Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 13 lutego 2025 r. do 20 lutego  2025 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 20 przy ul. Wieniawskiego 17, 71-144 Szczecin (zwanym dalej PP20) w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do SystemuInformacji Oświatowej (zwanego dalej SIO) wg stanu na 30.09.2024 r. i 11.02.2025 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 lutego 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 marca 2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 20 w Szczecinie, przy ul. Wieniawskiego 17, zwanej dalej PP20, w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanego dalej SIO) wg stanu na 30.09.2024 r. i 11.02.2025 r., stwierdzono jedynie nieprawidłowość polegającą na wykazaniu w SIO nieprawidłowych danych dotyczących liczby uczniów w oddziałach.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

- udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO,

- prawidłowości wprowadzania danych dotyczących liczby umów, etatów i stopni awansu zawodowego nauczycieli.

 II. Oceny cząstkowe

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielenie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO  na podstawie art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2024 r. poz. 152 ze zm.)zwanej dalej ustawą o SIO.

W PP20 osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO były obok Pani jako dyrektora przedszkola także nauczycielka przedszkola.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie upoważnienia do dostępu do danych zawartych w SIO.

Upoważnienia do przetwarzania danych w systemie informacji oświatowej były wystawione na czas określony i były aktualne na czas wprowadzania danych. Obejmowały następujące zakresy dostępu: zbiór danych o uczniach, zbiór danych o nauczycielach, zbiór danych szkół i placówek oświatowych.

2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty g stanu na 30.09.2024 i 11.02.25 r. dotyczące roku szkolnego 2024/2025, tj.:

• Liczba uczniów i liczba oddziałów po klasachw dniu 30.09.2024 r.,
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – dane jednostkowe w dniu 30.09.2024r.,
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach i oddziałach wg stanu na 30.09.2024 r.,
• Liczba uczniów i liczba oddziałów podstawowych w dniu 30.09.2024 r.,
• Uczniowie ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi w dniu 30.09.2024 r.,
• Liczba godzin pomocy dla uczniów z opinią/orzeczeniem w ramach art. 12 ustawy o systemie informacji oświatowej wg stanu na 30.09.2024 r.,
• Liczba uczniów i liczba oddziałów podstawowych według specyfiki oddziałów wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – liczba dzieci przypisanych do oddziału od początku roku szkolnego – dane jednostkowe wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach i oddziałach wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Uczniowie ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Liczba godzin pomocy dla uczniów z opinią/orzeczeniem w ramach art. 12 ustawy o systemie informacji oświatowej wg stanu na 11.02.2025 r.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: list oddziałów i przedłożonych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego oraz opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka.

W trakcie kontroli, w dwóch przypadkach stwierdzono różnice pomiędzy danymi wynikającymi z list grup na 30.09.2024 r., a danymi wynikającymi z raportów z SIO, dotyczących liczby uczniów w oddziale tj. w oddziale Jeżyki zamiast 25 uczniów powinno być 24 uczniów oraz zamiast 24 uczniów w oddziale Biedronki, powinno być 25. Również, w dwóch przypadkach stwierdzono różnice pomiędzy danymi wynikającymi z list grup na 11.02.2025 r., a danymi wynikającymi z raportów z SIO, dotyczących liczby uczniów w oddziale tj. w oddziale Jeżyki zamiast 25 uczniów powinno być 24 uczniów oraz zamiast 23 uczniów w oddziale Biedronki, powinno być 24. Przyczyną powyższych nieprawidłowości było błędne przypisanie ucznia do oddziału w systemie SIO.

Powyższe różnice nie wpłynęły na rozliczenie wysokości subwencji oświatowej.

Na podstawie art. 49 ustawy o SIO, przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO, zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją szkoły, placówki oświatowej lub innej jednostki wykonującej zadania z zakresu oświaty.   

Nie stwierdzono innych uchybień lub nieprawidłowości w odniesieniu do pozostałych danych wprowadzonych do SIO dotyczących: ogólnej liczby uczniów, liczby oddziałów oraz uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi zawartych w przekazanych raportach.

3. Nauczyciele

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO wg stanu na 30.09.2024 r., i 11.02.2025 r., dotyczące roku szkolnego 2024/2025, tj.:

• Liczba nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego w dniu 30.09.2024 r.,
• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego i etatów w dniu 30.09.2024 r.,
• Liczba nauczycieli w osobach wg aktualnych stopni awansu zawodowego wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego i etatów wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów wg form zatrudnienia wg stanu na 11.02.2025 r.,
• Wykaz umów nauczycieli z podstawowymi danymi na dzień bieżący wg stanu na 11.02.2025 r.

       Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: arkusza organizacyjnego PP20 na rok szkolny 2024/2025 oraz dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych.

W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W przypadku umów o pracę na czas określony i niekreślony, aktualne pensum zostało określone w umowie i było zgodne z danymi wykazanymi w arkuszu organizacyjnym.

Akta osobowe nauczycieli zawierały niezbędną dokumentację, w tym umowy z pracownikami, informacje o stopniach awansu zawodowego (akty nadania).

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzeniaw sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Pani Dyrektor PP20 wykazywać w SIO prawidłowe dane dotyczące liczby uczniów w oddziałach zgodnie ze stanem faktycznym oraz posiadaną dokumentacją.