Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2026 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od dnia 22.05.2026 r. do dnia 19.06.2026 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WK lub Wydziałem Kultury) w zakresie realizacji zadania pn. Instalacja artystyczno-edukacyjna w przestrzeni miejskiej (zw. dalej instalacją lub zespołem pomników).

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 czerwca 2026 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 lipca 2026 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin w zakresie realizacji zadania pn. Instalacja artystyczno-edukacyjna w przestrzeni miejskiej, stwierdzono m.in. że:

- dopuszczono do procedury Szczecińskiego Budżetu Obywatelskiego 2022 (SBO 2022) projekt, polegający na zaprojektowaniu i budowie zespołu pomników, pomimo że podejmowanie uchwał w sprawach m.in. wznoszenia pomników, należało do wyłącznej właściwości Rady Miasta,

- w obszarze wytycznych projektowych regulaminu konkursu na projekt instalacji (regulamin konkursu realizacyjnego na projekt instalacji artystyczno-edukacyjnej upamiętniającej ofiary reżimu totalitarnego oraz uczestników walk o wolną i niepodległą Polskę na skwerze przy areszcie śledczym w Szczecinie, ogłoszony dnia 27.06.2023 r.), zastosowano daleko idącą dowolność zarówno pod względem doboru materiałów wykonania pomników jak i samej ich koncepcji, co było niezgodne z wizją określoną przez wnioskodawcę projektu SBO 2022 oraz Radę Miasta Szczecin,

- po unieważnieniu pierwszego postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki, nie zaproszono do negocjacji w tym trybie uczestnika konkursu, którego praca konkursowa otrzymała drugą w kolejności najwyższą ocenę, pomimo takiej możliwości, przewidzianej w regulaminie konkursu,

- nie udokumentowano przesłanek warunkujących wybór wykonawcy projektu koncepcyjnego instalacji („Morfes” Rzeźba i Architektura Wnętrz) oraz zaniechano stosowania procedur wyboru wykonawcy instalacji przewidzianych w uchwale Rady Miasta oraz w regulaminie konkursu,

- nieskutecznie funkcjonowała kontrola merytoryczna i formalnoprawna w zakresie sporządzania projektu umowy z „Morfes” Rzeźba i Architektura Wnętrz, niezabezpieczającej interesów Gminy, w szczególności w zakresie prawa do wykonywania zależnego prawa autorskiego, przez co dopuszczono do powstania stanu ograniczającego możliwość udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie docelowego zespołu pomników w warunkach konkurencyjnych lub zrealizowania zamówienia bez naruszenia autorskich praw zależnych twórcy,

- nie sporządzono notatki służbowej z udzielenia zamówienia, czym naruszono wewnętrzne zasady dokonywania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Szczecin (określone w rozdziale 5 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r.).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wybór projektu w ramach Szczecińskiego Budżetu Obywatelskiego 2022 (SBO 2022)

Projekt zatytułowany „Instalacja artystyczno-edukacyjna w przestrzeni miejskiej”, został wybrany do realizacji w ramach SBO 2022. Polegał na stworzeniu ścieżki edukacyjnej prowadzącej do pomnika z postaciami żołnierza i cywila na skwerze przy Areszcie Śledczym w Szczecinie, a także powstaniu makiety budynków aresztu śledczego, tablicy edukacyjnej z kodami QR informującej o losach żołnierzy podziemia niepodległościowego i cywilach budujących polski Szczecin po wojnie, którzy byli przetrzymywani w areszcie ze względów politycznych.

W toku kontroli ustalono, że dopuszczono (nie odrzucono na etapie weryfikacji merytorycznej i ostatecznie poddano głosowaniu) do procedury budżetu obywatelskiego ww. projekt (z kategorii kultura), pomimo że wg art. 18 ust. 2 pkt 13 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.  o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2026 r. poz. 662), podejmowanie uchwał w sprawach m.in. wznoszenia pomników, należało do wyłącznej kompetencji Rady Miasta. Decyzje w zakresie wznoszenia pomników nie mogły zatem zostać skutecznie przeniesione ani na organ wykonawczy gminy, ani na inne podmioty uczestniczące w procesie zarządzania sprawami publicznymi. Kompetencje wyłączne rady miasta mają charakter zastrzeżony ustawowo i nie mogą być obchodzone w drodze procedur wewnętrznych, regulaminów ani działań faktycznych. Procedura budżetu obywatelskiego również nie mogła prowadzić do zastąpienia ustawowej kompetencji rady miasta w zakresie podejmowania decyzji dotyczących wznoszenia pomników.

