Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 08 sierpnia 2025 r. do 05 września 2025 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 44 przy ul. Karpackiej 29 w Szczecinie przy (zw. dalej SP44),zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2024 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 09września 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 października 2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej SP44, w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• przyznaniu pracownikowi dodatku specjalnego niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zatrudnieniu pracownika na stanowisko głównego księgowego bez wymaganego przepisami stażu pracy,
• nierzetelnym sporządzeniu spisu z natury magazynu żywnościowego oraz magazynu środków czystości,
• nieprawidłowym zaewidencjonowaniu dochodów na kwotę 202,40 zł oraz wydatków dotyczących zakupu podręczników,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej (Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.),
• niesporządzeniu umów z dostawcami towarów i usług w przypadku 5. zamówień,
• nieuaktualnieniu załącznika nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych oraz zał. nr 6, w zakresie danych pracownika pełniącego obowiązki głównego księgowego, 
• nieterminowym przekazywaniu do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

Funkcję dyrektora SP44 w 2024 r. pełniła pani Julia Rusiecka.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w SP44 w 2024 r. wyniosły ogółem 1 348,47 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0940 - „Wpływy z rozliczeń/zwrotów lat ubiegłych” w kwocie 701,00 zł,
• rozdz. 80101 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika)” w kwocie 647,47 zł.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1530 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-34S), dochody wyniosły ogółem 204 109,38 zł i zostały wykazanew rozdz. 80101 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• § 0610 – „Wpływy z opłat egzaminacyjnych oraz opłat za wydawanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, certyfikatów i ich duplikatów” kwocie 52,00 zł,
• §0690 – „Opłaty za legitymacje, duplikaty legitymacji, różne druki” w kwocie 63,00 zł,
• § 0830 – „Wpływy z usług” w kwocie 171 060 zł, (w tym: obiady uczniowskie – 124 630,00 zł; obiady pracownicze – 27 120,00 zł, obiady MOPR, OPS – 9 430,00 zł, pozostałe finansowanie – 9 880,00),
• § 0950 – „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów" w kwocie 5 254,00 zł,
• § 0960 – „Wpływy z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej” w kwocie 3 000,00 zł,
• § 0970 – „Pozostałe dochody” (wkład własny do projektu „FAIR FRIENDS”) w kwocie 24 680,38 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2024 r. analizie poddano:

• wpływy z usług – dochody z tytułu opłat za wyżywienie w szkole (obiady uczniowskie) w wys. 15 020,00 zł, stanowiące 8,78% dochodów zaewidencjonowanych na § 0830,
• dochody z tytułu otrzymanego przez SP44 odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego w wys. 5 254,00 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0950,
• wpływy z rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłychz tytułu rozwiązanej umowy najmu w wys. 701,00 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0950,
• dochody z tytułu wykonywania zadań płatnika na kwotę 647,47 zł, zaewidencjonowanych na § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Wpływy z tytułu dochodów objętych kontrolą, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2024 r. w wys. 52 578,15 zł, w tym:

• należności z tytułu zaległego czynszu za lata 2004-2016, dotyczące rozwiązanej umowy najmu w wys. 14 754,60 zł oraz odsetki od ww. zaległości w wys. 37 524,48 zł (ustalone na podstawie ugody zawartej z Gminą Miasto Szczecin),
• należności za pobyt w oddziale przedszkolnym w wys. 177,00 zł oraz odsetki od ww. należności w wys. 122,07 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S wykazano należności netto w kwocie 582,00 zł, na które składały się należności z tytułu opłat za wyżywienie w szkole uczniów i nauczycieli.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne w kwocie ogółem w wys. 43 394,21 zł oraz pozostałe należności w kwocie 22,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, Rb-34S oraz Rb-N za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w SP44 w wysokości 4 215 047,95 zł, zrealizowane zostały w 97,45%, tj. w kwocie 4 107 677,31 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 3 903 109,38 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S za 2024 r. wykazano wydatki w kwocie 204 109,38 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 46 źródłowych dowodów księgowych wraz wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na  kwotę ogółem 444 086,60 zł, co stanowiło 10,81% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 4 107 677,31 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 375 046,29 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 204 109,38 zł.

W wyniku kontroli 13 zamówień poniżej kwoty 130 000 zł netto, dotyczących dostaw towarów i usług w 2024 r. na potrzeby SP44, udzielonych na podstawie załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), zw. dalej Zarządzeniem nr 657/20, stwierdzono brak zawartych umów w formie pisemnej w przypadku 5. zamówień dotyczących:

• zakupu mebli do sal – wartość szacunkowa 13 500,00 zł netto,
• zakupu mebli do stołówki szkolnej – wartość szacunkowa 22 300,00 zł netto,
• zakupu mebli do pokoju nauczycielskiego – wartość szacunkowa 42 000,00 zł netto,
• usługi przewozu uczniów w ramach projektu „Fair Friends” – wartość usługi 10 000,00 zł,
• usługi noclegowej dla uczniów wraz z obiadokolacją w ramach projektu „Fair Friends” – wartość usługi 129 888,00 zł.

