Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

W grudniu 2007 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził kontrolę w Gospodarstwie Pomocniczym „Ksero – Graf” ul. 3 Maja 1a (zw. dalej gospodarstwem lub jednostką) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2006r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

             W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

             W zakresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na niedopełnieniu wymogów formalnych przy powołaniu gospodarstwa, niedostosowaniu dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla gospodarstwa do występujących w jednostce operacji rachunkowych, a także przypadkach uiszczania należności po upływie terminu płatności.

Ustalono, że decyzja z dnia 07.01.2000 r. o utworzeniu gospodarstwa pomocniczego nie została poprzedzona zgodą ówczesnego Zarządu Miasta co naruszyło przepis art. 20 ust. 3 pkt 2 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 26.11.1997 r. o finansach publicznych (j. t. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), według którego gospodarstwo takie powinien utworzyć kierownik jednostki budżetowej, po uprzednim uzyskaniu zgody zarządu jednostki samorządu terytorialnego. Przyjęta forma utworzenia gospodarstwa (samodzielna decyzja Dyrektora jednostki budżetowej) znajdowała zastosowanie jedynie pod rządami obowiązującej poprzednio, tj. do dnia 01.01.1999 r. ustawy z dnia 05.01.1991 r. - Prawo budżetowe i to w odniesieniu do państwowych a nie samorządowych jednostek budżetowych (§2 ust. 1 rozporządzenia Ministra finansów z dnia 08.05.1991 r.
w sprawie gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych – Dz. U. Nr 42, poz. 185 ze zm.). Obecnie obowiązujący przepis art. 27 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), także uzależnia utworzenie i działalność gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej od zgody wydanej przez Prezydenta Miasta.

Zarządzeniem Dyrektora ZS nr 8 nr 9/2004/2005 z dnia 18.07.2005 r. wprowadzono do stosowania dokumentację przyjętych zasad rachunkowości dla gospodarstwa. Stwierdzono jednak, że w zakładowym planie kont nie ujęto kont: 330 - towary, 755 – koszty finansowe, 765 – pozostałe koszty operacyjne, 870 – podatki i obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego. Ustalono również, że funkcjonujący w gospodarstwie Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych nie zawierał informacji o osobach upoważnionych do kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dokumentu określającego wzór podpisów osób odpowiedzialnych za te wskazania. Taka informacja dałaby jasny obraz przebiegu kontroli dokumentów finansowo – księgowych pod kątem odpowiedzialności pracowników za poszczególne jej etapy.

Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków Gospodarstwa – łącznie 9 faktur na kwotę 6.458,19 zł (t. j. 10,67% ogólnych wydatków) wykazała, że w przypadku faktur: 1048/06/FVS z dnia 07.06.2006 r., 1128/06/FVS z dnia 21.06.2006 r., 1969/06/FVS z dnia 26.10.2006 i 0662/06/FVS z dnia 06.04.2006 r. nie wystawiono not korygujących, pomimo nieprawidłowego określenia danych Odbiorcy ("Ksero - Graf" Gospodarstwo Pomocnicze przy ZSE nr 2), co naruszało postanowienia punktu 1, rozdział 4 regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, według którego„w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej kontrolujący zwraca bezzwłocznie wadliwe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym lub osobom z wnioskiem o dokonanie uzupełnień i poprawek”.Uchybienia w stosowaniu ww. regulaminu polegały również na braku podpisów świadczących o sprawdzeniu dokumentu pod względem merytorycznym i formalnym (faktura: 2620Ł z dnia 18.05.2006 r., 1048/06/FVS z dnia 07.06.2006 r.). Kontrola terminów płatności faktur wykazała, że na osiem z dziewięciu przypadków kwota zapłaty została uregulowana po upływie terminu płatności od 6 do 59 dni; co w przyszłości może skutkować wystawieniem noty odsetkowej dla gospodarstwa.

            W toku kontroli ustalono, że przy przeprowadzaniu analizy rynku dot. naprawy kserokopiarki (FV 0662/06/FVS z dnia 06.04.2006 r.) nie określono wartości szacunkowej zamówienia oraz wysokości kursu euro obowiązującego na dzień dokonania szacowania w sporządzonym przez Kierownika administracyjno – gospodarczego wniosku z dokonania analizy rynku (usługa naprawy kserokopiarki) co naruszało postanowienie punktu 2 zarządzenia Dyrektora ZS nr 8 w sprawie udzielania zamówień publicznych według którego notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Ustalono ponadto, że dokumentacja jednostki nie zawierała informacji świadczących o zapoznaniu się:

·        ze statutem i zarządzeniem Dyrektora ZS nr 8 w sprawie przyjętych zasad rachunkowości – przez Głównego Księgowego i Kierownika administracyjno – gospodarczego (pod zarządzeniem widnieje nieczytelny podpis bez pieczątki imiennej),

·        z zarządzeniem Dyrektora ZS nr 8 w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Kierownika administracyjno – gospodarczego.

Ustalono również, że Dyrektor ZS nr 8 wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania do Wydziału Oświaty półrocznych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, zgodnie z Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w gospodarstwie nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZS nr 8 aby: