Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 18.01.2018 r. do dnia 7.02.2018 r. przeprowadził kontrolę Zespole Szkół Rzemieślniczych w Szczecinie, ul. Chmielewskiego 19, zwanym dalej ZSR, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8.03.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2017 r. w ZSR ustalono m.in., że:

• wypłaty świadczeń gotówką nie były dokumentowane dowodami KW,
• w przypadku sfinansowania paczek świątecznych dla dzieci nie zostało uwzględnione kryterium dochodowe,
• w przypadku umowy i faktury dot. wycieczki do Berlina, Zespół Szkół Rzemieślniczych został błędnie wskazany jako nabywca usługi,
• w 2. umowach pożyczki nie została wskazana data ich zawarcia,
• w regulaminie ZFŚS z dnia 7.01.20155 r. (zmieniony aneksem nr 1 z dnia 26.09.2016 r.) nie została uregulowana kwestia akceptacji wniosków składanych przez dyrektora, nie było również wzoru, wg którego dokonywano naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych,
• nie dokonano refundacji z rachunku bankowego ZFŚS podatku od świadczenia świątecznego dla dzieci, zapłaconego z rachunku podstawowego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności gospodarowania funduszem socjalnym z przyjętym regulaminem,
• naliczania i terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS  

Stan środków funduszu socjalnego w 2017 r. wyniósł 189.161,92 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2017 r. – 4,31 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 35.231,38 zł,

- odpisy na fundusz 2017 r. – 151.806 zł,

- dopłata pracowników do wycieczki – 1.950 zł,

- odsetki bankowe – 170,23 zł.  

Wypłaty z funduszu w 2016 r. wyniosły łącznie 186.944,84 zł, na co złożyły się m.in.:

• pożyczki mieszkaniowe – 35.594,60 zł,
• świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 28.057,25 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników netto –   55.615,00 zł,

• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 29.218,00 zł,
• koszty przekazu pocztowego – 14,54 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 330,00 zł,
• paczki dla dzieci – 1.200,00 zł,
• dofinansowanie do działalności kulturalno – oświatowej (wycieczka) – 19.510,00 zł,
• dofinansowanie do działalności kulturalno – oświatowej (Wigilia) – 450,45 zł,
• zapomogi losowe – 2.500,00 zł,
• zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2017 r. – 14.455,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 2.217,08 zł.

Kontroli poddano:

• 85 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 50 dotyczyło pracowników oraz 35 emerytów i rencistów, byłych pracowników ZSR),
• 1 wniosek o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• 2 wnioski o zapomogę losową dla pracownika,
• wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2017 r.,
• 3 raporty kasowe,
• 2 faktury (wycieczka do Berlina oraz zakup artykułów spożywczych na organizację Wigilii Świąt Bożego Narodzenia),
• notę księgową na zakup kart podarunkowych do Empiku,
• 8 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej.

W 2017 r. przyznano i wypłacono 6 pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 35.594,60 zł, zawarto w związku z tym 6 stosownych umów.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania do wypoczynku indywidualnego, tzw. „gruszy”, stwierdzono, że:

1. były dyrektor ZSR zatwierdził swój wniosek o przyznanie dofinansowania do wypoczynku, tj. wystąpiła zarówno jako pracodawca, jak i pracownik. W ocenie kontroli należało wyznaczyć inny podmiot zarządzający ZFŚS i unormować tę kwestię w regulaminie,
2. na liście płac emerytów nr 1/2017 ZFŚS widniała data 22.09.2017 r., wg RK nr 2 natomiast, wypłata świadczeń nastąpiła w dniu 29.09.2017 r., przy czym czek zasilający kasę zrealizowany został w dniu 26.09.2017 r. Pod raportem kasowym nie było dowodów KW potwierdzających wypłatę gotówki przez kasjera i jej odbiór przez świadczeniobiorców. Na liście płac z kolei widniały podpisy osób odbierających świadczenie, ale bez wskazania daty operacji. Było to niezgodne z art. 24 ust. 1 i ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395), zwanej dalej uor, wg których księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,
3. w jednym przypadku świadczenie zostało wysłane emerytowi za pomocą przekazu pocztowego, którego koszt w wys. 14,54 zł obciążył rachunek ZFŚS.Było to niezgodne z zapisami art. 1 ust. 1 i art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.),zwanej dalej ustawą o ZFŚS, wg których środki funduszu, przeznaczone są m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych. Działalność socjalna natomiast, to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,  udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. W świetle zapisów ustawy, jeżeli koszty przekazu pocztowego zostały potrącone z rachunku ZFŚS, na rachunku tym znalazło się mniej środków, niż pracodawca miał do przekazania. Tymczasem środki funduszu mogą być wydatkowane przez pracodawcę zgodnie z zakładowym regulaminem funduszu na ww. działalność socjalną, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, czy tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Koszty przekazu pocztowego nie mieszczą się w powyższym katalogu. Przepisy ponadto - art. 10 ww. ustawy - zobowiązują pracodawcę do administrowania środkami funduszu, a tym samym ponoszenia określonych kosztów związanych z funkcjonowaniem ZFŚS, w tym opłat za wypłatę świadczenia przekazem pocztowym.

 Kontrola wykazała, że w przypadku sfinansowania paczek świątecznych dla dzieci pracowników szkoły nie zostało uwzględnione kryterium dochodowe. Każde dziecko bowiem otrzymało kartę prezentową o wartości 50 zł bez względu na sytuację materialną i dochód rodziców / opiekunów. Było to niezgodne z § 12 ust. 2 obowiązującego regulaminu ZFŚS, wg którego przyznawanie świadczeń, usług oraz dopłat uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Ustalono jednocześnie, że nota księgowa wystawiona przez Empik S.A. na kwotę 1.200 zł za 24 szt. kart prezentowych nie była zatwierdzona przez dyrektora ZSR.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania zbiorowej działalności kulturalnej w postaci wycieczki do Berlina stwierdzono, że:

1. zarówno na niżej wskazanej fakturze, jak i w umowie błędnie został wskazany nabywca usługi jako Zespół Szkół Rzemieślniczych. Od 1.01.2017 r. jako nabywca na wszystkich zewnętrznych dowodach księgowych powinna widnieć Gmina Miasto Szczecin. Błędnie został również wskazany NIP nabywcy. Główny księgowy nie wystąpił z notą korygującą do wystawcy faktury, w dokumentacji również nie było aneksu zmieniającego dane nabywcy w umowie,
2. faktura wystawiona przez Biuro Podróży na kwotę 19.510 zł nie była sprawdzona pod względem merytorycznym,
3. umowa o świadczenie usług turystycznych, zawarta w dniu 28.07.2017 r. między Biurem Podróży a ówczesną dyrektor reprezentującą ZSR, została, ze strony ZSR, podpisana przez głównego księgowego. Mimo wskazania głównego księgowego jako osoby zastępującej dyrektora ZSR w okresie 24 - 28.07.2017 r., nie jest on osobą upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Gminy Miasto Szczecin. Właściwe pełnomocnictwo posiada wyłącznie dyrektor szkoły.

W 2 przypadkach, w umowach o pożyczkę z ZFŚSnie została wskazana data ich zawarcia, a w jednym przypadku na wniosku o udzielenie pożyczki nie było daty i podpisu osoby uprawnionej.

W regulaminie ZFŚS nie został wskazany wzór, wg którego dokonywano naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych, co było niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, wg którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz przeznaczania  środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Z uwagi na fakt, że to pracodawca decyduje o wysokości oprocentowania pożyczek i sposobie wyliczania odsetek, stosowne postanowienia zobowiązany jest zapisać w regulaminie funduszu.

Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był ówczesny dyrektor ZSR (do dnia 31.08.2017 r.) i obecny dyrektor ZSR (od dnia 1.09.2017 r.).

Konto 135 na dzień 31.12.2017 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

W ZSR od 7.01.2015 r. obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Wnioski o przyznanie dofinansowania wypoczynku, wraz z przyznaniem kwoty dofinansowania, podpisane były przez komisję socjalną i zatwierdzone przez Dyrektora ZSR.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone postanowieniami ww. komisji socjalnej, spisanymi w formie protokołów z posiedzeń. Protokoły były każdorazowo akceptowane przez komisję, związki zawodowe i zatwierdzane przez dyrektora ZSR.

Ze środków funduszu sfinansowana została zbiorowa działalność kulturalna w postaci zakupu artykułów spożywczych do przygotowania Wigilii dla wszystkich pracowników i emerytów. W tym celu wydatkowano kwotę 450,45 zł i pominięto kryterium dochodowe. Jako uzasadnienie wydatku powołała się Pani na zapis §  8 ust. 1 pkt fregulaminu ZFŚS, wg którego środki ZFŚS przeznacza się na dofinansowanie zbiorowej działalności kulturalnej (np. tradycyjne przyjęte w Polsce uroczystości -  pożegnanie emerytów, dzień Kobiet, DEN, Wigilia, teatr, kino) oraz opinię Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 23 października 2008 r. (II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88) wyjaśniającego, że kryterium odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, nie dotyczy innych świadczeń, m.in. spotkań integracyjnych, których istotnym celem naczelnym jest zespolenie pracowników.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS  

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2017 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 14.671 zł. Do urzędu skarbowego z rachunku ZFŚS odprowadzona została kwota 14.455 zł. Różnica w wysokości 216 zł stanowiła podatek od paczek dla dzieci.

Kontroli poddano 13 list wypłat świadczeń z ZFŚS.

Listy wypłat świadczeń były poddane kontroli formalno – rachunkowej i merytorycznej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora ZSR.

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2017 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 14.671 zł. Do urzędu skarbowego z rachunku ZFŚS odprowadzona została kwota 14.455 zł. Różnica w wysokości 216 zł stanowiła podatek od paczek dla dzieci.

Kontroli poddano 13 list wypłat świadczeń z ZFŚS.

Listy wypłat świadczeń były poddane kontroli formalno – rachunkowej i merytorycznej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora ZSR.

Świadczenia do kwoty 2.280 zł, wypłacane emerytom oraz dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (…) dla dzieci i młodzieży do lat 18 niezależnie od ich wysokości, były zwolnione z podatku zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200), zwanej dalej updof.

   Zapomogi losowe w wysokości 2.500 zł były zwolnione z naliczenia podatku dochodowego.

   Świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł wypłacane pracownikom były opodatkowane zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

W 3. przypadkach pracownicy złożyli oświadczenia PIT-2, w których wskazali płatnika właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, tym samym nie skorzystali w 2017 r. z ulgi podatkowej od świadczeń w wys. 380 zł.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. Aktualizację regulaminu ZFŚS pod kątem akceptacji wniosków składanych przez dyrektora, zamieszczenia wzoru naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych.
2. Każdorazowe dokumentowanie wypłat gotówkowych dowodami KW i bieżące ujmowanie ich w raportach kasowych.
3. Pokrywanie kosztów przekazów pocztowych ze środków budżetowych.
4. Każdorazowe zatwierdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym przez właściwego pracownika i do wypłaty przez dyrektora ZSR.
5. Bezwzględne wskazywanie Gminy Miasto Szczecin i jego NIP jako nabywcy na umowach i dowodach księgowych.
6. Zaciąganie zobowiązań finansowych wyłącznie przez osoby posiadające stosowne upoważnienie Prezydenta Miasta.
7. Weryfikację umów pożyczek i wniosków pod kątem dat.
8. Zrefundować podatek w wys. 216 zł ze środków ZFŚS na rachunek podstawowy.