Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 06.07.2018 r. do dnia 30.07.2018 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WKs) w zakresie windykacji opłat z tyt. użytkowania wieczystego. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04.01.2016 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej w WKs kontroli windykacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego ustalono w szczególności, że:

• z opóźnieniem dokonywano windykacji należności z tyt. opłat za użytkowanie wieczyste dopuszczając tym samym do przedawnienia roszczeń,
• ze zwłoką przekazywano sprawy na drogę postępowania sądowego,
• nie monitorowano spraw przekazanych do Biura prawnego/Kancelarii Prawnej celem wszczęcia postępowania sądowego.

II. Opis stanu faktycznego

Według stanu na dzień 31.05.2016 r. liczba dłużników z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste (u których zwłoka z opłatach wynosiła powyżej 30 dni) wyniosła 22.816. Zadłużenie z tego tytułu wyniosło 14.097.175,83 zł należności głównej plus należne odsetki ustawowe za opóźnienie. Ilość osób wobec których wszczęte zostało postępowanie sądowe wyniosła 827, a ich zadłużenie wyniosło 8.004.945,88 zł. 

Załącznikami nr 3 do Zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin nr 41/15 z dnia 11.02.2015 r.; 380/12 z dnia 14.08.2012 r. oraz 651/10 z dnia 31.12.2010 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości wprowadzone zostały procedury windykacyjne. W procedurach tych zostały ustalone m.in. zasady dotyczące windykacji wierzytelności w zakresie opłat za wieczyste użytkowanie.

Badaniem objęto 30 spraw dotyczących osób zadłużonych z tytułu opłat za wieczyste użytkowanie, z czego 15 spraw dot. osób, w stosunku do których sprawy zostały przekazane do Biura Prawnego/Kancelarii Prawnej celem wszczęcia postępowania sądowego.

Windykacją należności z tytułu opłat za wieczyste użytkowanie zajmował się funkcjonujący w ramach WKs Referat Windykacji Dochodów Majątkowych, którego kierownikiem była pani Joanna Bajsarowicz.

Stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia

W toku kontroli dokumentacji przedłożonej przez WKs w zakresie prowadzonej windykacji stwierdzono, że:

1. W 8 przypadkach [ dot. osób o nr kartoteki: WG_002700, WG_WG0985575, WG_043862, WG_WG0982902, WG_WG1463384, WG_048310, WG_WG0036017, WG_WG1467630] na 15 badanych, wezwania do zapłaty dot. opłat za wieczyste użytkowanie z terminem zapłaty na dzień 31.03.2016 r. przesyłane były dłużnikom w okresie od dnia 06.06.2016 r. do dnia 22.12.2016 r., tj. w terminie od 2 do 8 miesięcy od momentu powstania zadłużenia, z uwzględnieniem 30 dniowego terminu zwłoki w opłacie na podstawie § 7 ust. 1 Procedur windykacyjnych. Zgodnie z ww. przepisem w przypadku stwierdzenia zwłoki w zapłacie wymagalnej wierzytelności wynoszącej co najmniej 30 dni wysyłane jest do dłużnika wezwanie do zapłaty. Powodem zaistnienia powyższych opóźnień w przesyłaniu wezwań była przyjęta praktyka (z uwagi na ilość osób zalegających w opłacie z tyt. wieczystego użytkowania oraz ograniczonymi możliwościami kadrowymi) wysyłania w pierwszej kolejności wezwań obejmujących wyższe kwoty zaległości, następnie wezwań dotyczących lat ubiegłych.

W kolejnych 2. przypadkach [dot. nr kartoteki: WG_WG0716031, WG_051039] zadłużenie zostało spłacone w dniach 26.07.2016 r. oraz 06.07.2016 r. (tj. 4 miesiące po terminie płatności) przed przesłaniem wezwania do zapłaty.

1. W 3. przypadkach windykacja wierzytelności prowadzona była niezgodnie z trybem postępowania określonym w Procedurach windykacyjnych. Stwierdzono bowiem, że w odniesieniu do dłużników o niżej wskazanych nr kartotek wezwania wysyłane były:
   • WG_015646 - w dniu 16.05.2014 r. na kwotę 371,53 zł należności głównej (zadłużenie dot. roku 2014), wezwanie przedsądowe w dniu 20.11.2015 r. na kwotę 1114,61 zł należności głównej (zadłużenie dot. lat 2014 i 2015), wezwanie przedsądowe w dniu 12.04.2016 r. na kwotę 1857,69 zł (zadłużenie dot. lat 2014 – 2016),
   • WG_033464 - w dniu 21.10.2015 r. na kwotę 131,33 zł należności głównej (zadłużenie dot. lat 2014 i 2015), wezwanie w dniu 17.11.2016 r. na kwotę 262,44 zł należności głównej (zadłużenie dot. lat 2014 – 2016),
   • WG_WG1470684 - w dniu 10.07.2013 r. na kwotę 355,16 zł należności głównej (zadłużenie dot. lat. 2010 - 2013) skierowane do BK, wezwanie przedsądowe skierowane do BK i SK w dniu 10.12.2013 r. na kwotę 355,16 zł należności głównej (zadłużenie dot. lat 2010 – 2013), wezwanie przedsądowe skierowane do BK w dniu 22.07.2015 r. na kwotę 614,41 zł (zadłużenie dot. lat 2010 – 2015), wezwanie przedsądowe skierowane do SK i BK w dniu 30.11.2016 r. (zadłużenie dot. lat 2010 – 2016).