W ocenie kontroli, zachowanie formy pisemnej umowy chroni interesy obu stron, regulując m.in. kwestie parametrów towaru, terminu realizacji, płatności lub w przypadku sprzętu i mebli gwarancji oraz serwisu. Określa też inne warunki współpracy między dostawcą a odbiorcą, zapewniając bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji.

Zawarcie umowy w sposób dorozumiany, bez zachowania formy pisemnej, nie zabezpiecza interesu prawnego i ekonomicznego placówki, a także stwarza trudności w dochodzeniu ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki.

 Stwierdzono zgodność udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20, tj. dokonywano analizy rynku, poprzez skierowanie zapytań do minimum dwóch potencjalnych wykonawców oraz sporządzano notatki służbowe w przypadku zamówień powyżej kwoty 6 000 zł.

Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenie do wypłaty, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. Środki trwałe objęte kontrolą zostały zaewidencjonowane na koncie 011 lub 013 oraz w księgach inwentarzowych.

Wszystkie umowyz dostawcami towarów i usług objęte kontrolą zawierały kontrasygnatę głównego księgowego.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2024 r. w wys. 258 703,85 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej, z tytułu:

- § 4800, § 4040 - dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 194 109,22 zł,

- § 4110, § 4120, § 4710, § 470 - składek na ubezpieczenie społeczne oraz FP i PPK od wynagrodzeń za XII 2024 r. i DWR w kwocie 37 392,01 zł,

- § 4260, § 4300 - zakupu energii elektrycznej, gazu, dzierżawy terminala oraz usługi IODO w łącznej kwocie 27 202,62 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., wykazano zobowiązania w kwocie ogółem 920,67 zł, na którą składały się zobowiązania z tytułu zakupu artykułów spożywczych oraz obiadów.          

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2024 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,Rb-34S iRb-Z za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 37. pracowników zatrudnionych w SP44 w 2024 r., tj. 13,5% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 340 582,75 zł, tj. 13,76% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2 474 710,51 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 401(…), 4740, 4750, 479(…) oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 14 090,38 zł, tj. 9,30/% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 151 531,38 zł, zaewidencjonowanej na § 404(…) i 480(…).

Kontrola akt osobowychwybranych pracownikówwykazała:

1. Nieprzechowywanie świadectw pracy w porządku chronologicznym w przypadku akt osobowych jednego pracownika.

 Zgodnie §4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym.

2. Brak w aktach osobowych 2 pracowników potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy (art. 104³§2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), zw. dalej Kodeksem pracy).

Powyższe było niezgodnie z § 3 pkt. 2 lit. etiret pierwszerozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

3.  Brak w dokumentacji SP44 pisma przyznającego pracownikowi odprawę emerytalną.

Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem pracy, powinni znajdować się w części C akt osobowych, zgodnie z § 3 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Na podstawie list płac oraz dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych stwierdzono, że kierownikowi gospodarczemu został przyznany i wypłacony dodatek specjalny w wys. 960,00 zł brutto w okresie od I do XII 2024 r., bez sprecyzowania zakresu dodatkowych zadań, których dotyczył dodatek. Wg wyjaśnień dyrektora SP44, dodatek specjalny dotyczył pełnienia funkcji kasjera przez pracownika oraz innych zadań, które łącznie z zadaniami na stanowisku kasjera, zostały wymienione w zakresie obowiązków kierownika gospodarczego z dnia 28.08.2019 r.

Powyższe było niezgodne z § 10 ust. 1-3 Regulaminu wynagradzania SP44, zgodnie z którym, pracownikowi przysługuje dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań oraz naruszało art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych(Dz.U. z 2024 r. poz. 1135).

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzne Załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.  w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84)zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz sporządzanie dokumentacji zawartej w aktach osobowych w 2024 r. odpowiadał sekretarz szkoły.Za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w 2024 r. odpowiadał główny księgowy.

Ponadto stwierdzono, na podstawie przedłożonych świadectw pracy, że pracownik został zatrudniony przez dyrektora SP44 na stanowisku głównego księgowego bez wymaganego przepisami stażu pracy w księgowości, tj. w dniu rozpoczęcia pracy na ww. stanowisku, posiadał staż pracy w księgowości wynoszący 1 rok i 11 miesięcy.

Zgodnie z art. 54 ust. 2 pkt. 5a uofp, główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych,w przypadku gdy ukończył ekonomiczne jednolite studia magisterskie (…),powinien posiadać co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości.

