpieczeniowych w wys. 43 728,22 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów”.                

W przypadku części terenu o powierzchni 31 m², pozostającego na dzień zakończenia kontroli w trwałym zarządzie SP1, wydzierżawionego pod działalność handlową (kiosk), stwierdzono, że teren był użytkowany w roku 2023 bez uprzedniego zawarcia z dzierżawcą umowy w formie pisemnej.

Z tego tytułu w 2023 r. SP1 wystawiło 12 faktur sprzedaży obciążających dzierżawcę na kwotę ogółem 18 751,72 zł.

Na podstawie przedłożonych faktur sprzedaży stwierdzono, że najemca był obciążany wg stawek dzierżawy ustalonych na podstawie § 14 pkt 2 b i pkt 3a Zarządzenia nr 540/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 listopada 2021 r., zmieniającego zarządzenie w sprawie określenia zasad wydzierżawiania, użyczania i udostępniania nieruchomości gruntowych lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin, na czas oznaczony do 3 lat oraz w sprawie ustalenia opłat za dzierżawę i udostępnianie nieruchomości gruntowych lub ich części.

Wg wyjaśnień złożonych przez dyrektora SP1, nie udało się ustalić, czy na 2023 r. była podpisana umowa, natomiast dzierżawca nie wyraził zgody na podpisanie umowy w trakcie roku. W związku z powyższym dzierżawę przedłużono na pisemną prośbę spółki na 2023 r., na warunkach wynikających z wcześniej zawartych umów w latach 2020-2022.

W ocenie kontroli, niezachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać. Z uwagi na fakt, iż przedmiotem umowy dzierżawy był teren stanowiący własność samorządową, szczególne znaczenie mają zapisy umowne zabezpieczające interes prawny i ekonomiczny gminy (takie jak odpowiedzialność za ewentualne szkody, zapłata odsetek umownych lub prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym).

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako kierownik jednostki.

Wpływy z tytułu dochodów objętych kontrolą, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości. 

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. jednostka nie wykazała należności na dzień 31.12.2023 r.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazane zostały należności w kwocie ogółem 19 373,09 zł, na które składały się należności z tytułu opłat za wyżywienie w kwocie ogółem 18 664,00 zł, należności z tytułu opłat za najem pomieszczeń w kwocie 600,00 zł oraz należności z tytułu odsetek w kwocie 109,09 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne w kwocie 600,00 zł, niewymagalne w kwocie ogółem 19 265,00 zł z tytułu dostaw towarów i usług oraz w kwocie 928,00 zł z tytułu nadpłaty podatku dochodowego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w SP1 w wysokości 7 328 746,95 zł, zrealizowane zostały w 98,52%, tj. w kwocie 7 220 414,60 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 6 839 729,33 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2023 r. wykazano wydatki w kwocie 380 685,27 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 65 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na  kwotę ogółem 707 439,30 zł, co stanowiło 9,80% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 7 220 414,60 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 642 450,84 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 64 988,46 zł. Ponadto kontrolą objęto 11 umów zawartych z dostawcami towarów i usług.

Faktury objęte kontrolą, nie zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej.

Zgodnie z punktem 3.1.5 „Procedury obiegu dowodów finansowo-księgowych”, stanowiącej zał. nr 3 do Polityki rachunkowości jednostki, kontrola merytoryczna dowodów finansowo-księgowych, jako jeden z podstawowych etapów kontroli zarządczej, stanowi potwierdzenie zgodności informacji zawartych w dowodzie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.

W przypadku 8 umów zawartych przez SP1 w okresie od 1.01.2023 r. do 31.08.2023 r. dotyczących dostawy towarów i usług w 2023 r., stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego.

W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Na części faktur dotyczących zakupu środków trwałych i księgozbioru, podlegającego ewidencji w księgach inwentarzowych, stwierdzono brak zapisu o przyjęciu na stan majątku, ze wskazaniem nadania numeru inwentarzowego, tj. powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą -inwentarzową, pomimo że środki trwałe zostały zewidencjonowane na koncie 011 i 013 oraz wprowadzone do księgi inwentarzowej.

