Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w III Liceum Ogólnokształcącym im. Mikołaja Kopernika ul. Pomorska 150 w Szczecinie (zwanym dalej III LO), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu w 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 lutego 2007 r. Ocena, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 lutego 2007 r.

 

            Kontrola wykazała, że dokumentacja dotycząca przyjętych w III LO zasad rachunkowości nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w niej, bowiem (mimo ujęcia kont w Planie Kont) zasad funkcjonowania następujących kont syntetycznych: 080-Inwestycje, 221-Należności z tytułu dochodów budżetowych, 224–Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych, 231–Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 750–Przychody i koszty finansowe. Naruszyło to postanowienia art. 10 uor w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości, gdyż zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, ale również przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Odpowiedzialność za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację ww. dokumentacji, ponosi Dyrektor III LO jako kierownik jednostki, o czym stanowi art. 10 ust. 2 ww. ustawy.

            Stwierdzono ponadto, iż funkcjonująca w III LO od dnia 1.02.2002 r.  „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych” jest niekompletna, ponieważ nie obejmuje osób upoważnionych do kontroli dowodów księgowych oraz nie zawiera podpisów osób upoważnionych do tej kontroli.

            W toku kontroli ujawniono niedociągnięcia dotyczące braku daty wprowadzenia w życie „Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych w III LO” oraz braku regulaminu pracy komisji przetargowej, które zgodnie z przepisem § 7 ust. 6 załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie Zarządzenie Nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r.), Dyrektor III LO powinien ująć w ww. dokumentacji wraz z: organizacją, trybem pracy oraz zakresem czynności członków komisji przetargowej.

            W okresie objętym kontrolą powyższe zagadnienia regulowało dodatkowo Zarządzenie Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7.07. 2006 r., które nie zostało ujęte w dokumentacji znajdującej się w III LO.

            Opracowane przez Dyrektora III LO procedury kontroli finansowej były zgodne z przepisami art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) - zw. dalej uofp, gdyż zawierały zasady: przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków, badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych.

           Kontrola dokumentów dotyczących wydatków III LO za 2006 r. na kwotę 99 516,02 zł (5,16% ogółu wydatków - 1 929 675,74 zł) nie wykazała uchybień. Dowody księgowe były bowiem kompletne, poprawne oraz zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, a ewidencja księgowa była prowadzona prawidłowo, przejrzyście i starannie.

           Obecna główna księgowa zatrudniona od 1.02.2006 r., spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 pkt 4 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

            Kontrola wykazała, że Dyrektor III LO wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego.

 

W związku z poczynionymi ustaleniami Prezydent zalecił:

1. Uzupełnić „Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych w III LO” o  regulamin pracy komisji przetargowej.

2. Uaktualnić zasady funkcjonowania poszczególnych kont syntetycznych występujących w III LO.

3. Dokonać aktualizacji Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.