Za powyższe odpowiadał kierownik jednostki.

W przypadku pracowników pełniących funkcję kasjera i głównego księgowego, stwierdzono brak w aktach osobowychzaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, które zostały przedłożone w trakcie kontroli.

Ponadto stwierdzono, brak wskazania na umowach o pracę oraz w pozostałej dokumentacji znajdującej się w aktach kierownika gospodarczego oraz głównej księgowej, grupy dodatku funkcyjnego, wynikającej z zapisów Regulaminu wynagradzania SP44.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D i/lub E. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach. W przypadku pozostałych pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2024 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 194 474,00 zł (zapłacony w kwocie 193 889,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2024 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 935,001.23 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W 2024 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

W 2024 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.)

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa(Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005), z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń  z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 647,47 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2024 r., wykazujące dochody w wys. 1 348,47 zł. W sprawozdaniu wykazano należności w kwocie ogółem 52 578,15 zł.
2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2024 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 3 903 567,93 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wys. 258 703,85 zł.
3. Sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2024 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 204 109,38 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 582,00 zł, kwotę odpisu aktualizującego należności w wys. 59 061,12 zł oraz zobowiązania w wys. 920,67 zł.
4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. W sprawozdaniu wykazano należności wymagalne w wys. 43 394,21 zł oraz pozostałe należności z tyt. dostaw towarów i usług w wys. 22,00 zł.
5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2024 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 1 348,47  zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 3 908 567,93 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 2 250,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r.

Plan wydatków budżetowych na dn. 31.12.2024 r. wyniósł 3 976 479,95 zł i wzrósł o 1 590 177,95 zł, tj. o 66% w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r., który wynosił 2 386 302,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 238 567,00 zł i nie uległ zwiększeniu w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r., który wynosił 238 568,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach finansowych były zgodne z kwotami wykazanymi na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg ksiąg rachunkowych.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2024 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie  z obowiązującą w SP44 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2024 r.

Ostatni spis z natury majątku SP44 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2022 r. zgodnie z Zarządzeniem nr 10/2022 kierownika jednostki z dnia 21.10.2022 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Ostatnia inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum) została przeprowadzona w 2017 r.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych SP44 wg stanu na dzień 31 grudnia 2024 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 11/2024 dyrektora szkoły w sprawie inwentaryzacji rocznej z dnia 17.12.2024 r. Inwentaryzację przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury: magazyn żywnościowy, magazyn środków czystości oraz gotówka w kasach,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów (z wyjątkiem tytułów publiczno-prawnych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych),

- w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, a także porównanie danych ewidencyjnych z aktualnym stanem rzeczywistym oraz ustalenie i wyjaśnienie różnic i ujęcie ich w protokole, a także weryfikację i uzgodnienie stanów ewidencyjnych kont analitycznych i syntetycznych dotyczących: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, zbiorów bibliotecznych oraz umorzenia ww. środków, zobowiązań i należności z: dostawcami, odbiorcami, dochodów budżetowych, rozrachunków publicznoprawnych, wynagrodzeń, pozostałych rozrachunków, odpisów aktualizujących należności oraz ZFŚS, funduszu jednostki oraz wyniku finansowego jednostki. 

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej na dzień 31.12.2024 r. stwierdzono, że przedłożone przez jednostkę arkusze spisu z natury na dzień 31.12.2024 r.: artykułów żywnościowych oraz środków czystości (w tym tonerów i papieru ksero), były wydrukami z programu magazynowego Progman Stołówka, tj. wszystkie wiersze i kolumny arkuszy, a w szczególności stwierdzona ilość towarów w magazynie, były sporządzone komputerowo. W wyniku tak sporządzonego spisu z natury nie stwierdzono różnic inwetaryzacyjnych.

W ocenie kontroli, w przypadku braku udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji metodą przeliczenia wszystkich towarów w magazynie, nie można stwierdzić rzeczywistego stanu magazynowego oraz wykazać, czy faktycznie nie wystąpiły różnice inwetaryzacyjne, które mogą być spowodowane kradzieżą, zniszczeniem, nieprawidłowym magazynowaniem, ubytkami naturalnymi (ilościowych i jakościowymi), błędami w ewidencji, czy niedokładnością na etapie wydawania produktów określanych wagowo, np. w przypadku produktów sypkich.

Przedłożony arkusz spisu z natury (będący w istocie wydrukiem z ewidencji), został więc sporządzony nierzetelnie, tj. niezgodnie z art. 22 ust. 1 uor, gdyż nie potwierdzał stanu rzeczywistego.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury,wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f, stanowiskaKomitetu Standardów Rachunkowościw sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Załącznik do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowościz dnia 26 kwietnia 2016 r. ogłoszonej w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55),polega naustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Ponadto stwierdzono, że pracownik pełniący w SP44 w 2024 r. obowiązki kasjera, nie posiadał umowy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, zgodnej ze wzorem do Instrukcji kasowej, stanowiącej załącznik nr 5 do Polityki rachunkowości jednostki.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 8 461 065,43złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2024 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2024 r. w SP44 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych (zał. nr 1),

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości (zał. nr 2),

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych SP44.

W zakresie prawidłowości ewidencjonowania dochodów i wydatków, kontrola wykazała:

• otrzymane dochody w dniu 03.01.2025 r. z tytułu odszkodowania w kwocie 202,40 zł, dotyczące szkody powstałej w 2024 r. zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych kolejnego roku budżetowego, tj. w 2025 r.

 Zgodnie z pkt. 3.1 załącznika nr 2 do Polityki rachunkowości, w księgach rachunkowych prowadzonych dla danego roku obrachunkowego ujmuje się wszystkie dowody dotyczące operacji gospodarczych, które dotyczą danego roku obrachunkowego. Natomiast na podstawie pkt. 3.2, dowody księgowe dotyczące miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca, którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do jednostki - w przypadku sprawozdań rocznych - do 20 stycznia roku następnego.

Zgodnie z zasadą memoriałową zawartą w art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

• w odniesieniu do zakupów podręczników na kwotę ogółem 15 259,58 zł, udokumentowanych 3. fakturami, stwierdzono brak naniesionego dekretu do konta 014 oraz brak wskazania na fakturach powiązania z księgą inwentarzową prowadzoną dla zbiorów bibliotecznych. Ponadto analityka do konta 014 „Zbiory biblioteczne” była prowadzona w 2024 r. bez uszczegółowieniaoperacji,tj. przez wyszczególnienia faktur i kwot na podstawie, których dokonano zakupu podręczników, które zostały zaewidencjonowane na koncie 014 na koniec roku w łącznej kwocie na podstawie polecenia księgowania (dokumentu zbiorczego).

Zgodnie z art. 16 uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

Wg zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych dla kont bilansowych, zawartych w pkt. 5.1.2.1 lit. c załącznika nr 2 do Polityki rachunkowości SP44, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 014 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych zbiorów bibliotecznych, z dalszym podziałem określonym w odrębnych przepisach.

1. Stwierdzono, że załącznik nr 6 „Mapowanie stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach” do Polityki rachunkowości jednostki, w pkt. 4 ppkt. 1-6, 9-11 i 13-20, zawierał nieaktualne dane osobowe dotyczące pracownika pełniącego obowiązki głównego księgowego.
2. Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2024 r. w jednostce, wykazała brak uregulowań w Procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiących załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości SP44, dotyczących wzoru pieczęci stosowanych w jednostce, związanych z dokonywaniem dekretacji dowodów źródłowych oraz potwierdzeniem wykonania kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzającym środki do wypłaty.

Polityka rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontrolą objęto dokumentację prowadzoną w 2024 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży.

Jednostka w 2024 r. nie korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną, gdyż w 2024 r. nie uzyskiwała przychodów uwzględniających podatek VAT.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2024 r. były sporządzane i przekazywane terminowo, w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. W związku z tym, iż jednostka nie uzyskiwała przychodów opodatkowanych podatkiem VAT, rejestry zakupu i sprzedaży oraz przekazywane deklaracje VAT-7, wykazywały wartości zerowe.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor SP44 wywiązywał się z obowiązku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2024 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora SP44 w dniu 26.08.2025 r., stwierdzono, że w 2024 r. w SP44 zostały przeprowadzone kontrole przez następujące organy kontroli zewnętrznej:

- Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie – Stacja Sanitarno Epidemiologiczna w Szczecinie w dniach 5-18.06.2024 r.,

- Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Powiecie Grodzkim Szczecin w dniach 12-25.11.2024 r..

Wg oświadczenia, informacje o przeprowadzonych kontrolach zostały przekazane do WKiAW w trakcie kontroli, tj. w dniu 26.08.2025 r.

Powyższe było niezgodne z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli. Zgodnie z § 8 ww. zarządzenia,kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2024 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do Wydziału Oświaty UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Zał. Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli,Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP44:

1. Sporządzać umowy z dostawcami towarów i usług.
2. Rzetelnie dokumentować przeprowadzanie spisów z natury.
3. Ewidencjonować dochody zgodnie z zasadą memoriałową oraz prowadzić ewidencję analityczną do konta 014.
4. Przyznawać pracownikom dodatki specjalne zgodnie z Regulaminem wynagradzania SP44 oraz zgodnie zart. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.
5. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisami obowiązującym na danym stanowisku.
6. Uaktualnić załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych oraz zał. nr 6, w zakresie danych pracownika pełniącego obowiązki głównego księgowego.
7. Przekazywać terminowo do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych.