Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniu 14.11.2008 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 7 ul. Z. Nałkowskiej 33 w Szczecinie, zw. dalej Gim nr 7, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2007 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2006 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/26/08 podpisanym w dniu 25 listopada 2008 r.

Kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych wykazała, że podejmowane przez Dyrektor działania na rzecz zniwelowania zaistniałych nieprawidłowości były niewystarczające. W dalszym ciągu w jednostce m.in. błędnie prowadzone są księgi inwentarzowe oraz wybiórczo dekretowane wyciągi bankowe. 

W wyniku kontroli realizacji zalecenia: „rzetelne i bezbłędne prowadzenie ksiąg rachunkowych, szczególnie w zakresie majątku trwałego i obrotowego Gim nr 7 oraz dokonywanie poprawy błędów na dokumentach zgodnie z przepisami” poza drobnymi różnicami występującymi, wg stanu na dzień 31.10.2008 r., pomiędzy ewidencją księgową (konta 011 i 020) a zapisami w księdze dot. środków trwałych oraz księdze dot. wartości niematerialnych i prawnych stwierdzono, że księgi inwentarzowe dotyczące pozostałych środków trwałych umarzanych w 100% były niezgodne z ewidencją księgową – konto 013 - o 46,56 zł. Różnice nie zostały wyjaśnione podczas kontroli, co świadczy o braku dokonywanych uzgodnień przez głównego księgowego jednostki. W księgach inwentarzowych dot. pozostałych środków trwałych nie było ponadto wpisów dotyczących zakupów środków dokonanych w 2008 r. mimo, że na dzień 31.10.2008 r. obroty na koncie 013 wynosiły 21.590,96 zł. Świadczy to o nie prowadzeniu ksiąg pomocniczych na bieżąco. Powyższe było niezgodne z art.16 ust.1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg (...), uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Powyższe naruszało ponadto art.24 ust.1 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Pozostałe zalecenia dotyczące uzupełnienia zasad (polityki) rachunkowości oraz instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych, sporządzania sprawozdań, wyegzekwowania odsetek od nieterminowo uregulowanych w 2006 r. należności z tytułu najmu, przekazywania umów najmu do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta., sporządzania notatek służbowych z dokonania analizy rynku, umieszczania w aktach osobowych pracowników pism, dotyczących zmian w warunkach wynagradzania, uregulowania zobowiązań Gim nr 7 w kwocie 3.539,37 zł. zostały zrealizowane bez uwag.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1.   uzupełnić księgi inwentarzowe i uzgodnić je z ewidencją księgową,

2.   bieżąco dekretować wszystkie wyciągi bankowe,

3.    ewidencjonować wydatki na właściwych celowo paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji,

4.   bezwzględnie stosować regulacje zawarte w przyjętej instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.