Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2018 r. kontrolę w Radzie Osiedla Drzetowo - Grabowo z siedzibą w Szczecinie przy ul. Sławomira 9, w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 8 listopada 2018 r. i po uwzględnieniu zastrzeżeń do protokołu złożonych w dniu 8 listopada 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 grudnia 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Drzetowo - Grabowo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• występowania o wypłatę diet dla Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego, Sekretarza i Członka Zarządu RO w zaniżonych kwotach przez cały 2017 r. (niedopłata za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 113,74 zł),
• nieprzekazania półrocznej informacji o przebiegu wykonania planu finansowego w terminie wskazanym w obowiązującej w 2017 r. „Procedurze prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.,
• przekazywania podejmowanych uchwał do WGKiOŚ po terminie wskazanym w Statucie RO,
• niezamieszczania na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• pobierania zaliczek gotówkowych,
• zgodności wydatków z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 30.830 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 3,4 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe przyznane przez Komisję ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w wysokości 6.500 zł.

Wykonanie wydatków RO za 2017 r. wyniosło 29.130,42 zł(Uchwała Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 czerwca 2018 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2017 oraz sprawozdania finansowego Miasta Szczecin za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2017 roku, zw. dalej Uchwałą Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin) i stanowiło 94,5 % planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 35.291,58 zł, w tym zrealizowane z budżetu RO w kwocie 29.130,42 zł i zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS w kwocie 6.161,16 zł, co stanowiło 100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2017 r.Kontroli poddano:

1. 82. faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczone z zaliczek do rozliczenia otrzymanych przez Przewodniczącego na kwotę łączną 26.252,78 zł,
2. 48 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych Przewodniczącemu, Wiceprzewodniczącemu, Sekretarzowi i Skarbnikowi na kwotę łączną 9.538,80 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontrola wykazała, że w uchwałach dotyczących częściowego pokrywania odpłatności za uczestnictwo w imprezach nie uregulowano kwestii odpłatności za bilety o wartości do 10 zł. Obowiązek częściowego pokrywania odpłatności za bilety ustalony został uchwałą nr 85/17 z dnia 21.02.2017 r. oraz uchwałą nr 112/17 z dnia 14.11.2017 r., według których wysokość wkładu własnego uczestnika imprezy każdorazowo określają przewodniczący Klubu Seniora i Klubu Młodzieży, przy czym minimalny wkład własny uczestnika imprezy wynosi 10 zł. W 2017 r. uczestnicy imprez dokonali wpłat na kwotę łączną 650 zł, przy zakupie biletów wstępu na kwotę ogółem 2.240 zł. W powyższym zapisie nie przewidziano imprez, których cena będzie niższa lub równa10 zł, co miało miejsce w przypadku biletów do Filharmonii (faktura nr 478/FVS/17 z dnia 09.06.2017 r. na kwotę 70 zł brutto), za które uczestnicy dokonali wpłaty po 5 zł, przy cenie jednostkowej 10 zł brutto.

W toku kontroli stwierdzono, że Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w wyniku czego Przewodniczący otrzymał diety za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł (niedopłata w kwocie 56,87 zł).

Diety w zaniżonych kwotach otrzymali także inni członkowie Zarządu RO, w przypadku których wysokość tych diet ustalona została na mocy uchwały nr 70/16 RO jako „procent” diety Przewodniczącego: Wiceprzewodniczący - 36%, Sekretarz - 35%, Członek Zarządu - 29% diety Przewodniczącego. W wyniku powyższego, Wiceprzewodniczącemu niedopłacono kwotę 20,46 zł, Sekretarzowi - 19,91 zł, a Członkowi Zarządu - 16,50 zł.

Według § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu gminy nie mogła przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r., kwota bazowa dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł. Na powyższy sposób ustalania diety wskazano także w § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał).

Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższą sytuację ponosi także WGKiOŚ, ponieważ w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety.

