Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 17 grudnia 2007r. do 21 stycznia 2008 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 3 w Szczecinie przy ul. Orawska 1, zwanym dalej ZSO nr 3,
w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2006r. 

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 marca 2008 r.  

Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 3 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej, której organami są: Dyrektor, Rada Pedagogiczna, Samorząd Uczniowski i Rada Rodziców. W 2006 r. ZSO nr 3 uzyskał dochody w wysokości 837.001,54zł, w tym dochody własne stanowiły 829.270,41zł. Wydatki budżetowe szkoły wyniosły 6.277.172,07zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 832.588,57zł, tj. 97,41% zaplanowanych.

W trakcie kontroli stwierdzono liczne uchybienia w przeprowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Kontrola wykazała ponadto uchybienia natury formalnej polegające m.in. na nieprzestrzeganiu niektórych przepisów w zakresie rachunkowości i nie aktualizowaniu regulaminów i instrukcji, a także niedociągnięcia w prowadzonej dokumentacji dotyczącej umów najmu.  

            W związku z unieważnieniem postępowania w miesiącu lutym 2006r., w wyniku analizy rynku przeprowadzonej na podstawie ofert złożonych w ww. postępowaniu, zamówienie na dostawę artykułów żywnościowych udzielone zostało ww. Wykonawcy. Nie sporządzono notatki służbowej z analizy rynku ani pisemnej umowy dotyczącej dostawy artykułów w okresie od 1.03.06r. do 1.05.06r. Skutkiem powyższego była realizacja zamówienia po cenach wyższych niż przedstawione przez Wykonawcę w ofercie. W ocenie kontroli analiza rynku powinna zostać przeprowadzana na podstawie ofert, w których wykonawcy uwzględniliby koszty wynikające ze zmniejszenia zakresu dostawy.

Dokumentacja ZSO nr 3 w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia nie zawierała ponadto Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (zw. dalej SIWZ), dotyczących postępowań rozstrzygniętych w miesiącu lutym i kwietniu 2006r. oraz dokumentów z postępowania z kwietnia 2006r. tj. potwierdzenia przekazania SIWZ do piątego wykonawcy i załączników sporządzonych w celu oceny złożonych ofert na drukach ZP-17 i ZP-18. Stanowiło to naruszenie postanowień art. 96 ust. 2 i art. 97 PZP, wg których zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami tj. umowy, oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski i inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

W ZSO nr 3 nie określono organizacji, trybu pracy i zakresu obowiązków członków komisji przetargowej. Było to niezgodne z § 7 ust. 6 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (w I – szym półroczu 2006r. obowiązywało zarządzenie nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 kwietnia 2004 r., obecnie zarządzenie nr 330/07Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007r.)
– zw. dalej zarządzeniem w sprawie udzielania zamówień publicznych, według którego ww. zagadnienia powinien określać regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki.

W trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie sporządzania i zawierania umów dotyczących zobowiązań. Ustalono bowiem, że we wszystkich 8 skontrolowanych przypadkach nie została określona podstawa prawna umów, a w 6 przypadkach nie było podpisu radcy prawnego i głównego księgowego, któremu powierzony został obowiązek dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Było to niezgodne z § 10 ust. 1 i 2załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych, wg którego umowa o zamówienie publiczne powinna zostać zaopiniowana przez radcę prawnego i określać podstawę prawną jej zawarcia.

Kontrola wykazała, że przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 2 na 10 badanych przypadkach nie dokonano analizy rynku, a w 3 przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 - 2 zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych, wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł należy przestrzegać następujących zasad: przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku – analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców; każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku - notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Na podstawie analizy 35 umów (na 109), pod względem ściągalności należności z tytułu najmu i dzierżawy, ustalono, że specjalista ds. księgowości nie naliczył i nie ujął w ewidencji odsetek od nieterminowo uregulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy w łącznej kwocie 54,41zł. Było to niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm. (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

            Kontrola wykazała uchybienia, dotyczące sposobu określania i dokonywania zmian terminów płatności faktur, wystawianych w ZSO nr 3 z tytułu najmu i dzierżawy pomieszczeń szkoły. Stwierdzono bowiem, iż terminy płatności na fakturach liczone były od daty ich wystawienia, mimo że w przypadku 2 kontrahentów (na 10 skontrolowanych) zawarte umowy przewidywały termin do 10-tego każdego miesiąca oraz 14 dni od daty doręczenia faktury. Ustalono ponadto, iż w 36 przypadkach (na 101 skontrolowanych) dokonano wydłużenia terminu płatności bez uwzględnienia tych zmian w formie pisemnej w zawartych umowach, a mimo to w 22 przypadkach należność została uregulowana po terminie. Dodatkowo 1 umowa (na 35) nie została sporządzona na wzorze, zatwierdzonym pod względem formalno – prawnym przez Radcę Prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

      W wyniku kontroli 12 akt osobowych (8% zatrudnionych pracowników), stwierdzono uchybienia polegające w 2 przypadkach na wypłaceniu wyrównania wynagrodzenia bez uwzględnienia zwolnienia lekarskiego (specjalista ds. pracowniczych, konserwator) i w 1 przypadku na wypłaceniu wyrównania w wysokości niższej niż wynikało to z akt osobowych (specjalista ds. płac). Kontrola wykazała ponadto przypadek dokonania zwiększenia dodatku za wysługę lat w miesiącu wrześniu (główna księgowa), mimo że jego wzrost według akt osobowych pracownika przypadał na miesiąc październik oraz 2 przypadki wypłacenia dodatku za wysługę lat pomniejszonego za okres zwolnienia lekarskiego, co niezgodne było z art. 6 ust. 4 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin (zawarty w dniu 08.01.97r., ze zmianami z dnia 02.07.99r.), wg którego dodatek za wysługę lat przysługuje również za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby bądź konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Na stanowisku kierownika obiektów sportowych zatrudniona została osoba nieposiadająca 7 – letniego stażu pracy, które wg załącznika nr 2 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy wymagane było na tym stanowisku. Według wyjaśnień Dyrektora ZSO nr 3 pracownik objął to stanowisko ze względu na brak innych kandydatów, spełniających określone warunki, a dodatkowo przyznane zostało minimalne wynagrodzenie zasadnicze przysługujące na ww. stanowisku.

W aktach osobowych 2 pracowników (na 12 skontrolowanych) nie zawarto informacji, potwierdzających powierzenie stanowiska (specjalista ds. płac, konserwator), co niezgodne było z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), wg którego pracodawca jest zobowiązany prowadzić w szczególności dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Kontrola wykazała, że Dyrektor ZSO nr 3 nie zaktualizował dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki, mimo że przepis art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor) nakładał taki obowiązek. Dokumentacja nie zawierała bowiem szczegółowego wykazu kont analitycznych do konta 202 – „Rozrachunki z odbiorcami”, a jej podstawę prawną stanowiły nieobowiązujące już przepisy.
W zakładowym planie kont nie ujęto ponadto konta 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, mimo że konto to zawarte zostało w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Powyższe naruszyło postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia, wg którego podane konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce, a podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych.

Ustalono również, że nie prowadzono ewidencji na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, natomiast na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nie zachowano zasady czystości obrotów, bowiem przy ewidencji zwrotów, nadpłat i korekt wydatków budżetowych nie stosowano technicznego zapisu ujemnego. Dodatkowo ewidencja analityczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona była łącznie w programie komputerowym, co uniemożliwiało uzgodnienie jej stanu ze stanem ewidencji syntetycznej na kontach 011 – „Środki trwałe” i 013 – „Pozostałe środki trwałe”.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż ewidencja faktur wystawionych przez kontrahentów ZSO nr 3 dokonywana była w momencie zapłaty, a nie w momencie powstania zobowiązania, co ograniczało możliwość ich bieżącej kontroli. Skutkiem powyższego było ponadto wystąpienie w miesiącu wrześniu niezgodności stanu magazynu żywnościowego wynikającego z ewidencji syntetycznej na koncie 310 – „Magazyn artykułów spożywczych” i ewidencji analitycznej prowadzonej na kartotekach magazynowych. Ustalono również, iż w dokumentacji ZSO nr 3 nie było kartotek magazynowych (magazyn żywnościowy) za okres wrzesień – grudzień 2006r., mimo że okres ich przechowywania zgodnie z art. 74 ust. 2 uor wynosił 5 lat. Powyższe było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego do ewidencji należności jednostek budżetowych z tytułu dochodów budżetowych służy konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, a do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Stanowiło ponadto naruszenie zapisu art. 16 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierały zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej; prowadziło się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

            Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie 4 z 25 zestawień obrotów i sald, dotyczących budżetu i rachunku dochodów własnych zostało nieterminowo sporządzonych. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 1 i 2 uor, który stanowił, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.            Kontrola wykazała uchybienia, dotyczące określenia daty dokonania operacji w zapisach księgowych. Stwierdzono bowiem 4 przypadki (na 23) polegające na ujęciu kilku dokumentów księgowych (wyciągów bankowych lub raportów kasowych) pod jedną datą, mimo iż każdy z dokumentów dotyczył innego okresu. Było to niezgodne z art. 23 ust. 2 uor, który stanowił, iż zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

            Ustalono, iż podstawę prawną, obowiązujących w ZSO nr 3 procedur kontroli finansowej, instrukcji kasowej, instrukcji do ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania oraz regulaminu premiowania, stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo regulamin inwentaryzacji oraz instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie zawierały podstawy prawnej, co uniemożliwiało stwierdzenie czy opierają się na aktualnych przepisach prawa.  

W trakcie kontroli stwierdzono, że Dyrektor ZSO nr 3 nie wywiązał się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych (dot. głównego księgowego) i stanowiskach urzędniczych (tj. specjalista, kierownik administracyjno – gospodarczy).

Dokumenty przekazywane przez ZSO nr 3 do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, m.in. takie jak projekty planów finansowych, plany finansowe oraz sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34 za 2006 r. nie były potwierdzone datą wpływu przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta.

 

3.      Skierowanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na kierowniczym stanowisku urzędniczym, tj. głównej księgowej oraz stanowiskach urzędniczych.