Przyczyną dopuszczenia do głosowania ww. projektu był przede wszystkim fakt, że w Regulaminie SBO 2022, stanowiącym załącznik do uchwały nr V/154/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wprowadzenie zasad i trybu przeprowadzania Szczecińskiego Budżetu Obywatelskiego, nie przewidziano i nie ujęto wprost zapisu, że w ramach SBO nie może być realizowana inwestycja, wymagająca podjęcia uchwały przez Radę Miasta. Takie rozwiązanie wprowadzono w Regulaminie SBO dopiero uchwałą nr XLI/1123/22 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wprowadzenia zasad i trybu przeprowadzania Szczecińskiego Budżetu Obywatelskiego – która weszła w życie 1 stycznia 2023 r., a także kolejną uchwałą nr VII/168/24 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 grudnia 2024 r. (ze zm.).

Skutkiem powyższego było wywołanie po stronie mieszkańców przekonania, iż realizacja przedsięwzięcia będzie obligatoryjna po uzyskaniu odpowiedniej liczby głosów, podczas gdy realizacja inwestycji dotyczącej budowy zespołu pomników pozostawała uzależniona od podjęcia przez Radę Miasta stosownej uchwały.

Projekt uchwały nr V/154/19 (nie przewidujący takiego zapisu), został przygotowany przez pracowników byłego Biura Dialogu Obywatelskiego UM i zatwierdzony przez ówczesnego Dyrektora. Wg szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne UM (określonego zarządzeniem nr 67/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 9 lutego 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.)), do zadań ww. Biura należało, m.in. koordynowanie działań dot. prowadzenia na terenie Miasta konsultacji społecznych z mieszkańcami oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi Urzędu.

Ustalono ponadto, że dopiero uchwałą nr XXXIX/1053/22 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 kwietnia 2022 r. w sprawie wyrażenia zgody na wzniesienie zespołu pomników upamiętniających ofiary komunistycznego reżimu totalitarnego oraz uczestników walk o wolną i niepodległą Polskę, na skwerze przy Areszcie Śledczym w Szczecinie, tj. po dopuszczeniu przedmiotowego projektu instalacji do głosowania w ramach SBO 2022, Rada Miasta Szczecin wyraziła zgodę na wzniesienie zespołu pomników upamiętniających ofiary komunistycznego reżimu totalitarnego oraz uczestników walk o wolną i niepodległą Polskę, na skwerze przy Areszcie Śledczym w Szczecinie. Koncepcja projektowa zespołu pomników obejmujących pomnik z postaciami żołnierza i cywila, makietę budynków szczecińskiego aresztu śledczego, tablicę pamięci ofiar zamordowanych w szczecińskim areszcie śledczym, tablicę informacyjno-edukacyjną z kodami QR wraz z zagospodarowaniem terenu, miała zostać uzyskana w drodze konkursu. Wykonanie uchwały powierzono Prezydentowi Miasta Szczecin. Pokreślenia wymaga jednak, że ww. uchwała następcza miała charakter autonomicznej decyzji organu stanowiącego, który nie był związany wynikiem konsultacji społecznych prowadzonych w ramach budżetu obywatelskiego.

Według § 12 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 433/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 września 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), za opracowanie ww. projektu uchwały Rady Miasta Szczecin odpowiadał Wydział Kultury.

2. Przygotowanie i przebieg konkursu realizacyjnego na projekt instalacji artystyczno-edukacyjnej

Według opisu projektu SBO 2022, tj. „Instalacji artystyczno-edukacyjnej w przestrzeni miejskiej”, pomniki przedstawiające dwie postacie – żołnierza oraz cywila zatrzymanych w areszcie w skali 1:1, a także makieta Aresztu Śledczego miały być odlane z brązu.

