Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 5 listopada  do 3 grudnia  2025 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 51 w Szczecinie, przy ul. Krzywej 59 (zw. dalej PP51), w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2024 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 grudnia 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 lutego 2026 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 51 przy ul. Krzywej 59 (zw. dalej PP51), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2024 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niesporządzaniu notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł lub ich nieprawidłowym sporządzaniu, niezgodnym ze wzorem zamieszczonym na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin,
• nieprzeprowadzaniu analizy rynku dotyczącej udzielenia zamówienia na: środki czystości, artykuły spożywcze, meble kuchenne - polegającej na kierowaniu zapytania do przynajmniej dwóch oferentów,

-  do trzech zamówień na dostawy: pieczywa, środków czystości oraz mebli nie zawarto pisemnych umów,

• w zakresie wypłaty wynagrodzeń: wypłaceniu pracownikowi nagrody jubileuszowej bez załączenia do akt osobowych dokumentu dyrektora  o przyznaniu tejże nagrody,
• niezamieszczaniu na dokumentach źródłowych daty wpływu do jednostki,
• nieewidencjonowaniu niektórych pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, niewprowadzaniu tych środków do ewidencji analitycznej oraz nienadaniu numerów inwentarzowych,
• nieprzekazywaniu do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II.  Oceny cząstkowe

1.  Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w PP51 w 2024 r. wyniosły ogółem 69 700,27 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) w kwocie 475,27 zł,
• rozdz. 80103 § 0660 - „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 69.225,00 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 poz. 1483 ze zm.),zwanej dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zwanego dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 225.027,50 zł

i zostały wykazane w rozdz. 80101 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 225.027,50 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2024 r. analizie poddano dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego w wys.14.550,00 zł, stanowiące 5,7% dochodów zaewidencjonowanych na § 0670.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w ramach kontroli dochodów.

  1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2024 r. w wys. 4.748,90 zł, z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., wykazane zostały należności netto w kwocie ogółem 18.870,00 zł, które stanowiły należności z tytułu opłat za wyżywienie w przedszkolu.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), nie wykazano należności wymagalnych oraz pozostałe należności tyt. dostaw towarów i usług w kwocie ogółem 23.618,90 zł.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP51 w wysokości 3.457.382,00 zł, zrealizowane zostały w 99,50%, tj. w kwocie 3.440.259,50 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 3.185.232,00 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2024 r. wykazano wydatki w kwocie 255.027,50 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 37 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę ogółem 236.667,29 zł, co stanowiło 6,88% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 3.440.259,50 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 3.185.232,00 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 255.027,50 zł. Ponadto kontrolą objęto wszystkie umowy zawarte z dostawcami żywności oraz dostawcami materiałów i wyposażenia, których wartość zamówienia jest wyższa niż 6000 zł.

 W wyniku analizy 3 zamówień publicznych poniżej kwoty 130.000,00 zł netto, dotyczących zakupu artykułów żywnościowych, środków czystości, mebli - na potrzeby PP51, stwierdzono:

1) Środki czystości: dokonano wyboru dostawcy środków czystości bez przeprowadzenia uprzedniej analizy rynku, co było niezgodne

z zasadami udzielenia zamówienia obejmującego dostawę powyżej kwoty 6000 zł brutto, oraz § 13 ust. 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta nr 657/20.

Nie sporządzono umowy na dostawę środków czystości pomiędzy zamawiającym a dostawcą.W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia wszystkich ewentualnychroszczeń, które mogłyby powstać na skutek niewłaściwego wykonania dostawy (w szczególności kar umownych). Zapisy umowne mają szczególne znaczenie, gdyż zabezpieczają interes prawny i ekonomiczny przedszkola, mogą określać: termin wykonania usługi, sposób jej odbioru i zapłaty wynagrodzenia, zakresu odpowiedzialności wykonawcy, możliwości domagania się zapłaty kar umownych czy umownego prawa odstąpienia od umowy).

2) Artykuły spożywcze:

- grupamięso: dokonano wyboru dostawcy na podstawie wysłania zapytania tylko do jednego dostawcy i przedstawieniu przez niego oferty, co było niezgodne z § 13 ust. 1 pkt. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta nr 657/20, wg. którego zapytanie kieruje się do min. dwóch potencjalnych dostawców.

 W 2024 r. sporządzono dwie umowy na dostawę mięsa, pomiędzy firmą „Byk” Sp. jawna, a PP51. Pierwsza o nr 1/2024 zawarta na okres od 01.01.2024 r. - 30.06.2024 r., druga o nr 6/2024 zawarta na okres od 01.07.2024 r. – 31.12.2024 r.  Dostawy z każdej z ww. umów przekroczyły wartość 6000,00 zł brutto. Kontrola ustaliła, że nie dokonano analizy rynku, a kolejna umowa została zawarta z dotychczasowym dostawcą. Powyższe było niezgodne z zasadami udzielenia zamówienia obejmującego dostawę powyżej kwoty 6000,00 zł brutto.

- grupa pieczywo: notatka z wyboru dostawcy nie była zgodna ze wzorem określonym przez Dyrektora Biura Zamówień Publicznych, co było niezgodne z § 13 ust. 1 pkt. 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia 657/20. Nie zawarto umowy w formie pisemnej pomiędzy dostawcą a zamawiającym.

W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia wszystkich ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niewłaściwego wykonania dostawy (w szczególności kar umownych). Zapisy umowne mają szczególne znaczenie, gdyż zabezpieczają interes prawny i ekonomiczny przedszkola, mogą określać: termin wykonania usługi, sposób jej odbioru i zapłaty wynagrodzenia, zakresu odpowiedzialności wykonawcy, możliwości domagania się zapłaty kar umownych czy umownego prawa odstąpienia od umowy).

- grupa warzywa i owoce:pomiędzy zamawiającym a dostawcą zawarto w 2024 r. 4 umowy: dwie dotyczące oddziału macierzystego (umowa nr 3/2024 zawarta na okres od 01.01.2024 r. – 30.06.2024 r. oraz umowa nr 9/2024 zawarta na okres od 01.07.2024 r.- 31.12.2024 r.) oraz dwie dotyczące oddziału pozamiejscowego (umowa nr 4/2024  zawarta na okres od 01.01.2024 r.- 30.06.2024 r. oraz umowa nr 8/2024 zawarta na okres od 01.07.2024 r.- 31.12.2024 r.) Dostawy do każdej z umów przekroczyły wartość 6000 zł brutto. Kontrola ustaliła, że nie dokonano analizy rynku oraz nie sporządzono notatki służbowej z zamówienia. Kolejna umowa została zawarta z dotychczasowym dostawcą. Powyższe było niezgodne z zasadami udzielenia zamówienia obejmującego dostawę powyżej kwoty 6000 zł brutto (Zarządzenie nr 657/20 § 13 ust. 1).

- grupa art. sypkie, mrożonki, ryby, nabiał: pomiędzy zamawiającym

a dostawcą sporządzono dwie umowy na dostawę artykułów sypkich, mrożonek, ryb, nabiału. Pierwsza o nr 5/2024 zawarta na okres od 01.01.2024 r. - 30.06.2024 r., druga o nr 9/2024 zawarta na okres od 01.07.2024 r. – 31.12.2024 r. Wraz z końcem umowy nr 5/2024 , wartość dostaw przekroczyła 6000 zł brutto. Kontrola ustaliła, że nie dokonano analizy rynku oraz nie sporządzono notatki służbowej z zamówienia. Kolejna umowa została zawarta z dotychczasowym dostawcą. Powyższe było niezgodne z zasadami udzielenia zamówienia obejmującego dostawę powyżej kwoty 6000 zł brutto. (Zarządzenie nr 657/20 § 13 ust. 1).

3) Meble kuchenne:W toku kontroli stwierdzono: nieprzedłożenie do faktury zakupowej o nr: FVS-131/02/2024 o wartości 7.134,09 zł brutto

z dnia 26.02.24 r., dokumentów potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku co było niezgodne § 13 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta nr 657/20, niezawarcie pisemnej umowy pomiędzy dostawcą a zamawiającym.

W toku kontroli ustalono ponadto, że 37 kontrolowanych dowodów źródłowych nie zawierało na pieczęci podpisu kontroli merytorycznej. Wg. załącznika nr 3 pkt. 3.1.5. Polityki Rachunkowości PP51, pracownikiem odpowiedzialnym za kontrolę merytoryczną dowodów finansowo- księgowych jest pracownik merytoryczny do obsługi wydatków (PME- główna księgowa), oraz pracownik merytoryczny do obsługi środków trwałych (PST-intendent). W toku kontroli stwierdzono, że na dowodach brakowało podpisów pracownika merytorycznego PST.

 Najważniejszą częścią prekontroli jest kontrola merytoryczna dowodu księgowego, którą przeprowadza dział/osoba zlecająca zakup lub odpowiedzialna za dany obszar. Polega ona na sprawdzeniu: rzetelności i celowości, zgodności z prawem, zgodności z umową. Po pozytywnej prekontroli, dokument jest opatrywany podpisem i datą osoby ją wykonującej, co stanowi podstawę do dalszego przetwarzania (kontroli formalno-rachunkowej i dekretacji).