W zakresie prawidłowości wydatkowania środków w ramach realizacji programu „Laboratoria przyszłości”, dotyczącego zakupu sprzętu i wyposażenia w 2022 r., stwierdzono, że wydatki udokumentowane 4. fakturami na kwotę ogółem 115 438,21 zł netto (141 000,00 zł brutto), zostały dokonane z pominięciem przepisów wynikających z § 13Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnychGminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy KomisjiPrzetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), zw. dalej Zarządzeniem Nr 657/20,tj.dokonać analizy rynku oraz sporządzić notatkę z udzielenia zamówienia, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku.

Nie przedłożono również umowy z dostawcą wyposażenia i sprzętu zakupionego w ramach projektu.

W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niosło za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń ze strony zamawiającego, np. w przypadku niedotrzymania terminu dostawy, dostarczenia wadliwego lub niekompletnego przedmiotu umowy, a także napraw gwarancyjnych czy serwisowych, w przypadku specjalistycznego sprzętu.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił ówczesny dyrektor SP1 pani Teresa Kustra.

Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenia kontroli formalnej i rachunkowej, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. Środki trwałe objęte kontrolą zostały zaewidencjonowane na koncie 011 lub 013 oraz w księgach inwentarzowych. Do wszystkich zakupionych środków trwałych sporządzono dokument OT. W pozostałych przypadkach stwierdzono zgodność udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi wzałączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2023 r. w wys. 436 717,59 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• § 4040, § 4800 -dodatkowe wynagrodzenie roczne w łącznej kwocie 264 547,27 zł,
• §4110, §4120 - składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy w łącznej kwocie 101 045,04 zł,
• §4260 - zakup energii elektrycznej oraz cieplnej w łącznej kwocie 69 455,26 zł,
• § 4280 - zakup usług zdrowotnych w kwocie 135,00 zł,
• §4300 - zakup usług pozostałych w łącznej kwocie 716,43 zł,
• § 4360 – zakup usług telekomunikacyjnych w kwocie 28,00 zł,
• §4710 - wpłaty na PPK w łącznej kwocie 953,59 zł.

W sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazano zobowiązania w wys. 44,28 zł z tytułu rozrachunków z dostawcą posiłków dla uczniów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2023 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,RB-34S iRb-Z za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 80. pracowników zatrudnionych w SP1 w 2023 r., tj. 6,25 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 373 301 65 zł, tj. 8,95% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 4 170 423,97 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 401(…), 4740, 4750, 479(…) oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 18 000,57 zł, tj. 6,31% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 285 057,00 zł, zaewidencjonowanej na § 404(…) i 480(…).

Podczas kontroli akt osobowychwybranych pracowników, stwierdzono:

1. Brak zaświadczeń z KRK o niekaralności w przypadku 2. pracowników pełniących obowiązki głównego księgowego w 2023 r.

Zgodnie z art. 54 ust. 2 pkt 2 i 3 uofp głównym księgowym, może być osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych, korzysta z pełni praw publicznych oraz nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe.

2. Brak potwierdzenia poinformowania pracownika o przyznaniu w 2023 r. dodatków specjalnych w przypadku 4. pracowników, dodatku motywacyjnego w przypadku jednego pracownika oraz potwierdzenia poinformowania pracownika o zmianie wymiaru etatu z 14/40 na 20/40 w okresie od V do VIII 2023 r.

Powyższe było niezgodne z § 3 pkt 2 f tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego w części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia.

Na podstawie art. 29 § 3 ust. 1 lit. h ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z  2023 r. poz. 1465),zw. dalej k.p., pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o: innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych.

3. Brak odpisu zawiadomienia/dokumentu dotyczącego przyznania premii uznaniowej w przypadku 3 pracowników.

Na podstawie art. 105 k.p. oraz § 3 pkt. 2 lit. lrozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych, należy przechowywać dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.

4. Przyznanie pracownikowi dodatku specjalnego w okresie od I do VIII 2023 r. w kwocie 700,00 zł brutto miesięcznie, w związku z wykonywaniem zadań już zrealizowanych, za które przyznano dodatek specjalny w 2022 r. tj.: przygotowaniem umów o dostarczenie żywności, które zostały podpisane w dniu 1.01.2023 r. oraz wdrożeniem zmian dotyczących rozliczenia podatku VAT oraz JPK.