Kontrola wykazała, że w regulaminie konkursu na projekt instalacji artystyczno-edukacyjnej, jako materiał wykonania zespołu pomników – obok formy odlewu z brązu – dopuszczono również „zastosowanie innych trwałych materiałów, odpornych na warunki atmosferyczne i ewentualne zniszczenia mechaniczne, gwarantujących zachowanie trwałości dzieła w długim przedziale czasu”, co było niezgodne z ww. opisem projektu złożonego w ramach SBO 2022, który zakładał jedynie odlew z brązu.

Zaznaczyć należy, że pomimo zgłaszanych Wydziałowi Kultury zastrzeżeń dotyczących rozszerzenia w regulaminie konkursu katalogu materiałów możliwych do wykorzystania przy realizacji projektu, zarówno przez wnioskodawcę projektu SBO 2022 (pismo z dnia 05.05.2023 r., 29.05.2023 r. oraz 03.07.2023 r.), jak i inne osoby zainteresowane realizacją instalacji (m.in. Prezes Światowego Związku Żołnierzy Armii Krajowej Okręg Szczecin - pismo znak 2/07/2023 z dnia 03.07.2023 r. oraz portal informacyjny Szczecińskie24 - pismo z dnia 25.07.2023 r.), regulamin konkursu sporządzono bez ich uwzględnienia, co naruszyło postanowienia § 12 ust. 5 regulaminu SBO 2022, wg którego wszelkie uzgodnienia i zmiany poczynając od weryfikacji projektu po realizację inwestycji dokonywane miały być z wnioskodawcą projektu. Jednocześnie zaznaczyć należy, że Wydział Kultury w ramach przygotowania konkursu, dokonał uprzednio oszacowania wartości planowanej inwestycji, na podstawie otrzymanych od pracowni artystycznych w tym zakresie informacji, zgodnie z wizją wnioskodawcy, tj. przy założeniu użycia brązu, jako materiału wykonania.

Stwierdzono ponadto, że w regulaminie konkursu dopuszczono „daleko idącą kreatywność i dowolność zarówno w sposobie ujęcia tematu konkursu, włączając w to przedstawienie samych postaci, jak również kompozycję całości zamierzenia oraz rodzaj użytego materiału”, podczas gdy w formularzu projektu wybranego do realizacji w ramach SBO, sprecyzowano elementy instalacji (m.in. jako dwie postacie żołnierza oraz cywila oraz makiety Aresztu Śledczego).

Pozostawało to w sprzeczności zarówno z pierwotną wizją skonkretyzowaną w przegłosowanym przez mieszkańców Szczecina projekcie SBO, ale również wolą Rady Miasta Szczecin wyrażoną w uchwale nr XXXIX/1053/22, ze względu na enumeratywne wskazanie w niej elementów instalacji – zgodnych z wizją wnioskodawcy – co wyłączało możliwość dowolnego kształtowania wytycznych projektowych w regulaminie konkursu.

Skutkiem ww. nieprawidłowości było złożenie w ramach konkursu realizacyjnego na projekt instalacji artystyczno–edukacyjnej, prac odbiegających – w zakresie przedstawienia postaci jak i zastosowanego materiału – od opisu znajdującego się w przegłosowanym przez mieszkańców projekcie SBO 2022.

Ostateczną decyzję w sprawie wytycznych projektowych zawartych w regulaminie konkursu (dot. materiałów wykonania oraz istotnych elementów zespołu pomników) podjęła była Dyrektor Wydziału Kultury, która na podstawie § 12 ust. 4 pkt 3 zarządzenia nr 433/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 września 2021 r., odpowiadała za przygotowanie projektu regulaminu konkursu.

3. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki

Zgodnie z Rozdziałem XII § 1 ust. 2 regulaminu konkursu uczestnik, którego praca konkursowa uzyska najwyższą liczbę punktów (zdobędzie I nagrodę) oprócz nagrody pieniężnej, miał otrzymać od zamawiającego zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki (nagrodami w konkursie były również nagrody pieniężne: I NAGRODA - 14 000,00 zł, II NAGRODA - 10 000,00 zł, III NAGRODA - 7 000,00 zł). Dnia 15.12.2023 r. ówczesna Dyrektor Wydziału Kultury złożyła do Biura Zamówień Publicznych UM (BZP) wniosek o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki na wykonanie instalacji z laureatką I nagrody wyłonioną w konkursie.