W ww. przypadkach procedurę windykacyjną prowadzono przez okres od 2. do 4. lat, wysyłając w tym czasie kilkukrotnie wezwania do zapłaty oraz wezwania przedsądowe. W przypadku nieskuteczności wysyłanych ww. wezwań nie podjęto jednocześnie czynności zmierzających do skierowania spraw na drogę postępowania sądowego. Niedochowano tym samym postanowień wynikających z § 7 ust. 1, § 8 ust. 3, § 9 ust. 1, § 9 ust. 3 Procedur windykacyjnych wprowadzonych Zarządzeniem nr 41/15 Prezydenta Miasta Szczecin oraz § 6 ust. 1, § 7 ust. 3, § 8 ust. 1, § 8 ust. 3 Procedur windykacyjnych wprowadzonych ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin. Według określonej w ww. przepisach procedurze w przypadku stwierdzenia zwłoki w zapłacie wierzytelności wynoszącej co najmniej 30 dni, wysyłane jest do dłużnika wezwanie do zapłaty. W przypadku gdy należność nie została przez dłużnika w ogóle uregulowana lub uregulowana częściowo, prowadzący windykację wysyła ponowne wezwanie do zapłaty, w którym określa się dłużnikowi 14 dniowy termin zapłaty pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. W przypadku braku reakcji dłużnika na wezwanie do zapłaty, ustala się aktualne dane dłużnika, w tym m.in. czy dłużnik żyje. Po ustaleniu, że wezwania do zapłaty kierowane były prawidłowo pracownik prowadzący windykację występuje z wnioskiem do Biura Prawnego/Kancelarii o skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej spraw dłużników w odniesieniu do których WKs wystąpił do Biura Prawnego/Kancelarii Prawnej z prośbą o skierowanie spraw na drogę postępowania sądowego stwierdzono ponadto, że:

1. w 6 przypadkach [dot. nr kartotek: WG_007149, WG_WG0129689, WG_WG1459561, WG_WG1459973, WG_WG1174463, WG_WG1465977] na 15 badanych, z uwagi na bezskuteczną wieloletnią windykację, wnioski dot. skierowania spraw na drogę postępowania sądowego przekazano do Biura Prawnego/Kancelarii dopiero w okresie od 2 lat do 9 lat po powstaniu zadłużenia, tj. w dniach: 22.09.2015 r. w odniesieniu do zadłużenia za lata 2011 – 2015, 03.02.2016 r. w odniesieniu do zadłużenia za lata 2010 – 2015, 16.05.2016 r. w odniesieniu do zadłużenia za lata 2014 – 2015, 28.10.2014 r. w odniesieniu do zadłużenia za lata 2009 – 2014, 14.05.2015 r. w odniesieniu do zadłużenia za lata 2006 – 2015, 05.02.2016 r.  w odniesieniu do zadłużenia za lata 2009 – 2015. W ww. przypadkach procedurę windykacyjną prowadzono przez 3-5 lat wysyłając w tym czasie kilkukrotnie wezwania do zapłaty oraz wezwania przedsądowe. Niedochowano tym samym postanowień wynikających z § 7 ust. 1, § 8 ust. 3, § 9 ust. 1, § 9 ust. 3 Procedur windykacyjnych wprowadzonych Zarządzeniem nr 41/15 Prezydenta Miasta Szczecin i § 6 ust. 1, § 7 ust. 3, § 8 ust. 1, § 8 ust. 3 Procedur windykacyjnych wprowadzonych ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin oraz ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 651/10 Prezydenta Miasta Szczecin. Przyczyną powyższego były braki kadrowe. Według wyjaśnień Kierownik Referatu pani Joanny Bajsarowicz obecnie trwają prace dotyczące wypracowania optymalnej struktury organizacyjnej WKs, których celem jest wyodrębnienie pionu windykacyjnego oraz zwiększenie ilości etatów w zakresie windykacji należności z tytułu użytkowania wieczystego gruntu.
2. W 3 przypadkach [dot. osób o nr kartotek: 001842, 001890, 004773] na 15 badanych brak było dokumentacji wskazującej na sposób zakończenia spraw prowadzonych przez Biuro Prawne/Kancelarię Prawną (np. nakazu zapłaty, wyroku sądu lub postanowienia komornika) w tym:
   • w odniesieniu do sprawy dot. dłużnika o nr kartoteki 001842 w zakresie: kwoty zadłużenia 864,67 zł stanowiącej odsetki za opóźnienie w opłacie za 1998 r. (w aktach sprawy znajdował się jedynie pozew w postępowaniu uproszczonym nr BZM-MB-510/268/2002); kwoty 3106,19 zł dotyczącej opłat za lata 1999 – 2000 (ostatnia korespondencja dot. przedmiotowego postępowania z BP – pismo nr WKs-II/RH/320/95/04 z dnia 26.03.2004 r.),
   • w odniesieniu do sprawy dłużnika o nr kartoteki 001890 w zakresie kwoty zadłużenia 2624,03 zł dotyczącej opłat za lata 1991 – 2002 (ostatnia korespondencja w dot. przedmiotowego postępowania – pismo nr WKs-II/HS/320/87/2010 z dnia 19.02.2010 r.),

Ponadto w odniesieniu do sprawy dłużnika o nr kartoteki 004773 brak było w dokumentacji wyroku Sądu Rejonowego Szczecin -  Prawobrzeże i Zachód w Szczecinie z dnia 21.05.2012 r. od którego dłużnik złożył w dniu 05.06.2012 apelację w części dot. pkt I oraz pkt III wyroku. W aktach znajdował się wyłącznie wyrok pod sygn. akt II Ca 1101/12 z dnia 29.11.2012 r. zmieniający zaskarżony wyrok poprzez oddalenie powództwa w zakresie pkt I i uchyleniu w zakresie pkt III. W celu jednoznacznej oceny sposobu zakończenia postępowania koniecznym jest posiadanie ww. wyroku Sądu Rejonowego.

Mimo braku ww. informacji nt. prowadzonych postępowań WKs nie występował do BP/Kancelarii Radców Prawnych o stosowne informacje w tym zakresie.

Należy wskazać ponadto, że niedochowując postanowień zawartych w Procedurach windykacyjnych, w szczególności w zakresie wykonywania poszczególnych czynności, w tym wzywania dłużników do zapłaty oraz przekazywania spraw do biura Prawnego/Kancelarii celem wszczęcia postępowania egzekucyjnego bez zbędnej zwłoki, dopuszczono w 11. przypadkach [dot. dłużników o nr kartotek: WG_WG1470684, 002322, WG_007149, 001621, 001766, WG_WG0129689, 001842, 001890, WG_WG1459973, WG_WG1174463, WG_WG1465977] na 30 ogólnej liczby badanych, do przedawnienia roszczeń w wysokości 6.063,25 zł należności głównej. Zgodnie z art. 118 KC [Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2018 r., poz. 1025 ze zm.)] termin przedawnienia dla roszczeń o świadczenia okresowe wynosi trzy lata. Należy jednakże wskazać, że pomimo dopuszczenia do przedawnienia ww. roszczeń dłużnicy dobrowolnie dokonali spłaty zadłużenia w łącznej wysokości 3.483,58 zł należności głównej.

 Pozostałe ustalenia

Należy wskazać, że WKs jest na etapie ukończenia procedur windykacyjnych. Planowane jest wykorzystanie innych narzędzi windykacyjnych, które dotychczas wykorzystywane były w niewielkim zakresie, m.in. prowadzenie miękkich działań windykacyjnych, wpisywanie dłużników do Krajowego Rejestru Długów poszukiwanie majątku dłużników, zabezpieczenie należności budżetowych zastawami skarbowymi oraz hipotekami na nieruchomościach.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WKs:

1. Podejmowanie działań w zakresie windykacji należności z tyt. opłat za użytkowanie wieczyste bez zbędnej zwłoki zgodnie z terminami wskazanymi w funkcjonującej w Urzędzie Miasta Szczecin procedurze windykacyjnej. 
2. Każdorazowe przekazywanie sprawy do Kancelarii Prawnej celem wszczęcia stosownego postępowania egzekucyjnego niezwłocznie po wyczerpaniu drogi postępowania wynikającej z procedur windykacyjnych.
3. Podejmowanie czynności mających na celu ustalenie na jakim etapie prowadzone jest postępowanie sądowe w przypadku braku informacji nt. przekazanych spraw dłużników.