W toku kontroli stwierdzono, że listy osób uczestniczących w imprezach finansowanych lub dofinansowywanych przez RO nie zawierały podpisów tych osób, potwierdzających uczestnictwo lub przekazanie biletów. Wymóg taki nie został wskazany w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej obowiązującej w 2017 r., jednakże według kontrolującego powinien być stosowany w celu uwiarygodnienia dokonanych czynności, co potwierdzone zostało także zapisem w nowej procedurze dotyczącej gospodarki finansowej, wprowadzonej załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin. Według § 11 ust. 2 pkt 1 i 2 ww. procedury, do faktur dotyczących wydatków związanych z organizacją wycieczek autokarowych dołącza się listę uczestników wycieczki z potwierdzeniem ich uczestnictwa, a do faktur dotyczących zakupu biletów na wydarzenia kulturalne i sportowe – listę uczestników i potwierdzenie pobrania biletów.

W przypadku każdej z 6. imprez, na które RO zakupiła bilety, uczestnikami byli m.in. członkowie RO, w tym także Zarządu RO pobierający diety (Wiceprzewodniczący, Sekretarz i Członek Zarządu), na dofinansowanie których wydatkowano kwotę 880 zł z kwoty ogółem 1.585 zł.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Przewodniczący wystąpił ze stosownym wnioskiem, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującymi procedurami i terminami.

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego, Sekretarza i Członka Zarządu RO wyrównania z tytułu diet za 12 miesięcy 2017 r. i 5 miesięcy 2018 r.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w ”Sprawozdaniu z wydatków za rok 2017” (Uchwała RO nr 116/18 z dnia 16.01.2018 r.) z wykonaniem wydatków RO za 2017 r. wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO oraz objęcie sprawozdawczością zmian dokonywanych w planach finansowych i rzeczowo – finansowych RO w trakcie 2017 r.

W toku kontroli ustalono, że wbrew zapisom obowiązującej w 2017 r. procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO nie przekazała do WGKiOŚ sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego oraz informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze. Według zapisów § 15 ust. 2 ww. procedury, Skarbnik RO zobowiązany był do przedłożenia Zarządowi RO i przekazania sprawozdań kwartalnych do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których RO powinna składać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu. Według wyjaśnień udzielonych przez WGKiOŚ w toku kontroli nr Z/4/18, w związku z planowaną zmianą zapisów ww. procedury m.in. w zakresie usunięcia zapisów dotyczących sporządzania przez RO sprawozdań kwartalnych, Wydział z wyprzedzeniem odstąpił od żądania wymienionych sprawozdań. Według § 16 pkt. 1 ww. procedury, informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze, powinna zostać przedłożona przez Zarząd RO do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 lipca. Informacja taka nie została przedłożona kontrolującemu przez WGKiOŚ i RO, a z wyjaśnień udzielonych przez Przewodniczacego w toku kontroli nie wynikało, czy informacja taka została sporządzona. Należy tutaj zaznaczyć, że obowiązek przekazywania takiej informacji przez RO nie był uzależniony od podejmowania przez WGKiOŚ czynności przypominających, bowiem wynikał wprost z zapisów § 16 pkt. 1 ww. procedury. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie m.in. sprawozdań półrocznych był Skarbnik RO, na co wskazano w § 24 pkt 2 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r.

Kontrola wykazała brak uchwały RO na zmiany w planie wykorzystania środków przyznanych z KIS. Według uchwały nr 79/17 z dnia 24.01.2017 r., wspieranie inicjatyw rad osiedli zaplanowane zostało w kwocie 6.500 zł, w tym 5.500 zł na zakup materiałów i 1.000 zł na zakup usług pozostałych. Kolejne zmiany w tym zakresie wprowadzone zostały uchwałą nr 111/17 z dnia 03.10.2017 r. Plan dotychczasowy przedstawiony został w tej uchwale w podziale na: 3.000 zł zakupy materiałów i 3.500 zł zakup usług pozostałych. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było uchwały zmieniającej kwotę 5.500 zł na 3.000 zł oraz kwotę 1.000 zł na kwotę 3.500 zł.

