Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 24 lipca do 5 września 2025 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Skolwin w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 8 września 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 września 2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Skolwin (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na:

• niezłożeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2024 r.,
• nieterminowym złożeniu sprawozdania za 2024 rok,
• ujęciu w sprawozdaniu za 2024 r. błędnych kwot diet niż faktycznie wypłaconych,
• nieterminowym złożeniu Uchwał nr 153/24, 154/24, 155/24, 156/24, 170/24.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2024 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu Załącznik Nr 1 do Uchwały Nr XXIX/766/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. ze. zm.).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2024 r. wyniósł 18.194 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr LV/1527/23 Rady Miasta Szczecin z dnia 12 grudnia 2023 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2024 r. ze zm.), co stanowiło 2 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie ogółem 915.093 zł. Wykonanie wydatków RO za 2024 r. wyniosło ogółem 16.705,00 zł (1,9 % wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie ogółem 871.533 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2024 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 16.705,00 zł, w tym:

• 3 dowody potwierdzające wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 6.398,00 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO),
• 12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na łączną kwotę 10.307,00 zł (według błędnej kwoty ze sprawozdania z wykonania planu finansowego RO 17.993,00 zł).

Nie stwierdzono.

Wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez Rady zamówień, zgodnie z § 8 ust. 5 procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej).

Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu, były opisane i podpisane przez Pana i Skarbnika RO oraz zawierały załączniki zgodnie z §10 ust. 1 oraz ust. 2 i 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Sekretarz i Skarbnik RO), złożyły stosowne oświadczenie, zgodnie z §12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg którego wypłaty diet na rzecz Przewodniczącej RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Diety dla członków zarządu RO przyznane zostały uchwałami nr 153/24 i 154/24 z dnia 23.04.2024 r. i były w wysokości 25% diety przewodniczącego Zarządu począwszy od dnia 1 lutego 2024 r.

Złożył Pan także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, o którym mowa w §34 ust. 1 Statutu RO

Roczna kwota diet wypłaconych w 2024 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, co było zgodne z §25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2024 r. w kwocie ogółem 18.194 zł, przyjęty uchwałą RO nr 150/23 z dnia 21 grudnia 2023 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2024 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2024 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

W toku kontroli ustalono, że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2024 r., a sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego złożyła po terminie i nie odzwierciedlało ono faktycznych wypłat diet Przewodniczącego i Zarządu.

Obowiązek złożenia ww. sprawozdań do WGK wynikał z § 13 ust. 1 pkt 1 – 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według którego RO zobowiązana była do wykonania następującej sprawozdawczości:

• sprawozdanie z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze w terminie do dnia 31 lipca, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań,
• sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego - w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

W toku kontroli ustalono, że w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2024 rok zatwierdzonego Uchwała Nr 179/25 zostały błędnie ujęte kwoty diet Przewodniczącego i Zarządu. W sprawozdaniu wpisano diety Przewodniczącego w kwocie 7.730,28 zł, a wypłaty były w kwocie 7.086,00 zł, diety pozostałych członków zarządu w kwocie 3.865,00 zł, a wypłaty były w kwocie 3.221,00 zł.

Plan rzeczowo – finansowy został przekazany w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji z WGK o wysokości przyznanych środków finansowych.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecinwydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

W 2024 r. nie przeprowadzano likwidacji majątku pozostającego w zasobach rady.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2024 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli terminowości przekazywania podjętych uchwał do WGK stwierdzono, że uchwały nr 153/24, 154/24, 155/24, 156/24, 170/24 zostały przekazane po wskazanym terminie, co było to niezgodne z § 39 Statutu RO, wg którego Przewodniczący przekazuje uchwały w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

W toku kontroli kompletności dokumentów zamieszczanych na stronie internetowej RO (http://skolwin.osiedla.szczecin.pl), stwierdzono, że dokumenty oraz informacje dotyczące działalności Rady w zakładkach: „Protokoły”, „Sprawozdania”, „Uchwały”, „Działania bieżące” zamieszczane były na bieżąco.

Powyższe było zgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjętych uchwał i protokołów z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, powinna poinformować mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Składanie sprawozdań rocznych z wykonania planu finansowego w terminie wynikającym z § 13 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej,
2. Umieszczanie danych w sprawozdaniu zgodnie z rzeczywiście poniesionymi wydatkami,
3. Składanie podjętych uchwał w terminach wynikających z § 39 Statutu RO.