Za powyższe odpowiedzialność ponosił  pracownik merytoryczny- intendent.

W przypadku faktury FVS-140/08/2024 z dnia 30.08.2024 r., dotyczącej pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia, dowody źródłowe nie zawierały wskazania nadanego numeru inwentarzowego lub/i zapisu o przyjęciu na stan inwentarza zgodnie z zał. nr 3 Polityki Rachunkowości PP51  pkt. 6.4 - Opis procesu- OT -Przyjęcie środka trwałego, nie zostały zaewidencjonowane na koncie 013, zostały zaewidencjonowane dopiero w 2025r., co było niezgodne  z zał. nr 2 Polityki Rachunkowości PP51 pkt. 5.1.2.

Faktury wydatkowe poddane kontroli nie posiadały daty wpływu do jednostki, co było niezgodne z pkt. 3.2. załącznika nr 2 Polityki Rachunkowości PP51. Zgodnie z ww. pkt. 3.2. dowody księgowe dotyczące miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca, którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do jednostki:

- dla sprawozdań miesięcznych do 5-go dnia następnego miesiąca,

- dla sprawozdań rocznych do 20 stycznia roku następnego.

Potwierdzeniem wpływu dowodu księgowego jest pieczęć z datą przyjęcia („Wpłynęło”) do jednostki. Po tej dacie ujmuje się w księgach w dacie otrzymania.

Płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.

 2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2024 r. w wys. 191.274,23 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §4110, §4120– podatek PIT-4, składki ZUS od DWR i FP w kwocie łącznej 116.141,82 zł,
•  §4040, §4800 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie ogółem  160.550,01 zł,
• §4260 zakup energii elektrycznej oraz cieplnej i gazu w łącznej kwocie 989,05 zł.

W sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., wykazano zobowiązania na dzień 31.12.2024 r. w wys. 544,19 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następującym paragrafie klasyfikacji budżetowej:

- §4220 – zobowiązania za zakup żywności w kwocie łącznej 544,19 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2024 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,RB-34S

iRb-Z za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5 z 30 pracowników zatrudnionych w PP51 w 2024 r., tj. 16,67% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności

z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 279.058,36 zł, tj. 13,25% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.105.302,00 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 401(…),4740,4750, § 479(…) oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 16.228,69 zł, tj. 19,97% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 123.185,00 zł , zaewidencjonowanej na § 404(…) i 480(…).

Podczas kontroli akt osobowychwybranych pracowników, stwierdzono:

• w zakresie wypłaty wynagrodzeń: wypłaceniu pracownikowi nagrody jubileuszowej bez załączenia do akt osobowych dokumentu dyrektora  o przyznaniu tejże nagrody.

Zgodnie z § 3 ust. 2 lit. l Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2028 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej(Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), w części B akt osobowychprzechowuje się dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art.105 Kodeksu Pracy).

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy w 2024 r. odpowiadała główna księgowa.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C. W aktach osobowych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2024 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 141 925,00 zł (zapłacony w kwocie 141.499,00 zł).

 Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2024 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 791 -114,30 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości

W 2024 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

W 2024 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.). Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005)z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota

w wysokości ogółem 475,27 zł.

  Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

- Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2024 r., wykazujące dochody w wys. 69.700,27 zł.

W sprawozdaniu wykazano należności do zapłaty w wys. 4.748,90 zł.

- Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2024 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 3.185.232,00 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania na kwotę

w wys. 191.274,23 zł.

- Sprawozdanie RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2024 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 255.027,50 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 18.870,00 zł, należności oraz zobowiązania

w wys. 544,19 zł.

- Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. –

w sprawozdaniu nie wykazano należności wymagalnych, wykazano  pozostałe należności w kwocie 23.618,90 zł.

- Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.

- Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2024 r., podpisane w dniu 13.01.2025 r. przez głównego księgowego i kierownika jednostki.

W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 69.700,27 zł oraz środki otrzymane z Ministerstwa Finansów i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 3.185.232,00 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 80.100,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 3.185.232,00 zł i wzrósł o 2.549.073,22 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r., który wynosił 2.307.543,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 272.150,00 zł i uległ zwiększeniu o 62.000,00 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r., który wynosił 210.150,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach finansowych były zgodne z kwotami wykazanymi na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg ksiąg rachunkowych.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę obowiązków wynikających z art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm. ) zwanej dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2024 r. Sprawdzono również, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna

z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Ostatni spis z natury majątku PP51 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt. 3 uor, został przeprowadzony w 2023 r. zgodnie z Zarządzeniem nr 20/2023 dyrektora z dnia 21.09.2023 r. w sprawie przeprowadzenia  inwentaryzacji.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych PP51 wg stanu na dzień 31 grudnia 2024 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 11/2024 dyrektora przedszkola w sprawie inwentaryzacji rocznej z dnia 20.12.2024 r. Inwentaryzację przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury: magazyn żywnościowy oraz gotówka w kasach,

- w drodze spisu z natury druków ścisłego zarachowania - czeków,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych.

 1. Ze względu na ewidencjonowanie  przez jednostkę druków ścisłego zarachowania (czeki), przedłożono kontrolującemu protokół inwentaryzacji kasy z dnia 31.12.2024 r. w którym wykazano dwa numery seryjne czeków zużytych w 2023 r., a które nie dotyczyły roku kontrolowanego i nie powinny znaleźć się w protokole. Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania polega na wpisaniu do protokołu numerów seryjnych kolejnych (następujących po sobie) druków ścisłego zarachowania.

Podczas kontroli pracownik przedłożył listę czeków (wydruk z PKOBP), które zostały pobrane z banku w 2021 r. Pośród listy były numery seryjne wykorzystane w 2024 r., oraz numery czeków które zostały jako puste blankiety na koniec 2024 r. Powinny zostać umieszczone w protokole, czego nie dokonano.

 2. W przedłożonej księdze druków ścisłego zarachowania, okazano kontrolującemu czeki (czyste blankiety- 20 szt.), których numery seryjne nie były wpisane do protokołu inwentaryzacyjnego kasy na koniec grudnia 2024 r. Według wyjaśnień ustalono, że blankiety dotyczyły lat poprzednich i nie zostały usunięte z księgi. Analogiczna sytuacja dotyczyła anulowanych blankietów z lat poprzednich (anulowane blankiety - 9 szt.). Wszystkie druki ścisłego zarachowania (czeki) dotyczyły kont: budżetowego, WRD oraz ZFŚS.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 5.749.292,78złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość artykułów spożywczych na podstawie spisu z natury na dzień 31.12.2024 r. wynosiła 1192,62 zł i była zgodna z saldem konta 310.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2024 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano obowiązującą w 2024 r. w PP51 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych (zał. nr 1),

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości (zał. nr 2),

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6),

- Wzór pieczęci (zał. nr 7).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania PP51.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontrolą objęto dokumentację prowadzoną w 2024 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży.

Jednostka w 2024 r. nie korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną, gdyż  w 2024 r. nie uzyskiwała przychodów uwzględniających podatek VAT.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2024 r. były sporządzane i przekazywane terminowo, w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. W związku z tym, iż jednostka nie uzyskiwała przychodów opodatkowanych podatkiem VAT, rejestry zakupu i sprzedaży oraz przekazywane deklaracje VAT-7, wykazywały wartości zerowe.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2024 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez Panią w dniu 06.11.2025 r., stwierdzono, że w 2024 r. w PP51 zostały przeprowadzone kontrole przez następujące organy kontroli zewnętrznej:

• Kuratorium Oświaty w Szczecinie w dniu 11.01.2024 r.,
• Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie – Stacja Sanitarno -Epidemiologiczna w Szczecinie - w dniu  19.11.2024 r.,
• Państwowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Szczecinie- w dniu 10.10.2024 r.

Wg. przekazanych dokumentów, nie przekazano informacji do WKiAW dotyczącej kontroli z Kuratorium Oświaty przeprowadzonej w dniu 05.02.2024 r. Powyższe było niezgodne z § 8  Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16.

Zgodnie z § 8,kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

W toku kontroli stwierdzono, że informacje za 2024 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych na podstawie Zarządzenia Nr 307/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP51:

1. Ewidencjonowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013, prowadzenie ewidencji analitycznej do ww. konta, nadawanie numerów inwentarzowych.
2. Przeprowadzanie zamówień publicznych zgodnie z § 13 Zarządzenia Prezydenta z dnia 10 grudnia 2025 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin  nr 629/25. 
3. Sporządzanie umów w formie pisemnej z dostawcami towarów i usług (w zamówieniach pow. 10.000 zł brutto).
4. Dokonywanie kontroli merytorycznej dowodów finansowo- księgowych.
5. Zamieszczanie na dokumentach finansowo-księgowych (nie podlegającym systemowi KSeF) datę wpływu do jednostki.
6. Załączanie do akt osobowych pracowników informacjęo przyznaniu nagród pieniężnych przez kierownika jednostki.
7. Likwidację (protokolarnie) nieużywanych oraz anulowanych blankietów czekowych.
8. Przekazywanie do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.