Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

W listopadzie 2007 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym nr 2 w Szczecinie (zw. dalej SOSW nr 2 lub jednostką), w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W wyniku kontroli stwierdzono, że uprzedni Dyrektor SOSW nr 2 dokonał zapłaty z tytułu umowy przed faktycznym zakończeniem robót budowlanych. Ustalono bowiem, że w dniu 28.12.2006 r. dokonano na rzecz wykonawcy przelewu kwoty 22.474,07 zł. tytułem zapłaty za realizację umowy o roboty budowlane (wymiana 17 sztuk okien w budynku szkoły SOSW nr 2) pomimo, że faktyczny odbiór przedmiotu umowy nastąpił w dniu 29.05.2007 r. Naruszyło to postanowienia § 4 umowy nakładającego na inwestora obowiązek zapłaty wynagrodzenia po podpisaniu przez obie strony protokołu odbioru końcowego a także było działaniem nieracjonalnym biorąc pod uwagę możliwość niewykonania robót przez wykonawcę lub wykonania ich w sposób wadliwy.

Jednostka posiadała aktualne przeglady kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, instalacji gazowych, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej - zgodnie
z art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u. Do dnia zakończenia kontroli nie zlecono natomiast przeprowadzenia kontroli instalacji piorunochronnej wymaganej przepisem art. 62 ust. 1 pkt 2 p.b.u. Ustalono ponadto, że nie wykonano zaleceń kontroli instalacji wodociągowej i przeciwpożarowej w zakresie oznakowania 4 łączy hydrantowych a także części zaleceń kontroli ogólnobudowlanej (5 – latka) dot. m.in. naprawy prześwitów w dachu budynku szkoły, przemurowania ściany oporowej schodów przy budynku szkoły, uzupełnienia ubytków zaprawy w spoinach na ścianach zewnętrznych budynku szkoły oraz wymiany posadzki na balkonie budynku internatu i zabezpieczenie antykorozyjne stopek belek stalowych.

W toku kontroli stwierdzono, że SOSW nr 2 nie zawarł umów najmu/użyczenia z podmiotami prowadzącymi w budynku szkoły działalność gospodarczą (stomatolog) i gabinet profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej (pielęgniarka) co naruszyło postanowienia uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej. Brak pisemnej umowy może również budzić wątpliwości co do przejrzystości i jawności finansów jednostki. Nie zawarto również pisemnej umowy użyczenia dot. umieszczenia na elewacji budynku szkoły oznaczenia przedsiębiorcy (stomatologa) co naruszyło przepis §14 ust. 3 Zarządzenia nr 415/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31.07.2007 r. w sprawie udostępniania nieruchomości w celu umieszczenia reklam i oznaczeń przedsiębiorcy. W dokumentacji jednostki brak było również pisemnej umowy najmu garażu zawartej z podmiotem opłacającym czynsz najmu. Ustalono również, że SOSW nr 2 nie odprowadzał podatku od nieruchomości (w części dot. pomieszczenia przeznaczonego na prowadzenie ww. działalności gospodarczej) pomimo, że zwolnienie od obowiązku podatkowego nie dot. przedmiotów opodatkowania zajętych na działalność gospodarczą inną niż działalność oświatowa (art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 121, poz. 844 ze zm.). Drobne uchybienie dot. natomiast sposobu określenia stawki czynszu dla lokalu mieszkalnego usytuowanego w budynku szkoły (stosownie do załącznika Zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin). Polegało ono na błędnym określeniu łącznej liczby punktów przyznanych danemu lokalowi a w konsekwencji zaniżeniu wartość czynszu (6 zł w stosunku miesięcznym).

W zakresie kontroli przestrzegania przepisów zarzadzenia Prezydenta Miasta dot. udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych stwierdzono, że w 3 na 4 zbadanych przypadkach (zakupy wyposażenia i usługi remontowe) jednostka nie posiadała dokumentacji wskazujacej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej. Ustalono również, że sporządzone na okoliczność innych zakupów notatki służbowe, nie zawierały wskazania wartości szacunkowej i kursu euro, co naruszało przepis §9 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych (a obecnie zarządzenia nr 330/06 z dnia 15.06.2007 r.)

Stwierdzono nieprawidłowe naliczenie odsetek ustawowych od zaległości czynszowych wynikających z umowy dzierżawy terenu zawartej z podmiotem prywatnym. Na wniosek kontroli w dniu 21.11.2007 r. SOSW nr 2 obciążył dzierżawcę kwotą należnych odsetek. Kontrola wykazała również brak wykonania w 2007 r. przez ww. dzierżawcę corocznego zobowiązania wykonania usługi polegającej na odmalowaniu pomieszczeń wydzierżawiającego o kubaturze nie przekraczającej 300 m³. Według wyjaśnień kontrolowanego spowodowane to było prowadzonymi z dzierżawcą rozmowami w sprawie zamiany obowiązku malowania na obowiązek remontu pomieszczeń sanitarnych w internacie szkoły z planowanym terminem remontu – luty 2008 r.

Stwierdzono ponadto drobne nieprawidłowości dot. nie sporządzenia przez zespoły spisowe szczegółowych sprawozdań z przeprowadzonej inwentaryzacji mienia, nie powołania Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, braku na niektórych arkuszach spisowych podpisów osób odpowiedzialnych materialnie i członków zespołu spisowego. Ustalono również, że w niektórych przypadkach spisu inwentarza dokonywała osoba odpowiedzialna materialnie za mienie podlegające spisowi, co naruszało zasadę obiektywności przeprowadzanej inwentaryzacji mienia.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SOSW nr 2 aby:

1.      przestrzegał postanowień umów w zakresie terminowości zapłaty wynagrodzenia,

2.      zlecił przeprowadzenie kontroli instalacji piorunochronnej,

3.      w miarę możliwości finansowych podjął działania zmierzające do realizacji zaleceń kontroli ogólnobudowlanej,

4.      przestrzegał nakazu stosowania pisemnej formy zawieranych umów obligacyjnych (zawarł umowy z podmiotami wymienionymi w wystąpieniu),

5.      użyczenie elewacji budynku szkoły w celu umieszczenia oznaczenia przedsiębiorcy poprzedził uzyskaniem niezbędnych zezwoleń służb konserwatorskich (obiekt wpisany do rejestru zabytków),

6.      przestrzegał obowiązku uiszczania podatku od nieruchomości od przedmiotów opodatkowania zajętych na działalność gospodarczą inną niż działalność oświatowa,

7.      bezwzględnie przestrzegał nakazu dokonywania i dokumentowania faktu przeprowadzenia analizy rynku przy zamówieniach, których wartość przekracza kwotę 3000 zł. brutto,

8.      przedstawił finansowe rozliczenie kosztów remontu pomieszczeń sanitarnych w internacie szkoły (planowany czas remontu – luty 2008 r.),

9.      przestrzegał obowiązującej w SOSW nr 2 instrukcji inwentaryzacyjnej.