Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            W styczniu 2007 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w  Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych ul. Mariacka 25 (zw. dalej ZBiLK) w zakresie realizacji prawa pracy, w tym w szczególności wynagradzania i zatrudniania pracowników zakładu w 2006 r.

            W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

            W zakresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na występowaniu przypadków ustalenia wynagrodzenia zasadniczego pracowników w wysokości innej, niż wynikająca z układu zbiorowego pracy (poniżej dolnej i powyżej górnej granicy), braku w aktach pisemnych zmian warunków zatrudnienia (dot. wynagradzania) oraz aktualnych zakresów obowiązków, braku aktualizacji - w oparciu o układ zbiorowy pracy - umów o pracę w zakresie przyznanego stanowiska, kategorii zaszeregowania oraz dodatków do wynagrodzenia (dot. pracowników przejętych w wyniku zmian organizacyjnych), braku kontroli przy przyznawaniu i wypłacaniu pracownikom podwyżek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: stażowego i funkcyjnego a także błędach formalnych w przeprowadzanych procedurach konkursowych przy naborze.

Uwagi kontroli dotyczą również zasad przyznawania premii, przybierającej charakter premii stałej, zamiast przewidzianej regulaminem premiowania – premii uznaniowej.

            W toku kontroli ustalono, że spośród ogółem zbadanych 164 zatrudnionych, w przypadku 19 pracowników ich wynagrodzenie zasadnicze było niższe, niż wynikało to z postanowień układu zbiorowego pracy i nie odpowiadało zajmowanemu przez pracownika stanowisku pracy. Przyczyną tego był brak weryfikacji stanowisk oraz wynagrodzeń pracowników przejmowanych w trybie art. 23¹ ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U z 1998, Nr 21, poz. 94 ze zm.) zw. dalej k.p. od dotychczasowych zarządców lokali mieszkalnych pod kątem spełnienia minimalnych wymagań stawianych postanowieniami obowiązującego w ZBiLK układu zbiorowego pracy. W przypadku dwóch pracowników ich wynagrodzenie przewyższało górną granicę płacy przewidzianej na danym stanowisku. Dotyczyło to przypadku, w którym we wrześniu 2006 r. przyznano st. specjaliście – koordynatorowi podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego  do kwoty 3.200 zł, pomimo, że wg układu zbiorowego maksymalne wynagrodzenie na zajmowanym stanowisku (przy posiadanej najwyższej XV kategorii zaszeregowania) wynosiło 3.168 zł. Zwiększeniu wynagrodzenia nie towarzyszyła natomiast zmiana zajmowanego przez pracownika stanowiska (a tym samym podwyższenie grupy zaszeregowania). Z kolei w drugim przypadku - pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty (3/5 etatu) z IX kat. zaszeregowania i wynagrodzeniem 1.300 zł (2166 zł  dla całego etatu) - o 33 zł przekroczona została górna granica wynagrodzenia zasadniczego wynoszącego dla danej kategorii 2112 zł (odpowiednio: 1267 zł).

            Stwierdzono także, że 28 osób nie posiadało w formie pisemnej aktualnych warunków zatrudnienia dotyczących wysokości wynagrodzenia (angaż). Podwyżki płac nie skutkowały zatem pisemną informacją dla pracownika o dokonanych zmianach w umowie o pracę, co stanowiło naruszenie stosowanego odpowiednio art. 29§2 k.p. według którego umowę o pracę (a zatem także jej zmianę – art. 77§1 ustawy z dnia 23.04.1964 Kodeks cywilny – Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm. w zw. z art. 300 k.p. ) zawiera się na piśmie.

            Kontrola wykazała ponadto, że na 91 nowozatrudnionych lub przejętych w trybie art. 23¹ k.p. pracowników, tylko jeden posiadał aktualny zakres obowiązków dot. stanowiska zajmowanego w ZBiLK. W trzech przypadkach posiadane zakresy nie odpowiadały zajmowanemu stanowisku. Z kolei na 71 osób zatrudnionych w ZBiLK przed 1.01.2006 r. w 28 przypadkach pracownicy posiadali nieaktualne zakresy obowiązków (brak aktualizacji po zmianie stanowisk pracy).

            W toku kontroli ustalono również, że w przypadku 11 pracowników - przeniesionych w okresie IV-V.2006 r. do ZBiLK na mocy porozumienia z dotychczasowymi zarządcami rejonów - nie dokonano do dnia zakończenia kontroli aktualizacji umów o pracę w zakresie przyznanego stanowiska, kategorii zaszeregowania oraz dodatków do wynagrodzenia przysługujących pracownikom zgodnie z układem zbiorowym pracy. Powyższa sytuacja nie daje możliwości jednoznacznego stwierdzenia na jakim stanowisku zatrudniony jest dany pracownik, jaką przyznano mu kategorię zaszeregowania oraz wynagrodzenie, a także czy i w jakiej wysokości przysługują mu dodatki do wynagrodzenia (pomocniczo poddano kontroli kartoteki płacowe pracowników).

            Kontrola wykazała ponadto w 5 przypadkach niezgodności pomiędzy wysokością wypłacanego wynagrodzenia zasadniczego a dokumentacją zawartą w aktach osobowych pracowników (umowy o pracę, aneksy). Przyczyną powyższego były błędy oraz brak bieżącej aktualizacji systemu kadrowego stanowiącego podstawę do naliczania płac w księgowości jednostki. Analogiczne nieprawidłowości dotyczyły również  braku wypłaty dodatków funkcyjnych (2 przypadki).

            Stwierdzono również nieprawidłowości przy ustalaniu dodatków stażowych polegające na: przyznaniu 20% dodatku stażowego pomimo braku udokumentowania przez pracownika wymaganego stażu pracy; zawyżenia  o 1% wysokości przysługującego dodatku. Z kolei we wrześniu 2006 r. zaprzestano naliczania i wypłacania dodatku stażowego pomimo, że został on zagwarantowany w wysokości 20% umową o pracę podpisaną z pracownikiem, której - w zakresie powyższej zmiany - do dnia zakończenia kontroli nie aneksowano (akta osobowe pracownika nie zawierały świadectw pracy).

            Ustalono ponadto, że w aktach osobowych 16 pracowników (w tym 14 nowozatrudnionych lub przejętych w 2006 r.) nie było dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, co uniemożliwiło kontrolę prawidłowości określenia przez pracodawcę stanowiska pracy pracownika.

            Nieprawidłowości natury formalnej dotyczyły też procedur konkursowych przy naborze pracowników ZBiLK. Polegały one na: nie zamieszczaniu w ogłoszeniach o naborze informacji o minimalnym stażu pracy wymaganym od kandydata (4 przypadki), zaniżaniu wymaganego stażu pracy (2 przypadki), braku obowiązku posiadania 2-letniego stażu pracy na stanowiskach urzędniczych (1 przypadek). 
            W kwestii zaniżonego wymaganego stażu pracy dwukrotnie (pismami z dnia 20.11.2006 r. i 11.12.2006 r.) informował Dyrektora ZBiLK - Zarząd Międzyzakładowej Organizacji Związkowej „Solidarność”. Ustalono również, że w 4 przypadkach  rozstrzygnięto konkurs i dokonano naboru pomimo, że kandydat nie przedstawił dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań formalnych wynikających z ogłoszenia o naborze. Dotyczyło to naboru na stanowisko specjalisty ds. technicznych (2 przypadki), specjalisty (inspektora) ds. techniczno-eksploatacyjnych oraz stanowiska radcy prawnego. Zastrzeżenia kontroli dotyczyły również braku w dokumentacji jednostki większości  - opublikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej - list kandydatów spełniających wymagania formalne z ogłoszenia o naborze.

            Kontrola wykazała ponadto, że w ZBiLK nie praktykowało się składania przez pracowników oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej, co narusza przepis art. 18a ustawy z dnia 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych
(j.t Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1593 ze zm) zw. dalej u.p.s., według którego pracownik samorządowy jest obowiązany złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. Brak ww. oświadczeń uniemożliwia pracodawcy kontrolę przestrzegania przez pracownika zakazów określonych w art. 18 u.p.s., dot. m.in. zakazu wykonywania zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami wykonywanymi w ramach obowiązków służbowych albo wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

