Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Realizacja Projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe – miejsce polsko – niemieckiej edukacji ekologicznej” nr INT/MV-BB-PL.3/C1.2006.015 w ramach programu INTERREG III A.

Zakład Usług Komunalnych ul. Ku Słońcu 125 w Szczecinie

W grudniu 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych w Szczecinie, przy ul. Ku Słońcu 125, zwanym dalej ZUK, w zakresie realizacji Projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe – miejsce polsko – niemieckiej edukacji ekologicznej” nr INT/MV-BB-PL.3/C1.2006.015 w ramach programu INTERREG III A.

 

W dniu 30.03.07 r. w Szczecinie pomiędzy Wojewodą Zachodniopomorskim, a Zakładem Usług Komunalnych podpisana została umowa o dofinansowanie Projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe - miejsce polsko-niemieckiej edukacji ekologicznej” w ramach Programu INTERREG III A Polsko-Niemieckiego Pogranicza na obszarze Krajów Związkowych Meklemburgia Pomorze Przednie/Brandenburgia-Polska (Województwo Zachodniopomorskie).

Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości, stwierdzono jedynie niedociągnięcia, pozostające bez wpływu na realizację ww. Projektu.

Wydatki poniesione przez ZUK, zostały zweryfikowane przez Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki - Instytucję Pośredniczącą i zrefundowane na rachunek bankowy Beneficjenta.

Ustalono, że realizacja Projektu przebiegała zasadniczo zgodnie z umową i harmonogramem określonym we wniosku aplikacyjnym, a dokonane przez ZUK przesunięcia w harmonogramie rzeczowo-finansowym, zostały zgłoszone pisemnie do ZUW. Zrealizowano w pełni działania główne określone we wniosku, dotyczące : wykonania 621 m ścieżki ekologicznej, organizacji imprez turystyczno – kulturalnych dla szkół, posadowienia gatunków chronionych roślin.

Wszystkie rozliczenia związane z Projektem prowadzone były na wydzielonym rachunku bankowym, a wydatki dokonywane były w terminach i wysokościach określonych w harmonogramie oraz ujmowane w wyodrębnionej ewidencji księgowej. Wszystkie dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty przez osoby upoważnione. Dokumentacja dotycząca zrealizowanego Projektu przechowywana jest w siedzibie wydziale organizacyjnym oraz wydziale księgowości ZUK.

W trakcie przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że :

ZUK zwrócił się do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego o sporządzenie aneksu do umowy o dofinansowanie, w zakresie przesunięcia terminu rzeczowego i finansowego realizacji Projektu, dopiero w dniu 31.12.2007 r., tj. po upływie terminu zakończenia realizacji, podczas gdy zgodnie z § 16 ust. 1 umowy o dofinansowanie, powinien to zrobić w formie pisemnej, przed ich wprowadzeniem i nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu.

Stwierdzono również, że na zleceniu, dotyczącym obsługi autokarowej otwarcia ścieżki, nie zamieszczono informacji o udziale Funduszu we współfinansowaniu Projektu oraz logo Programu, co pozostaje w sprzeczności z § 15 ust 2 umowy o dofinansowanie, wg którego Beneficjent końcowy był zobowiązany do zamieszczania we wszystkich dokumentach, które przygotowuje w związku z realizacją Projektu, informacji o udziale Funduszu we współfinansowaniu Projektu oraz logo Programu.

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, że nie został ustalony podział obowiązków pracowników dla poszczególnych zadań w związku z realizowanym Projektem oraz obieg dokumentacji w tym zakresie, co skutkowało brakiem przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację Projektu.

 

1)     Sporządzić sprawozdanie ze zrealizowanych w dniu 16 listopada 2007 r. warsztatów przyrodniczo-edukacyjnych z udziałem strony niemieckiej oraz sporządzać ww. sprawozdania przy organizacji kolejnych warsztatów.

2)     Zobowiązać Kierownika Leśnictwa Dąbie do przekazania pisemnej informacji o stopniu realizacji wskaźników rezultatu Projektu, w czasie umożliwiającym terminowe złożenie do Instytucji Pośredniczącej sprawozdań z osiągnięcia wskaźników rezultatu. Sprawozdanie powinno być złożone do 25 dni po zakończeniu każdego roku kalendarzowego.

3)     Zarchiwizować całość dokumentacji dotyczącej realizowanego Projektu w sposób pozwalający prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur, z zachowaniem wymogu przechowywania dokumentacji dotyczącej Projektu zgodnie z zapisem umowy o dofinansowanie tj minimum do 31 grudnia 2013 r.

4)     Dokumentować notatkami służbowymi istotne ustalenia związane z realizowanym Projektem, które zostały uzgodnione z Zachodniopomorskim Urzędem Wojewódzkim w formie telefonicznej.

 

W przypadku realizacji w przyszłości Projektów z wykorzystaniem dofinansowania z UE, Prezydent Miasta zalecił ponadto :

1) Przestrzegać terminów wynikających z zawartej umowy (sporządzanie aneksów, sprawozdawczość).

2) Zamieszczać na wszystkich dokumentach związanych z realizacją Projektu stosowne oznaczenia wynikające z zawartej umowy o dofinansowanie.

3) Określić pisemnie podział zadań oraz obieg dokumentów pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w realizację Projektu.