W toku negocjacji, do Prezydenta Miasta Szczecin pismem z dnia 28.12.2023 r., wpłynęła petycja wnioskodawcy projektu SBO, poparta m.in. przez związki kombatanckie, wyrażająca żądanie podjęcia działań w zakresie doprowadzenia do prawidłowej realizacji projektu pomników.

Ze względu na szeroki brak akceptacji wybranego projektu instalacji, decyzją Zastępcy Prezydenta Miasta Szczecin (na podstawie zarządzenia nr 276/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2024 r. w sprawie podziału zadań i kompetencji oraz powierzenia prowadzenia określonych spraw Gminy Miasto Szczecin w imieniu Prezydenta Miasta Szczecin, Zastępca Prezydenta Miasta odpowiadał m.in. za koordynowanie i integrację działań w sferze społecznej, w tym w obszarze kultury), w uzgodnieniu z Wydziałem Kultury, podjęto działania zmierzające do odstąpienia od prowadzonych negocjacji z laureatką I nagrody konkursowej i unieważnienia postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Ustalono, że po unieważnieniu postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki znak: BZP/56/23 (z laureatką I nagrody konkursowej), nie zaproszono do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki uczestnika konkursu, którego praca konkursowa otrzymała drugą w kolejności najwyższą ocenę, pomimo że wg postanowień rozdziału XII § 1 ust. 4 regulaminu, jeżeli negocjacje prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki z autorem/zespołem autorskim wybranej pracy konkursowej nie doprowadziły do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający mógł zaprosić do negocjacji w tym trybie uczestnika, którego praca konkursowa otrzymała drugą w kolejności najwyższą ocenę.

Ww. rozwiązanie zostało przewidziane w regulaminie w celu zapewnienia ciągłości procesu udzielenia zamówienia oraz ograniczenia ryzyka nieosiągnięcia celu postępowania konkursowego, w sytuacji, gdy zawarcie umowy z autorem zwycięskiej pracy okaże się niemożliwe. Mechanizm ten miał charakter zabezpieczający interes zamawiającego, umożliwiając wykorzystanie rezultatów przeprowadzonego konkursu bez konieczności wszczynania nowej procedury konkursowej lub opracowywania alternatywnych rozwiązań.

Odstąpienie od negocjacji z uczestnikiem konkursu, którego praca otrzymała drugą w kolejności najwyższą ocenę i niewykorzystanie instrumentu przewidzianego przez samego zamawiającego w regulaminie konkursu, było działaniem nierzetelnym z punktu widzenia zasad gospodarowania środkami publicznymi oraz prawidłowego zarządzania procesem inwestycyjnym.

4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość była niższa niż 130 000 zł netto

W dniu 26.05.2025 r. Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin oraz były Dyrektor Wydziału Kultury zawarli – reprezentując Gminę Miasto Szczecin – umowę nr WK/PM/U/24/2025 (CRU nr 25/0001816) z „Morfes” Rzeźba i Architektura Wnętrz, na wykonanie „Projektu instalacji artystyczno-edukacyjnej" jako pierwszej części realizacji „Instalacji artystyczno-edukacyjnej wraz ze ścieżką edukacyjną, upamiętniającej ofiary reżimu totalitarnego oraz uczestników walk o wolną i niepodległą Polskę".

Umowa została zawarta na podstawie §13 ust. 1 pkt 2 lit. d i f załącznika nr 1 do zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.) (uchylonego zarządzeniem nr 629/25 Prezydenta Miasta Szczecin) (zw. dalej zarządzeniem w sprawie pzp). Tym samym udzielono zamówienia publicznego, którego wartość była niższa niż 130 000 zł netto (wynagrodzenie wykonawcy wyniosło 129 999,99 zł netto), z możliwością odstąpienia od dokonania analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy, z powodu przyjęcia, że przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą lub artystyczną, a także że występują inne przyczyny, w szczególności ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że zamówienie powinien realizować wybrany wykonawca.

Projekt instalacji miał być oparty na istotnych założeniach zwycięskiego projektu SBO na 2022 r. oraz regulaminu konkursu i miał być wynikową: złożonej przez wykonawcę pracy konkursowej na projekt instalacji, o formie zmodyfikowanej w toku uzgodnień z wnioskodawcą projektu SBO oraz zaleceń Gminy, stanowiących podstawę realizacji docelowej instalacji. Realizacja przez wykonawcę przedmiotu umowy miała przebiegać dwuetapowo i nastąpiła 22 lipca 2025 r. (I etap) oraz 23.09.2025 r. (II etap).

Kontrola wykazała, że przedmiotowa umowa została zawarta bez uwzględnienia istotnych interesów Gminy, poprzez umieszczenie w § 8 ust. 3 i 4 umowy zastrzeżenia, że wykonawca nie zezwala na wykonywanie zależnych praw autorskich oraz nie upoważnia Gminy do zlecania osobom trzecim wykonywania zależnych praw autorskich. Dodatkowo wykonawca jako autor instalacji zastrzegł sobie prawo do wykonania jej wszelkich kopii i miniatur.

Ustalono ponadto, że projekt ww. umowy – w pierwotnej wersji – przygotowany przez ówczesnego pracownika WK, gł. specjalistę, nie zawierał w ogóle postanowień dotyczących podstawowych praw autorskich. Zostały one zaproponowane przez przyszłego wykonawcę i włączone przez ww. pracownika bez zastrzeżeń do umowy, a następnie zaakceptowane przez byłe kierownictwo WK, Zastępcę Dyrektora Wydziału i Dyrektora Wydziału.

Spowodowało to, że Gmina w konsekwencji dysponowała jedynie egzemplarzem dzieła (modelem koncepcji instalacji) i nie nabyła uprawnienia do twórczego rozwinięcia i realizacji tej koncepcji przez podmiot inny niż jej autor. Utwór stanowiący podstawę zamówienia wykonawczego (docelowa instalacja) jest bowiem opracowaniem (utworem) zależnym w stosunku do koncepcji objętej umową, a do jego eksploatacji wymagana jest zgoda twórcy. Własność egzemplarza i prawa autorskie majątkowe są bowiem niezależnymi od siebie kategoriami prawnymi (art. 52 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Dz.U. z 2025 r. poz. 24 ze zm.) (zw. dalej upapp).

Brak w umowie postanowień dot. przeniesienia na Gminę prawa do wykonywania zależnych praw autorskich w stosunku do przedmiotu umowy – w rozumieniu art. 2 ust. 1 w zw. z art. 46 upapp – wywołał  bezpośrednie skutki prawne dla możliwości dalszej realizacji inwestycji, tj.:

• utracenie przez Gminę możliwości przeprowadzenia konkurencyjnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie docelowego pomnika w oparciu o zakupioną koncepcję, gdyż żaden wykonawca inny niż autor koncepcji nie mógłby zrealizować zamówienia bez naruszenia autorskich praw zależnych twórcy. Pominięcie przy zamówieniu zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, stanowiłoby ponadto ryzyko popełnienia deliktu dyscyplinarnego, stypizowanego w art. 17 ust. 1b ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1484),

• jedynym podmiotem faktycznie zdolnym do wykonania pomnika zgodnie z istniejącą koncepcją pozostaje jej autor – wykonawca, z którym zawarto umowę nr WK/PM/U/24/2025 – co wyklucza zachowanie zasady uczciwej konkurencji wymaganej przepisami pzp,

• w aktualnym stanie Gmina dysponuje koncepcją pomnika, lecz nie może jej wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem bez naruszenia przepisów prawa autorskiego lub przepisów pzp, co oznacza faktyczne unieruchomienie inwestycji i realną szkodę dla interesu publicznego (podjęta przez Gminę próba nabycia praw zależnych od wykonawcy w drodze negocjacji nie powiodła się, z uwagi na wysokość kwoty żądanej przez wykonawcę, który – świadomy swej uprzywilejowanej pozycji prawnej – nie był skłonny do zawarcia ugody na warunkach rynkowych).

Ustalono ponadto, że umowa nie zawierała postanowień regulujących odpowiedzialność wykonawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne dzieła, ani postanowień dotyczących gwarancji jakości przedmiotu wykonania. Pomimo że odpowiedzialność z tytułu rękojmi powstaje z mocy prawa, to brak umownego uregulowania tej kwestii pozbawił Gminę możliwości rozszerzenia ustawowego zakresu ochrony oraz zastrzeżenia gwarancji jakości, jako dodatkowego instrumentu zabezpieczającego.

W treści umowy wystąpił ponadto błąd redakcyjny w postaci nieprawidłowego odesłania do wewnętrznych jednostek redakcyjnych umowy (błędne odesłanie w § 5 ust. 2 pkt 2 umowy). Błąd ten, choć technicznie nie prowadził do nieważności umowy, może utrudniać jej interpretację i wykonanie, a jego wystąpienie świadczy o niewystarczającej staranności przy sporządzeniu i opiniowaniu dokumentu.

Stwierdzono też, że nie sporządzono notatki służbowej, co było niezgodne z §13 ust. 1 pkt 3 zarządzenia w sprawie pzp, wg którego, komórka merytoryczna (tu WK), każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku.

Ustalono, że przyczynami ww. nieprawidłowości, było przede wszystkim:

• powierzenie przez byłe kierownictwo Wydziału Kultury (Zastępcę Dyrektora Wydziału oraz Dyrektora Wydziału), przygotowania projektu umowy i negocjacji jej warunków z wykonawcą, nowemu pracownikowi Wydziału Kultury, gł. specjaliście, bez jednoczesnego wsparcia merytorycznego i prawnego ze strony ww. przełożonych. Nie posiadała ona bowiem dostatecznej wiedzy w zakresie prawa cywilnego, autorskiego oraz zamówień publicznych niezbędnych do samodzielnego sporządzenia i negocjowania z wykonawcą umowy tego rodzaju, jak również pełnych informacji dotyczących ustaleń, które ówczesne kierownictwo WK wypracowało z Zastępcą Prezydenta Miasta, odnośnie zakupienia przez Miasto od wykonawcy „projektu” opartego na pracy złożonej w konkursie i nabyciu do tego utworu praw, które pozwoliłyby Gminie zlecenie podmiotowi trzeciemu wykonania docelowej instalacji w procedurze konkurencyjnej (w sytuacji, gdy pracownik ten nie uczestniczył w tych konsultacjach i nie znał ich wyniku),

• nieskorzystanie w procesie sporządzania umowy przez ówczesnych pracowników Wydziału Kultury (w tym kierownictwo), z rozwiązań prawnych ujętych w „istotnych postanowieniach umowy”, stanowiących załącznik nr 9 do regulaminu konkursu.

W toku kontroli ustalono ponadto, że ww. nieprawidłowości wystąpiły, pomimo że projekt umowy (i jej ostateczna wersja) były uzgodnione i zaakceptowane przez radcę prawnego. Przyczyną powyższego było zbadanie przez radcę prawnego treści umowy pod kątem jej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, bez uwzględnienia jej celowości i bez dokładnej analizy zabezpieczeń istotnych interesów Gminy. Skutkiem tych czynności było niezidentyfikowanie postanowień mogących wywołać negatywne następstwa dla Gminy, w szczególności dotyczących ograniczenia możliwości wykorzystania projektu instalacji. Stwierdzono ponadto, że uwagi do przedmiotowego projektu umowy były zgłaszane Wydziałowi Kultury przez radcę prawnego ustnie oraz poprzez naniesienie zmian odręcznie bezpośrednio na złożonym do opiniowania projekcie, bez odpowiedniej rejestracji tych czynności przez Biuro Prawne Urzędu Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi WK:

1. Wzmocnić nadzór nad pracownikami Wydziału (w szczególności nowozatrudnionymi), poprzez objęcie ich wsparciem przy sporządzaniu projektów umów o istotnym znaczeniu finansowym lub organizacyjnym dla Gminy oraz prowadzeniu negocjacji z wykonawcami,

2. Rozważyć opracowanie i wdrożenie standardowych wzorów umów dla przedsięwzięć obejmujących utwory w rozumieniu prawa autorskiego, zawierających co najmniej minimalne, wymagane zabezpieczenia interesów Gminy,

3. Zapewnić dokumentowanie wszystkich decyzji dotyczących wyboru wykonawców.