Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 29.12.2008 r. do dnia 30.12.2008 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Klub 13 Muz” z siedzibą w Szczecinie przy Pl. Żołnierza Polskiego 2, (zw. dalej 13 Muz) w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli Z/1/05 dotyczącej stanu gospodarki finansowej, w tym zamówień publicznych, za okres 2003-2004 r., zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2004 r. oraz sprawowania nadzoru nad działalnością Klubu przez właściwą merytorycznie jednostkę organizacyjną za okres 2003–2004 r. przeprowadzonej przez WKiAW w 2005 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 05.01.2009 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.01.2009r.

W toku kontroli ustalono, że spośród ogółem 32 zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym nr WKiAW/II/JG/0914/351/05 z dnia 13.06.2005 r. zrealizowano w całości 27. W 5 przypadkach nie wykonano jednak zaleceń dotyczących przede wszystkim przestrzegania ustalonej wysokości zapasu gotówki w kasie na niezbędne wydatki, przeszkolenia pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzanie zamówień publicznych, aktualizacji funkcjonujących w Klubie zasad udzielania zamówień publicznych, sprawdzania pod względem merytorycznym wniosków o zaliczkę oraz przestrzegania niektórych przepisów dotyczących zamówień publicznych.

W wyniku kontroli stwierdzono, że pogotowie kasowe w 13 Muzach ustalone w kwocie 500 zł nadal nie było utrzymywane. Stan gotówki w kasie w 4 z 9 skontrolowanych przypadkach w okresie od września do listopada 2008 r. wynosił od 189,24 zł do 413,09 zł. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie kasy był specjalista ds. organizacyjno-kadrowych.

Ustalono również, że skontrolowane z listopada 2008 r. wnioski o zaliczkę nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, co było niezgodne z § 6 instrukcji kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora nr 2/2007 z dnia 02.01.2007 r. oraz zaleceniem pokontrolnym nr 4 .

Kontrola wykazała, że główny księgowy nie odbył szkolenia z zakresu przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, pomimo że Prezydent Miasta Szczecin w wystąpieniu pokontrolnym zalecił przeszkolenie pracownika 13 Muz w ww. zakresie. Powyższe wynikało jednak z faktu, iż osoba ta zatrudniona została w lutym 2008 r., a więc po zatwierdzeniu planu finansowego 13 Muz na 2008 r., który nie przewidywał przeprowadzenia takich szkoleń.

Ustalono również, że zasady udzielania zamówień publicznych w 13 Muzach nie zostały zaktualizowane przez Dyrektora 13 Muz związku z nowelizacją ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Obowiązujący Regulamin udzielania zamówień publicznych wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Nr 18/2005 z dnia 12.07.2005 r. odnosił się do nieaktualnych już kwot (6.000 euro i 60.000 euro), od których uzależniony był sposób prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

Prezydent zalecił Dyrektorowi 13 Muz, aby:

1.      Przestrzegać ustalonej wysokości zapasu gotówki na niezbędne wydatki Klubu.

2.      Sprawdzać pod względem merytorycznym dokumentację dot. wydatków 13 Muz przed dokonywaniem wypłaty.

3.      Przeszkolić pracowników 13 Muz odpowiedzialnych za przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

4.      Uaktualnienić Regulamin udzielania zamówień publicznych zgodnie
z obowiązującą ustawą Prawo Zamówień Publicznych.