            Ustalono, że w 2006 r. przewidzianą regulaminem premię uznaniową przyznawano i wypłacano systematycznie w stałej, maksymalnej wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego. Powyższa „schematyczność” w traktowaniu premii spowodowała, że stała się ona stałym składnikiem wynagrodzenia i utraciła  - w ocenie kontroli - swój  uznaniowy a zarazem motywacyjny charakter. Świadczy o tym m.in. przypadek wypłacania stałej 20% premii pomimo dokonanego wypowiedzenia umowy o pracę z uwagi na niewłaściwe wywiązywanie się przez pracownika z powierzonych obowiązków służbowych (w tym: niedotrzymywania terminów załatwiania spraw lokalowych, notoryczne skargi odnośnie nierzetelnej obsługi, braku kultury osobistej). Z regulaminu premiowania wynika z kolei, iż warunkiem przyznania (pozbawienia) jak i określenia wysokości premii (do 20%) jest m.in. terminowei staranne wykonywanie zadań, osobiste angażowanie w realizacji zadań, rzetelność, terminowość, właściwy stosunek wobec współpracowników i klientów. Proces przyznawania premii na etapie wystosowywania wniosków określających jej wysokość dla każdego pracownika - w ocenie kontroli - nie był poprzedzany dokonaną przez bezpośredniego przełożonego oceną pracownika pod kątem wykonywania przez niego powierzonych mu obowiązków. Ustalono bowiem przypadki wypłaty premii na podstawie wniosków zawierających błędy formalne (brak podpisu kierownika działu tj. osoby weryfikującej zasadność jej przyznania na rzecz konkretnego pracownika lub dyrektora ZBiLK – jako osoby zatwierdzającej wysokość premii), jak również przypadki podpisywania wniosków in blanco (akceptacja wniosku przez ww. osoby bez wpisanej wysokości przyznanej premii). Na brak uznaniowości przyznawanej premii wskazuje dodatkowo fakt, że w celu dostosowania wynagrodzenia pracowników przejętych w trybie art. 23¹ k.p. w myśl zasady, że pracownik przejmowany nie może otrzymać wynagrodzenia niższego od otrzymywanego dotychczas, powiększono relatywnie niższe wynagrodzenie zasadnicze m.in. o premię w wysokość stałej – 20%, choć z punktu widzenia formalnego (zapisy w umowach o pracę) pracownikowi przysługuje premia w wysokości zmiennej do 20%.

            W ocenie kontroli przedstawiony powyżej system przyznawania premii (jej stałość) może być podstawą zarzutu działania w celu obejścia przepisów ograniczających wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracowników ZBiLK (rozporządzenie z dnia 02.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego - Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm. oraz uchwała Nr XXIV/484/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 26.07.2004 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego oraz wartości jednego punktu w złotych dla pracowników zakładów budżetowych sfery komunalnej w Szczecinie).

            Ustalono, że Dyrektor ZBiLK wywiązał się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. W przypadku dwóch osób  zapytanie dot. jednak osób zatrudnionych na stanowiskach pracowniczych (pomocy administracyjno – technicznej i sekretarki), co do których ww. przepis nie miał zastosowania. Prawa żądania informacji w odniesieniu do ww. osób nie dawał Dyrektorowi ZBiLK również art. 6 pkt 10 ustawy z dnia 24.05.2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U Nr 50, poz. 580 ze zm.). W ocenie kontroli ww. nieprawidłowość rozpatrywać należy w kategoriach oczywistej pomyłki (w stosunku do pozostałych stanowisk pracowniczych nie złożono wniosku do KRK), niemniej wskazać należy, iż przetwarzanie otrzymanych z KRK danych dot. ww. osób - jako tzw. danych wrażliwych - uzależnione jest od pisemnej zgody tychże pracowników (art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych – j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.).

 

             W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli Prezydent zalecił Dyrektorowi ZBiLK aby:

1.      doprowadził do zgodności wysokości wynagrodzenia pracowników przejętych w trybie art. 23¹ k.p. z układem zbiorowym pracy (aktualizacja wynagrodzenia lub zmiana stanowiska pracy połączona ze zmianą kategorii zaszeregowania),

2.      przestrzegał obowiązku sporządzania i przekazywania pracownikom angaży po każdej zmianie warunków zatrudnienia,

3.      sporządził i zaktualizował zakresy obowiązków pracowników,

4.      zaktualizował umowy o pracę z pracownikami przejętymi w trybie art. 23¹ k.p zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy,

5.      usunął wskazane nieprawidłowości dot. wypłaty wynagrodzenia zasadniczego i dodatków do wynagrodzenia,

6.      zwrócił szczególną uwagę na bieżącą aktualizację systemu kadrowego w zakresie zmian wynagrodzeń zasadniczych i należnych dodatków do wynagrodzenia,

7.      uzupełnił akta osobowe pracowników o dokumentację dot. posiadanego wykształcenia,

8.      w ogłoszeniach o naborze określał wymagania formalne kandydatów co najmniej w minimalnym zakresie przewidzianym obowiązującymi przepisami prawa (minimalny staż pracy na określonym stanowisku),

9.      przeprowadzał proces weryfikacji kandydatów biorących udział w konkursach pod kątem kompletności składanych dokumentów i ich zgodności z wymogami zawartymi w ogłoszeniu i bezwzględnie przestrzegał nakazu odrzucania ofert nie spełniających wymagań formalnych stawianych w ogłoszeniu o naborze,

10. dokumentował fakt odbierania od zatrudnionych pracowników oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej (uzupełnić informację dla obecnie zatrudnionych),

11.  przestrzegał postanowień regulaminu premiowania pracowników ZBiLK.