Powyższe było niezgodne z § 11 Regulaminu wynagradzania SP1, wg którego, dodatek specjalny przysługuje pracownikowi w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań orazart. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r.o pracownikach samorządowych(Dz.U. z 2022 r. poz. 530).

5. Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem w przypadku jednego pracownika, świadectw pracy oraz świadectw ukończenia szkół, znajdujących się w części A akt osobowych.

Zgodnie § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej,odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

6. Brak przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym w części B akt osobowych w przypadku jednego pracownika - dokumenty z 2013 r. zostały wpięte do dokumentacji z 2023 r. Zgodnie §4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym.

7. Przechowywanie dokumentów w niewłaściwej części akt osobowych w przypadku jednego pracownika, tj. w części C akt osobowych, znajdowało się podanie o ponowne przyjęcie do pracy oraz pismo przyznające pracownikowi ekwiwalent pieniężny za wypłacony urlop.

Powyższe było niezgodne z § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego w części C akt osobowych, przechowuje się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

8. Brak w aktach osobowych pracowników zatrudnionych w 2023 r. na stanowisku kasjera zaświadczeń z KRK o niekaralności, a w przypadku jednego z kasjerów brak powierzenia obowiązków zw. z prowadzeniem kasy w formie pisemnej oraz brak umowy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się.

Powyższe było niezgodne z zasadami określonymi w punkcie 3.1. ppkt 1 i 3 Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości SP1, zgodnie z którym kasjerem może być osoba będąca pracownikiem w rozumieniu przepisów o pracownikach samorządowych, która nie była karana za nieumyślne przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu oraz umyślne wykroczenia przeciwko mieniu lub umyślne wykroczenia skarbowe, a także posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i minimum średnie wykształcenie.

Wg ww. przepisu, kasjer zawiera z kierownikiem jednostki umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki.

Wg § 3 pkt 2 lit. j rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124i art. 125k.p.).

9. Brak powierzenia zakresu obowiązków w formie pisemnej na stanowisku intendenta oraz brak wskazania osób odpowiedzialnych za prowadzenie magazynu żywnościowego.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzne Załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84),zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Ponadto analiza prawidłowości naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r., wypłaconego w 2023 r., wykazała, że w przypadku jednego pracownika kwota naliczonego i wypłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego została zaniżona o 55,10 zł.

Zgodnie z art. 94 pkt. 5 k.p., do obowiązków pracodawcy należy terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia.

Za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w 2023 r. odpowiadały: w okresie od 01.01.2023 r do 31.08.2023 r. pani Aldona Mucha, w okresie od 01.09.2023 do 31.12.2023 r. pani Jolanta Kurowska

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy odpowiadały: od 01.01.2023 r. – 30.04.2023 r. pani Izabela Olczyk, od 09.05.2023 r. – 31.12.2023 r. pani Celina Tyszko.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D i/lub E. W aktach osobowych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się przez z treścią regulaminu pracy. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.Dyspozycja wypłat poszczególnych składników wynagrodzenia, w tym dodatków, premii i nagród, dodatków dokonywana była na podstawie zbiorczych list wypłat dołączonych do list płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2023 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 302 549,00 zł (zapłacony w kwocie 303 096,00 zł, w tym nadpłata w wys. 547,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 1 648 797,24 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2023 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W 2023 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

W 2023 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2024 r. poz. 497).

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r.w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa(Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005), z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 1 715,09 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2023 r., wykazujące dochody w wys. 14 591,19 zł. W sprawozdaniu nie wykazano należności.
2.  Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2023 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 6 839 729,33 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wys. 436 717,59 zł.
3.  Sprawozdanie RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2023 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 380 685,27 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 19 373,09 zł oraz zobowiązania w wys. 44,28 zł.
4.  Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. W sprawozdaniu wykazano należności wymagalne w kwocie 600,00 zł oraz pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 20 193,00 zł.
5.  Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6.  Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2023 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 14 591,19 zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i  wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 6 839 729,33 zł.

 Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 8 169,00 zł i wzrósł o 1 169,00 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2023 r., który wynosił 7 000,00 zł. Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 6 840 926,95 zł i wzrósł o 2 481 886,95 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2023 r., który wynosił 4 359 040,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 487 820,00 zł i uległ zwiększeniu o 178 120,00 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 309 700,00 zł.

W wyniku analizy przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że wykonanie wydatków budżetowych wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. w rozdziale 80101 §4210 oraz w rozdziale 80148 §4210, było niezgodne z wykonaniem wydatków na ww. rozdziałach klasyfikacji budżetowej według ksiąg rachunkowych (analityki rachunków bankowych), tj.:

- w rozdziale 80101 §4210 w sprawozdaniu Rb-28S wykazano kwotę 68 663,00 zł, wg ewidencji księgowej 48 663,00 zł – różnica wynosiła 20 000 zł,

- w rozdziale 80148 §4210 w sprawozdaniu Rb-28S wykazano kwotę

126 583,00 zł, wg ewidencji księgowej 146 583,00 zł - różnica wynosiła 20 000 zł,

Powyższa nieprawidłowość nie miała wpływu na ogólną kwotę wydatków wykazaną w sprawozdaniu RB-28S za 2023 r. oraz w ewidencji księgowej.

Na podstawie § 8 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 37 – Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zw. dalej rozporządzeniem sprawie sprawozdawczości budżetowej), w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej, w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego; w sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki, w tym wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego oraz wydatki zrealizowane wramach funduszu sołeckiego.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako kierownik jednostki.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.). zw. dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w SP1 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2023 r.

Ostatni spis z natury majątku SP1 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2023 r. zgodnie z Zarządzeniem nr 4/2023/2024 dyrektora SP1 z 20.12.2023 r. w sprawie inwentaryzacji składników majątku SP. Poprzedni spis z natury miał miejsce w 2020 r. i został przeprowadzony na podstawie Zarządzenia nr 16/2019/2020 dyrektora SP1 z dnia 14.05.2020 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Ostatnia inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum) została przeprowadzona w 2024 r. na podstawie Zarządzenia nr 4/2023/2024 dyrektora SP1 z 20.12.2023 r. w sprawie skontrum.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych SP1 wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 r., przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz magazynu żywnościowego,

- w drodze spisu z natury: gotówka w kasach oraz druki ścisłego zarachowania (czeki),

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów (z wyjątkiem tytułów publiczno-prawnych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych) oraz własne składniki majątkowe powierzone innym jednostkom,

- w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, a także porównanie danych ewidencyjnych z aktualnym stanem rzeczywistym oraz ustalenie i wyjaśnienie różnic i ujęcie ich w protokole, a także weryfikację i uzgodnienie stanów ewidencyjnych kont analitycznych i syntetycznych.

W trakcie kontroli stwierdzono, że jednostka w 2023 r. nie dokonała potwierdzenia sald należności z dzierżawcą terenu, będącego w dyspozycji SP1, prowadzącym księgi rachunkowe.

Zgodnie z 26 ust. 1 pkt. 2 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, (…), należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 6 015 833,95złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość artykułów spożywczych na podstawie spisu z natury na dzień 31.12.2023 r. wynosiła 5 601,35 zł i była zgodna z saldem konta 311.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2023 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2023 r. w SP1 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2023 r. w jednostce, wykazała brak uregulowań w Procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiących załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości SP1 dotyczących wzorów pieczęci stosowanych w jednostce, związanych z potwierdzeniem wykonania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzającym środki do wypłaty.  

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2023 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 40 faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

Jednostka w 2023 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Kontrola dokumentacji związanej z rozliczeniem podatku VAT wykazała:

- w przypadku faktur wystawionych przez jednego z dostawców artykułów żywnościowych, stwierdzono brak wskazania odbiorcy/płatnika – nazwy Szkoły Podstawowej nr 1. Jako nabywca została wpisana Gmina Miasto Szczecin wraz z adresem i NIP-em oraz adres i NIP SP1.

Zgodnie z §330załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r.w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, ze zm. (zw. dalej Zarządzeniem Nr 136/21), po otrzymaniu faktury zakupowej, należy ją zweryfikować pod względem formalnymi rachunkowym (w tym pod względem poprawności podania danych identyfikujących nabywcęi płatnika), tj."Nabywca: Gmina Miasto Szczecin, Pl. Armii Krajowej 1,NIP 8510309410.Płatnik: [nazwa jednostki i jej adres].";

- w przypadku deklaracji VAT-7 za styczeń 2023 r. stwierdzono, że deklaracja została przekazana do UM Szczecin z 4-dniowym opóźnieniem, tj. w dniu 14.02.2023 r.

Wg § 6 ust. 1 zał. nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21, wyznaczony zgodnie z § 4 ust. 2 pracownik jednostki oświatowej, zobowiązany jest do wprowadzania, zatwierdzania i wygenerowania jednostkowych ewidencji sprzedaży i zakupów, jednostkowych deklaracji VAT oraz plików JPK poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę w nieprzekraczalnym terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

Ponadto w przypadku pracowników pełniących w 2023 r. obowiązki głównej księgowej, stwierdzono:

- brak zakresu obowiązków związanych z rozliczeniem podatku VAT w przypadku pani Jolanty Kurowskiej, pomimo że pracownik posiadał pełnomocnictwo do podpisywania jednostkowych deklaracji VAT-7 w SP1 z dnia 01.09.2023 r., nadane przez dyrektora SP1.

Zgodnie z §4 ust. 4, załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do wpisania w zakres obowiązków pracowników wymienionych w ust. 2 i 3, czynności wynikających z ww. zarządzenia oraz uaktualnienia zakresów obowiązków pracowników w ciągu 7 dni od powierzenia zadań/ obowiązków.

- brak pełnomocnictw w przypadku pani Aldony Muchy i Jolanty Kurowskiej udzielonych przez Prezydenta Miasta Szczecin, do kontaktu w imieniu Gminy z organami podatkowymi lub organami celno-skarbowymi, wymaganymi na podstawie §4 ust. 6 zał. nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2023 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora SP1 w dniu 22.05.2024 r., stwierdzono, że w 2023 r. w jednostce zostały przeprowadzone kontrole przez następujące organy kontroli zewnętrznej:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych w dniu 08.02.2023 r.,
• Państwowa Straż Pożarna w dniach 15-29.03.2023 r.,
• Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie w dniu 12.05.2023 r.,
• Kuratorium Oświaty w Szczecinie w dniu 05.09.2023 r.,
• Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie w dniu 06.10.2023 r.,
• Urząd Miasta Szczecin Wydział Oświaty w dniu 01.12.2023 r.

 Wg oświadczenia dyrektora, informacje o przeprowadzonych kontrolach nie zostały przekazane do WKiAW.

Powyższe było niezgodne z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16. Zgodnie z § 8,kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego (zw. dalej WKiAW) - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Wg § 9, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości oraz wydania przez kontrolujących zaleceń i innych postanowień, kierownicy kontrolowanych jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są - na wniosek Dyrektora WKiAW - do przekazania kopii dokumentacji kontroli oraz informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków sformułowanych w dokumencie pokontrolnym i podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

Ustalono, że informacje za 2023 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP1:

1. Wykazywać w sprawozdaniu Rb-28S kwoty wydatków zgodne z ewidencją księgową.
2. Dokonywać potwierdzenia sald należności w celu przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej zgodnie z uor.
3. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, przepisami obowiązującym na danym stanowisku oraz zakresami obowiązków i odpowiedzialności pracowników, w szczególności w odniesieniu do wymogu przekładnia przez pracowników zaświadczeń z KRK.
4. Przyznawać dodatki specjalne zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych oraz Regulaminem wynagradzania SP1.
5. Prawidłowo naliczać pracownikom kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
6. Udzielać zamówień publicznych zgodnie z zarządzeniem Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin oraz sporządzać umowy z dostawcami i najemcami w celu zabezpieczenia interesów gminy i jednostki.
7. Dokonywać na fakturach zakupu potwierdzenia kontroli merytorycznej.
8. Dokonywać potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.
9. Dokonywać na fakturach zakupu środków trwałych i księgozbioru zapisu o przyjęciu ma stan majątku ze wskazaniem numeru inwentarzowego.
10. Uaktualnić załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych.
11. Przekazywać do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych.