Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 3 marca do 27 marca 2008 r. przeprowadził kontrolę w Środowiskowym Domu Samopomocy w Szczecinie przy ul. Tartacznej 14, zwanym dalej ŚDS, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2007 r. 

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 maja 2008 r.  

Środowiskowy Dom Samopomocy prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej, nad której działalnością nadzór merytoryczny sprawuje Wojewoda Zachodniopomorski. W 2007 r. ŚDS uzyskał dochody w wysokości 18.942,13 zł, w tym dochody własne stanowiły 17.279,75 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 597.993,78 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 15.643,76 zł, tj. 108,31% zaplanowanych.

            Kontrola wykazała przypadki przekroczenia zakresu upoważnienia, udzielonego Kierownikowi ŚDS przez Prezydenta Miasta Szczecin. Stwierdzono bowiem, iż w miesiącu grudniu 2007 r. zostały zaciągnięte zobowiązania i zrealizowane wydatki w dziale 852 rozdziale 85203 § 4270 na łączną kwotę 13.956,35 zł, skutkiem czego było przekroczenie określonej w planie finansowym kwoty wydatków budżetowych o 10.222,82 zł. Zwiększenia planu finansowego dokonano dopiero w dniu 31.12.07 r.

Ustalono ponadto, iż w 2007 r. zaciągnięte zostały zobowiązania, z tytułu których wydatkowano z rachunku dochodów własnych łączną kwotę 15.643,76zł, natomiast plan finansowy wydatków finansowanych z rachunku dochodów własnych na rok 2007 r. został ustalony w łącznej kwocie 14.444 zł. Do końca 2007 r. nie dokonano zmiany planu, dotyczącej zwiększenia kwoty planowanych wydatków, w związku z czym w sprawozdaniu Rb – 34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych, zawarte zostały kwoty wydatków do wysokości określonego planu, a nie prawidłowe kwoty wynikające z prowadzonej w jednostce ewidencji. 

Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia Kierownika ŚDS, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wg którego sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych.

Ustalono również, iż wydatki z tytułu dostępu do sieci internet ewidencjonowane były w 2007 r. w § 4370 - Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej. Dopiero w dniu 19.12.07 r. dokonano przeksięgowania na § 4350 – Zakup usług dostępu do sieci internet, mimo że plan finansowy wydatków budżetowych w tym paragrafie utworzono w dniu 31.12.07 r.
Według faktur wystawionych w 2007 r. przez kontrahenta, świadczącego usługi dostępu do sieci internet, łączna kwota wydatków z ww. tytułu wyniosła 1897,06 zł.

We wszystkich kontrolowanych przypadkach (35 na 35), na dokumentach księgowych nie stwierdzono podpisu potwierdzającego dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji, co zgodnie z ust. 1 procedur wewnętrznej kontroli finansowej ŚDS, wprowadzonych Zarządzeniem Nr 4/2003 Kierownika ŚDS z dnia 01.09.03 r., należało do obowiązków głównego księgowego. Dodatkowo przy zatwierdzaniu wydatków do wypłaty nie wskazywano źródła środków, z których będzie on finansowany
(m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych).

W trakcie kontroli ustalono, że przy zakupie wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich badanych przypadkach (2 na 2) nie dokonano analizy rynku, co stanowiło naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł należy przed zawarciem umowy dokonać analizy rynku – analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Kontrola wykazała liczne uchybienia dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Stwierdzono, iż stosowane w ŚDS kartoteki wydatków, nie zostały należycie oznaczone tj. nie wskazano symboli kont syntetycznych, dla których stanowiły one ewidencję analityczną. Nie utworzono ponadto odrębnej kartoteki, dotyczącej wydatków finansowanych z § 4270 rachunku dochodów własnych. Sposób ewidencjonowania dokumentów księgowych uniemożliwiał ponadto spełnianie wszystkich wymagań, dotyczących ksiąg rachunkowych, ujętych w art. 24 ust. 1, ust. 4 i ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor) w zakresie sprawdzalności i ich bieżącego prowadzenia. Ustalono bowiem, że ewidencja dowodów księgowych m.in. takich jak faktury, rachunki, wyciągi bankowe i raporty kasowe dokonywana była zbiorczo bez uwzględnienia rzeczywistej daty wystąpienia operacji lub wystawienia dowodu. Zapisy w księgach rachunkowych dotyczące przeksięgowania kosztów czy wydatków pomiędzy poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej nie zawierały ponadto wskazania rodzaju i numeru dokumentu, stanowiącego podstawę do zaciągnięcia zobowiązania lub dokonania wydatku. Dodatkowo wpłaty gotówkowe darowizny na zajęcia terapeutyczne w ramach żywienia nie były ewidencjonowane na bieżąco tj. w dniu ich dokonania lecz zbiorczo za dany okres, na podstawie list osób wpłacających.

Kontrola w zakresie dochodów wykazała ponadto, iż nie sporządzano list osób korzystających z posiłków w ramach zajęć terapeutycznych, co ograniczało bieżącą kontrolę należności z tego tytułu. Dodatkowo w 5 przypadkach (na 16 skontrolowanych) stwierdzono dokonanie wpłaty darowizny na zajęcia terapeutyczne w kwocie wyższej niż wynikało to z prowadzonych list osób wpłacających, co spowodowane było błędnym sporządzeniem tych list. 