Kontrola wykazała także niezgodność pomiędzy kwotą wykonania planu finansowego, a wykonaniem planu rzeczowo - finansowego za 2017 r.Według załącznika nr 1 – Sprawozdanie z wydatków za rok 2017 do uchwały Nr 116/18, wydatki statutowe RO wyniosły ogółem 29.130 zł, co razem z wydatkami sfinansowanymi ze środków KIS w kwocie 6.161,16 zł, dało łączną kwotę zrealizowanych wydatków w wysokości 35.291,16 zł. Według załącznika nr 2 do ww. uchwały, w którym RO przedstawiła wydatki w układzie rzeczowym, suma wydatków za 2017 r. wyniosła 37.329,08 zł i była wyższa od sumy wydatków wykazanych w załączniku nr 1 powiększonych o wydatki sfinansowane z KIS o kwotę 2.037,92 zł. Według wyjaśnień Przewodniczącego, w załączniku nr 2 ujęte zostały m.in. wydatki dotyczące RO, zrealizowane przez WGKiOŚ na rzecz wszystkich rad. Według kontrolującego, wydatki w obu układach powinny być uzgodnione, przy czym wydatki w układzie rzeczowym wykazane w załączniku nr 2 powinny być wyższe od wydatków finansowych wykazanych w załączniku nr 1 jedynie o kwotę wydatkowaną ze środków KIS.

Nie stwierdzono różnic pomiędzy ”Sprawozdaniem z wydatków za rok 2017” i wykonaniem wydatków RO za 2017 r. wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin. Z ww. sprawozdawczością zgodna była także analityczna ewidencja wydatków poniesionych przez RO, prowadzona przez WGKiOŚ.

„Sprawozdanie z wydatków RO za 2017 r.” zostało przekazane do WGKiOŚ wraz z uchwałą nr 116/18 z dnia 16.01.2018 r. zgodnie z § 16 pkt 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, według której RO zobowiązana była doprzekazania ww. sprawozdania rocznego w terminie do 31 stycznia roku następnego.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja diet wypłacanych Przewodniczącemu prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

WGKiOŚ prowadził dla swoich potrzeb analityczną ewidencję wszystkich wydatków poniesionych przez RO

 4.  Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2017 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://drzetowograbowo.osiedla.szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na stronie internetowej RO nie zamieszczono uchwał nr 96/17 i 102/17, sprawozdania finansowego za 2017 r. oraz treści uchwały nr 116/18, dotyczącej przyjęcia tego sprawozdania. Według § 24 ust. 1 pkt 8 Statutu obowiązującego do maja 2017 r., do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu obowiązującego od maja 2017 r., czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że uchwały podjęte przez RO przekazywane były do WGKiOŚ w terminach niezgodnych z zapisami statutowymi.Według zapisów obu Statutów RO obowiązujących w 2017 r. (§ 41 i § 39), Przewodniczący RO był zobowiązany do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ. Po ww. terminie do WGKiOŚ wpłynęło 30 z 39. uchwał podjętych przez RO w 2017 r.

Kontrola wykazała także, że skład Rady wykazany na ww. stronie internetowej RO był w 2017 r. nieaktualny w zakresie pełnionych funkcji przez 2. członków RO. Według wyjaśnień Przewodniczącego, RO nie posiada uprawnień do wprowadzania zmian w zakładce Radni Osiedla.

Na ww. stronie internetowej RO, ostatnie zamieszczone sprawozdanie finansowe dotyczyło 2013 r., a ostatnie sprawozdanie z działalności RO - 5. miesięcy 2015 r.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
2. Uregulowanie kwestii odpłatności za bilety o wartości do 10 zł.
3. Sporządzanie sprawozdań półrocznych i przekazywanie ich do WGKiOŚ w obowiązujących terminach.
4. Przekazywanie podjętych uchwał komisji rewizyjnej za pośrednictwem WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
5. Załączanie do faktur zakupu dotyczących organizacji wycieczek lub zakupu biletów list uczestników imprez, zawierających potwierdzenie uczestnictwa lub pobrania biletów.
6. Wartościowe uzgadnianie wykonania planu finansowego z wykonaniem planu rzeczowo – finansowego.
7. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.