Główny księgowy ŚDS nie sporządził w 2007 r. zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych, mimo że art. 18 ust. 1 i 2 uor nakładał taki obowiązek.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

      W wyniku kontroli 6 akt osobowych (43% zatrudnionych pracowników), stwierdzono, że głównemu specjaliście nie został przyznany dodatek funkcyjny, mimo że według § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad wynagradzania, pracownikowi zatrudnionemu na powyższym stanowisku przysługuje ten dodatek. Kontrola wykazała ponadto 2 przypadki dokonania zwiększenia dodatku za wysługę lat w miesiącu czerwcu (główny księgowy, terapeuta), mimo że jego wzrost według akt osobowych pracowników przypadał na miesiąc lipiec oraz przypadek wypłacenia dodatku za wysługę lat pomniejszonego za okres zwolnienia lekarskiego (główny specjalista). Powyższe niezgodne było z § 7 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania, wg którego dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi m.in. za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby, a wypłacany jest w terminie wypłaty wynagrodzenia począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca.

      Na wszystkich listach płac sporządzonych w ŚDS w 2007 r. nie było podpisów świadczących o dokonaniu kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej. Dodatkowo na wszystkich badanych dowodach KP – „Kasa przyjmie” (15 skontrolowanych), PK – „Polecenie księgowania” (26 skontrolowanych) i raportach kasowych (18 skontrolowanych) nie było podpisu osoby sprawdzającej. Powyższe niezgodne było z postanowieniem § 17 regulaminu wewnętrznego ŚDS, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 3/2005 Kierownika ŚDS z dnia 02.08.05 r., wg którego wszystkie dowody księgowe powinny być sprawdzone pod względem formalno – prawnym, merytorycznym i rachunkowym.

            Dekretacja dokumentów w 7 przypadkach (na 23 skontrolowane) sporządzona została przez samodzielnego referenta, mimo iż wg zakresów obowiązków pracowników ŚDS czynność ta powierzona została głównemu księgowemu. Dekretacja wyciągów bankowych nie zawierała ponadto wskazania kont analitycznych, na których dokument podlegał ewidencji, co niezgodne było z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

             W księgach rachunkowych ŚDS (tj. na kartach wydatków i dokumentach księgowych, w księdze głównej, w księgach inwentarzowych i w księdze środków trwałych) poprawy błędów dokonywano poprzez skreślanie kwot i cyfr (z utrzymaniem czytelności) oraz złożenie podpisu osoby odpowiedzialnej za naniesione poprawki, bez wskazania daty dokonania poprawek lub przy użyciu korektora, co niezgodne było z postanowieniami art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 uor, dotyczącymi prawidłowej poprawy błędów w księgach rachunkowych i na dokumentach księgowych.

Kontrola wykazała uchybienia w dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki. Nie został określony bowiem sposób ustalania wyniku finansowego, mimo że przepis art. 10 ust. 1 pkt 2 uor nakładał taki obowiązek. Zakładowy plan kont ŚDS nie zawierał m.in. 4 kont, na których należało ewidencjonować operacje gospodarcze i finansowe występujące w jednostce oraz nie określał w 5 przypadkach zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej. Dokumentacja nie zawierała ponadto szczegółowego wykazu kont analitycznych. Powyższe naruszyło postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), wg którego podane w załączniku nr 2 konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce, a podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych. Ustalono również, że nieprowadzono ewidencji na koncie 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”.

Kierownik ŚDS nie zaktualizował ponadto procedur kontroli finansowej ŚDS, gdyż ich podstawę prawną stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Nie określały one ponadto szczegółowych procedur kontroli finansowej w zakresie badania
i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Przepis art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) stanowił natomiast, że kierownik jednostki ustala w formie pisemnej powyższe procedury oraz zapewnia ich przestrzeganie.

W ŚDS nie sporządzono planu finansowego na 2007 r., dotyczącego dochodów gromadzonych na rachunku dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych. Stanowiło to naruszenie postanowień § 3 ust. 2 uchwały Nr XXXVI/688/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie utworzenia rachunków dochodów własnych w jednostkach budżetowych będących jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej oraz „Żłobkach Miejskich” w Szczecinie, z którego wynikał ww. obowiązek. Ustalono ponadto, iż 2 informacje (z 3 skontrolowanych), dotyczące zmian w planie rachunku dochodów własnych i wydatków nimi sfinansowanych w 2007 r., przekazane zostały do Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin nieterminowo tj. 13 i 20 dni od dokonania zmiany, mimo iż zgodnie z § 12 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno – prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.) kierownicy samorządowych jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany, zawiadamiają zarząd o dokonanych zmianach.

Dokumenty przekazywane przez ŚDS do Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin, m.in. takie jak projekt planu finansowego rachunku dochodów własnych, sprawozdania Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-28S, Rb-34 i Rb-50 za 2007 r. oraz ww. informacje dotyczące transakcji podejrzanych nie były potwierdzone datą wpływu.

 

6.      Zaciąganie zobowiązań jednostki i dokonywanie wydatków zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia.

7.      Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji. 

8.      Sporządzanie planów finansowych jednostki i dokonywanie w nich zmian zgodnie z obowiązującymi przepisami.